Microsoft Access 2010:n tietosuojatietojen liite

Office.com mallien käyttäminen

Microsoft Office Backstage -näkymän Uusi-välilehdessä (napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Uusi) saat ajantasaista apua, joka on ladattu Office.com malleihin perustuville asiakirjoille. Voit myös lähettää palautetta malleista ja antaa numeerisen luokituksen jokaiselle lataamallesi mallille.

Kun avaat malliin perustuvan mallin tai tiedoston, Access 2010: online-ohjeasetusten mukaan yhteystiedot Office.com. Se lähettää mallin, parhaillaan käyttämäsi ohjelman ja version tunnuksen sekä tietokoneen perustiedot.

Mallitunnusta käytetään tunnistamaan alkuperäinen malli, joka on ladattu Office.com tai sisältyy Access 2010 -asennukseen. Se ei yksilöi Access-tietokantaa. Tunnus on sama kaikille saman mallin käyttäjille.

Linkittäminen tietolähteisiin

Linkitetyt taulukot ja muut tietolähteet tallennetaan metatietoihin osana Access 2010 -tietokantaa. Joissakin tapauksissa linkki voi sisältää käyttäjänimesi tai tietoja verkon palvelimista. Jos kyseessä on tietoyhteys, voit halutessasi tallentaa käyttäjätunnuksen ja salasanan tietoyhteyslinkkiin.

Lisäksi jos sinulla on liitettyjä tietokantoja, liittyvän tietokannan sijainti tallennetaan Access-tietokantaan.

Tulostaminen

Kun tulostat Access 2010 -tiedoston ja tallennat sitten tiedoston, Access 2010 tallentaa tiedoston mukana tulostimen polun. Joissakin tapauksissa polku voi sisältää käyttäjänimen tai tietokoneen nimen.

Tiedostotyötilasivustot

Access 2010:n avulla voit käyttää Asiakirjatyötila-sivustoa Microsoft SharePoint Foundation 2010 -sivustossa. Tiedostotyötilasivusto on jaettu tila, jossa voit tehdä yhteistyötä muiden työryhmän jäsenten kanssa yhdessä tai useammassa Access-tietokannassa.

Kun käytät tiedostotyötilasivustoa, Access 2010 lataa tiedot tiedostotyötilasivustosta ja antaa sinulle tietoja kyseisestä sivustosta. Näitä tietoja ovat muun muassa seuraavat:

• SharePoint Foundation -sivuston nimi

• Sivuston URL-osoite tai osoite

• Sivuston käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeustasot

• Lists sivustossa käytettävissä olevista asiakirjoista, tehtävistä ja muista tiedoista

Access 2010 tallentaa evästeiden muodossa myös luettelon SharePoint Foundation -sivustoista, joissa olet käynyt tietokoneellasi. Tämän luettelon avulla pääset nopeasti sivustoihin, joissa olet käynyt aiemmin. Microsoft ei käytä luetteloa sivustoista, joissa olet käynyt, eikä se ole alttiina Internetille, ellet päätä tuoda luetteloa laajemmin saataville.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 tarjoaa jaettuja, verkkopohjaisia työtilasivustoja, joissa voit tehdä yhteistyötä asiakirjojen tai kokousten parissa.

Kun käytät SharePoint-sivustoa joko selaimella tai millä tahansa Office-ohjelmalla, sivusto tallentaa evästeen tietokoneeseesi, jos sinulla on oikeudet luoda uusi alisivusto kyseiselle sivustolle. Evästeet ilmaisevat, mitä sivustoja sinulla on oikeus käyttää. Luettelon avulla useat Office-ohjelmat pystyvät antamaan sinulle nopeasti pääsyn aiemmin käyttämiisi sivustoihin.

Microsoft ei käytä luetteloa sivustoista, joissa olet käynyt, eikä se ole alttiina Internetille, ellet päätä tuoda luetteloa laajemmin saataville.

Kun luot SharePoint Foundationissa uuden sivuston tai luettelon tai lisäät tai kutsut henkilöitä aiemmin luotuun sivustoon tai luetteloon, sivusto tallentaa seuraavat tiedot kullekin henkilölle, mukaan lukien omasi:

• Koko nimi

• Sähköpostiosoite

Käyttäjätunnus lisätään jokaiseen elementtiin, jonka sinä tai sivuston muut käyttäjät lisäävät sivustoon tai jota muokkaatte siinä. Kuten kaikessa SharePoint-sivuston sisällössä, vain järjestelmänvalvojilla ja itse sivuston jäsenillä pitäisi olla pääsy tietoihin.

Kaikki SharePoint-sivuston elementit sisältävät kaksi kenttää: Luonut ja Muokannut. Luotu-kenttään lisätään elementin alun perin luoneen henkilön käyttäjänimi ja sen luontipäivämäärä. Muokkaaja-kenttään lisätään Sen henkilön käyttäjänimi, joka on viimeksi muokannut Access 2010 -tietokantaa, ja päivämäärä, jolloin sitä on viimeksi muokattu.

SharePoint-sivustoja isännöivien palvelinten järjestelmänvalvojilla on oikeus käyttää joitain näiden sivustojen tietoja, joita käytetään sivuston käyttötapojen analysointiin ja sivuston käytettävissäoloajan lisäämiseen. Tiedot ovat vain palvelinten järjestelmänvalvojien käytössä, eikä niitä ilmoiteta Microsoftille, ellei Microsoft isännöi kyseistä SharePoint-sivustoa. Erityisesti tallennukset sisältävät niiden henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeudet, joilla on sivuston käyttöoikeus.

Kaikki käyttäjät, joilla on tietyn SharePoint-sivuston käyttöoikeudet, voivat etsiä ja tarkastella sivuston kaikkea sisältöä.

Valvonta

Microsoft SharePoint Foundation 2010:ssä on valvontaominaisuuksia, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat seurata luotettavasti, miten käyttäjät käyttävät tiettyä sisältöä.

Kun SharePoint Foundation -järjestelmänvalvojat ottaa valvontaominaisuuden käyttöön, palvelin tallentaa automaattisesti SharePoint-sisältötietokantaan tiettyjä käyttäjän suorittamia toimintoja. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi tarkasteleminen ja muokkaaminen sekä sisään- ja uloskirjaaminen. Palvelin kirjaa jokaista kirjattavaa toimintoa kohden tunnistetietoja tiedostosta ja toiminnosta sekä käyttäjän SharePoint-käyttäjätunnuksen. Microsoftille ei lähetetä mitään tietoja osana tämän toiminnon käyttöä.

Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti poissa käytöstä, ja se on vain sellaisten SharePoint-sivustojen järjestelmänvalvojien käytettävissä, joihin sisältö on tallennettu.

Tietojen kerääminen Accessissa

Access 2010:n avulla voit kerätä tietoja sähköpostitse lähettämällä html-muotoisia tai Microsoft InfoPath 2010 perustuvia lomakkeita. Kun lähetät tiedonkeruusähköpostiviestin, kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet kerätään ja tallennetaan Access-tietokantaan. Näiden tietojen avulla voit seurata vastaanottajilta saatuja tietoja ja lähettää heille sähköpostiviestejä myöhemmin. Voit valita, että sähköpostin kautta lähetetyt tiedot tallennetaan tietokantaan automaattisesti tai manuaalisesti.

Nimen tallennussijainti

Tietyissä tapauksissa Access 2010 tallentaa nimesi, jotta saat paremman käyttökokemuksen, kun käytät joitakin ominaisuuksia. Nimesi tallennetaan esimerkiksi seuraaviin sijainteihin:

• Tekijän kentät

• AuthorName-tiedosto-ominaisuus

Voit poistaa nimesi näistä kentistä ja ominaisuuksista seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-kohdassaAsetukset ja valitse sitten Nykyinen tietokanta.

3. Valitse Sovelluksen asetukset -kohdassa Poista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennuksen yhteydessä -valintaruutu.

Voit poistaa nimesi ja nimikirjaimesi Nimi - ja Nimikirjaimet-kentistä .

Muiden yritysten luomat Microsoft Office -ratkaisut saattavat myös sisällyttää nimesi tai muita henkilökohtaisia tietojasi tiedostoon liittyviin mukautettuihin ominaisuuksiin.

Jos käytössäsi on Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc tai muita ominaisuuksia, joiden avulla voit muodostaa yhteyden suoraan toiseen tietolähteeseen, valtuutustietosi (käyttäjätunnus ja salasana) saatetaan tallentaa Access-tietokantaan. Jos haluat muuttaa tai poistaa näitä valtuutustietoja, sinun on muutettava yhteyden ominaisuuksia asianmukaisesti.

Digitaaliset allekirjoitukset

Digitaalinen allekirjoitus on valinnainen ominaisuus, jonka avulla voit todentaa sinulle Access-tietokannan lähettäneen henkilön tunnistetiedot. Digitaalinen allekirjoitus on allekirjoitettavan Access-tietokannan tietojen yksilöllinen salattu arvo. Kun lähetät Access-tietokannan digitaalisella allekirjoituksella, allekirjoitus lähetetään vastaanottajalle sekä Access-tietokannan tiedot ja luotettava digitaalinen varmenne (lähettäjältä). Digitaalisen varmenteen myöntää varmenteen myöntäjä, kuten VeriSign, ja se sisältää tietoja lähettäjän todentamiseksi ja sen varmistamiseksi, että Access-tietokannan alkuperäistä sisältöä ei ole muutettu. Access saattaa automaattisesti ottaa yhteyttä varmenteen myöntäjään verkossa digitaalisen allekirjoituksen vahvistamiseksi.

Kun allekirjoitat Access-tietokannan, näet valintaikkunan, jossa näkyvät digitaaliseen allekirjoitukseen sisältyvät tiedot, kuten järjestelmän päivämäärä ja aika, käyttöjärjestelmän versionumero, Microsoft Office -versionumero ja Access 2010 :n versionumero.

Tietokannan suojaus

Tietokannan suojauksen avulla voit suojata Access 2010 -tietokannan salaamalla sen salasanalla.

Voit salata tietokannan salasanalla seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tiedot ja valitse sitten Salaa salasanalla.

3. Kirjoita salasana Salasana - ja Vahvista-ruutuihin .

Kirjoittamaasi salasanaa ei tallenneta tiedoston mukana, ja sen avulla luodaan näppäimiä tiedoston salaamiseksi. Voit halutessasi poistaa tietokannan salasanan ja salauksen. Voit poistaa salauksen seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tiedot ja valitse sitten Pura tietokannan salaus.

3. Kirjoita salasana Salasana-ruutuun .

Tietojen tallentaminen välimuistiin ja synkronointi

Access 2010 -tietokantojen tai Access-tietokantoihin linkitettyjen ulkoisten taulukoiden sisältämät tiedot saatetaan tallentaa paikallisesti tietokoneeseesi Access-taulukkona tietokannassasi. Tämä auttaa parantamaan Access 2010:n suorituskykyä. Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikossa Asetukset.

3. Valitse Nykyinen tietokanta -välilehti.

4. Valitse Älä koskaan välimuisti.

Microsoft Office Web Application -tiedostot

Tietyt Access 2010 -tiedostot lataavat tietoja Internetistä tai intranetista. Tämä lähettää tietokoneen perustiedot tietojen lähteeseen. Valintaikkuna kysyy, haluatko lähettää nämä tiedot, kun avaat julkaistun sovelluksen ensimmäisen kerran. Voit hylätä tämän valintaikkunan tulevia pyyntöjä varten valitsemalla Älä näytä tätä viestiä uudelleen -valintaruudun.

Selainohjausobjekti

Kun avaat lomakkeen Access 2010 -tiedostossa, jossa on selainohjausobjekti, sovelluksesi tiedot saatetaan lähettää selaimen ohjausobjektin määrittämään Internet-sivustoon.

Access-funktiot

Kun avaat Access 2010 -tiedoston, kyseisessä tiedostossa voi olla funktioita käyttävä lauseke, kuten CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups tai IsCurrentWebUserInGroup. Tiedosto voi sisältää funktioita, jotka noutavat käyttäjänimen, kirjautumisnimen, sähköpostiosoitteen tai tietoja siitä, mitkä käyttäjäryhmät ovat SharePoint-sivustosta. Nämä tiedot tallennetaan oletusarvoisesti Access 2010 -tiedostoon offline-tilassa. Voit halutessasi olla tallentamatta näitä tietoja tiedostoon seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikossa Asetukset.

3. Valitse Nykyinen tietokanta.

4. Valitse Välimuistin verkkopalvelu- ja SharePoint-taulukot -kohdassa Käytä Välimuistimuotoa, joka on yhteensopiva Microsoft Access 2010:n tai uudemman version kanssa -valintaruutu ja valitse sitten joko Tyhjennä välimuisti suljettavassa -valintaruutu tai Älä välimuistia -valintaruutu.

Sivun alkuun