Ulkoisen luettelon luominen

Ulkoinen luettelo on tärkeä rakenneosa ulkoisiin tietoihin perustuvissa SharePoint-ratkaisuissa. Voit lukea ja kirjoittaa ulkoisia tietoja SharePoint-luettelon tutulla käyttökokemuksella. Ulkoinen luettelo näyttää ja toimii pitkälti samalla tavalla kuin alkuperäinen luettelo, mutta sen toiminnassa on joitakin eroja. Voit esimerkiksi luoda näkymiä ja käyttää laskettuja arvoja kaavojen kanssa, mutta et voi liittää tiedostoja tai seurata versioita.

Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.

Sisältö

• Ennen aloittamista
• Ulkoisen luettelon luominen
• Ulkoisen luettelon näkymän luominen

Ennen aloittamista

Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:

Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.

SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun.

Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.

Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu.

Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, joka sisältää tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.

Sivun alkuun

Ulkoisen luettelon luominen

1. Valitse Asetukset-valikossa Näytä sivuston kaikki sisältö ja valitse sitten Luo.

2. Valitse Suodatusperuste-luokastaLuettelot, valitse Ulkoinen luettelo ja valitse sitten Luo.

3. Kirjoita Nimi-kohtaan luettelon nimi. Nimi on pakollinen tieto.
   Nimi näkyy useimmissa näkymissä luettelon yläosassa, siitä tulee osa luettelosivun WWW-osoitetta ja se näkyy sivuston siirtymisrakenteessa, jotta käyttäjien olisi helpompi löytää luettelo. Voit muuttaa luettelon nimeä, mutta WWW-osoite pysyy entisellään.

4. Kirjoita Kuvaus-kohtaan luettelon kuvaus. Kuvaus on valinnainen tieto.
   Kuvaus näkyy useimmissa näkymissä nimen alapuolella.

5. Jos haluat lisätä linkin pikakäynnistyspalkkiin, tarkista, että Siirtyminen-osasta on valittu Kyllä.

6. Valitse Tietolähteen kokoonpano -osassa ulkoisen luettelon tietolähteenä käytettävä ulkoinen sisältötyyppi tekemällä jokin seuraavista:

   • Jos kirjoitat luettelon nimen, varmista, että olet kirjoittanut oikean nimen, valitsemalla Tarkista, onko ulkoinen sisältötyyppi olemassa .
   • Jos et ole varma ulkoisen sisältötyypin nimestä tai jos valittavana on useita ulkoisia sisältötyyppejä, valitse Valitse ulkoinen sisältötyyppi.

7. Valitse Luo.

Sivun alkuun

Ulkoisen luettelon näkymän luominen

1. Napsauta pikakäynnistyksessä sen ulkoisen luettelon nimeä, jolle haluat luoda näkymän.
2. Valitse Luettelon>Luo näkymä.
3. Valitse näkymävaihtoehto, kuten Standard View tai aiemmin luotu näkymä, jota haluat käyttää uuden näkymän pohjana.
4. Kirjoita näkymän nimi Näkymän nimi -ruutuun.
5. Jos haluat tästä ulkoisen luettelon oletusnäkymän, valitse Tee tästä oletusnäkymä. Vain julkinen näkymä voi olla oletusnäkymä.
6. Valitse Käyttäjäryhmä-osan Näkymän käyttäjäryhmä -kohdasta Luo oma näkymä tai Luo yleinen näkymä.
   Jos Luo julkinen näkymä -asetus on poistettu käytöstä, sinulla ei ehkä ole julkisten näkymien luomiseen tarvittavia oikeuksia ulkoiselle luettelolle.
7. Valitse Sarakkeet-osassa sarakkeet, jotka haluat sisällyttää näkymään, ja poista sarakkeet, joita et halua. Valitse valittujen sarakkeiden vieressä olevista avattavista luetteloista näkymän sarakkeiden järjestys.
8. Ulkoisen sisältötyypin tekijä on voinut määrittää yhden tai useampia tietolähdesuodattimia , jotka suodattavat ulkoisen tietolähteen tietoja suorituskyvyn parantamiseksi. Jos käytettävissä, kirjoita arvot Tietolähteen suodattimet -osaan.
9. Määritä näkymän muut asetukset, kuten paikallinen lajittelu- tai suodatustoiminto, ryhmittelyperuste tai summat, ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun