Helppokäyttöisyysavustajan avulla voit tehdä Word asiakirjoista helppokäyttöisiä kaikille

Tässä oppaassa on vaiheittaiset ohjeet ja parhaat käytännöt, joiden avulla voit varmistaa, että Word asiakirjat ovat helppokäyttöisiä, jolloin sisältö on kaikkien saatavilla.

Helppokäyttötoimintojen avustaja auttaa sinua ratkaisemaan helppokäyttöisyysongelmia, kun kirjoitat asiakirjaa. Se opastaa vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseen kuviin, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat ymmärtää kuvan sisältöä. Lisäksi siinä on vihjeitä fonttien, värien ja tyylien käyttämisestä, jotta Word asiakirjat ovat entistä kattavampia.

Huomautus: Helppokäyttötoimintojen avustaja on nyt saatavilla yksinomaan Microsoft Word Windowsissa. Tässä artikkelissa mainitut ominaisuudet ja ohjeet koskevat vain Microsoft Word Windows-versiota.

Artikkelin sisältö

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttäminen 

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin 

Otsikkojen käyttö taulukossa 

Vältä kiinteäleveyksisen taulukon käyttämistä

Käytä valmiita otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylejä

Kappalepalkkien luominen 

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja näyttövihjeiden lisääminen

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen 

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö 

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Helppokäyttöisyyden tarkistaminen työskentelyn aikana Word

Helppokäyttötoimintojen avustaja on työkalu, joka tarkistaa sisältösi ja merkitsee asiakirjan helppokäyttöisyysongelmat. Word helppokäyttötoimintojen avustaja suoritetaan automaattisesti taustalla, ja se havaitsee helppokäyttötoimintoihin liittyvät ongelmat ja lähettää muistutuksia tilariville.

Valitse Tarkista ja sitten Tarkista helppokäyttöisyys avataksesi helppokäyttötoiminnot -ruudun, jossa voit tarkastella ja korjata helppokäyttöisyysongelmia.

Jos haluat käyttää tässä artikkelissa kuvattuja ominaisuuksia, avaa uusi asiakirja Word tai käytä aiemmin luotua asiakirjaa.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttäminen

Asiakirjan tekstin pitäisi olla helposti luettavaa, ja taustavärin kontrastin pitäisi olla riittävä.

Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.
Valitse Fontti-ryhmässä Fontin väri -kohdan vieressä oleva nuoli.
Jos haluat nähdä vain värit, joissa on tarpeeksi kontrastia, valitse Vain suuri kontrasti ja ota suuren kontrastin tila käyttöön.

Huomautukset:

Kun pidät hiiren osoitinta minkä tahansa värivalitsimen värivalinnan päällä, työkaluvihje osoittaa, onko valitulla värillä pieni vai hyvä kontrasti taustan kanssa.
Helppokäyttötoimintojen avustaja merkitsee tekstin värit huonolla kontrastilla ja antaa ehdotuksia niiden parantamiseksi.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visualisointiin 

Vaihtoehtoinen teksti auttaa sokeita tai heikkonäköisiä käyttäjiä ymmärtämään visuaalisten elementtien sisältöä. Näitä visuaalisia elementtejä ovat kuvat, SmartArt-grafiikkaobjektit, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut objektit, käsinkirjoitus ja videot.

Valitse kuva, video tai mikä tahansa muu asiakirjan visuaalinen sisältö.
Napsauta visuaalista sisältöä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Näytä vaihtoehtoinen teksti.
Valitse oikeanpuoleisessa ruudussa Vaihtoehtoinen teksti ja kirjoita visuaalisen sisällön kuvaus yhteen tai kahteen lauseeseen.

Huomautus: Jos visuaalinen sisältö on koristeellista, valitse Merkitse koristeeksi.

Vihjeitä:

Vältä käyttämästä tekstiä sisältäviä kuvia tärkeiden tietojen välittämiseen. Jos teet niin, lisää sama teksti asiakirjaan.
Vaihtoehtoisen tekstin avulla voit kuvailla lyhyesti kuvaa ja tekstiä sekä sitä, miksi ne ovat siellä.
Kirjoita tarkka ja lyhyt vaihtoehtoinen teksti, joka selittää kuvan sisällön ja toiminnan.
Muutama sana riittää usein. Kirjoita vain yksi tai kaksi lausetta.
Älä toista kuvan ympärillä olevaa tekstiä. käytä "a graphic of" tai "an image of" (kuva:
Käytä ääni- ja videokäyttöön vaihtoehtoista tekstiä ja tekstitystiedostoja kuuroille tai kuulovammaisille.
Tee kaavioista kuvia ja lisää vaihtoehtoinen teksti. Vältä objektien ryhmittelyä kaavioissa, sillä ne pysyvät sarkainjärjestyksessä.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta sarakeotsikoiden kanssa. Sisäkkäiset taulukot, tyhjät solut ja yhdistetyt tai jaetut solut saattavat sekoittaa lukuohjelman, mikä vaikeuttaa hyödyllisen tiedon välittämistä.

Lisää-ruudussa. -välilehdessä Taulukko.
Valitse rivien ja sarakkeiden määrä vetämällä kohdistin ruudukon yli.
Kun taulukko on lisätty, valitse taulukon ensimmäinen rivi.
Valitse Taulukon rakennenäkymä -välilehden Taulukkotyyliasetukset-ryhmässäOtsikkorivi.
Tämä määrittää ensimmäisen rivin otsikkoriviksi.

Vältä kiinteäleveyksisen taulukon käyttämistä 

Kiinteäleveyksisen taulukon käyttäminen Word tiedostoissa voi aiheuttaa useita helppokäyttöisyysongelmia. Ne eivät säädy hyvin eri näyttökokoihin tai zoomaustasoihin, joten sisältöä on vaikea lukea mobiililaitteissa tai lähennettäessä. Näytönlukuohjelmat voivat myös kamppailla kiinteän rakenteen kanssa, mikä voi aiheuttaa sekaannusta sokeille tai heikkonäköisille henkilöille. Joustavan leveyden avulla voit parantaa helppokäyttöisyyttä ja varmistaa selkeän taulukkorakenteen.

Joustavan leveystaulukon luominen:

Valitsee koko taulukon.
Valitse Taulukon asettelu -välilehden Solun koko -ryhmässä Sovita.
Valitse Sovita ikkuna , jos haluat sovittaa sivun reunusten väliin, tai Sovita sisältö , jotta teksti mahtuu soluihin.

Käytä valmiita otsikko-, alaotsikko- ja otsikkotyylejä 

Käytä asiakirjan otsikko- ja alaotsikkotyylejä. Nämä tyylit on suunniteltu helposti skannattavaksi sekä visuaalisesti että käyttöä helpottavien toimintojen avulla. Otsikoiden tulisi olla hyvin määritelty rakenne ja ne toimivat siirtymisen maamerkkeinä

Valitse teksti, jonka haluat muotoilla otsikoksi.
Valitse Aloitus-välilehti tai paina Alt+H.
Valitse haluamasi tyyli Tyylit-ryhmästä .

Huomautus: Järjestä otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä; älä ohita otsikkotasoja. Käytä esimerkiksi otsikkoa 1, otsikkoa 2 ja otsikkoa 3 Otsikko 3:n, Otsikko 1:n ja sitten Otsikko 2:n sijaan.

Vaiheittaiset ohjeet otsikoiden ja tyylien käyttöön ovat artikkelissa Helppokäyttötoimintojen parantaminen otsikkotyyleillä. 

Kappalepalkkien luominen

Word kappalepalkki on visuaalinen elementti, jota käytetään usein asiakirjan tietyn kappaleen korostamiseen tai korostamiseen. Se koostuu yleensä vaakasuorasta viivasta tai koristeeisesta reunasta, joka on sijoitettu kappaleen yläpuolelle tai alapuolelle.

Tämä muotoilutekniikka auttaa kiinnittänyt huomiota kappaleeseen, jolloin se erottuu ympäröivästä tekstistä. Kappalepalkit voidaan mukauttaa eri viivatyyleillä, väreillä ja paksuuksilla asiakirjan rakenteen ja käyttötarkoituksen mukaan. 

Valitse mukautettava teksti.
Valitse Aloitus-välilehdessäkappale-ryhmässä Sävytys -kohdan vieressä oleva alanuoli.
Valitse Sävytys-valikosta haluamasi väri annetuista vaihtoehdoista.

Helppokäyttöisen hyperlinkin tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Ihmiset, jotka käyttävät näytönlukuohjelmia, voivat halutessaan skannata asiakirjan linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä. 

Vaiheittaiset ohjeet helppokäyttöisten hyperlinkkien ja kohdeohjeiden luomiseen ovat artikkelissa Helppokäyttöisten linkkien luominen Word ja Hyperlinkin luominen tai muokkaaminen. 

Korosta teksti tai kuva, johon haluat lisätä linkin.
Valitse Insert -välilehdessä Linkki tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+K.
Aiemmin luodun tiedoston tai verkkosivun linkittäminen:
- Valitse Linkitä kohteeseen -osassa Aiemmin luotu tiedosto tai verkkosivu.
- Kirjoita verkkosivun osoite tai valitse tiedosto, johon haluat linkittää.
Voit linkittää samassa asiakirjassa olevan paikan seuraavasti:
- Valitse Sijoita tähän asiakirjaanLinkki-osassa.
- Valitse Asiakirjan sijaintiluettelosta Otsikot tai Kirjanmerkit , joihin haluat linkittää
Anna Näytettävä teksti - kentässä lopullisia ja tarkkoja tietoja linkin kohteesta ja valitse OK.

Huomautus: Vältä linkkitekstien käyttöä, kuten "napsauta tätä", "katso tämä sivu", "siirry tänne" tai "lisätietoja". Sisällytä sen sijaan kohdesivun koko otsikko.

Helppokäyttöisten luetteloiden luominen 

Voit helpottaa näytönlukuohjelmien asiakirjojen käyttöä käyttämällä pieniä osia, kuten luettelomerkeillä varustettuja tai numeroituja luetteloita. Vältä tavallisia kappaleita luetteloiden keskellä sekaannusten estämiseksi. Tämä varmistaa tarkan siirtymisen ja parantaa kaikkien käyttäjien luettavuutta.

Luettelon:

Aseta kohdistin kohtaan, josta haluat aloittaa luettelomerkeillä varustetun luettelon.
Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.
Valitse Kappale-ryhmässä Luettelomerkit.
Kirjoita luettelokohteet. Luo uusi luettelomerkki painamalla Enter kunkin kohteen jälkeen.

Numeroitu luettelo:

Aseta kohdistin kohtaan, josta haluat aloittaa numeroidun luettelon.
Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.
Valitse Kappale-ryhmässä Numerointi.
Kirjoita luettelokohteet. Luo uusi numeroitu piste painamalla Enter-näppäintä kunkin kohteen jälkeen.

Monitasoinen luettelo:

Aseta kohdistin kohtaan, josta haluat aloittaa monitasoisen luettelon.
Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.
Valitse Kappale-ryhmässä monitasoinenluettelo.
Valitse monitasoisen luettelon tyyppi, jonka haluat luoda annetuista luettelotyyleistä.
Kirjoita luettelokohteet. Luo uusi piste painamalla Enter-näppäintä kunkin kohteen jälkeen. Voit luoda alitason kohteen painamalla sarkainta ennen kirjoittamista.

Lauseiden ja kappaleiden välisen rivivälin muuttaminen

Teksti voi näyttää "sulautuvan yhteen" sivulla (tekstirivit puristavat toisiaan). Voit helpottaa lukemista suurentamalla riviväliä lauseiden välillä ja lisäämällä tilaa kappaleiden eteen tai jälkeen.

Säädä tilaa valitsemalla yksi tai useampi kappale.
Siirry Aloitus-välilehteen tai paina Alt+H.
Valitse kappaleryhmässä rivi- ja kappaleväli.

Huomautus: On suositeltavaa käyttää riviväliä 1,5 Word tiedostossa.
Valitse avattavasta valikosta haluamasi rivi- ja kappaleväli.

Lisätietoja on artikkelissa Sisennysten ja välien säätäminen Word. 

Helppokäyttöisyyden testaaminen Syventävä lukuohjelma

Microsoft Word Syventävä lukuohjelma parantaa luettavuutta esimerkiksi Lue ääneen-, Tekstiväli-, Tavutettava erittely- ja Rivin kohdistus -ominaisuuksilla.