Kun lajittelet Tiedot Access-taulukossa, kyselyssä, lomakkeessa tai raportissa, voit tallentaa lajittelujärjestyksen objektin kanssa. Jos lajittelet jonkin näistä objekteista ja tallennat sitten objektin, objektin tallennuksen yhteydessä voimassa oleva lajittelujärjestys tallennetaan automaattisesti objektin mukana. Voit määrittää, onko tallennettu lajittelujärjestys voimassa, kun objekti avataan seuraavaksi.
Kyselyille ja raporteille voit määrittää myös oletuslajitmisjärjestyksen. Oletusarvoista lajittelujärjestystä käytetään kyselyn tai raportin tietoihin, kun muuta lajittelujärjestystä ei ole määritetty.
Sisältö
Tallennettujen lajittelutilausten ymmärtäminen
Tallennettuja lajittelutilauksia on kahdenlaisia:
-
Viimeksi käytetty Viimeksi käytetty lajittelujärjestys on lajittelujärjestys, joka oli voimassa, kun objekti viimeksi tallennettiin. Kaikissa taulukoissa, kyselyissä, lomakkeissa ja raporteissa voi olla viimeksi käytettyjä lajittelutilauksia.
-
Oletus Kyselyn tai raportin rakenteeseen sisältyy oletuslajittelujärjestys. Oletuslajittelua käytetään, kun muuta lajittelujärjestystä ei ole määritetty.
Viimeksi käytetyt lajittelutilaukset
Kun tallennat taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin tietojen lajittelun aikana, lajittelujärjestys tallennetaan automaattisesti, kun tallennat objektin. Tätä kutsutaan viimeksi käytetyksi lajittelujärjestykseksi. Kun luot lajittelujärjestyksen, muutat itse asiassa objektin rakennetta.
Jos haluat, että viimeksi käytettyä lajittelujärjestystä käytetään automaattisesti, kun avaat objektin seuraavan kerran, määritä objektin Lajittelun mukaan ladattaessa -ominaisuuden arvoksi Kyllä. Voit määrittää tämän ominaisuuden suorittamalla seuraavat vaiheet, kun objekti on avoinna rakennenäkymässä.
-
Tuo ominaisuusikkuna näkyviin painamalla F4-näppäintä.
Tämä vaihe on tarpeeton, jos ominaisuusikkuna on jo näkyvissä.
-
Tee jompikumpi seuraavista:
-
Jos objekti on taulukko tai kysely, määritä ominaisuusikkunan Yleiset-välilehdenTilauksen mukaan ladattaessa -ominaisuuden arvoksi Kyllä.
-
Jos objekti on lomake tai raportti, määritä ominaisuusikkunan Tiedot-välilehdenTilauksen mukaan ladattaessa -ominaisuuden arvoksi Kyllä.
-
Huomautus: Voit estää viimeksi käytetyn lajittelujärjestyksen käyttöönoton määrittämällä Tilauksen mukaan ladattaessa -ominaisuuden arvoksi Ei.
Lajittelun oletustilaukset
Koska viimeksi käytetty lajittelujärjestys voi muuttua aina, kun joku lajittelee objektin ja tallentaa sen, haluat ehkä määrittää oletusarvoisen lajittelujärjestyksen. Oletuslajittelujärjestys on osa objektin rakennetta, eikä se muutu, kun käytetään toista lajittelujärjestystä.
Voit määrittää vain kyselyn tai raportin oletusarvoisen lajittelujärjestyksen. Vaikka oletusarvoista lajittelujärjestystä ei korvata nykyisellä tai viimeksi käytetyllä lajittelujärjestyksellä, se tulee voimaan vain, kun nykyinen tai viimeksi käytetty lajittelujärjestys poistetaan.
Kyselyn oletusarvoisen lajittelujärjestyksen määrittäminen
-
Avaa kysely rakennenäkymässä.
-
Kaksoisnapsauta kenttää, jota haluat käyttää lajitteluun.
Kenttä näkyy rakenneruudukossa.
-
Poista rakenneruudukossa lisäämäsi kentän Näytä-rivin valintaruudun valinta.
-
Määritä Lajittele-rivillä , haluatko lajitella kentän nousevaan järjestykseen (pienimmät arvot ensin; A–Z) tai laskevassa järjestyksessä (suurimmat arvot ensin; Z–A).
-
Jos haluat lajitella useamman kuin yhden kentän mukaan, lisää muita lajittelukenttiä toistamalla vaiheet 2–4.
Huomautus: Kun lajittelet useamman kuin yhden kentän mukaan, tulokset lajitellaan ensin ensimmäisen määrittämäsi kentän, sitten seuraavan määrittämäsi kentän mukaan ja niin edelleen. Jos esimerkiksi lajittelet sukunimen ja sitten syntymäpäivämäärän mukaan, kaikki tietueet, joiden Sukunimi-arvo on Dow, näkyvät ennen tietueita, joiden Sukunimi-arvo on Stevens, syntymäpäivämäärän arvosta riippumatta. Kunkin Sukunimi-kentän tietueet lajitellaan syntymäpäivä-kentän arvon mukaan.
-
Tallenna kysely painamalla CTRL+S.
Huomautus: Jos haluat poistaa kyselyn oletuslajittelujärjestyksen, poista lajittelukentät kyselyn rakenneruudukosta.
Raportin oletusarvoisen lajittelujärjestyksen määrittäminen
-
Avaa raportti raporttinäkymässä tai asettelunäkymässä.
-
Valitse Aloitus-välilehdenLajittele & suodatin -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten pikavalikosta Erikoissuodatus/lajittelu .
Näkyviin tulee uusi asiakirjavälilehti, joka sisältää rakenneruudukon ja ikkunan, jossa voit valita kentän, johon haluat lajitella.
-
Kaksoisnapsauta ikkunassa kenttää, jota haluat käyttää lajitteluun.
Kenttä näkyy rakenneruudukossa.
-
Määritä rakenneruudukon Lajittele-rivillä , haluatko lajitella kentän nousevaan järjestykseen (pienimmät arvot ensin; A–Z) tai laskevassa järjestyksessä (suurimmat arvot ensin; Z–A).
-
Jos haluat lajitella useamman kuin yhden kentän mukaan, lisää muita lajittelukenttiä toistamalla vaiheet 2–4.
Huomautus: Kun lajittelet useamman kuin yhden kentän mukaan, tulokset lajitellaan ensin ensimmäisen määrittämäsi kentän, sitten seuraavan määrittämäsi kentän mukaan ja niin edelleen. Jos esimerkiksi lajittelet sukunimen ja sitten syntymäpäivämäärän mukaan, kaikki tietueet, joiden Sukunimi-arvo on Dow, näkyvät ennen tietueita, joiden Sukunimi-arvo on Stevens, syntymäpäivämäärän arvosta riippumatta. Kunkin Sukunimi-kentän tietueet lajitellaan syntymäpäivä-kentän arvon mukaan.
-
Valitse Aloitus-välilehdenLajittele & suodatin -ryhmässä Ota suodatin käyttöön.
Huomautus: Jos haluat poistaa raportin oletuslajittelujärjestyksen, poista lajittelukentät rakenneruudukosta.
