Excel-työkirjassa olevien tietojen tuonti tai linkittäminen

Yleisiä skenaarioita Excel tietojen tuomisesta Access

• Olet Excel pitkäaikainen käyttäjä, mutta jatkossa haluat käyttää näitä tietoja Access. Haluat siirtää Excel laskentataulukoiden tiedot yhteen tai useampaan uuteen Access tietokantaan.

• Osastosi tai työryhmäsi käyttää Access, mutta saat toisinaan Excel muodossa olevia tietoja, jotka on yhdistettävä Access tietokantoihin. Haluat tuoda nämä Excel laskentataulukot tietokantaan, kun vastaanotat ne.

• Hallitset tietoja Access, mutta muut työryhmäsi viikoittaiset raportit ovat Excel työkirjoja. Haluat tehostaa ja nopeuttaa tuontiprosessia ja varmistaa, että tiedot tuodaan tietokantaan joka viikko tiettynä aikana.

Jos tuot tietoja ensimmäistä kertaa Excel

• Excel työkirjaa ei voi tallentaa Access tietokantana. Excel ei tarjoa toimintoa Access tietokannan luomiseen Excel tiedoista.

• Kun avaat Excel-työkirjan Access (muuta Avaa tiedosto -valintaikkunassa Tiedostotyyppi-luetteloruuduksi MicrosoftOfficeExcel Tiedostot ja valitse haluamasi tiedosto), Access luo linkin työkirjaan sen tietojen tuomisen sijaan. Työkirjaan linkittäminen ja laskentataulukon tuominen tietokantaan ovat täysin erilaisia toimintoja. Lisätietoja linkittämisestä on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin.

Laskentataulukon valmisteleminen

1. Etsi lähdetiedosto ja valitse laskentataulukko, joka sisältää tiedot, jotka haluat tuoda Access. Jos haluat tuoda vain osan laskentataulukon tiedoista, määritä tuotavat solut sisältävä nimetty alue.
   
   Nimetyn alueen määrittäminen (valinnainen)   

   1. Siirry Excel ja avaa laskentataulukko, jossa on tuotavat tiedot.

   2. Valitse solualue, joka sisältää tuotavat tiedot.

   3. Napsauta valitun alueen sisällä hiiren kakkospainiketta ja valitse Nimeä alue tai Määritä nimi.

   4. Kirjoita alueen nimi Uusi nimi -valintaikkunan Nimi-ruutuun ja valitse OK.

      Huomioi, että voit tuoda vain yhden laskentataulukon kerrallaan tuontitoiminnon aikana. Jos haluat tuoda tietoja useista laskentataulukoista, toista tuontitoiminto jokaisen laskentataulukon kohdalla.

2. Tarkista lähdetiedot ja suorita taulukossa kuvatut toimet.

   Elementti	Kuvaus
   Sarakkeiden määrä	Tuotavien lähdesarakkeiden määrä voi olla enintään 255, koska Access tukee enintään 255 kenttää taulukossa.
   Sarakkeiden ja rivien ohittaminen	Lähdelaskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen on hyvä sisällyttää vain ne rivit ja sarakkeet, jotka haluat tuoda. Rivit    Rivejä ei voi suodattaa tai ohittaa tuontitoiminnon aikana. Sarakkeet    Sarakkeita ei voi ohittaa toiminnon aikana, jos tiedot lisätään aiemmin luotuun taulukkoon.
   Sarakemuoto	Varmista, että solut ovat taulukkomuodossa. Jos laskentataulukko tai nimetty alue sisältää yhdistettyjä soluja, solun sisältö sijoitetaan vasemmanpuoleista saraketta vastaavaan kenttään ja muut kentät jätetään tyhjiksi.
   Tyhjät sarakkeet, rivit ja solut	Poista kaikki laskentataulukon tai solualueen tarpeettomat tyhjät sarakkeet ja rivit. Jos laskentataulukossa tai alueella on tyhjiä soluja, yritä lisätä puuttuvat tiedot. Jos aiot liittää tietueet aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että taulukon vastaava kenttä hyväksyy tyhjät (puuttuvat tai tuntemattomat) arvot. Kenttä hyväksyy tyhjiä arvoja, jos sen Pakollinen-ominaisuudeksi on määritetty Ei ja sen Kelpoisuussääntö-ominaisuusasetus ei estä tyhjiä arvoja.
   Virhearvot	Jos yhdessä tai useammassa laskentataulukon tai alueen solussa on virhearvoja, kuten #LUKU ja #JAKO, korjaa ne ennen tuontitoiminnon aloittamista. Jos lähdelaskentataulukko tai -alue sisältää virhearvoja, Access sijoittaa tyhjäarvon taulukon vastaaviin kenttiin. Lisätietoja virheiden korjaamisesta on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.
   Tietotyyppi	Voit välttää tuonnin aikaiset virheet varmistamalla, että jokaisen lähdesarakkeen jokaisella rivillä on sama tietotyyppi. Access tarkistaa kahdeksan ensimmäistä lähderiviä taulukon kenttien tietotyypin määrittämiseksi. On erittäin suositeltavaa tarkistaa, ettei minkään sarakkeen kahdeksalla ensimmäisellä lähderivillä ole eri tietotyyppien arvoja. Muussa tapauksessa Access ei ehkä määritä sarakkeelle oikeaa tietotyyppiä. Lisäksi on hyvä muotoilla kukin lähdesarake Excel ja määrittää kullekin sarakkeelle tietty tietomuoto ennen tuontitoiminnon aloittamista. Muotoilu on erittäin suositeltavaa, jos sarakkeessa on eri tietotyyppien arvoja. Esimerkiksi laskentataulukon Lennon nro -sarakkeessa saattaa olla numero- ja tekstiarvoja, kuten 871, AA90 ja 171. Puuttuvilta tai virheellisiltä arvoilta voidaan välttyä toimimalla seuraavasti: Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut. Valitse muoto Luku-välilehden Luokka-kohdassa. Lennon nro -sarakkeelle valitaan luultavasti muoto Teksti. Valitse OK. Jos lähdesarakkeet on muotoiltu, mutta niissä on edelleen yhdistettyjä arvoja kahdeksan ensimmäisen rivin jälkeisillä riveillä, tuontitoiminto saattaa ohittaa arvot tai muuntaa ne virheellisesti. Vianmääritysohjeita on kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.
   1. rivi	Jos laskentataulukon tai nimetyn alueen ensimmäisellä rivillä on sarakkeiden nimet, voit määrittää, että Access käsitellä ensimmäisen rivin tietoja kenttien niminä tuontitoiminnon aikana. Jos lähdelaskentataulukossa tai -alueella ei ole nimiä, ne kannattaa lisätä lähteeseen ennen tuonnin aloittamista. Huomautus: Jos aiot liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että jokaisen sarakkeen nimi vastaa tarkalleen vastaavan kentän nimeä. Jos sarakkeen nimi eroaa taulukon vastaavan kentän nimestä, tuontitoiminto epäonnistuu. Jos haluat nähdä kenttien nimet, avaa taulukko rakennenäkymässä Access.

3. Sulje lähdetyökirja, jos se on auki. Jos lähdetiedosto on auki, se saattaa aiheuttaa tietojen muuntovirheitä tuonnin aikana.

Kohdetietokannan valmisteleminen

1. Avaa Access tietokanta, johon tuodut tiedot tallennetaan. Varmista, että tietokanta ei ole vain luku -tilassa ja että sinulla on oikeudet tehdä muutoksia tietokantaan.

   -tai-

   Jos et haluat tallentaa tietoja mihinkään nykyisistä tietokannoista, luo uusi tyhjä tietokanta. Toimi seuraavasti:

   Valitse Tiedosto-välilehti, valitse Uusi ja valitse sitten Tyhjä tietokanta.

2. Päätä ennen tuontitoiminnon aloittamista, tallennetaanko tiedot uuteen vai aiemmin luotuun taulukkoon.

   Luo uusi taulukko    Jos tallennat tiedot uuteen taulukkoon, Access luo taulukon ja lisää tuodut tiedot tähän taulukkoon. Jos määritetty niminen taulukko on jo olemassa, Access korvaa taulukon sisällön tuoduilla tiedoilla.

   Liitä aiemmin luotuun taulukkoon    Jos lisäät tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, Excel laskentataulukon rivit liitetään määritettyyn taulukkoon.

   Huomioi, että liittämisen epäonnistuminen johtuu yleensä siitä, että lähdetiedot eivät vastaa kohdetaulukon rakennetta ja kentän asetuksia. Voit välttää tämän avaamalla kohdetaulukon rakennenäkymässä ja tarkastamalla seuraavat kohdat:

   • Ensimmäinen rivi    Jos lähdelaskentataulukon tai nimetyn alueen ensimmäinen ei rivi ei sisällä sarakeotsikoita, varmista, että lähdelaskentataulukon jokaisen sarakkeen sijainti ja tietotyyppi vastaavat taulukon vastaavia kenttiä. Jos ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot, sarakkeiden ja kenttien järjestyksen ei tarvitse olla sama, mutta kaikkien sarakkeiden nimien ja tietojen tyypin on vastattava tarkalleen vastaavan kentän tietoja.

   • Puuttuvat tai ylimääräiset kentät    Jos yksi tai useampi lähdelaskentataulukon kenttä puuttuu kohdetaulukosta, lisää ne ennen tuontitoiminnon aloittamista. Jos taulukossa on kenttiä, joita ei ole lähteessä, niitä ei tarvitse poistaa, jos ne hyväksyvät tyhjiä arvoja.

     Vihje: Kenttä hyväksyy tyhjiä arvoja, jos sen Pakollinen-ominaisuudeksi on määritetty Ei ja sen Kelpoisuussääntö-ominaisuusasetus ei estä tyhjiä arvoja.

   • Perusavain    Jos taulukossa on perusavainkenttä, lähdelaskentataulukossa tai -alueella on oltava perusavainkentän kanssa yhteensopivia arvoja sisältävä sarake, ja tuotujen avainarvojen on oltava yksilöllisiä. Jos tuodussa tietueessa on perusavainarvo, joka on jo kohdetaulukossa, näyttöön tulee tuontitoiminnon aikana virhesanoma.

   • Indeksoidut kentät    Jos taulukon kentän Indeksoitu-ominaisuudeksi on määritetty Kyllä (ei kaksoisarvoja), lähdelaskentataulukon tai -alueen vastaavassa sarakkeessa on oltava yksilöllisiä arvoja.

     Suorita tuonti seuraavia ohjeita noudattamalla.

Tuontitoiminnon aloittaminen

1. Ohjatun tuonti-/linkkitoiminnon sijainti vaihtelee hieman sen mukaan, mikä Access versiosi on . Valitse Access versiota vastaavat vaiheet:

   • Jos käytössäsi on Microsoft 365, Access 2021 tai Access 2019 uusin versio, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & linkki -ryhmästä Uusi tietolähde > Tiedostosta > Excel.

   • Jos käytössäsi on Access 2016, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo & linkki -ryhmästä Excel.

   Huomautus:  Ulkoiset tiedot -välilehti ei ole käytettävissä, jos tietokanta ei ole auki.

2. Määritä Nouda ulkoiset tiedot – Excel laskentataulukko -valintaikkunan Tiedostonimi-ruutuun sen Excel tiedoston nimi, joka sisältää tuotavat tiedot.

   -tai-

   Valitse Selaa ja etsi tuotava tiedosto Avaa tiedosto -valintaikkunassa.

3. Määritä tuotujen tietojen tallennustapa.

   Tallenna tiedot uuteen taulukkoon valitsemalla Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon. Sinua pyydetään nimeämään taulukko myöhemmin.

   Liitä tiedot aiemmin luotuun taulukkoon valitsemalla Liitä tietueiden kopiot taulukkoon ja valitse sitten taulukko avattavasta luettelosta. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos tietokannassa ei ole taulukoita.

   Voit linkittää tietolähteeseen luomalla linkitetyn taulukon noudattamalla jäljempänä tässä artikkelissa olevan osan Linkittäminen Excelissä oleviin tietoihin ohjeita.

4. Valitse OK.

   Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy ja ohjaa tuontiprosessia. Siirry seuraaviin vaiheisiin.

Ohjatun laskentataulukon tuonnin käyttäminen

1. Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla tuotavat tiedot sisältävä laskentataulukko ja valitse sitten Seuraava.

2. Valitse ohjatun toiminnon toisella sivulla joko Näytä laskentataulukot tai Näytä nimetyt alueet, valitse tuotava laskentataulukko tai nimetty alue ja valitse sitten Seuraava.

3. Jos lähdelaskentataulukon tai -alueen ensimmäinen rivi sisältää kentän nimet, valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot ja sitten Seuraava.

   Jos tuot tiedot uuteen taulukkoon, Access käyttää näitä sarakeotsikoita taulukon kenttien nimeämiseen. Voit muuttaa näitä nimiä joko tuonnin aikana tai sen jälkeen. Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, varmista, että lähdelaskentataulukon sarakeotsikot vastaavat tarkalleen kohdetaulukon kenttien nimiä.

   Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, siirry suoraan vaiheeseen 6. Jos lisäät tietoja uuteen taulukkoon, noudata seuraavia ohjeita.

4. Ohjattu toiminto kehottaa tarkastamaan kentän ominaisuudet. Näytä vastaavan kentän ominaisuudet napsauttamalla sivun alaosassa olevaa saraketta. Voit halutessasi tehdä jonkin seuraavista:

   • Voit halutessasi tarkistaa ja muuttaa kohdekentän nimen ja tietotyypin.

     Access tarkistaa kunkin sarakkeen kahdeksan ensimmäistä riviä ja ehdottaa vastaavan kentän tietotyyppiä. Jos laskentataulukon sarakkeen ensimmäisellä kahdeksalla rivillä on erityyppisiä arvoja, kuten teksti- ja numeroarvoja, ohjattu toiminto ehdottaa kaikkien sarakkeen arvojen kanssa yhteensopivaa tietotyyppiä – useimmiten tekstitietotyyppiä. Voit valita toisen tietotyypin, mutta ota huomioon, että valitsemasi tietotyypin kanssa yhteensopimattomat arvot joko ohitetaan tai muunnetaan virheellisesti tuonnin aikana. Lisätietoja puuttuvien tai virheellisten arvojen korjaamisesta on jäljempänä tämän artikkelin kohdassa Puuttuvien ja virheellisten arvojen vianmääritys.

   • Luo kenttään indeksi määrittämällä Indeksoitu-kohtaan Kyllä.

   • Voit ohittaa lähdesarakkeen kokonaan valitsemalla Älä tuo kenttää (Ohita) -valintaruudun.

     Kun olet valinnut asetukset, valitse Seuraava.

5. Määritä seuraavassa näytössä taulukon perusavain. Jos valitset Anna Access lisätä perusavain, Access lisää laskurikentän kohdetaulukon ensimmäiseksi kentäksi ja täyttää siihen automaattisesti yksilölliset tunnusarvot, alkaen numerosta 1. Valitse Seuraava.

6. Määritä ohjatun toiminnon viimeisessä näytössä kohdetaulukon nimi. Kirjoita taulukolle nimi Tuo taulukkoon -ruutuun. Jos taulukko on jo olemassa, Access näyttää kehotteen, jossa kysytään, haluatko korvata taulukon olemassa olevan sisällön. Jatka valitsemalla Kyllä tai Valitse Ei , jos haluat määrittää kohdetaulukolle eri nimen, ja tuo sitten tiedot valitsemalla Valmis .

   Jos Access pystyi tuomaan osan tiedoista tai kaikki tiedot, ohjattu toiminto näyttää sivun, joka näyttää tuontitoiminnon tilan. Voit lisäksi tallentaa toiminnon tiedot määrityksenä myöhempää käyttöä varten. Vastaavasti, jos toiminto epäonnistui kokonaan, Access näyttää sanoman Virhe tuotaessa tiedostoa.

7. Tallenna toiminnon tiedot myöhempää käyttöä varten valitsemalla Kyllä . Tietojen tallentamisen avulla voit toistaa toiminnon myöhemmin ilman, että sinun tarvitsee käydä ohjattua toimintoa läpi joka kerta.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientitoimen tietojen tallentaminen määrityksenä ohjeet siihen, miten voit tallentaa määrityksen tiedot.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientimäärityksen luonti ohjeet siihen, miten voit suorittaa tallennetun tuonti- tai linkkimäärityksen.

Katso artikkelista Tuonti- tai vientimäärityksen ajoittaminen ohjeet siihen, miten voit ajoittaa tuonti- ja linkitystehtävien suorituksen tiettyihin ajankohtiin.

Virhemerkkijonot ja vianmääritysohjeita

Sivun alkuun

Yleisiä skenaarioita linkittämisestä Excel laskentataulukkoon Access

Yleensä linkität Excel laskentataulukkoon (tuonnin sijaan) seuraavista syistä:

• Haluat säilyttää tiedot Excel laskentataulukoissa, mutta voit käyttää Access tehokkaita kysely- ja raportointiominaisuuksia.

• Osastosi tai työryhmäsi käyttää Access, mutta käsittelemiesi ulkoisten lähteiden tiedot ovat Excel laskentataulukoissa. Et halua säilyttää ulkoisten tietojen kopioita, mutta haluat käsitellä niitä Access.

Jos linkität Excel laskentataulukkoon ensimmäistä kertaa

• Access tietokantaan ei voi luoda linkkiä Excel.

• Kun linkität Excel tiedostoon, Access luo uuden taulukon, jota kutsutaan usein linkitetyksi taulukoksi. Taulukko näyttää lähdelaskentataulukon tai nimetyn alueen tiedot, mutta se ei tallenna tietoja tietokantaan.

• Et voi linkittää Excel tietoja tietokannan aiemmin luotuun taulukkoon. Tämän vuoksi et voi liittää tietoja aiemmin luotuun taulukkoon linkitystoiminnon avulla.

• Tietokannassa voi olla useita linkitettyjä taulukoita.

• Kaikki Excel tietoihin tekemäsi muutokset näkyvät automaattisesti linkitetyssä taulukossa. Access linkitetyn taulukon sisältö ja rakenne ovat kuitenkin vain luku -muotoisia.

• Kun avaat Excel-työkirjan Access (muuta Avaa tiedosto -valintaikkunassa Tiedostotyyppi-luetteloruuduksiExcelja valitse haluamasi tiedosto), Access luo tyhjän tietokannan ja käynnistää ohjatun laskentataulukon linkittämisen automaattisesti.