Lisätietoja tämän artikkelin Microsoft Word 2002 -versiosta onartikkelissa 294683. Lisätietoja tämän artikkelin Microsoft Word 97 -versiosta onartikkelissa 141922.

TÄSSÄ TEHTÄVÄSSÄ

Yhteenveto

Tässä vaiheittaisessa artikkelissa kuvataan, mitä yhdistäminen on ja miten perussähköpostitietojen yhdistäminen suoritetaan lomakekirjeen luomiseksi Microsoft Word. Lisätietoja muuntyyppisten yhdistämisten suorittamisesta, yhdistämisestä muuntyyppisiin tietoihin ja ongelmanratkaisusta on tämän artikkelin Aiheeseen liittyvät artikkelit - osion artikkeliluettelossa. Tässä artikkelissa käytettyjen termien kuvaus on tämän artikkelin Sanasto-osassa .

Mikä on yhdistäminen?

Yhdistäminen on Word ominaisuus. Yhdistämisen avulla voit yhdistää mallitiedot (kuten lomakekirjeen) muuttuviin tietoihin (kuten nimien ja asiakkaiden osoitteiden tietokantaan). Näin sinulla voi olla lähes täsmälleen samoja asiakirjoja: asiakirjojen sisältö on sama jokaiselle asiakkaalle, mutta jokainen asiakirja mukautetaan tietylle tietokannan henkilölle. Yhdistämisessä on kolme pääkomponenttia:

  • Pääasiakirja, joka sisältää mallitiedot: teksti ja kuvat. Pääasiakirja määrittää myös tuloksena syntyvän yhdistetyn asiakirjan muodon. esimerkiksi kirjekirjain, kirjekuoret tai tarrat.

  • Muuttujatiedot sisältävä tietolähde: esimerkiksi nimien ja osoitteiden luettelo.

  • Yhdistetty asiakirja, joka sisältää mallitekstin ja muuttuvien tietojen yhdistelmän.

Pääasiakirja sisältää mallitekstin ja grafiikan, jotka haluat yhdistää asiakirjan jokaiseen versioon. Lisäät pääasiakirjaan erikoisohjeita, joita kutsutaan yhdistämiskentiksi, jotka osoittavat, missä kohtaa haluat muuttujan tietojen näkyvän. Kun yhdistät tietolähteen tiedot pääasiakirjaan, muuttujatiedot korvaavat yhdistämiskentät yksilöidyillä tiedoilla. Tuloksena on yhdistetty asiakirja, joka sisältää mallitekstin ja muuttuvien tietojen yhdistelmän. Tietolähde sisältää tiedot (kuten nimet, osoitteet ja puhelinnumerot), jotka vaihtelevat asiakirjan eri versioiden mukaan. Yleensä voit tallentaa tiedot Word asiakirjaan, mutta Word tunnistaa myös muita muotoja. Tietolähde voi olla esimerkiksi Microsoft Excel -laskentataulukko, Microsoft Access -tietokanta tai csv-tiedosto. Tietolähteeseen on määritetty otsikkorivi (eli otsikkotietue) ja tietotietueet. Otsikkorivi on tietolähteen ensimmäinen kohde. Se sisältää muuttujatiedot määrittävät kenttien nimet. Tietotietueet sisältävät yksilölliset tiedot. Jokainen tietotietue koostuu yhdestä tai useammasta kentästä sen mukaan, kuinka paljon muuttujatietoja kullakin yksilöllä on. Tämä tietojoukko muodostaa yhden tietotietueen. Yhdistämisessä on neljä päävaihetta:

  1. Avaa tai luo pääasiakirja.

  2. Avaa tai luo tietolähde.

  3. Muokkaa pääasiakirjaa.

  4. Suorita yhdistäminen.

Seuraavassa kuvataan, miten voit luoda lomakekirjeen, liittää sen tietolähteeseen, muotoilla sitä ja yhdistää asiakirjat. Yhdistettyjen kirjekuorien tai tarrojen luominen on samanlaista. Lisätietoja on tämän artikkelinAiheeseen liittyvät artikkelit -osassa olevassa asianmukaisessa artikkelissa.

Vaihe 1: Pääasiakirjan avaaminen tai luominen

  1. Jos sinulla on asiakirja, joka sisältää mallitekstin, jota haluat käyttää, avaa se. Jos haluat luoda uuden lomakekirjeen, mutta tyhjä asiakirja ei ole näkyvissä, valitse Standard työkaluriviltä Uusi.

  2. Valitse Työkalut-valikossa Yhdistäminen.

  3. Valitse Yhdistämisen ohje -valintaikkunan Pääasiakirja-alueella Luo.

  4. Valitse Lomakekirjeet. Sinua pyydetään joko käyttämään pääasiakirjan aktiivista ikkunaa tai luomaan uusi pääasiakirja. Valitse Aktiivinen ikkuna. Aktiivisesta asiakirjasta tulee yhdistämisen pääasiakirja.Word palaa yhdistämisen ohjeeseen.

  5. Siirry vaiheeseen 2: Tietolähteen avaaminen tai luominen.

Vaihe 2: Tietolähteen avaaminen tai luominen

Kun avaat tietolähteen tai luot sen yhdistämisen tukitoiminnon avulla, kerrot Word käyttämään tiettyjä muuttuvia tietoja yhdistämisessä. Liitä pääasiakirja tietolähteeseen jommallakummmalla seuraavista tavoista.

Menetelmä 1: Jos kirjoitat nimiä ja osoitteita ensimmäistä kertaa

Voit luoda uuden tietokannan seuraavasti:

  1. Valitse Yhdistämisen ohje -valintaikkunan Tietolähde-alueella Nouda tiedot.

  2. Valitse Luo tietolähde. Luo tietolähde -valintaikkuna tulee näkyviin. Tässä valintaikkunassa voit määrittää tietolähteeseen sisällytettävät kenttien nimet. Otsikkorivi-ruudun Kenttien nimet -ruudussa luetellaan kenttien nimet, joita käytetään usein lomakekirjaimissa, osoitetarroissa ja kirjekuorissa. Voit poistaa kentät, joita et halua, valitsemalla ne yksi kerrallaan ja valitsemalla sitten Poista kentän nimi. Jos haluat luoda uusia kenttien nimiä, kirjoita uuden kentän nimi Kentän nimi -ruutuun ja valitse sitten Lisää kentän nimi. Kun olet luonut uusia kenttiä ja poistanut kenttiä, joita et halua, valitse OK.

  3. Tallenna nimellä -valintaikkuna tulee näkyviin. Kirjoita Tiedostonimi-ruutuun nimi, jonka haluat antaa tietolähteelle, ja valitse sitten Tallenna.

  4. Kun sinua pyydetään muokkaamaan tietolähdettä tai määrittämään pääasiakirja, valitse Muokkaa tietolähdettä.

  5. Kun Tietolomake-valintaikkuna tulee näkyviin, kirjoita tietosi lomakkeeseen. Jos tiettyä kenttää koskevia tietoja ei ole, jätä ruutu tyhjäksi. oletusarvoisesti Word ohittaa tyhjät kentät, joten tämä ei vaikuta yhdistämiseen, jos tietolomakkeessa on tyhjiä merkintöjä. Kunkin lomakkeen tietojoukko muodostaa yhden tietotietueen.

  6. Kun olet kirjoittanut tietueen tiedot, siirry seuraavaan tietueeseen valitsemalla Lisää uusi.

  7. Kun olet lisännyt kaikki tiedot, palaa pääasiakirjaan valitsemalla OK. Huomaa yhdistämistyökalurivi.

  8. Tallenna pääasiakirja. Kun tallennat pääasiakirjan tässä vaiheessa, tallennat myös tietolähteen ja liität sen pääasiakirjaan.

  9. Siirry vaiheeseen 3: Muokkaa pääasiakirjaa.

Menetelmä 2: Jos käytät aiemmin luotua tietolähdettä

Jos haluat käyttää aiemmin luotua tietolähdettä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Yhdistämisen ohje -valintaikkunassa Nouda tiedot.

  2. Valitse Avaa tietolähde.

  3. Valitse Avaa tietolähde -valintaikkunassa tiedosto, joka sisältää käytettävät muuttujatiedot, ja valitse sitten Avaa. HUOMAUTUS: Jos tietolähdettä ei näy tiedostoluettelossa, valitse haluamasi asema ja kansio. Valitse tarvittaessa sopiva vaihtoehto Lajiluettelotiedostot-ruudussa. Valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa.Word kysyy sinulta seuraavaa viestiä:

    Word löytänyt yhdistämiskenttiä pääasiakirjasta. Lisää yhdistämiskentät pääasiakirjaan valitsemalla Muokkaa pääasiakirjaa -painike.

  4. Palaa pääasiakirjaan valitsemalla Muokkaa pääasiakirjaa. Huomaa yhdistämistyökalurivi.

  5. Tallenna pääasiakirja. Kun tallennat pääasiakirjan tässä vaiheessa, tallennat myös tietolähteen ja liität sen pääasiakirjaan.

  6. Siirry vaiheeseen 3: Muokkaa pääasiakirjaa.

Vaihe 3: Pääasiakirjan muokkaaminen

Vaiheessa 1 päätit joko avata aiemmin luodun asiakirjan tai luoda uuden asiakirjan. Käytä jompaakumpaa seuraavista tavoista vaiheessa 1 tekemäsi valinnan perusteella.

Menetelmä 1: Jos käytät aiemmin luotua asiakirjaa

  1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä tietolähteen tiedot.

  2. Valitse Yhdistämisen työkalurivillä Lisää yhdistämiskenttä ja napsauta sitten yhdistettävää kenttää, jota haluat käyttää. HUOMAUTUS: Varmista, että kirjoitat välilyönnit tai välimerkit kahden yhdistämiskentän väliin tai yhdistämiskentän jälkeen. Voit myös muotoilla (lihavointia tai kursivointia) yhdistämiskenttiä tavallisen tekstin tapaan.

  3. Toista vaiheet 1 ja 2 jokaiselle yhdistämiskentälle, jonka haluat lisätä asiakirjaan.

  4. Kun olet lopettanut pääasiakirjan muokkaamisen, valitse Tiedosto-valikosta Tallenna tai Tallenna nimellä. Nimeä tiedosto ja valitse sitten Tallenna.

  5. Siirry vaiheeseen 4: Suorita yhdistäminen.

Menetelmä 2: Jos käytät uutta pääasiakirjaa

  1. Kirjoita tai lisää teksti ja kuvat, jotka haluat sisällyttää kirjeeseen.

  2. Aina kun olet paikassa, johon haluat lisätä tietoja tietolähteestä, valitse Yhdistämistyökaluriviltä Lisää yhdistämiskenttä ja napsauta sitten yhdistettävää kenttää, jota haluat käyttää.HUOMAUTUS: Varmista, että kirjoitat välilyönnit tai välimerkit kahden yhdistämiskentän väliin tai yhdistämiskentän jälkeen. Voit myös muotoilla (lihavointia tai kursivointia) yhdistämiskenttiä tavallisen tekstin tapaan.

  3. Kun olet lopettanut pääasiakirjan muokkaamisen, valitse Tiedosto-valikosta Tallenna tai Tallenna nimellä. Nimeä tiedosto ja valitse sitten Tallenna.

  4. Siirry vaiheeseen 4: Suorita yhdistäminen.

Vaihe 4: Yhdistäminen

  1. Valitse Työkalut-valikossa Yhdistäminen.

  2. Valitse Yhdistä tiedot asiakirjaan -kohdassa Yhdistä.

  3. Valitse Yhdistä-valintaikkunassa Yhdistä kohteeseen ja valitse Uusi asiakirja , jos haluat näyttää yhdistetyn asiakirjan näytössä. Jos haluat tulostaa yhdistetyn asiakirjan, valitse Tiedosto-valikosta Tulosta. HUOMAUTUS: Valitse Yhdistä kohteeseen -ruudussa Tulostin, jos haluat lähettää yhdistetyn asiakirjan tulostimeen tarkastelematta sitä ensin näytössä.

  4. Valitse Yhdistä.

Sanasto

Boilerplate. Yleisiä tietoja, joita toistetaan jokaisessa lomakekirjeessä, osoitetarrassa, kirjekuoressa tai luettelossa. Tietokenttä. Tietolähteen tietoluokka. Tietokenttä vastaa yhtä tietolähteen tietosaraketta. Kunkin tietokentän nimi näkyy tietolähteen ensimmäisellä rivillä (otsikkorivillä). Postinumero ja Sukunimi ovat esimerkkejä tietokenttien nimistä. Tietotietue. Täydellinen joukko tietolähteeseen liittyviä tietoja. Tietotietue vastaa tietolähteen yhtä tietoriviä. Kaikki asiakkaan postitusluettelossa olevan asiakkaan tiedot ovat esimerkki tietotietueesta. Tietolähde. Tietolähde on tiedosto, joka sisältää tiedot, jotka vaihtelevat yhdistetyn asiakirjan jokaisessa kopiossa. Tietolähteessä voi esimerkiksi olla lomakekirjeen kunkin vastaanottajan nimi ja osoite. Eroteltu. Tekstitiedosto, jossa tietokentät on erotettu toisistaan (tai erotettu toisistaan) sarkainmerkeillä tai pilkuilla, sekä kappalemerkeillä erotellut tietotietueet. Otsikkorivi. Yhdistämisen tietolähteen ensimmäinen rivi (tai tietue). Otsikkorivi sisältää tietolähteen tietoluokkien kenttien nimet. esimerkiksi "Nimi" ja "Kaupunki". Otsikkorivi voidaan myös tallentaa erilliseen asiakirjaan, jota kutsutaan otsikkolähteeksi. Pääasiakirja. Yhdistämistoiminnossa asiakirja, joka sisältää yhdistetyn asiakirjan kussakin versiossa samat tekstit ja grafiikat; esimerkiksi lomakekirjeen palautusosoite ja leipäteksti. Yhdistä-kenttä. Paikkamerkki, jonka lisäät pääasiakirjaan. Yhdistämiskentät ohjaavat Microsoft Word, mihin tietolähteestä lisätään tiettyjä tietoja. Lisää esimerkiksi yhdistämiskenttä "Kaupunki", jotta Word lisätä kaupungin nimen, kuten "Pariisi", joka on tallennettu Kaupungin tietokenttään. Yhdistetty asiakirja. Asiakirja, joka luodaan yhdistämällä tietolähteen tiedot pääasiakirjaan.

Lisätietoja

Lisäresurssit

Word yhdistämisen tukiresurssit Saat lisätietoja yhdistämisestä valitsemalla Ohje-valikosta Microsoft Word Ohje, kirjoittamalla yhdistämisen Office-avustajaan tai ohjattuun vastaustoimintoon ja valitsemalla sitten Hae, jolloin näet palautetut aiheet.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Saat lisätietoja yhdistämisestä napsauttamalla seuraavia artikkelin numeroita, jolloin voit tarkastella artikkeleita Microsoft Knowledge Base -tietokannassa:

212322 Toimintaohjeet: Yhdistämistietojen suunnitteleminen ja määrittäminen Microsoft Word 2000:ssa

212017 Toimintaohjeet: Kirjekuorien luominen yhdistämisen avulla Word 2000:ssa

212034 Osoitetarrojen luominen yhdistämistoiminnolla Word 2000

212029 Toimintaohjeet: Mukautetun tarran luominen tai aiemmin luodun tarran muokkaaminen Word 2000:ssa

212012 WD2000: Tekstin pakottaminen käynnistymään samalla rivillä yhdistetyssä kirjeessä

211363 WD: Useiden ehtojen määrittäminen sisäkkäisen JOS-määrityksen avulla

212314 Toimintaohjeet: Excelin tietolähteen käyttäminen yhdistämiseen Word 2000:ssa

214183 TOIMINTA: Yhdistämisen käyttäminen Access-parametrikyselyn kanssa Word 2000:ssa

211190 Toimintaohjeet: Access 2000 :n tietojen käyttäminen Word 2000:ssa

211206 Toimintaohjeet: Outlook Express -osoitteiston käyttäminen Yhdistämisessä Microsoft Word

212379 WD2000: WordPerfect 6.x -datatiedostojen ja osoitteistojen muuntaminen

212334 WD2000: Yhden sarakkeen tietojen muuntaminen taulukoksi

211702 WD2000: WordPerfect-yhdistämistietojen muuntaminen

214827 WD: Sisäkkäisien JOS-kenttien käyttäminen yhdistämisasiakirjassa

264722 WD2000: Tyhjien rivien estäminen yhdistämisen aikana

211303 Luokan mukaan lajitellun luettelon luominen yhdistämisen avulla Word 2000:ssa

211293 TOIMINTAOHJEET: Toimitus- tai palautusosoitteen muotoilun muuttaminen Word 2000:ssa

212078 Toimintaohjeet: Grafiikan tai logon lisääminen jokaiseen tarraan Word 2000:ssa

212358 WD2000: Tietolähteen yhdistäminen epäonnistuu liittämisen tai yhdistämisen epäonnistumisessa

212263 WD2000: Virhesanoma: Word ei voinut avata <tiedostoa Name.doc> tieto- tai otsikkolähteenä, koska se on aktiivisen yhdistämisen pääasiakirja

212125 WD2000: Virhesanoma: 'Virhe! Viittauslähdettä ei löydy' tyhjän kysy- tai täyttökentän kanssa

211729 WD2000: ErrMsg: "Word ei voinut yhdistää pääasiakirjaa tietolähteen kanssa, koska tietotietueet olivat tyhjiä tai mikään tietue ei vastannut kyselyasetuksia."

242339 WD2000: Väärin kirjoitetut Word ei merkitty tarkasteltaessa yhdistetyn asiakirjan oikeinkirjoitusta

211437 WD2000: Yhdistämisen päätiedostot ja datatiedostot, joita ei tallenneta taustalle

240854 WD2000: WordPerfect 5.x -asiakirjojen muuntamisen rajoitukset

211727 WD2000: Yhdistämisen pääasiakirja palautettu normaaliksi Word asiakirjaksi

189196 WD2000: Virhesanoma: "<pääasiakirjan tiedostonimen> on yhdistämisen pääasiakirja" Käyttämällä Outlook 97:ää tai Schedule+

212354 WD2000: Merkkimuotoilu tietolähteessä, jota ei säilytetä yhdistämisen jälkeen

212068 WD2000: Muuta kirjainkoko ei käytä muotoilua yhdistämiskentissä

220250 WD2000: Virhesanoma: Kentät ovat liian sisäkkäin yhdistämisessä

211322 WD2000: Oletuskenttien nimiä ei voi muuttaa yhdistämisen ohjeessa

214157 WD2000: Ei voi korvata virheellisen MERGEFIELD-kentän kaikkia esiintymää

211651 WD2000: Tyhjä välilyönti näkyy, jos kenttä on tyhjä yhdistämisessä

264892 WD2000: Tyhjää riviä ei ole estetty ehdollisessa yhdistämisessä

270623 OLEXP: Outlook Express -osoitteiston käyttäminen yhdistämistoiminnossa

192258 Yhdistämisen ja yhteystietoluettelon yhdistäminen Outlook 2000:ssa

Facebook LinkedIn Sähköposti

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Microsoft 365 -tilaukseen kuuluvat edut

Microsoft 365 -koulutus

Microsoftin suojaus

Helppokäyttökeskus