Microsoft Teams for Educationin aloitusopas oppilaitoksen johtajille

Tiimityökeskuksen käytön aloittaminen Office 365 Education:ssä

Virtaviivaista koulun viestintää ja tee yhteistyötä helposti

Microsoft Teams on digitaalinen keskus, joka tuo yhteen keskustelut, kokoukset, tiedostot ja sovellukset samaan käyttökokemukseen Office 365 Education:ssä. Teamsin avulla henkilökunta voi siirtyä helposti keskusteluista sisällön luomiseen säilyttäen asiayhteyden, jatkuvuuden ja läpinäkyvyyden. Teams vastaa erilaisten ryhmien tarpeisiin ja auttaa niitä saamaan asioita aikaan yhdessä:

• Hallitse projekteja, tehtäviä ja sisältöä päivittäin käyttämiesi sovellusten avulla – kaikki on ulottuvillasi yhdessä mukautetussa työtilassa
• Pysy ajan tasalla reaaliaikaisten tietojen ja päivitysten avulla, joita jaetaan jatkuvissa tiimin keskusteluissa, yksityisissä keskusteluissa (joita voi tarvittaessa valvoa), tiimin kokouksissa ja muilla kanavilla
• Tue monipuolista yhteistyötä ja saumattomia käyttökokemuksia integroitujen sovellusten avulla Microsoft 365:stä, kuten Word, Excel, PowerPoint ja OneNote, ja koulutuskumppaneista, kuten busuu, Canvas, Flipgrid ja Kahoot!

Seuraavassa taulukossa annetaan esimerkkejä tavoista, joilla opetushenkilöstö voi tehdä yhteistyötä Teamsissa ja tukea innovatiivisia opetusmenetelmiä ja parhaita menettelytapoja yhteistoiminnallisissa kouluissa.

Skenaario	Kuvaus
Koulutuksen kehittämistä käsittelevät neuvoa-antavat komiteat (SIAC)	Tehokkaat koulujen kehitysohjelmat edellyttävät, että henkilökunnalla on käytettävissä monipuolista analytiikkatietoa (kuten prosenttilukuja) ja että yhteistyö hallinto- ja opetushenkilökunnan ja muun henkilöstön edustajista koostuvien monimuotoisten tiimien välillä on helppoa alueen koulujen kesken.
Reaktiosuunnitelma ongelmatapausten varalta	Nopea ja täsmällinen viestintä auttaa varmistamaan tehokkaan reagoinnin ongelmatapauksissa (kuten terveysriskeissä). Teamsin avulla ongelmatapauksiin reagoimisesta vastaavat tiimit voivat helposti laatia ja jakaa ajankohtaista ja asianmukaista tietoa oppilaille, vanhemmille ja yhteisöille ja toimia yhdessä lisäavun (kuten koulun sairaanhoitajien) kanssa.
Sosiaalisen ja tunneoppimisen ohjelmat	SEL-ohjelmat voivat edistää akateemista menestystä ja positiivista käyttäytymistä ja samalla vähentää tunneperäistä köyhtymistä ja yleisiä rikkomuksia¹. Teamsin kanavat voidaan järjestää esimerkiksi viiden SEL-osaamisen ympärille: itsetietoisuus, itsehallinta, sosiaalinen tietoisuus, suhdetaidot ja vastuullinen päätöksenteko.
Opettaja-arviot	Opettajan suorituskyvyn arviointi on aikaavievää, mutta tärkeää säännöllistä toimintaa. Teamsin avulla järjestelmänvalvojat voivat jakaa ammatillisia kehitysresursseja kaikkien yleisen kanavan opettajien kanssa ja hallita yksityistä viestintää (keskusteluissa) ja sisältöä (esimerkiksi Henkilökunnan OneNote-muistikirjojen avulla) yksittäisten opettajien kanssa eri kanavilla.

¹Hinton, M. (2017, maaliskuu). Opintolinkit After-School ohjelmat parantavat STEM-tietämystä. Education Week. Haettu http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Teamsin ymmärtäminen

Luo henkilökunnan tiimejä eri projekteille tai aktiviteeteille, komiteoille ja prosesseille tarpeen mukaan. Voit myös kutsua muita oman koulun tai muiden koulujen henkilöstöä tiimin jäseniksi. Tiimejä voi luoda myös olemassa olevien Microsoft 365 -ryhmit pohjalta, jolloin Microsoft 365 -ryhmit tehdään automaattisesti Teamsissa. Tämä yksinkertaistaa tiimin jäsenten kutsumista ja hallintaa. Ryhmätiedostot tallennetaan Teamsiin.

Yksittäisiä henkilökunnan tiimejä voi järjestää kanaviin, jotka sisältävät välilehtiä keskusteluja, tiedostoja, muistiinpanoja ja muuta sisältöä varten. Kanavia voi luoda tiimin erilaisten tarpeiden mukaan, esimerkiksi aiheen, tiedonalan tai aiheen mukaan. Välilehdissä henkilökunta voi ladata, tarkastella ja muokata tiedostoja, muistiinpanoja sekä mukautettua sisältöä (kuten asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä, videoita, ulkoisia linkkejä, muita sovelluksia ja muuta). Tämä sisältö on kaikkien tiimin jäsenten käytettävissä.

Teamsin esittely kollegoille

Pidä aloituskokous, jossa asetetaan odotukset, annetaan ohjeita ja esitellään Teamsin perustoiminnot. Pyydä työtovereitasi käyttämään Teamsia viestintä- ja yhteiskäyttötyökaluna ryhmäpohjaisia aktiviteetteja varten. Kokeile Teamsin keskustelua korvaamaan lyhyitä sähköpostiviestejä ja tekstiviestejä, sillä se on helppo tapa esitellä kaikille Teamsin käyttömukavuutta ja toimintoja.

Mukauta Teamsia omiin tarpeisiisi

Toimivat henkilökunnan tiimit tarvitsevat yksinkertaisia työkaluja, jotka mahdollistavat nopean ja tehokkaan viestinnän ja yhteistyön. Toimitpa sitten komitean puheenjohtajana, valmistelet reaktiosuunnitelmaa ongelmatapausten varalta, luot mukautettuja opiskelijaohjelmia, arvioit opettajia tai hallitset mitä tahansa muuta yhteistyötoimintaa, Teams auttaa sinua onnistumaan. Aloitetaan mukauttamalla Teamsia tarpeisiisi sopivaksi noudattamalla seuraavia vaiheita:

Luo tiimi ja kutsu tiimin jäseniä

1. Käynnistä Teams kirjautumalla sisään Office.com ja avaamalla sovellusten käynnistys Office 365 Education. Siirry sitten verkkoversioon valitsemalla Teams tai lataa sovellus.

   Huomautus

   Jos sinulla on ongelmia Teamsin käytössä, varmista IT-Hallinnolta, että sinulla on oikea käyttöoikeus.

2. Valitse Lisää tiimi Teamsiin.

3. Valitse Luo tiimin>jäseniä.

   

   Huomautus

   Jos oppilaitoksessasi on käytössä School Data Sync -toiminto, luokkasi luodaan automaattisesti koulun tietojärjestelmään yhdistettyjen opiskelijaluetteloiden perusteella, joten sinun ei tarvitse huolehtia tästä vaiheesta.

4. Anna Luo tiimi -ikkunassa luokalle nimi ja kirjoita lyhyt kuvaus sen tarkoituksesta. Valitse Seuraava.

   

   Huomautus

   Kun jätät yksityisyysasetukseksi Yksityinen, vain tiimin omistajat voivat lisätä jäseniä (voit muuttaa tätä asetusta myöhemmin tarvittaessa).

   Vihje

   Ennen luokan koulutusta, mukauta Teamsin määrityksiä. Aloita luomalla luokka sekä lisäämällä muutamia kanavia ja välilehtiä. Aloita sitten julkaisemalla olennaista, kiinnostavaa ja hyödyllistä sisältöä.

5. Voit lisätä helposti ihmisiä, ryhmiä tai jakeluluetteloja koulustasi tai alueen muista kouluista. Kun alat kirjoittamaan nimeä, näkyviin tulee avattava luettelo sähköpostihakemistosi henkilöistä.

6. Lisää tiimin jäseniä valitsemalla Lisää tai valitse Ohita, jos haluat lisätä ryhmän jäseniä myöhemmin, jos haluat määrittää sisällön ensin (suositus).

   

Luo muutama keskeinen kanava ja laadukasta sisältöä sisältäviä välilehtiä

Kun luot uuden henkilökunnan tiimin, tiimiin lisätään automaattisesti Yleinen-kanava.

1. Voit luoda lisää kanavia, joiden avulla tiimisi pysyy järjestyksessä. Oletusarvoisesti kuka tahansa tiimin jäsen voi käytää näitä kanavia.

   

   Vihje

   Lähetä Teamsin koulutusvinkkejä ja ilmoituksia Yleinen-kanavalle, josta ne löytyvät helposti. Koko luokka voi löytää täältä ohjeita ja opastusta helposti, mutta se on erityisen hyödyllinen Teamsiin liittyville uusille jäsenille.

2. Jos haluat luoda lisää kanavia, valitse kanavaluettelossa tiimisi nimen vieressä olevat kolme pistettä (...) ja valitse avattavasta valikosta Lisää kanava .

   

   Vihje

   Luo aluksi muutama kanava ja kannusta tiimin jäseniä luomaan lisää kanavia aihealueiden, ohjelmien tai muiden tarpeiden mukaan.

3. Anna valintaikkunassa kanavalle nimi ja kirjoita lyhyt kuvaus, jossa selitetään kanavan tarkoitus, ja valitse sitten Lisää.

   

   Vihje

   Kun olet luonut muutaman kanavan, voit lisätä niihin jonkin verran sisältöä, jotta luokkasi ei näe tyhjää sivua ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Voit esimerkiksi aloittaa uuden keskustelun lähettämällä muutamia kysymyksiä kullekin kanavalle, jotta saat muutamia keskusteluja käyntiin ja tietyt @mention luokan jäsenet mukaan keskusteluun.

4. Yksittäisillä kanavilla voit luoda välilehtiä eri sisältöä ja sovelluksia varten. Kullekin kanavalle luodaan useita oletusvälilehtiä, kuten Keskustelut, Tiedostot, Luokan muistikirjat ja Tehtävät. Jos haluat luoda uuden välilehden, valitse + oletusvälilehtien oikealla puolella, valitse sitten välilehti tai tiedosto välilehteen (kuten PowerBI), nimeä se ja valitse Tallenna.

   

   

   Huomautus

   Joiden sovellusten ja palveluiden määritysohjeet voivat poiketa hieman tässä annetuista ohjeista.

5. Jos haluat luoda uuden välilehden, joka on linkitetty suoraan tiettyyn tiedostoon (kuten kansallisiin standardeihin, aluekohtaisiin arviointeihin tai testituloksiin), valitse + -kuvake oletusvälilehtien oikealla puolella.

6. Valitse tiedostotyypille (kuten Word-asiakirjalle, Excel-laskentataulukolle tai PowerPoint-esitykselle) sovellus, etsi tiedostonimi Tiedostot-kohdasta, nimeä välilehti ja valitse Tallenna.

   

   Vihje

   Voit kiinnittää olemassa olevan Luokan OneNote-muistikirjan SharePoint-sivustolta tai muulta verkkosivustolta (maapallokuvake) suoraan kanavalle, jolloin tiimin on helppo käyttää sitä.

Siirrä sähköpostikeskustelut Teamsiin

Voit lähettää sähköpostiviestejä Teamsin kanavalle, jolloin kaikki tiimisi viestintä on järjestetty ja helposti käytettävissä yhdessä paikassa.

1. Luo kanavalle sähköpostiosoite valitsemalla kanavan oikealla puolella olevat kolme pistettä (...) ja valitse sitten avattavasta valikosta Hae sähköpostiosoite .

2. Napsauta Kopioi-painiketta ja tallenna sähköpostiosoite yhteystietoluetteloosi tai sähköpostiosoitteistoosi.

   

   Vihje

   Jatka keskusteluja Teamsissa lähettämällä sähköpostiviestejä edelleen kanavalle.

3. Napsauttamalla lisäasetukset-linkkiä Hae sähköpostiosoite -ikkunassa voit rajoittaa sitä, ketkeä voivat lähettää sähköpostiviestejä tiimiin (esimerkiksi kuka tahansa, vain tiimin jäsenet tai vain tietyistä toimialueista lähetetyt viestit).

   

   Vihje

   Rajoittamalla sähköpostiviestin lähettämistä kanavalle voit vähentää roskapostin tai kalasteluviestien vastaanottamisen todennäköisyyttä Teamsissa.

4. Voit mukauttaa sähköposti-ilmoitusten asetuksia eri tapahtumissa (kuten henkilökohtaiset @mentions tapahtumat tai vastaukset aloittamiisi keskusteluihin) valitsemalla profiilikuvasi Teamsin vasemmasta alakulmasta ja valitsemalla sitten avattavasta valikosta Ilmoitukset.

   

Ajoita kokouksia Teamsissa

1. Voit ajoittaa kokouksen Teamsissa valitsemalla Kalenterin vasemmassa siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten + Uusi kokous.

   

   Vihje

   Ajoitetut kokoukset näkyvät keskimmäisen siirtymisruudun luettelossa. Voit liittyä kokoukseen suoraan Teamsista valitsemalla Liity kokouksen vieressä.

2. Lisää Uusi kokous -ikkunassa kokouksesi tiedot ja kutsu ihmisiä (vastaavat nimet sähköpostihakemistossasi tulevat näkyviin, kun alat kirjoittamaan), tai vaihtoehtoisesti, valitse kanava, jolla kokous järjestetään, jolloin kaikki tiimin kanavalla voivat osallistua kokoukseen.

3. Ajoitustoiminnon avulla voit tarkistaa tiimisi jäsenten käytettävyyden ja valitsemalla Toista-ruudun voit määrittää toistuvan kokouksen. Valitse Ajoita kokous , kun olet valmis.

   

   Vihje

   Pikakokous - (joka sijaitsee Keskustelut-välilehden alareunassa) avulla tiimin jäsenet voivat järjestää kokouksia lennosta ilman, että sinun tarvitsee ajoittaa kokousta tai varata kokoustilaa tai auditoriota.

Kertaus siitä, mitä olet oppinut Teamsista

• Teams on tiimityön keskus, joka on täysin integroitu Office 365 Education:een, joten tiimin jäsenet voivat keskustella ja tehdä yhteistyötä tuttujen Microsoft 365 -sovellusten, kuten Word, Excel, OneNoten ja PowerPointin avulla. Office 365 Education -tilaajille Teams on maksuton, joten voit aloittaa käytön vaikka heti.
• Voit järjestää tiimisi käyttämällä luomiasi mukautettuja kanavia ja välilehtiä, jotka täyttävät yhteistyötarpeesi. Välilehdet voidaan linkittää suoraan tiedostoihin tai muuhun sisältöön, tai Microsoft 365 -sovelluksiin, kuten Planneriin ja PowerBI:hin, tai koulutuskumppaneiden, kuten busuun, Canvasin, Flipgrid:n ja Kahootin sovelluksiin.
• Siirtämällä sähköpostikeskustelut Teamsiin tiimisi jäsenet pysyvät ajan tasalla yhdessä kätevässä ja helppokäyttöisessä työtilassa. Käyttämällä Teamsin keskustelutoimintoa lyhyiden sähköpostiviestien sijaan voit pitää postilaatikkosi järjestyksessä.
• Ajoita videokokouksia Teamsissa kokoustoiminnon avulla tai järjestä tiimin jäsenten pikakokous -toiminnon avulla nopeasti ja helposti.
• Täältä löydät vaiheittaisia lisäohjeita täältä: Microsoft Teamsin ohje.
• Voit lukea lisää Teamsin uusista käyttökokemuksista Office 365 Education:ssä täällä Education-blogissa.
• Etsi muuta tarvitsemaasi apua Microsoft Education -ohjekeskuksesta.