Yhteenveto
Harkitse seuraavaa skenaariota.
-
Luot kokouksen, joka sisältää jakeluluettelon (DL) osallistujana.
-
Avaat kokouksen myöhemmin ja huomaat, että osallistuja näkyy erikseen, vaikka hän on myös DL:n jäsen.
-
Poistat tämän yksittäisen osallistujan.
Kun suljet kokouksen, sinua pyydetään tallentamaan muutokset ja lähettämään päivitys. Kun teet näin, osallistujaluettelosta poistettu yksittäinen osallistuja saa sekä kokouksen peruutuksen että kokouksen päivityksen.Jos osallistujalla on Microsoft Exchange Server 2007- tai Exchange Server 2010 -postilaatikko, Exchange Calendar Attendant käsittelee kokouksen peruutuksen ja päivityksen automaattisesti. Koska kokouksen peruutus vastaanotetaan ennen kokouksen päivitystä, Outlook merkitsee peruutuksen ei-ajankohtaiseksi tai vanhentuneeksi. Vanhentunut kohde poistetaan automaattisesti. Kun uusin päivitys käsitellään, kokous asetetaan alustavaan tilaan vastaanottajan kalenterissa. Näin tapahtuu, vaikka vastaanottaja olisi hyväksynyt kokouksen aiemmin.
Lisätietoja
Yhteenveto-osassa kuvattu toimintatapa on rakenteen mukaan. Kokouksen järjestäjä voi huomata, että myös yksittäinen osallistuja on DL:n jäsen. Tässä tapauksessa järjestäjä voi yrittää tyhjentää osallistujaluettelon poistamalla yksittäisen osallistujan. Jos järjestäjä poistaa yksittäisen osallistujan ja lähettää sitten kokouspäivityksen, osallistuja saa kaksi kokouspäivitystä. Ensimmäinen päivitys on peruutus. Yksittäinen osallistuja sai tämän, koska hänet poistettiin kokouksesta. Toinen päivitys on kokouspäivitys, jonka osallistuja saa DL:n jäsenenä. Näin varmistat, että kokous pysyy osallistujan kalenterissa odotetulla tavalla.Kun osallistuja poistetaan DL:n sisältävästä kokouksesta, Outlook ei näytä lähetä päivityksiä -kehotetta vain lisätyille tai poistetuille osallistujille. Jos Outlook sallii tämän, yksittäinen osallistuja saa vain kokouksen peruutuksen. Tämä ei ole toivottua toimintaa, ja siksi Outlook näyttää vain Tallenna muutokset ja lähetä päivitys -kehotteen.
Kokousvastaukset
Kun luot uuden kokouksen, Pyydä vastauksia -vaihtoehto on oletusarvoisesti käytössä. Kun osallistuja hyväksyy tai hylkää kokouskutsun, sinulle lähetetään automaattisesti kokousvastaus. Kokouksen vastaukset käsitellään Exchange Server tai Outlook-asiakasohjelmassa. Jos osallistuja on DL:n jäsen, hänet lisätään osallistujaluetteloon yksittäisenä osallistujana. Näin heidän vastaustaan voidaan seurata erikseen.
