Varattujen kalenterien hallinta voi olla raskasta etenkin silloin, kun tulevat uudet tapahtumat ovat ristiriidassa aiemmin luotujen tapahtumien kanssa. Jotta pysyt järjestyksessä, Copilot voi ajoittaa henkilökohtaiset tapaamiset uudelleen ja 1:1 (kokoukset sinun ja toisen henkilön kanssa) ristiriitojen ilmetessä, mikä vähentää manuaalista työtä, jotta aikataulusi pysyy sujuvana.
Sinä hallitset
Voit määrittää hyväksyttävät päivämäärät ja kellonajat, jos Copilotin on ajoitettava sinut uudelleen, ja voit milloin tahansa tarkistaa, mitä Copilot on ajoittanut uudelleen Outlookin ilmoitusruudussa. Myös sähköposti-ilmoitukset tulevat pian, jotta pysyt ajan tasalla. Kuten aina, voit muuttaa tapahtumien päivämäärää ja kellonaikaa kalenterista milloin tahansa.
Ota käyttöön Automaattisesti uudelleen ajoittaminen Copilotilla -asetus
Copilot voi ajoittaa tapahtumat tai sarjat automaattisesti uudelleen, kun käytät uutta Outlook for Windowsia, Outlookin verkkoversio tai Microsoft 365 -Calendar Microsoft Teamsissa.
-
Luo uusi tapahtuma tai sarja tai avaa aiemmin luotu tapahtuma tai sarja.
-
Ota käyttöön Jos ristiriitoja ilmenee, anna Copilotin ajoittaa tämä tapahtuma uudelleen.
-
Valitse hyväksyttävät päivät ja ajat löytääksesi parhaat vaihtoehdot, jos Copilotin on ajoitettava sinut uudelleen (tämä vaihe on valinnainen, mutta saat parempia tuloksia, jos valitset päiviä ja aikoja).
Huomioitavia asioita automaattisesta uudelleenajoituksen ja sarjan
Jos luot uuden sarjan ja Automaattinen uudelleenajoittaminen Copilotilla -toiminto ei ole käytössä, et voi ottaa sitä käyttöön sarjan yksittäisessä esiintymässä myöhemmin.
Jos luot uuden sarjan ja otat käyttöön Automaattisen uudelleenajoituksen Copilotilla, asetus voidaan poistaa käytöstä yksittäisen esiintymän osalta myöhemmin, mutta et voi muuttaa hyväksyttävää päivää ja kellonaikaa yksittäisessä esiintymässä.
Kopiokoneet ajoitetaan uudelleen vain, jos ristiriitoja ilmenee myöhemmin
Kopioija ajoittaa tapahtuman automaattisesti uudelleen hyväksyttävien päivien ja aikojen perusteella vain, jos:
-
Hyväksyt uuden tapahtuman, joka tapahtuu samanaikaisesti.
-
Ajoita tai ajoita uusi tapahtuma samaan aikaan.
Muussa tapauksessa tapahtuma pysyy alkuperäisenä päivänä ja kellonaikana.
Huomautus: Ristiriitoja arvioitaessa otetaan huomioon vain tapahtumat, joiden tilana on Varattu tai Poissa . Tämä tarkoittaa sitä, että jos kalenterissasi on ristiriita sellaisen tapahtuman kanssa, jossa automaattinen uudelleenajoitus Copilotin kanssa on käytössä, mutta ristiriitaisen kokouksen tilaksi on määritetty Alustava, Copilot ei ajoita uudelleen.
Jos haluat nähdä, mitä Kopiointi on ajoittanut uudelleen, tarkista Outlookin ilmoitukset -ruutu
Tapahtumien muutoksia koskevat ilmoitukset näkyvät Outlookin ilmoitukset-ruudussa, ja ne sisältävät seuraavat:
-
Tapahtuman ajoittaminen uudelleen on onnistunut.
-
Tapahtumaa ei voitu ajoittaa uudelleen mieltymystesi mukaisesti.
-
Tapahtuma on muuttunut, eikä sitä voi enää ajoittaa automaattisesti uudelleen (esimerkiksi jos tapahtumaan lisätään lisää henkilöitä myöhemmin).
Jatkossa Copilot lähettää myös sähköpostiviestejä tärkeisiin ilmoituksiin.
Voit hallita ilmoitusasetuksia Outlookin asetuksista.
Automaattiseen uudelleen ajoittamiseen vaikuttavat skenaariot
Vihje: Kaikissa näissä skenaarioissa tiedät, mitä Outlookin ilmoitukset -ruudussa tapahtuu tiedoille.
Jos jotain näistä tapahtuu, Copilot ei voi ajoittaa sinua uudelleen. Jos automaattinen uudelleen ajoittaminen oli jo käytössä, Copilot ilmoittaa, ettei se enää hallitse kokousta puolestasi.
-
Kokoukseen lisätään useampi kuin yksi osallistuja, tai kokous välitetään edelleen lisäosallistujille. Kokoushuoneita ei lasketa osallistujiksi.
-
Tapahtuma on pidempi kuin 5 tuntia, mukaan lukien koko päivän kestävät tapahtumat.
-
Sarja ajoitetaan toistumaan harvemmin kuin kuukausittain (esimerkiksi 2 kuukauden välein).
-
Sarja on ajoitettu tiettyyn kuukauden päivämäärään (esimerkiksi kunkin kuukauden 3. päivään).
-
Tapahtuma tai sarja ajoitetaan toissijaiseen tai jaettuun kalenteriin.
-
Tapahtuma tai sarja on määritetty näkymään Poissa-muodossa
-
Osallistuja hylkää 1:1-kokouksen. Copilot ei tiedä, tarkoittaako osallistujan hylkääminen, että kokous on peruutettava tai ajoitettava uudelleen. Jatkossa Copilot hyväksyy automaattisesti uudet aikaehdotukset osallistujilta.
-
Tapahtuma tai sarja ei sovi hyvin, koska:
-
Aikoja ei ole käytettävissä (Copilot yritti 5 kertaa löytää ajan eikä pystynyt).
-
Uudelleenajoituksen raja on saavutettu (tapahtuma on ajoitettu automaattisesti uudelleen jo viisi kertaa, mikä tarkoittaa, että se ei todennäköisesti ole prioriteetti, ja uudelleen ajoittaminen ei ehkä ole oikea ratkaisu).
-
Usein kysytyt kysymykset
Mitä osallistujat näkevät, kun Copilot ajoittaa automaattisesti uudelleen?
Tällä hetkellä osallistujat eivät ole tietoisia siitä, että Copilot ajoitti kokouksen uudelleen. He saavat tavallisen kokouksen päivitysviestin, aivan kuin olisit muuttanut kokousaikaa. Mietimme aktiivisesti, miten voit parantaa tätä, joten lähetä ehdotuksia ohjeen > palautteen kautta.
Miten Copilot valitsee ajan, jolle ajoitetaan uudelleen, jos ilmaisia aikoja on useita?
Copilot valitsee käytettävissä olevan ajan, joka on lähinnä kokouksen alkuperäistä ajankohtaa sen päivän tai kellonajan sisällä, jonka olet ilmoittanut hyväksyttäviksi vaihtoehdoiksi.
Jos otan tämän käyttöön kokouksessa, mutta en muuta mitään muuta, saako osallistuja päivityksen?
Jos otat automaattisen uudelleenajoituksen käyttöön Copilotissa aiemmin luodussa kokouksessa etkä tee muita muutoksia, osallistuja ei saa kokouksen päivitysviestiä. Päivitämme käyttökokemusta niin, että tapahtumalomakkeen painikkeen nimi on Tässä skenaariossa Tallenna nykyisen Lähetä-tarran sijaan.
