Sisältöoikeuksien hallinta (IRM) estää luvattomien henkilöiden tulostamasta, lähettämästä edelleen tai kopioimasta luottamuksellisia tietoja. Käyttöoikeudet tallennetaan asiakirjaan, työkirjaan, esitykseen tai sähköpostiviestiin, jossa IRM-palvelin todentaa ne.
Jos haluat tarkastella Microsoft 365ssa suojattua sisältöä, jonka käyttöoikeudet sinulla on, avaa asiakirja, työkirja tai esitys.
Kun avaat asiakirjan, työkirjan tai esityksen ensimmäistä kertaa rajoitetulla käyttöoikeudella, muodostat yhteyden käyttöoikeuspalvelimeen tunnistetietojen tarkistamista ja käyttöoikeuden lataamista varten.
Jos haluat nähdä, mitkä käyttöoikeudet sinulle on annettu, valitse joko Näytä käyttöoikeus sanomapalkista tai jokin seuraavista näytön alareunan tilapalkista:
-
Tämä asiakirja sisältää käyttöoikeuskäytännön
-
Tämä työkirja sisältää käyttöoikeuskäytännön
-
Tämä esitys sisältää käyttöoikeuskäytännön
Jos sinulta evätään tiedoston käyttöoikeus, se johtuu yleensä siitä, että käyttämälläsi tilillä ei ole oikeita oikeuksia avata tiedostoa. Tietyissä tapauksissa käyttö voidaan estää, koska käyttämäsi Office-versio ei tue tiedostoon sovellettavaa tietojensuojauskäytäntöä. Esimerkiksi tiedostot, jotka on suojattu dynaamiselle vesileimalle määritetyllä luottamuksellisuustunnisteella, voivat avautua vain versiossa 2411+.
Jos näyttöön tulee virhesanoma, joka ilmoittaa, että et voi käyttää tiedostoa käyttämäsi Office-version vuoksi, yritä päivittää Officen uusimpaan versioon tai avata tiedosto Officen verkkoversiossa.
-
Avaa rajoitettuja oikeuksia käyttävä tiedosto.
-
Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun käytät käyttöoikeuspalvelinta, anna käyttöoikeuspalvelimen käyttäjänimi ja salasana ja valitse sitten Tallenna salasana Mac OS -avainnippuun -valintaruutu.
Vihje: Jos et valitse Tallenna salasana Mac OS -avainnippuun -valintaruutua, käyttäjänimi ja salasana on ehkä annettava useita kertoja.
-
Sanomapalkki tulee näkyviin ja ilmoittaa, että käyttöoikeuksien hallinta on käytössä asiakirjassa. Valitse sanomapalkissa Näytä käyttöoikeudet.
Huomautus: Jos käyttöoikeustasosi on Täydet oikeudet, sanomapalkissa näkyy Muuta käyttöoikeuksia -painike.
-
Käyttöoikeudet-kohdassa on luettelo tehtävistä, jotka on sallittu tiedostossa. Rajoitukset-kohdassa on luettelo tehtävistä, joita ei ole sallittu tiedostossa.
Jos sinulta evätään tiedoston käyttöoikeus, se johtuu yleensä siitä, että käyttämälläsi tilillä ei ole oikeita oikeuksia avata tiedostoa. Tietyissä tapauksissa käyttö voidaan estää, koska käyttämäsi Office-versio ei tue tiedostoon sovellettavaa tietojensuojauskäytäntöä. Esimerkiksi tiedostot, jotka on suojattu dynaamiselle vesileimalle määritetyllä luottamuksellisuustunnisteella, voivat avautua vain versiossa 16.87+.
Jos näyttöön tulee virhesanoma, joka ilmoittaa, että et voi käyttää tiedostoa käyttämäsi Office-version vuoksi, yritä päivittää Officen uusimpaan versioon tai avata tiedosto Officen verkkoversiossa.
Sisältöoikeuksien hallinta (IRM) auttaa seuraavasti:
-
estää valtuutettua vastaanottajaa lähettämästä edelleen, kopioimasta, muokkaamasta, tulostamasta, lähettämästä faksilla tai liittämästä käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä luvatonta käyttöä varten
-
rajoittaa sisällön käyttöä huolimatta siitä, mihin sisältö lähetetään
-
lisää tiedostoon vanhentumisajan, jolloin asiakirjan sisältöä ei voi enää tarkastella määrätyn ajan kuluttua
-
ottaa käyttöön yrityksen luottamuksellisten tietojen ja yrityksen omistamien tietojen hallinta- ja levittämiskäytäntöjä.
Sisältöoikeuksien hallinta ei voi suojata rajoitettua sisältöä seuraavilta:
-
poistamiselta, varastamiselta, kaappaamiselta ja välittämiseltä käyttämällä haittaohjelmia, kuten troijalaisia, näppäilyn tallentajia ja tietyntyyppisiä vakoiluohjelmia
-
tietokonevirusten toiminnan aiheuttamalta katoamiselta tai vioittumiselta
-
kirjoittamiselta vastaanottajan näytöstä käsin tai koneella
-
vastaanottajan digitaaliselta valokuvaamiselta (sisällön näkyessä näytössä)
-
kopioimiselta käyttämällä kolmansien osapuolten kuvankaappausohjelmia
