Luettelon tai kirjaston ulkoisen tietosarakkeen luominen ja päivittäminen

Voit lisätä alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon erityisen sarakkeen, jota kutsutaan ulkoiseksi tietosarakkeeksi. Tämän sarakkeen avulla voit yhdistää ulkoisen tietolähteen tietosarakkeen alkuperäisen luettelon tai kirjaston muihin sarakkeisiin. Koska Ulkoiset tiedot -sarake lisätään alkuperäiseen luetteloon tai kirjastoon, kaikki siihen liittyvät luettelon tai kirjaston ominaisuudet toimivat, mukaan lukien versioiden hallinta, hyväksynnät, sisään- ja uloskuittaukset sekä liitetiedostot.

Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.

Sisältö

• Ennen aloittamista
• Tutustu esimerkkejä ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä
• Ulkoisen tietosarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon
• Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen
• Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun.

Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu.

Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, joka sisältää tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Sivun alkuun

Tutustu esimerkkejä ulkoisten tietosarakkeiden käyttämisestä

Seuraavissa osissa kuvaillaan käytännön käyttötapoja, jotka liittyvät ulkoisen tietosarakkeen lisäämiseen luetteloon tai kirjastoon.

Asiakassopimukset ja yhteystiedot Sinulla on tiedostokirjasto, joka sisältää asiakassopimuksia. Kaikkia asiakastietoja säilytetään kuitenkin liiketoiminta-sovelluksessa (kuten SAP tai Microsoft CRM), jossa on SharePoint-tuotteiden ulkopuolinen tietolähde. Haluat seurata asiakkaan sopimuksia tiedostokirjastossa mutta varmistaa, että niihin liittyvät asiakastiedot ovat ajan tasalla eikä niitä käytetä tarpeettomasti päällekkäin. Voit tehdä tämän lisäämällä kirjastoon yhden tai useamman ulkoisen tietosarakkeen, joka liittää asianmukaisen asiakkaan nimen ja puhelinnumeron kuhunkin kirjastoon tallennettuun sopimukseen. Ulkoiset tiedot -sarake helpottaa oikeiden tietojen syöttämistä ja päivittämistä, ja se hakee asiakastiedot automaattisesti ulkoisesta tietolähteestä. Tässä skenaariossa voit myös luoda jäsennetyn Word-asiakirjan, joka ylentää ulkoisten tietojen sarakkeiden arvot Word-asiakirjaan niin, että voit muokata asiakirjan tietoruudun arvoja tai käyttää Word-sisältöohjausobjekteja.

Kuvia sisältävät perustuotetiedot Olet luonut kuvakirjaston, joka sisältää kuvia organisaatiosi myymistä tuotteista. Lisäät kirjastoon ulkoisen tietosarakkeen, joka käyttää tuotteen nimeä, tuotekoodia ja nykyistä hintaa ulkoisesta tietokannasta. Varmistat kuitenkin, että ulkoiset tiedot ovat vain luku -tilassa, kun ulkoinen sisältötyyppi tallennetaan. Yrityksesi säännöt ja prosessit edellyttävät, että tuotetietoihin tehtävät muutokset tehdään tietokantajärjestelmän kautta. Nyt useammat organisaation henkilöt näkevät kaikki yleiset tuotetiedot yhdessä kirjastonäkymässä.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen luominen luetteloon tai kirjastoon

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.

   Huomautus

   Et voi lisätä ulkoista tietosaraketta ulkoiseen luetteloon.

2. Valitse Luettelon tai kirjaston>luettelon asetukset tai Kirjaston asetukset.

3. Valitse Sarakkeet-kohdasta Luo sarake.

4. Kirjoita sarakkeen nimi, esimerkiksi Asiakas, ja valitse sitten Saraketyypit-kohdassaUlkoiset tiedot.

5. Napsauta Ulkoinen sisältötyyppi -kohdassa Ulkoisen sisältötyypin valitsinta ja valitse sitten haluamasi kohde ulkoisten sisältötyyppien luettelosta, esimerkiksi CustomerCRM.

6. Määritä, miten haluat käsitellä ulkoiselle sisältötyypille määritettyjä toimintoja, toimimalla seuraavasti:

   • Jos haluat näyttää yhden tai useamman toiminnon valikon, valitse Näytä toimintovalikko.
   • Jos haluat, että Ulkoiset tiedot -sarake suorittaa oletustoiminnon, kun se valitaan, valitse Linkitä tämä sarake ulkoisen sisältötyypin oletustoimintoon.

7. Valitse Lisää sarake näiden lisäkenttien näyttämistä varten -kohdassa Valitse kaikki kentät tai valitse yksi tai useampi kenttänimi, kuten AsiakkaanNimi tai Puhelinnumero.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.
2. Lisää luettelokohteen tai muokkaa tiedostokirjaston ominaisuuksia.
3. Napsauta Ulkoiset tiedot -sarakkeen tekstiruudussa, esimerkiksi asiakkaan nimi, Ulkoisen tietokohteen valitsinta.
   Ulkoisen sisältötyypin tekijän on määritettävä, miten Ulkoiset tietokohteet -valitsin toimii valitsemalla sopiva käyttäjätietokenttä ja luomalla yksi tai useampia suodattimia, jotta löydät oikean arvon nopeasti. Jos näin ei ole, pyydä apua ulkoisen sisältötyypin tekijältä tai järjestelmänvalvojalta.
4. Valitse valintaikkunassa haluamasi kohta, esimerkiksi Nancy Davolio, ja valitse sitten OK.

Tiedot päivitetään ulkoisessa luettelossa ja ulkoisessa tietolähteessä.

Sivun alkuun

Ulkoisen tietosarakkeen päivittäminen

Ulkoisen tietosarakkeen tiedot ovat suorituskykysyistä palvelimen tai palvelun välimuistissa, eivätkä ulkoisen tietojärjestelmän uusimmat arvot ehkä näy. Jos haluat varmistaa, että näytettävät ulkoiset tiedot ovat ajan tasalla, voit päivittää ulkoiset tiedot -sarakkeen. Päivitystoimintoa suorittaessasi kannattaa kuitenkin olla varovainen, sillä päivitys voi kestää kauan sen mukaan, miten ulkoiset tiedot on määritetty.

1. Siirry SharePoint-sivustoon ja siirry sitten luetteloon tai kirjastoon.
2. Valitse ulkoisten tietojen sarakkeen sarakeotsikossa Päivitä.
3. Valitse Päivitä-sivulla, haluatko päivittää vain nykyisen kansion vai nykyisen kansion ja kaikki sen alikansiot.
4. Valitse OK.

Sivun alkuun