Olet lisännyt tehtävään muutamia henkilöitä, jolloin tehtävän kesto piteni eikä lyhentynyt, kuten olit odottanut, tai toisinpäin. Et tiedä, miten pitäisi edetä. Joillain tehtävillä on määrätty kesto, jota ei pidä muuttaa; tällainen tehtävä on esimerkiksi sementin kovettuminen. Muiden tehtävien kesto on riippuvaisempi sen parissa työskentelevien henkilöiden määrästä. Tällaisia tehtäviä ovat vaikkapa tien rakentaminen tai ohjelmiston kehittäminen.
-
Voit muuttaa tehtävätyyppiä vastaamaan paremmin sen todellisia vaatimuksia kaksoisnapsauttamalla tehtävää, valitsemalla Lisäasetukset ja muuttamalla tehtävätyyppiä.
Vihje: Voit tehdä saman nopeammin lisäämällä Tehtävätyyppi-sarakkeen taulukkonäkymään. Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää sarake.
Mitä tehtävätyypit tarkemmin ottaen ovat
Miten tehtävätyypit vaikuttavat aikatauluun
Project käyttää ajoittamiskaavaa, joka suhteuttaa toisiinsa työ:n kolme arvoa, kesto:n ja varausyksiköt:
Työmäärä = kesto x yksiköt
Määrittäessäsi tehtävätyypin ”lyöt lukkoon” yhden näistä arvoista eli teet sen muuttumattomaksi. Yhden arvon lukkoon lyöminen tekee siitä ensisijaisen niin, että Project ei muuta sitä kahden muun arvon muuttuessa. Tämä koskee sekä automaattisesti että manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä.
Alla on kätevä taulukko, joka auttaa pitämään ajoittamiskaavan liikkuvat osat mielessä.
|
Ruudukosta |
Resursseja muutetaan |
Kestoa muutetaan |
Työtä muutetaan |
|---|---|---|---|
|
Kiinteiden yksiköiden tehtävä |
Kesto lasketaan uudelleen. |
Työ lasketaan uudelleen. |
Kesto lasketaan uudelleen. |
|
Kiinteän työn tehtävä |
Kesto lasketaan uudelleen. |
Yksiköt lasketaan uudelleen. |
Kesto lasketaan uudelleen. |
|
Kiinteän keston tehtävä |
Työ lasketaan uudelleen. |
Työ lasketaan uudelleen. |
Yksiköt lasketaan uudelleen. |
Katsotaanpa näitä kolmea tehtävätyyppiä tarkemmin. Valitsemasi arvon lukkoon lyöminen on erinomainen tapa kontrolloida aikatauluasi. Ennen kun luet pidemmälle, varmista, että ymmärrät, mitä eroa näillä Project-ajoittamisen kolmella peruselementillä – työ, kesto ja yksiköt – on ja miten ne suhteutuvat toisiinsa. Muistinvirkistykseksi voit lukea artikkelin Miten Project ajoittaa tehtävät: Taustatietoja.
Tämä on yleinen kompastuskivi, joten älä huolestu, vaikket ymmärtäisikään kaikkea heti. Opittuasi hallitsemaan tehtävien kestoa tehtävätyyppien avulla huomaat olevasi projektipäällikkönä entistäkin ammattitaitoisempi.
Seuraavassa taulukossa on yhteenveto tehtävätyypeistä ja niiden vaikutuksesta aikatauluun.
|
Tehtävätyyppi |
Vaikutus aikatauluun |
|---|---|
|
Kiinteät yksiköt |
Tällä asetuksella voit lyödä lukkoon tehtävään määrättyjen työntekijöiden määrän (yksiköt), joka on tiedossasi ja jonka et halua muuttuvan, vaikka kesto muuttuisikin. Kun tehtävän työmäärä muuttuu, myös kesto muuttuu, mutta työntekijöiden määrä pysyy samana. Tämä tehtävätyyppi vastaa todellista tilannetta useimmissa projekteissa. Esimerkki: Yksi työntekijä on määrätty kirjoittamaan raportti, jonka kirjoittamiseen pitäisi kulua vain kaksi tuntia. Jos toteat, että todellisuudessa varatut kaksi tuntia on venytettävä kahteen kalenteripäivään, voit vaihtaa tehtävän kestoksi kaksi päivää muuttamatta raportin kirjoittamiseen määrättyjen työntekijöiden määrää. Et todennäköisesti halua, että samaa raporttia kirjoittaa enemmän kuin kaksi ihmistä. Toisin sanoen haluat resurssien määrän (yksi henkilö) pysyvän samana. Huomautus: Tämä on asetus, jonka Project yleensä asettaa tehtäville. Voit muuttaa tätä oletusasetusta valitsemalla Tiedosto > Asetukset > Aikataulu ja valitsemalla sitten toisen tehtävätyypin Oletustehtävätyyppi-luettelosta. |
|
Kiinteä työmäärä |
Tällä asetuksella voit estää työmäärää muuttumasta, vaikka kesto muuttuisi tai työntekijöiden määrä kasvaisi. Käytä tätä asetusta, jos haluat säädellä tehtävien kestoa lisäämällä tai vähentämällä työntekijöiden määrää. Esimerkki: Suuren puutarhan suunnitteluun talonrakennushankkeen yhteydessä kuluu 300 tuntia. Haluat puutarhan valmistuvan mahdollisimman pian, joten lisäät tehtävään lisää puutarhureita. Puutarhatehtävän kesto lyhenee työntekijämäärän kasvaessa. Huomautus: Työmäärään perustuva -asetusta ei voi muuttaa tehtävissä, joiden työmäärä on kiinteä. Project katsoo, että tehtävien, joiden työmäärä on kiinteä, työarvot eivät ole joustavia, joten ne ovat aina työmäärään perustuvia. Voit halutessasi muuttaa tehtävätyyppien työmäärään perustuvaa asetusta. |
|
Kiinteä kesto |
Tämä asetus määrää, että kesto ei muutu, vaikka tehtävään määrättäisiin enemmän työntekijöitä. Käytä tätä asetusta, jos tiedät tehtävän keston ennen muita arvoja. Esimerkki : Viikoittainen palaveri saattaa kestää tunnin. Aseta tämän tehtävän kesto kiinteäksi, muuten se lyhenee lisätessäsi palaveriin osallistujia. Onhan selvää, että osallistujien määrän lisääminen ei lyhennä kokouksen kestoa (se saattaa vaikuttaa jopa päinvastaisesti!). |
Tosielämän esimerkki tehtävien ajoittamisen hallinnasta
Seuraavat kolme esimerkkitapausta kuvaavat heijastusvaikutuksia (ja sitä kautta valvontaa), joita tehtävätyypeillä on tehtävien ajoittamiseen aikataulun alusta loppuun.
Tapaus 1: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteiksi yksiköiksi
Oletetaan, että sinulla on kiinteäyksikköinen tehtävä, jossa on 1 täysipäiväinen työntekijä käytettävissä 8 tuntia joka päivä. Olet määrittänyt tehtävän kestoksi 10 päivää ja työ 80 tuntia.
|
Tekemäsi muutokset |
Mitä Project tekee |
|---|---|
|
Lisäät täysipäiväisen resurssin |
Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty 2 yksikköä, sen kesto on 5 päivää ja työmäärä 80 tuntia. |
|
Pidennät kestoa |
Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt 8 päivää, työmäärä on 64 tuntia ja resurssiyksiköitä on 1. |
|
Muutat työmäärää |
Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää ja resurssiyksiköitä on 1. |
Tapaus 2: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteätöisiksi tehtäviksi
Oletetaan, että teet samasta tehtävästä kiinteätöisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävän työmäärä voi olla vain määrittämäsi määrä, ei yhtään enempää eikä vähempää. Tässä esimerkissä tehtävään on varattu 1 kokopäiväinen resurssi, joka on käytettävissä 8 tuntia joka päivä, ja tehtävän kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.
|
Tekemäsi muutokset |
Mitä Project tekee |
|---|---|
|
Lisäät täysipäiväisen resurssin |
Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty 2 yksikköä, sen kesto on 5 päivää ja työmäärä 80 tuntia. |
|
Pidennät kestoa |
Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävän suorittaminen 80 tunnissa ja 8 päivässä edellyttää 1,25 resurssin varaamista tehtävään. Tehtävään varatun resurssin varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy. |
|
Muutat työmäärää |
Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää ja resurssiyksiköitä on 1. |
Tapaus 3: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteäkestoiseksi tehtäväksi
Oletetaan vielä, että teet samasta tehtävästä kiinteäkestoisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävä on suoritettava määrittämäsi keston puitteissa. Myös tässä esimerkissä tehtävässä on 1 kokopäiväinen resurssi, joka on käytettävissä 8 tuntia joka päivä, ja sen kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.
|
Tekemäsi muutokset |
Mitä Project tekee |
|---|---|
|
Lisäät täysipäiväisen resurssin |
Project laskee uudelleen kullekin resurssille annettavan työmäärän. Kun tehtävään on varattu vain 1 resurssi, kyseisellä resurssilla on 80 tuntia töitä. Kun varaat jonkun toisen resurssin tehtävään, kunkin resurssin on tehtävä 40 tuntia työtä saman 10 päivän aikana, ja työmäärä on yhteensä 80 tuntia. Kun lisäät jonkun toisen resurssiyksikön, molempien resurssien varaus laskee 50 %:iin, jolloin ne voivat käyttää puolet ajasta muihin tehtäviin. |
|
Pidennät kestoa |
Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt 8 päivää, työmäärä on 64 tuntia ja resurssiyksiköitä on 1. |
|
Muutat työmäärää |
Jos huomaat, että tehtävän suorittamiseen tarvitaan 20 tuntia lisätyötä, Project laskee tehtävän resurssiyksiköt uudelleen, jotta lisätyön voi viimeistellä 10 päivässä. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, se kestää 10 päivää ja resurssiyksiköitä on 1,25. Tehtävään varatun resurssiyksikön varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy. |
Huomautus: Koska kustannusresurssi varauksissa ei ole työmäärä- tai yksikköarvoja, näitä arvoja ei lasketa uudelleen, kun tehtävän alkamis- tai päättymispäivää muokataan. Päivämääriä ei myöskään koskaan lasketa uudelleen kustannusresurssin varauksen vuoksi, koska et voi muokata työmäärää tai yksiköitä.
