Kun määrität metatietosiirtymisen suurissa luetteloissa ja kirjastoissa, käyttäjien on helpompi löytää sisältöä. Metatietosiirtymisen avulla Microsoft SharePoint -käyttäjät voivat suodattaa ja etsiä sisältöä luetteloista ja kirjastoista siirtymispuun avulla.
Voit myös käyttää näppäinsuodattimia, jotka toimivat yhdessä siirtymispuun kanssa näytettävien kohteiden luettelon tarkentamiseksi. Kun määrität metatietosiirtymisen, voit määrittää, mitkä kirjaston sarakkeet näkyvät puussa, ja määrittää näppäinsuodattimet.
Seuraavassa kuvassa on esimerkki yksinkertaisesta siirtymispuusta, joka perustuu sisältötyyppiin.
Metatietosiirtyminen ja suodattaminen on oletusarvoisesti käytössä useimmissa sivustoissa. Jos se ei ole käytössä sivustossasi, voit ottaa sen käyttöön sivuston Sivuston ominaisuudet -sivuilla.
Huomautus
Sinun on oltava sivuston omistaja tai sivustokokoelman järjestelmänvalvoja, jotta voit ottaa käyttöön metatietosiirtymisen ja suodatuksen.
Metatietosiirtymisen ja suodatuksen ottaminen käyttöön
-
Valitse SharePoint-sivustossaAsetukset
ja valitse sitten Sivuston asetukset. SharePoint-versiostasi riippuen saatat nähdä eri reitin: Asetukset>Sivuston tiedot>Näytä kaikki sivuston asetukset. - Valitse Sivuston toiminnot -kohdassa Sivuston ominaisuuksien hallinta.
- Etsi Ominaisuudet-luettelosta Metatietojen siirtyminen ja suodattaminen ja valitse sitten Aktivoi.
Yrityksen metatietojen ja avainsanojen lisääminen
Microsoft 365:n SharePointissa Enterprise Keywords -sarakkeen lisäämisen avulla käyttäjät voivat lisätä yhden tai useamman tekstiarvon, joka jaetaan muiden käyttäjien ja sovellusten kanssa haun ja suodatuksen helpottamiseksi sekä metatietojen yhdenmukaisuuden ja uudelleenkäytön helpottamiseksi.
Yrityksen avainsanat -sarakkeen lisääminen mahdollistaa myös synkronoinnin olemassa olevien vanhojen avainsanakenttien ja hallitun metatietoinfrastruktuurin välillä. (Tiedostotunnisteet kopioidaan yrityksen avainsanoihin latauksen aikana.)
Huomautus
Sinulla on oltava vähintään Luetteloiden hallinta -käyttöoikeustaso, jotta voit määrittää luettelon tai kirjaston metatiedot ja avainsanat.
Siirry luetteloon tai kirjastoon, jonka metatietosiirtymisen haluat määrittää, ja valitse otsikko.
Valitse Asetukset
ja valitse sitten Luetteloasetukset tai Kirjaston asetukset (kun olet valinnut Kirjaston asetukset SharePoint-versiosta riippuen, sinun on ehkä valittava Lisää kirjaston asetuksia).Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Yrityksen metatiedot ja avainsanojen asetukset.
Huomautus
Metatietosiirtyminen ja suodattaminen on oletusarvoisesti käytössä useimmissa sivustoissa. Jos metatietosiirtymisasetukset eivät ole näkyvissä, se on ehkä poistettu käytöstä sivustossasi. Lisätietoja sen ottamisesta käyttöön on artikkelissa Metatietosiirtymisen ja suodatuksen ottaminen käyttöön.
Valitse Yrityksen metatiedot ja avainsanat -kohdassaYrityksen avainsanat -valintaruutu, jos haluat lisätä yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon ja ottaa avainsanan synkronoinnin käyttöön.
Valitse OK.
Kun lisäät sarakkeen luetteloon, voit lisätä luetteloon Yrityksen avainsanat -sarakkeen. Lisätietoja hallittuja metatietoja käyttävän sarakkeen lisäämisestä on artikkelissa Hallitut metatiedot -sarakkeen luominen. Lisätietoja hallittujen metatietojen suodattamisesta on artikkelissa SharePoint-näkymän muokkaaminen suodattamisen avulla.
Navigointipuita ja näppäinsuodattimia
Kun metatietosiirtyminen on määritetty luetteloa tai kirjastoa varten, SharePoint-sivusto näyttää puuohjausobjektin sivun vasemmassa reunassa. Puu näyttää kansiohierarkian ja hallitut metatietotermit. Käyttäjät voivat suodattaa sivulla näkyviä kohteita valitsemalla puusta kohteita. Näin käyttäjät voivat luoda dynaamisia sisältönäyttöjä. Käyttäjät voivat tarkentaa tätä tarkemmin siirtymispuun alapuolella näkyvällä näppäinsuodattimien ohjausobjektilla, joka toimii yhdessä siirtymispuun kanssa.
- Puuohjausobjekti
- Luettelon tai kirjaston kansiohierarkia
- Termi
- Aliehdot alikohteen laskevasti
- Näppäinsuodattimet
Sivuston käyttäjät voivat selata luetteloa tai kirjastoa kansion tai metatietojen mukaan siirtymispuun avulla. Kun käyttäjät valitsevat hallitun metatietotermin siirtymispuusta, näkymässä näkyvät vain kohteet, joihin on merkitty kyseinen termi tai sen laskevat termit. Käyttäjät voivat valita kohteen uudelleen, jos haluat suodattaa vain tietyn termin ja jättää aliehdot pois. Metatietosiirtyminen toimii yhdessä luettelon muiden suodattimien, kuten näkymien ja sarakesuodattimien, kanssa.
Voit määrittää ja käyttää metatietosiirtymistä luetteloissa ja kirjastoissa, vaikka näissä luetteloissa ja kirjastoissa ei käytetä hallittuja metatietosarakkeita. Lisäksi voit käyttää joitakin saraketyyppejä metatietosiirtymishierarkian kenttinä, kuten Sisältötyyppi ja Yksiarvoinen valinta.
Seuraavassa luettelossa näkyvät saraketyypit, joita Näppäinsuodattimet-ohjausobjekti voi käyttää kenttinä:
- Hallitut metatiedot
- Sisältötyyppi
- Vaihtoehto
- Henkilö tai ryhmä
- Päivämäärä ja aika
- Numero
Lisätietoja hallittuja metatietoja käyttävän sarakkeen määrittämisestä on artikkelissa Hallitut metatiedot -sarakkeen luominen.
Indeksien automaattinen luominen
SharePoint luo indeksit automaattisesti oletusarvoisesti. Kun automaattinen indeksien luominen on käytössä, indeksit luodaan automaattisesti siirtymispuuhun ja näppäinsuodattimiin lisätyille kentille. Yksittäisen sarakkeen indeksit luodaan kaikkiin tuettuihin näppäinsuodattimen kenttiin lukuun ottamatta Sisältötyyppi- ja Valinta-kenttiä. Yhdistelmäindeksit luodaan kaikkiin tuettuihin siirtymishierarkian ja avainsuodattimien yhdistelmiin.
Kun indeksit luodaan automaattisesti, kyselyt otetaan käyttöön luetteloissa, joissa on enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvossa. Joissakin tapauksissa saatat kuitenkin joutua poistamaan tämän asetuksen käytöstä ja määrittämään indeksit manuaalisesti. Jos esimerkiksi yksittäisen sarakkeen ja yhdistelmäindeksien yhdistelmä on suurempi kuin 20 (indeksien enimmäismäärä luetteloa kohden), automaattinen indeksointi on poistettava käytöstä ja indeksit on määritettävä manuaalisesti.
Indeksoidut kyselyt ja varakyselyt
Metatietosiirtyminen ja suodattaminen on oletusarvoisesti käytössä useimmissa SharePoint-tuotteissa luoduissa sivustoissa. Vaikka metatietosiirtymistä ei ole määritetty tiettyä luetteloa tai kirjastoa varten, sen ominaisuudet toimivat taustalla luetteloiden ja kirjastojen näkymien suorituskyvyn parantamiseksi. Metatietojen siirtymis- ja suodatustoiminto valitsee automaattisesti parhaan indeksin, joka toimii aina, kun näkymä ladataan. Kun käyttäjät lataavat uusia näkymiä, poistavat suodattimia tai käyttävät lajittelua, kyselyn optimointi määrittää parhaan tavan tehdä kysely tietokannasta luettelonäkymän rajoittamisen välttämiseksi.
Jos käyttäjä lataa näkymän, joka ylittää raja-arvon, metatietosiirtyminen ja suodattaminen luo alkuperäisen käyttäjäkyselyn muokatun version, jota kutsutaan varakyselyksi. Varakysely suoritetaan luettelon osaa vastaan täydellisen luettelon sijaan. Tällöin siinä näkyy osittainen joukko pyydettyjä kohteita. Varakyselyt tarjoavat hyödyllisiä tuloksia, kun alkuperäinen kysely on kielletty suuren luettelon rajoittamisen vuoksi. Jos kyselyn tarkistaman luettelon osassa ei ole alkuperäisen käyttäjäkyselyn tuloksia sisältäviä kohteita, varakysely ei palauta tuloksia.
Kun varakysely suoritetaan, näytössä oleva viesti varoittaa käyttäjää, että tulokset ovat osittaisia. Viesti ehdottaa, että käyttäjä käyttää lisäsuodattimia nähdäkseen täydellisen joukon.
Varakyselyviesti toimii myös varoituksena luettelon tai kirjaston omistajille siitä, että käyttäjät eivät voi käyttää sisältöä.