|
|
Projektin suunnittelu kannattaa aloittaa ennen kuin käynnistät Microsoft Projectin. Ensimmäisiä ajatuksia projektin tavoitteista kannattaa tallentaa muihin ohjelmiin, kuten Wordiin, Exceliin, OneNoteen tai Outlookiin. Kun kaikki ovat vakuuttuneita ideoistasi, voit aloittaa aikataulun suunnittelun Projectin avulla. Palaa Projektin suunnitteluun, jos haluat lukea lisää artikkeleita projektinhallinnasta. |
Projektinhallintavinkkejä ennen aloittamista. . .
-
Varmista, että kyseessä on projekti Varmista, että miettimäsi asia on oikea projekti. Projektilla on kolme ominaisuutta:
-
Se on tilapäinen ja yksilöllinen Autotehtaan suunnittelu on projekti, koska se tehdään vain kerran. Autojen valmistus tehtaalla taas on toistuva tehtäväsarja, eikä näin ollen ole projekti.
-
Siinä on selkeästi määritellyt toimitukset Toimitukset antavat projektille tavoitteen ja tarkoituksen. Osakkeenomistajat eivät koe sijoittamista projektiin arvokkaaksi, jos toimituksia ei ole selkeästi määritelty.
-
Sillä on alku ja loppu Ilman projektin päättymispäivämäärää osakkeenomistajat ja sijoittajat eivät pääse nauttimaan projektin lopputuloksesta ja tuotosta, jonka heidän sijoituksensa on mahdollistanut.
Tässä on muutama esimerkki, joiden avulla voit määrittää, onko kyseessä projekti.
-
|
Toiminnot, jotka eivät ole projekteja |
Selkeästi määritellyt projektit |
|---|---|
|
Autojen valmistus |
|
|
Kilpailuun liittyvien riskien vähentäminen |
|
-
Projektirajoitusten tunnistaminen Rajoitteet ovat tekijöitä, jotka rajoittavat projektipäällikön vaihtoehtoja projektia suunnitellessa ja hallinnoidessa. Useimmissa projekteissa on kolme rajoitusta:
-
Rajoitettu aika Suurten toimitusten valmistumispäivämäärät määrittävät yleensä koko projektin pituuden.
-
Rajoitettu määrä henkilöitä ja muita resursseja Projektipäälliköillä on yleensä rajoitettu määrä henkilöitä tekemässä töitä projektin parissa sekä rajoitettu budjetti.
-
Rajoitettu laajuus Projektia rajoittaa yleensä se, kuinka paljon työryhmä voi saada aikaiseksi. Jos projektissa on liikaa toimitettavaa tai tekemistä, aikataulussa ei ole välttämättä tarpeeksi aikaa kaiken tekemiseen.
-
Yhden rajoituksen muutos vaikuttaa yleensä kahteen muuhun rajoitteeseen ja voi vaikuttaa yleiseen laatuun. Esimerkiksi projektin keston lyhentäminen pakottaa projektipäällikön tekemään päätöksiä projektitoimitteiden suorittamiseen tarvittavien työntekijöiden määrästä. Jos työntekijöitä ei ole tarpeeksi, projektin lyhentämisellä voi olla muita kompromissimahdollisuuksia, kuten projektin laajuuden pienentäminen.
-
Osakkeenomistajien tunnistaminen aikaisessa vaiheessa Mikään ei haittaa projektia niin paljon kuin se, että ei osata tunnistaa tärkeitä osakkeenomistajia ja kuinka heidän kanssaan kommunikoidaan. Jos et pysty tunnistamaan tärkeää osakkeenomistajaa projektin alussa, projekti saattaa hidastua tai jopa loppua tai ylittää budjetin, kun uusia tavoitteita tai toimintatapoja ehdotetaan.
Vaihe 1: Ensimmäisten ajatusten tallentaminen
|
Kirjoita muistiinpanoja OneNoteen, kun mietit projektia ja sen tavoitteita. Muistiinpanot voivat sisältää sähköposteja, linkkejä verkkosivuille, videoita tai alkuluonnoksia. |
|
|
Joskus projektit alkavat yksinkertaisina Excel-luetteloina. Kun ne kasvavat, tuo ne Projectiin, jossa voit järjestää ja aikatauluttaa tehtäviä tehokkaammin. |
|
|
Voit käsitellä projektin varhaisia tietoja Microsoft 365 avulla. Tarvitset vain tietokoneen, jossa on Internet-yhteys, niin voit työstää tiedostojasi Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten täysien versioiden avulla missä vain. |
|
|
Käsittele Officen verkkoversio ilman Microsoft 365. Jos sinulla on Microsoft-tili, voit tallentaa projektin alkuideoita Wordin, Excelin, PowerPointin tai OneNoten verkkoversioihin. |
Vaihe 2: Yhteydenpito osakkeenomistajien kanssa
|
Missä vaiheessa projektinsuunnittelua oletkin, hyvin muodostettu raportti auttaa lisäämään osakkeenomistajien luottamusta projektin toimituksiin. |
|
|
Jos osakkeenomistajat eivät pääse paikalle, pidä heihin yhteyttä online-kokousten avulla. Jaa PowerPoint-dioja, Excel-taulukoita tai OneNote-muistiinpanoja, jotta voit keskustella alkuvaiheen projektisuunnitelmista. Käyttäjät voivat osallistua Microsoft Teams -verkkokokouksiin toimistossaan, tien päällä tai mobiililaitteellaan. |
|
|
Kun kysymyksiä tulee esiin, kun työstät projektin aikataulua, keskustele heidän kanssaan verkossa Teamsin avulla. |
Vaihe 3: Projektin aloittaminen
|
Kopioi ja liitä Wordista, Outlookista tai PowerPointista Projectiin |
Voit aloittaa aikataulun nopeasti kopioimalla tehtäväluettelon Wordissa, Outlookissa tai PowerPointissa ja liittäen sen Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
|
Luo uusi projekti sellaisen mallin pohjalta, jossa on valmiina samankaltaisen projektin tehtäviä. Alan asiantuntijat ovat luoneet monet näistä projekteista, jotta pääsisit alkuun mahdollisimman nopeasti. |
|
|
Siirrä Excelissä aloitettu tehtäväluettelo Projectiin. Project pitää jäsennysrakenteen ja muotoilun samana. |
|
|
Projektit alkavat joskus SharePointin tehtäväluetteloina jaettavaksi sellaisten henkilöiden kanssa, joilla ei ole Projectia. Kun tehtäväluettelo kasvaa tietyn koon yli, siirrä se Projectiin ja jatka sen työstämistä siellä. |
|
|
Projektinhallintatavoite: Uuden projektin aikataulun luominen |
Kun olet aloittanut projektin Projectissa, voit aloittaa tehtävien lisäämisen, järjestää niitä, linkittää niitä yhteen, lisätä henkilöitä ja niin edelleen. |
Palaa Projektin suunnitteluun
