Organisaatiokaavion luominen Visiossa

Organisaatiokaavio (organisaatiokaavio) on raportointihierarkian kaavio, jota käytetään yleisesti työntekijöiden, otsikoiden ja ryhmien välisten suhteiden näyttämiseen.

Organisaatiokaaviot voivat vaihdella yksinkertaisista kaavioista (kuten viereisessä kuvassa) suuriin ja monimutkaisiin kaavioihin, jotka perustuvat ulkoisen tietolähteen tietoihin. Organisaatiokaavion muodoissa voi näkyä perustietoja, kuten nimi ja otsikko, tai tietoja, kuten osasto ja kustannuskeskus. Voit myös lisätä kuvia organisaatiokaavion muotoihin.

Organisaatiokaavio

Yksinkertaisen organisaatiokaavion luominen

Kun haluat luoda pienen organisaatiokaavion, jossa on oletustietokentät, toimi seuraavasti:

Valitse Tiedosto-välilehdessäUusi, valitse Organisaatiokaavio, valitse Metriyksiköt tai Yhdysvaltain mittayksiköt ja valitse sitten Luo.
Valitse Peruuta , kun näkyviin tulee Ohjattu organisaatiokaavion luominen -valintaikkuna, jos haluat luoda yksinkertaisen organisaatiokaavion, jossa on oletustietokentät.
Organisaatiokaavio-välilehden vaihtoehdot näyttävät erilaisia muotoja, joita voit käyttää organisaatiosi jäsenille heidän sijaintiensa perusteella.

Huomautus: Lisätietoja tietojen lisäämisestä muotoihin on artikkelissa Tietojen lisääminen muotoihin.
Jos haluat yhdistää muodot automaattisesti, vedä alimuodot ylivertaisiin muotoihin organisaatiohierarkian mukaan tai voit muodostaa yhteyden manuaalisesti yhdistinmuotojen avulla. Kirjoita kullekin nimi ja otsikko ja lisää halutessasi myös jäsenten kuva.
Voit järjestää organisaatiokaavion asettelun, tilan muotojen väliin, muotojen korkeuden ja leveyden käyttämällä Organisaatiokaavio-välilehden eri komentoja ja asetuksia.

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti uudesta arvotaulukosta

Voit käyttää tätä menetelmää, jos haluat muuttaa tai lisätä lisätietoja, sitten oletustietokenttiä, eikä tietoja ole vielä toisessa ohjelmatiedostossa.

Valitse Tiedosto-välilehdessäUusi, valitse Organisaatiokaavio, valitse Metriyksiköt tai Yhdysvaltain yksiköt ja valitse sitten Luo.
Valitse ohjatun organisaatiokaavion luomisen ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka kirjoitan ohjatun toiminnon avulla, ja valitse sitten Seuraava.
Valitse Excel tai Erotinmerkeillä erotettu teksti, kirjoita uuden tiedoston nimi ja valitse sitten Seuraava.

Huomautus: Jos valitset Excelin, näyttöön avautuu Microsoft Office Excel -laskentataulukko, jossa on esimerkkitekstiä. Jos valitset Erotinmerkeillä eroteltu teksti, Näyttöön avautuu Microsoftin Muistio-sivu, jossa on esimerkkitekstiä.
Kun excel tai muistio avautuu, käytä esimerkkitekstiä esimerkkinä siitä, millaisia tietoja haluat sisällyttää, ja kirjoita tiedot sen päälle, mitä siinä on.

Tärkeää: Älä poista Nimi - ja Reports_to-sarakkeita , mutta voit muuttaa, poistaa tai lisätä muita organisaatiokaavioon mahdollisesti tarvitsemiasi sarakkeita.
Sulje joko Excel- tai Muistio-tiedosto tietojen lisäämisen jälkeen ja jatka valitsemalla Seuraava .
Jos haluat sisällyttää kuvia organisaatiokaavioon, valitse Älä sisällytä kuvia organisaatiokaavioon, muussa tapauksessa valitse Etsi kansio, joka sisältää organisaatiosi kuvat. Noudata tämän sivun muita ohjeita ja jatka valitsemalla Seuraava .
Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla voit määrittää, kuinka paljon organisaatiotasi näytetään kullakin sivulla. Voit valita Haluan määrittää, kuinka suuri osa organisaatiostani näkyy kullakin sivulla, tai voit antaa ohjatun toiminnon määrittää kunkin sivun automaattisesti valitsemalla Haluan, että ohjattu toiminto jakaa organisaatiokaavion automaattisesti eri sivuille.
Jos haluat hyperlinkkeä ja synkronoida työntekijämuodon sivujen yli, valitse vaihtoehdot Hyperlinkkityöntekijä-muoto sivuilla ja Synkronoi työntekijä -muoto sivuilla.
Kun olet tehnyt kaikki valinnat, valitse Valmis.

Huomautus: Tietyt ohjeet ovat käytettävissä useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla. Pääset ohjeeseen painamalla F1-näppäintä tai valitsemalla Ohje-painikkeen .

Organisaatiokaavion luominen automaattisesti aiemmin luodun tietolähteen avulla

Tämä menetelmä on paras tapa, jos organisaatiokaavioon sisällytettävät tiedot ovat jo asiakirjassa, kuten Microsoft Office Excel -laskentataulukossa, Microsoft Exchange Server hakemistossa, ODBC-yhteensopivassa tietolähteessä tai Org Plus -tekstitiedostossa.

Varmista, että taulukossa tai laskentataulukossa on sarakkeita työntekijöiden nimille, yksilöiville tunnuksille ja kenelle.

Huomautus: Voit nimetä sarakkeet haluamallasi nimellä. Kun suoritat ohjatun organisaatiokaavion luomisen, voit tunnistaa, mitkä sarakkeet (tai kenttien nimet) sisältävät nimen, tunnuksen ja raportin.
- Työntekijän nimi Työntekijän nimi näkyy organisaatiokaaviomuodossa samalla tavalla kuin tässä kentässä.
- Yksilöllinen tunnus Jos kukin nimi ei ole yksilöllinen, sisällytä sarake, jossa on yksilöllinen tunniste, kuten työntekijän tunnusnumero, jokaiselle työntekijälle.
- Kenelle työntekijä raportoi Tähän kenttään on annettava jokaisen päällikön yksilöivä tunniste, joko nimi tai päällikön tunniste. (Organisaatiokaavion ylimmällä tasolla olevien työntekijöiden kohdalla tämä kenttä jätetään tyhjäksi.)
Valitse Tiedosto-välilehdessäUusi, valitse Organisaatiokaavio, valitse Metriyksiköt tai Yhdysvaltain yksiköt ja valitse sitten Luo.
Valitse ohjatun toiminnon ensimmäisellä sivulla Tiedot, jotka on jo tallennettu tiedostoon tai tietokantaan , ja jatka valitsemalla seuraava.
Valitse tiedostotyyppi, johon organisaatiosi tiedot tallennetaan, valitsemalla Selaa ja selaamalla sitten tämän tiedoston sijaintiin. Valitse kieli, jota haluat käyttää ohjatussa kaavion luomisessa, ja jatka valitsemalla Seuraava .
Valitse ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla datatiedoston sarake (kentät), joka sisältää organisaatiosi määrittävät tiedot, kuten Nimi, Raportit kohteeseen ja Etunimi. Jatka valitsemalla Seuraava.
Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla voit määrittää näytettävät kentät Käyttämällä Lisää- ja Poista-painikkeita ja kenttien näyttöjärjestystä ylä- ja alanuolipainikkeilla. Jatka valitsemalla Seuraava.
Ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla voit valita datatiedostosta kentät, jotka haluat lisätä organisaatiokaavion muotoihin muodon tietokentinä. Jatka valitsemalla Seuraava.
Jos haluat sisällyttää kuvia organisaatiokaavioon, valitse Älä sisällytä kuvia organisaatiokaavioon, muussa tapauksessa valitse Etsi kansio, joka sisältää organisaatiosi kuvat. Noudata tämän sivun muita ohjeita ja jatka valitsemalla Seuraava .
Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla voit määrittää, kuinka paljon organisaatiotasi näytetään kullakin sivulla. Voit valita Haluan määrittää, kuinka suuri osa organisaatiostani näkyy kullakin sivulla, tai voit antaa ohjatun toiminnon määrittää kunkin sivun automaattisesti valitsemalla Haluan, että ohjattu toiminto jakaa organisaatiokaavion automaattisesti eri sivuille.
Jos haluat hyperlinkkeä ja synkronoida työntekijämuodon sivujen yli, valitse vaihtoehdot Hyperlinkkityöntekijä-muoto sivuilla ja Synkronoi työntekijä -muoto sivuilla.
Kun olet tehnyt kaikki valinnat, valitse Valmis.

Huomautus: Tietyt ohjeet ovat käytettävissä useimmilla ohjatun toiminnon sivuilla. Pääset ohjeeseen painamalla F1-näppäintä tai valitsemalla Ohje-painikkeen .

Työryhmien osoittaminen ryhmäkehystä tai pisteviivoja käyttämällä

Kun olet luonut organisaatiokaavion, voit järjestää tiedot uudelleen niin, että ne kuvaavat virtuaalisia työryhmäsuhteita. Siirrä yhteen kuuluvat muodot lähelle toisiaan ja lisää sitten pisteviivayhdistimet, jotka osoittavat raportointirakenteet, tai korosta virtuaalinen työryhmä käyttämällä Ryhmäkehys-muotoa. Pisteviivoja käytetään samalla tavalla kuin tavallisia yhdistimiä. Ryhmäkehys on pohjimmiltaan muokattu suorakulmiomuoto, jonka avulla voit ryhmitellä ja nimetä tiimejä visuaalisesti.

Organisaatiokaavio, jossa on ryhmäkehys ja pisteviivasuhde

Luotujen organisaatiokaavioiden päivittäminen

Organisaatiorakenteen muutosten huomioon ottamiseksi sinun on päivitettävä organisaatiokaavio manuaalisesti tai luotava uusi kaavio. Jos luot uuden kaavion, aiempaan kaavioon tehtyjä mukautuksia ei sisällytetä uuteen kaavioon. Jos teemoja tai valokuvia on lisätty muotoihin, ne on lisättävä uudelleen, jotta kaaviot näyttävät samanlaisilta.

Jos muodot on linkitetty tietoihin, tiedot päivitetään normaalisti , kun päivität tiedot, mutta vain olemassa olevien muotojen sisällä. Tietojen päivittäminen ei lisää tai poista muotoja.