Aliraporttien luominen ja käyttäminen

Raportin alilomakkeet

Pääraportti voi sisältää aliraporttien lisäksi alilomakkeita, ja se voi sisältää niin monta alilomaketa ja aliraporttia kuin haluat. Lisäksi pääraportti voi sisältää jopa seitsemän alilomake- ja aliraporttitasoa. Raportti voi esimerkiksi sisältää aliraportin, ja aliraportti voi sisältää alilomakkeen tai aliraportin, ja niin edelleen, jopa seitsemän tasoa syvänä.

Jos lisäät raporttiin alilomakkeen ja avaat sitten raportin raporttinäkymässä, voit alilomakkeen avulla suodattaa tietueita ja käydä niitä läpi. Visual Basic for Applications (VBA) -koodi sekä lomakkeeseen ja sen ohjausobjekteihin kiinnitetyt upotetut makrot toimivat edelleen, vaikka jotkin tapahtumat on poistettu käytöstä tässä yhteydessä. Et voi lisätä, muokata tai poistaa tietueita käyttämällä alilomaketta raporttiin.

Raportin linkittäminen alilomakkeeseen tai aliraporttiin

Jos lisäät sellaisen alilomakkeen tai aliraportin, jonka sisältämät tiedot liittyvät pääraportin tietoihin, aliraportin ohjausobjekti on linkitettävä pääraporttiin. Linkki varmistaa, että alilomakkeessa tai aliraportissa näkyvät tietueet vastaavat pääraporttiin tulostuneita tietueita.

Jos luot alilomakkeen tai aliraportin ohjatun toiminnon avulla tai vetämällä objektin siirtymisruudusta raporttiin, Access linkittää alilomakkeen tai aliraportin automaattisesti pääraporttiin, jos jompikumpi seuraavista ehdoista täyttyy.

• Voit määrittää valitsemiesi taulukoiden yhteydet tai valitsemiesi kyselyiden pohjana olevien taulukoiden yhteydet.

• Pääraportti perustuu taulukkoon, jossa on perusavain, ja alilomake tai aliraportti perustuu taulukkoon, jossa on samanniminen kenttä kuin kyseisellä perusavaimella sekä sama tai yhteensopiva tietotyyppi. Jos esimerkiksi pääraportin pohjana olevan taulukon perusavain on Laskuri-kenttä ja sen Kentän koko -ominaisuudeksi on määritetty Pitkä kokonaisluku, taulukossa olevan alilomakkeen tai aliraportin pohjana toimivan vastaavan kentän on oltava Numero-kenttä, jonka Kentän koko -ominaisuudeksi on määritetty Pitkä kokonaisluku. Jos valitset alilomakkeen tai aliraportin tietuelähteeksi kyselyn tai kyselyitä, kyselyn tai kyselyiden pohjana olevien taulukoiden on täytettävä samat ehdot.

Sivun alkuun

Aliraportin luominen käyttämällä ohjattua aliraportin luomista

Tässä ohjeessa oletetaan, että sinulla on jo raportti, johon haluat lisätä aliraportin. Lisätietoja raportin luomisesta on artikkeleissa Yksinkertaisen raportin luominen ja Ryhmitetyn raportin tai yhteenvetoraportin luominen.

1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella raporttia, johon haluat lisätä aliraportin, ja valitse sitten Rakennenäkymä.

2. Valitse Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Ohjausobjektit-valikoima napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa alanuolta:

   

3. Varmista esiin tulevassa valikossa, että Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista on valittuna.

4. Avaa Ohjausobjektit-ryhmä uudelleen ja valitse sitten Alilomake tai -raportti.

5. Napsauta raportin kohtaa, johon haluat sijoittaa aliraportin.

6. Jos näkyviin tulee tietoturvailmoitus, aloita ohjattu toiminto valitsemalla Avaa.

7. Jos haluat luoda uuden alilomakkeen tai aliraportin ja määrittää sen pohjautumaan taulukkoon tai kyselyyn, napsauta ohjatun aliraportin luonnin ensimmäisellä sivulla Käytä aiemmin luotuja taulukoita ja kyselyjä. Jos haluat käyttää aliraporttina jotakin aiemmin luotua raporttia tai lomaketta, valitse Käytä aiemmin luotua raporttia tai lomaketta, valitse luettelosta haluamasi raportti tai lomake ja valitse sitten Seuraava.

   

   Huomautus:  Jos tietokannassa ei ole muita raportteja tai lomakkeita, luettelo on tyhjä eikä Käytä aiemmin luotua raporttia tai lomaketta -vaihtoehto ole käytettävissä.

8. Jos valitsit ohjatun toiminnon edellisellä sivulla vaihtoehdon Käytä aiemmin luotua raporttia tai lomaketta, ohita tämä vaihe ja siirry suoraan vaiheeseen 9. Muussa tapauksessa valitse Taulukot ja kyselyt -luettelosta se taulukko tai kysely, joka sisältää aliraporttiin haluamasi kentät, ja kaksoisnapsauta sitten haluamiasi kenttiä Käytettävissä olevat kentät -luettelossa.

   

   Jos aiot linkittää aliraportin pääraporttiin, muista sisällyttää linkin luomiseen käytettävä kenttä tai kentät, vaikka et tahtoisikaan niiden näkyvän. Linkin luomiseen käytetään yleensä Tunnus-kenttää. Edellisessä kuvassa Tilaukset-taulukko on aliraportin tietuelähde, ja Asiakkaat-taulukko on pääraportin tietuelähde. Tilaukset-taulukko liittyy Asiakkaat-taulukkoon Asiakastunnus-kentän kautta, joten kyseinen kenttä lisätään Valitut kentät -luetteloon.

   Huomautus: Aliraporttiin voidaan sisällyttää useiden taulukoiden ja kyselyiden kenttiä. Kun olet lisännyt kentät yhdestä taulukosta, valitse Taulukot ja kyselyt -luettelosta seuraava taulukko tai kysely ja lisää haluamasi kentät.

   Jatka valitsemalla Seuraava.

9. Ohjatun toiminnon tällä sivulla voit päättää, miten aliraportti linkitetään pääraporttiin. Jos Access löytää kenttiä, jotka vaikuttavat sopivan aliraportin linkittämiseen pääraporttiin, ohjattu toiminto näyttää mahdolliset linkitysehdotukset luettelossa.

   

   Voit valita linkitysehdotuksen, joka vaikuttaa sopivan tilanteeseen, tai jos et halua aliraporttia linkitettävän pääraporttiin, voit valita Ei mitään. Jos haluat linkittää aliraportin pääraporttiin, mutta mikään ehdotuksista ei näytä sopivalta, valitse Haluan määrittää itse.

   Huomautus: Jos ohjattu toiminto ei löydä sopivia kenttiä linkitystä varten, se ei anna linkitysehdotuksia ja valitsee automaattisesti Haluan määrittää itse -vaihtoehdon.

   

   Jos Haluan määrittää itse -vaihtoehto valitaan, ohjattu toiminto tuo näkyviin kaksi luettelojoukkoa.

   • Valitse Lomake- ja raporttikentät -kohdasta pääraportin kentät, joiden avulla haluat linkittää pääraportin alilomakkeeseen tai aliraporttiin. Voit valita enintään kolme kenttää, ja kunkin valitun kentän on vastattava asiaan liittyvää kenttää alilomakkeen tai aliraportin tietolähteessä.

   • Valitse Alilomake- ja raporttikentät -kohdassa alilomakkeen tai aliraportin vastaavat kentät, jotka muodostavat linkin valitsemiisi pääraportin kenttiin.

   • Jos haluat jättää alilomakkeen tai aliraportin linkittämättä pääraporttiin, varmista, että kaikki luettelot ovat tyhjiä.

     Jatka valitsemalla Seuraava.

10. Kirjoita ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla alilomakkeen tai aliraportin nimi tai hyväksy oletusasetus valitsemalla Valmis.

    

Access lisää raporttiin aliraporttiohjausobjektin ja sitoo ohjausobjektin (eli määrittää ohjausobjektin Lähdeobjekti-ominaisuuden) seuraavasti:

• Jos valitsit ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Käytä aiemmin luotua raporttia tai lomaketta -vaihtoehdon, Access sitoo aliraporttiohjausobjektin määrittämääsi raporttiin tai lomakkeeseen.

• Jos valitsit ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Käytä aiemmin luotuja taulukoita ja kyselyitä -vaihtoehdon, Access luo siirtymisruudussa uuden raporttiobjektin ja sitoo sitten aliraporttiohjausobjektin siihen. Uuden raporttiobjektin nimi vastaa ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla kirjoittamaasi nimeä.

Taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin lisääminen raporttiin aliraportiksi

Voit lisätä aliraportin raporttiin nopeasti avaamalla pääraportin asettelunäkymässä tai rakennenäkymässä ja vetämällä siihen objektin siirtymisruudusta. Jos haluat aliraportin olevan linkittynyt pääraporttiin, varmista, että pohjana olevat tietuelähteet liittyvät toisiinsa ja että tietuelähteisiin sisältyvät ne kentät, joita käytetään alilomakkeen tai aliraportin linkittämiseen pääraporttiin.

1. Napsauta pääraporttina käytettävää raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä tai Asettelunäkymä

2. Vedä taulukko, kysely, lomake tai toinen raportti siirtymisruudusta siihen pääraportin osioon, jossa haluat aliraportin näkyvän.

Access tekee jommankumman seuraavista toimista:

• Jos Access osaa päätellä, miten kaksi objektia linkitetään, Access lisää raporttiin aliraporttiohjausobjektin. Jos lisäät lomakkeen tai raportin, Access sitoo aliraporttiohjausobjektin kyseiseen objektiin. Jos lisäät taulukon tai kyselyn, Access luo ensin raporttiobjektin ja sitoo sitten aliraporttiohjausobjektin tähän uuteen objektiin.

• Jos Access ei pysty määrittämään, miten kaksi objektia tulee linkittää, ohjattu aliraportin luomistoiminto tulee näkyviin. Jos haluat jatkaa, noudata kohdassa Aliraportin luominen käyttämällä ohjattua aliraportin luomista olevia ohjeita alkaen vaiheesta 9.

  Kun ohjattu toiminto on valmis, Access lisää aliraportin raporttiin.

Tarkista seuraavan toimintosarjan avulla, että alilomake tai aliraportti on linkitetty pääraporttiin oikein.

1. Valitse aliraporttiohjausobjekti napsauttamalla sitä.

2. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.

3. Tarkista ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Pääobjektin linkkikentät- ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudet.

   • Jos kyseessä on linkittämätön alilomake tai aliraportti, kummankin ominaisuuden tulee olla tyhjä.

   • Jos kyseessä on linkitetty alilomake tai aliraportti, Pääobjektin linkkikentät- ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudessa tulee näkyä kentät, jotka liittävät kaksi objektia yhteen. Jos pääraportissa esimerkiksi näkyy Työntekijät-taulukon tietoja ja alilomakkeessa tai aliraportissa näkyy Tilaukset-taulukon tietoja, Pääobjektin linkkikentät -ominaisuudessa tulee näkyä Työntekijät-taulukon Tunnus-kenttä ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudessa tulee näkyä Tilaukset-taulukon Työntekijätunnus-kenttä.

Voi olla, että näitä ominaisuuksia tulee muokata, jotta alilomake tai aliraportti toimisi oikein. Toimi seuraavasti.

1. Napsauta ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Pääobjektin linkkikentät -ominaisuusruutua ja napsauta sitten Muodosta-painiketta .

   Näyttöön tulee Aliraportin kenttien linkitin -valintaikkuna.

   

2. Valitse Pääobjektin kentät- ja Aliobjektin kentät -luetteloista kentät, joihin haluat linkittää raportit. Jos et ole varma, mitä kenttiä pitäisi käyttää, valitse Ehdota, jolloin Access yrittää määrittää linkittävät kentät. Kun olet valmis, valitse OK.

   Jos et näe raportin linkittämiseen käytettävää kenttää, sinun tulee muokata joko pääraportin tai alilomakkeen tai aliraportin tietuelähdettä ja varmistaa, että se sisältää linkittävän kentän. Jos raportti esimerkiksi perustuu kyselyyn, voit varmistaa, että linkittävä kenttä on kyselyn tuloksissa.

3. Tallenna pääraportti ja siirry raporttinäkymään. Varmista sitten, että raportti toimii haluamallasi tavalla.

Taulukon tai kyselyn lisääminen raporttiin taulukkonäkymänä

Taulukkonäkymässä tiedot esitellään yksinkertaisesti ja visuaalisesti, samaan tapaan kuin laskentataulukossa. Kukin taulukkonäkymän sarake edustaa jotakin lähdetaulukon tai kyselyn kenttää, ja kukin rivi edustaa tietuetta. Voit esittää taulukkonäkymän raportissa alilomake- tai aliraporttiohjausobjektin avulla. Tämä on hyvä tekniikka tilanteissa, joissa haluat esittää tiedot tiiviisti, mutta et tarvitse lomake- tai raporttiohjausobjektiin liittyviä muotoilumahdollisuuksia. Taulukkonäkymän lisääminen raporttiin:

1. Napsauta pääraporttina käytettävää raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

2. Valitse Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Ohjausobjektit-valikoima napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa alanuolta:
   
   
   

3. Varmista esiin tulevassa valikossa, että Käytä ohjattua ohjausobjektien luomistaei ole valittuna.

4. Avaa Ohjausobjektit-ryhmä uudelleen ja valitse sitten Alilomake tai -raportti.

5. Napsauta raportin kohtaa, johon haluat sijoittaa aliraportin.

6. Jos ohjattu aliraportin luominen käynnistyy, sulje ohjattu toiminto valitsemalla Peruuta.

7. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.

8. Valitse uusi aliraporttiohjausobjekti napsauttamalla sitä raportissa.

9. Napsauta ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Lähdeobjekti-ominaisuusruudun nuolta ja valitse sitten taulukko tai kysely, jonka haluat näyttää aliraporttiohjausobjektissa. Jos esimerkiksi haluat näyttää Tilaukset-taulukon, napsauta kohtaa Taulukko.Tilaukset.

   Access yrittää linkittää taulukkonäkymän pääraporttiin tietokannassa määritettyjen yhteyksien perusteella.

10. Tarkista ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Pääobjektin linkkikentät- ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudet.

    • Jos kyseessä on linkittämätön taulukkonäkymä, varmista, että kummatkin ominaisuudet ovat tyhjiä.

    • Jos kyseessä on linkitetty taulukkonäkymä, varmista, että Pääobjektin linkkikentät- ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudessa näkyvät ne kentät, jotka liittävät pääraportin taulukkonäkymään. Jos pääraportissa esimerkiksi näkyy Työntekijät-taulukon tietoja ja taulukkonäkymässä näkyy Tilaukset-taulukon tietoja, Pääobjektin linkkikentät -ominaisuudessa pitäisi näkyä Työntekijät-taulukon Tunnus-kenttä ja Aliobjektin linkkikentät -ominaisuudessa pitäisi näkyä Tilaukset-taulukon Työntekijätunnus-kenttä.

Joissakin tapauksissa linkkikenttien ominaisuudet on ehkä määritettävä itse. Voit tehdä tämän seuraavasti.

1. Napsauta ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdessä Pääobjektin linkkikentät -ominaisuusruutua ja napsauta sitten Muodosta-painiketta .

2. Jos näkyviin tulee tietoturvailmoitus, valitse Avaa.

   Näyttöön tulee Aliraportin kenttien linkitin -valintaikkuna.

   

3. Valitse Pääobjektin kentät- ja Aliobjektin kentät -luetteloista kentät, joita haluat käyttää pääraportin linkittämiseen taulukkonäkymään. Jos et ole varma, mitä kenttiä pitäisi käyttää, valitse Ehdota, jolloin Access yrittää määrittää linkittävät kentät. Kun olet valmis, valitse OK.

   Jos et näe kenttää, jota haluat käyttää linkittämiseen, sinun tulee muokata joko pääraportin tai taulukkonäkymän tietuelähdettä ja varmistaa, että se sisältää linkittävän kentän. Jos taulukkonäkymä esimerkiksi perustuu kyselyyn, tarkista, että linkittävä kenttä on kyselyn tuloksissa.

4. Tallenna pääraportti ja siirry raporttinäkymään. Varmista sitten, että raportti toimii haluamallasi tavalla.

Sivun alkuun

Alilomakkeen tai aliraportin avaaminen uudessa ikkunassa rakennenäkymässä

Jos haluat tehdä rakennemuutoksia alilomakkeeseen tai aliraporttiin työstäessäsi sen pääraporttia rakennenäkymässä, voit avata alilomakkeen tai aliraportin omassa ikkunassaan:

1. Valitse alilomake tai aliraportti napsauttamalla sitä.

2. Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Aliraportti uudessa ikkunassa.

Aliraportin summan näyttäminen pääraportissa

Oletetaan, että käytössäsi on aliraportti nimeltään Tilaukset-aliraportti, joka sisältää tekstiruudun Toimitusmaksu yhteensä, ja että kyseinen tekstiruutu laskee Toimitusmaksu-sarakkeen summan. Jos haluat esittää aliraportin summan pääraportissa, pääraporttiin on lisättävä tekstiruutu ja aliraportin Toimitusmaksu yhteensä -tekstiruutuun on sitten viitattava lausekkeen avulla. Voit tehdä tämän seuraavasti.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella pääraporttia siirtymisruudussa ja valitse sitten pikavalikosta Rakennenäkymä.

2. Valitse Rakenne-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Tekstiruutu.

3. Napsauta pääraportin kohtaa, johon haluat sijoittaa uuden tekstiruudun.

4. Jos ominaisuusikkuna ei ole vielä näytössä, tuo se näyttöön painamalla F4-näppäintä.

5. Kirjoita ominaisuusikkunassa Tiedot-välilehden Ohjausobjektin lähde -ominaisuusruudun seuraava lauseke:

   =IIf(IsError([Tilaukset-aliraportti].[Raportti]![Toimitusmaksu yhteensä]),0,[Tilaukset-aliraportti].[Raportti]![Toimitusmaksu yhteensä])

   Huomautukset: 

   • Tässä esimerkissä voit käyttää yksinkertaisempaa lauseketta =[Tilaukset-aliraportti].[Raportti]![Toimitusmaksu yhteensä], mutta jos aliraportti ei sisällä tietoja, pääraportin ohjausobjektissa näytetään #Error. Käyttämällä IsError-funktiota IIf-funktion sisällä ensimmäisen lausekkeen tapaan voit varmistaa, että pääraportin tekstiruudussa näkyy nolla (0), jos aliraportti ei palauta tietoja.

   • Voit luoda lausekkeen lausekkeenmuodostimen avulla napsauttamalla Ohjausobjektin lähde -ominaisuusruudussa Muodosta-painiketta .

6. Määritä ominaisuusikkunan Muoto-välilehdessä Muoto-ominaisuudeksi asianmukainen arvo (tässä tapauksessa Valuutta).

7. Tallenna raportti ja siirry raporttinäkymään. Varmista sitten, että laskutoimitus toimii haluamallasi tavalla.

Sivun alkuun