Jaettu postilaatikko on yksittäinen jaettu sähköpostiosoite, kuten support@yourcompany.com , jota useat tiimin tai yrityksen jäsenet käyttävät sähköpostiviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen keskitetystä Saapuneet-kansiosta, johon työntekijät voivat käyttää ja johon he voivat vastata. Kun työntekijät vastaavat jaettuun sähköpostitiliin, se näkyy lähetetynä jaetusta sähköpostiosoitteesta, ei yrityksen sähköpostiosoitteesta. Jaetut postilaatikot eivät käytä käyttäjätiliä tai M365-käyttöoikeutta, joten monet pienyritykset käyttävät jaettua sähköpostia sähköpostitilan säästämiseen. Lisäksi saat jaetun kalenterin, joka pitää kaikki samalla sivulla.
Mitä minä opin?
-
Jaetun postilaatikon luominen
-
Jaetun Saapuneet-kansion ja kalenterin lisääminen Outlookissa
Mitä tarvitsen?
-
10 minuuttia
-
Microsoft 365 -hallintakeskus käyttäminen
-
Outlook for Windows
-
Kirjaudu sisään admin.microsoft.com. Vain yrityksen järjestelmänvalvoja tai työntekijä, jolle on myönnetty järjestelmänvalvojan oikeudet, voi kirjautua sisään.
-
Valitse Teams & ryhmät > Jaetut postilaatikot.
-
Valitse Lisää jaettu postilaatikko.
-
Kirjoita jaetun postilaatikon nimi ja sähköpostiosoite. Jos sinulla on useita toimialueita, voit valita haluamasi toimialueen. Valitse sitten Tallenna muutokset.
-
Kun jaettu postilaatikko on luotu, valitse Lisää jäseniä jaettuun postilaatikkoon , jotta työntekijät voivat käyttää postilaatikkoa.
-
Valitse Lisää jäseniä ja valitse luettelosta työntekijät, jotka haluat lisätä. Voit myös halutessasi hakea jäsentä. Valitse sitten Lisää.
-
Poistu Jaetun postilaatikon jäsenet -ruudusta ja valitse sitten luodun postilaatikon nimi. Täältä voit tehdä esimerkiksi seuraavia asioita:
-
Postilaatikon tietojen muokkaaminen
-
Lisää jäseniä
-
Automaattisen vastauksen luominen postilaatikosta
-
Kunkin jäsenen postilaatikon käyttöoikeuksien hallinta
Vihje: Jaetut postilaatikot eivät yleensä edellytä käyttöoikeutta, ja jotkin pienyritykset käyttävät jaettuja postilaatikoita säästääkseen sähköpostitilaa. Jos jaettuun postilaatikkoon on liitetty käyttöoikeus, voit palauttaa käyttöoikeuden, jotta et maksa käyttöoikeudesta, jota et tarvitse. Lisätietoja on artikkelissa Käyttöoikeuden poistaminen jaetusta postilaatikosta .
Kun olet luonut jaetun postilaatikon, kaikki jaetun postilaatikon jäseniksi lisäämäsi henkilöt voivat helposti lisätä Saapuneet-kansion ja kalenterin Outlookiin.
-
Siirry Outlookiin. Jos sovellus on jo avoinna, sulje sovellus ja odota hetki. Avaa sitten sovellus. Kun sovellus käynnistyy, jaettu Saapuneet-kansio latautuu ensisijaisen tilisi alle.
-
Valitsemalla jaetun Saapuneet-kansion näet kaikki kyseiseen postilaatikkoon toimitetut sähköpostiviestit. Voit vastata sähköpostiviesteihin suoraan kyseisestä sähköpostiosoitteesta, jotta kuka tahansa yrityksesi henkilö voi vastata näyttämättä, kuka vastaa.
-
Valitse Kalenteri ja valitse sitten jaettu kalenteri Omat kalenterit -kohdassa.
-
Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.
-
Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisessa kalenterissaan. Kaikki jaetun postilaatikon jäsenet näkevät jaettuun kalenteriin tehdyt muutokset.
Vihje: Voit tarkastella kalenteria ja jaettua kalenteria vierekkäin tai jos molemmat ovat valittuina, valitse Näytä kerrostustilassa nähdäksesi tapahtumat yhdessä.
