Käytetään kohteeseen
Access 2010

Voit käyttää Pivot-taulukko- ja Pivot-kaavionäkymiä, kun haluat joko tehdä vuorovaikutteisia tietojen analyyseja tai luoda dynaamisia, vuorovaikutteisia kaavioita. Tässä artikkelissa kerrotaan kunkin näkymän luomiseen ja mukauttamiseen tarvittavista vaiheista.

Sisältö

Lisätietoja Pivot-taulukkonäkymistä

Pivot-taulukko on vuorovaikutteinen taulukko, joka yhdistää ja vertaa nopeasti suuria tietomääriä. Voit kiertää sen rivejä ja sarakkeita, jotta näet lähdetietojen eri yhteenvedot, ja voit näyttää kiinnostavien alueiden tiedot. Käytä Pivot-taulukkoa, kun haluat analysoida toisiinsa liittyviä summia, etenkin kun sinulla on pitkä luettelo yhteen laskettavia lukuja ja haluat verrata useita tietoja kustakin luvusta.

Esimerkki Pivot-taulukkonäkymästä

Seuraavassa kuvassa näkyy laskutietojen kysely Pivot-taulukkonäkymässä. Tässä näkymässä näkyvät vain yhteenvetoarvot.

Pivot-taulukkonäkymä

Maa-kenttä suodatetaan näyttämään vain Yhdysvallat tiedot.

Mukautettu alue -kenttä on mukautettu ryhmäkenttä. Mukautettujen ryhmäkenttien avulla voit ryhmitkellä kohteita haluamallasi tavalla tietojen analysointia varten. Tässä Kaupunki-kohteet on ryhmitelty kahteen luokkaan: Länsirannikko ja Muu maa.

Trans-kokonaisarvo näyttää prosentteina niiden tapahtumien kokonaisarvon, joita myyjä käsittelee kummallakin alueella.

Ei. of Trans näyttää myyjän käsittelemien tapahtumien määrän kullakin alueella.

Edellisessä kuvassa voit helposti vertailla eri myyjien ja alueiden tietoja. Koska taulukko on vuorovaikutteinen, voit nopeasti muuttaa suodattimia, summia ja näytettävien tietojen tasoa, jotta voit analysoida tietoja eri tavoin.

Sivun alkuun

Yksityiskohtaisten tietojen katselu

Voit napsauttaa plusmerkkiä (+) myyjän oikealla puolella tai alueen alapuolella, jotta näet yksittäiset tietotietueet. Seuraavassa kuvassa on Anne Dodsworthin yksityiskohtaiset tiedot.

Yksityiskohtaisten tietojen katselu

Nämä tietokentät ovat pohjana olevassa tietuelähteessä.

Laskettu tietokenttä käyttää lauseketta, joka perustuu muihin tietokenttiin.

Anne Dodsworth hoiti nämä yksittäiset liiketoimet länsirannikon alueella.

Yhteenvetokentät ja tiedot näkyvät näkymän alareunassa.

Voit piilottaa vastaavat tiedot napsauttamalla myyjän tai alueen oikealla puolella olevaa miinusmerkkiä (-).

Huomautus:  Tietojen piilottaminen parantaa Pivot-taulukkonäkymän suorituskykyä.

Sivun alkuun

Yksittäisten kohteiden katselu

Jos sarakealueella on useita kenttiä, voit näyttää tai piilottaa alemman tason kohteita napsauttamalla kohteen vasemmalla puolella olevaa plus- (+) tai miinusmerkkiä (-). Jos esimerkiksi haluat näyttää yhteenvetoja tai yksityiskohtaisia tietoja länsirannikon jokaisesta kaupungista, napsauta länsirannikon vasemmalla puolella olevaa plusmerkkiä (+).

Seuraavassa kuvassa on yhteenveto länsirannikon ryhmän kunkin kaupungin arvoista.

Yksittäisten kohteiden katselu

Kaupunki-kentän kohteet, jotka on ryhmitelty mukautetun Länsirannikko-ryhmän alle.

Elginin yhteenvetotiedot.

Napsauttamalla tätä näet asiakkaat, jotka perustuvat Elginiin, sekä kunkin asiakkaan yhteenvetotiedot.

Napsauttamalla tätä näet Elginin tiedot.

Sivun alkuun

Pivot-taulukkonäkymän luominen

Voit myös luoda Pivot-taulukko- ja Pivot-kaavionäkymiä Access-kyselyille, -taulukoille ja -lomakkeille. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Voit luoda Pivot-taulukkonäkymän ja Pivot-kaavionäkymän Access-kyselyä varten.

Vaihe 1: Kyselyn luominen

Jos sinulla ei vielä ole kyselyä, jota haluat käyttää Pivot-taulukkonäkymässä, luo uusi kysely:

  • Valitse Luo-välilehdenKyselyt-ryhmässäOhjattu kyselyn luominen , jos haluat ohjatun toiminnon auttavan kyselyn luomisessa, tai Kyselyn rakennenäkymä , jos haluat luoda kyselyn itse.

Kun lisäät kenttiä kyselyn ruudukkoon, muista sisällyttää seuraavat tiedot:

  • Kentät, jotka sisältävät tiedot, joista haluat tehdä yhteenvedon (esimerkiksi valuuttamäärät tai muut numeeriset tiedot).

  • Kentät, joiden perusteella haluat verrata tietoja, kuten työntekijä, alue tai päivämäärä.

Jos aiot laskea Pivot-taulukon kohteita, sinun on sisällytettävä myös yksilöllinen tunnuskenttä laskettaville kohteille. Jos esimerkiksi haluat laskea laskujen määrän, kyselyssä on oltava laskutaulukon tunnus.

Lisätietoja kyselyjen luomisesta on artikkelissa Johdanto kyselyihin.

Vaihe 2: Kyselyn avaaminen Pivot-taulukkonäkymässä

  1. Jos kysely ei ole vielä avoinna, kaksoisnapsauta kyselyä siirtymisruudussa.

  2. Valitse Aloitus-välilehdenNäkymät-ryhmästäNäytä ja valitse sitten Pivot-taulukkonäkymä.Access näyttää tyhjän Pivot-taulukkonäkymän ilman kenttiä tai tietoja.

Vaihe 3: Tietokenttien lisääminen Pivot-taulukkonäkymään

Tässä vaiheessa lisätään kentät, jotka muodostavat Pivot-taulukkonäkymän rivi- ja sarakeotsikot, sekä tiedot ja suodatuskentät. Tämä edellyttää, että kenttäluettelo on näkyvissä.

  • Jos kenttäluettelo ei ole näkyvissä, valitse Rakenne-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmästä Kenttäluettelo.

Rivikenttien lisääminen

Rivikentät muodostavat Pivot-taulukon rivit. Tämän artikkelin alussa oleissa kuvissaMyyjä on rivikenttä.

Rivikentän lisääminen:

  • Vedä kenttä kenttäluettelosta Pivot-taulukossa avattavan rivin kentät -alueelle.

Voit myös lisätä suodatinkentän seuraavasti:

  1. Valitse kenttä kenttäluettelosta.

  2. Valitse kenttäluettelon alareunassa rivialue avattavasta luettelosta ja valitse sitten Lisää kohteeseen.

Sarakekenttien lisääminen

Kuten nimestä voi päätellä, sarakekentät muodostavat Pivot-taulukon sarakkeet. Tämän artikkelin alussa olevien kuvienKaupunki- ja Asiakastunnus-kentät ovat sarakekenttiä.

Sarakekentän lisääminen:

  • Vedä kenttä kenttäluettelosta Pivot-taulukossa avattavan sarakkeen kentät -alueelle.

Voit myös lisätä suodatinkentän seuraavasti:

  1. Valitse kenttä kenttäluettelosta.

  2. Valitse kenttäluettelon alareunassa avattavasta luettelosta Sarakealue ja valitse sitten Lisää kohteeseen.

Tietokenttien lisääminen

Tietokentät muodostavat Pivot-taulukon tietosolut. Tämän artikkelin alussa oleissa kuvissaTuotenimi-, Yksikköhinta- ja Määrä-kentät ovat kaikki tietokenttiä.

Tietokentän lisääminen:

  • Vedä kenttä kenttäluettelosta Drop Totals- tai Detail Fields Here -alueelle Pivot-taulukossa.

Voit myös lisätä suodatinkentän seuraavasti:

  1. Valitse kenttä kenttäluettelosta.

  2. Valitse kenttäluettelon alareunassa avattavasta luettelosta Tietoalue ja valitse sitten Lisää kohteeseen.

Suodatinkenttien lisääminen

Suodatinkentät ovat valinnaisia. Kun lisäät suodatinkentän, voit suodattaa koko Pivot-taulukon arvon mukaan. Esimerkiksi tämän artikkelin alussa olevassa ensimmäisessä kuvassaMaa-kenttä on lisätty suodatinkentäksi. Tämän seurauksena koko Pivot-taulukko voidaan suodattaa tiettyjen maiden mukaan.

Suodatinkentän lisääminen:

  • Vedä kenttä kenttäluettelosta avattavan suodattimen kentät tähän -alueelle Pivot-taulukossa.

Voit myös lisätä suodatinkentän seuraavasti:

  1. Valitse kenttä kenttäluettelosta.

  2. Valitse kenttäluettelon alareunassa avattavasta luettelosta Suodatinalue ja valitse sitten Lisää kohteeseen.

Kentän siirtäminen

  • Vedä kentän nimi haluamaasi sijaintiin. Muista vetää itse kentän nimi (esimerkiksi Myyjä) eikä yhtäkään kentän arvoa.

Kentän poistaminen

  • Valitse poistettava kentän nimi ja valitse sitten Rakenne-välilehden Aktiivinen kenttä -ryhmässä Poista kenttä.

    Huomautus:  Tämä toiminto poistaa kentän näkymästä, mutta kenttä on edelleen käytettävissä pohjana olevassa tietolähteessä.

Vaihe 4: Laskettujen tietokenttien ja summarivikenttien lisääminen näkymään

Laskettujen tietokenttien lisääminen

  1. Valitse Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmästäKaavat ja valitse sitten Luo laskettu tietokenttä.Access näyttää Ominaisuudet-valintaikkunan .

  2. Kirjoita Nimi-ruutuun lasketun kentän nimi.

  3. Kirjoita Nimi-ruudun alla olevaan suurempaan ruutuun laskutoimitus, jonka haluat suorittaa, esimerkiksi: Yksikköhinta * Määrä

    Vihje:  Kun kirjoitat laskutoimitusta, voit lisätä kenttiä laskentaan avattavan luettelon ja Ominaisuudet-valintaikkunan alareunassa olevan Lisää viittaus -painikkeen avulla.

  4. Valitse Muuta. Access lisää lasketun kentän kenttäluetteloon.

  5. Toista vaiheet 2–4 kaikille muille lasketuille kentille, jotka haluat luoda.

  6. Sulje Ominaisuudet-valintaikkuna.

  7. Lisää laskettu kenttä Pivot-taulukkoon Lisää tietokenttiä -osion ohjeiden mukaisesti.

Summarivikenttien lisääminen

  1. Varmista, että yksityiskohtaiset solut ovat näkyvissä: valitse sarakeotsikon otsikko ja valitse sitten Rakenne-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmästä Näytä tiedot.

  2. Valitse jokin niistä tietoarvoista, joiden summan haluat lisätä.

  3. Valitse Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmästäAutomaattinen laskeminen ja valitse sitten lisättävän summan tyyppi.

  4. Toista vaihe 3 minkä tahansa muuntyyppisen summan kohdalla, jonka haluat lisätä.

Vaihe 5: Kentän kuvatekstien muuttaminen ja tietojen muotoileminen

  1. Valitse Pivot-taulukossa muutettavan kentän otsikko.

  2. Valitse Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmästäOminaisuudet.

  3. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaKuvatekstit-välilehti .

  4. Kirjoita Kuvateksti-ruutuun haluamasi kuvateksti ja paina sitten ENTER-näppäintä.

  5. Määritä muut tekstityksiin haluamasi muotoiluasetukset.

  6. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaMuotoile-välilehti .

  7. Muotoile-välilehden komentojen avulla voit lajitella tietoja sekä muotoilla tekstiä ja soluja.

  8. Jos Pivot-taulukossa on summariviä, piilota tietokentät ja näytä vain kokonaiskentät valitsemalla Rakenne-välilehdessä Piilota tiedot.

  9. Toista vaiheet 3–7 ja määritä tekstitykset ja muotoilut kokonaiskentille.

Vihje:  Jos haluat näyttää summat prosentteina kokonaissummasta, valitse jokin kokonaissummista ja valitse sitten Rakenne-välilehdenTyökalut-ryhmässäNäytä muodossa ja valitse sitten, mihin loppusummaan haluat verrata (rivin summa, sarakkeen kokonaissumma jne.)

Vaihe 6: Tietojen suodattaminen, lajitteleminen ja ryhmitteleminen

  • Jos haluat suodattaa tietoja, napsauta minkä tahansa kentän nimen vieressä olevaa alanuolta ja valitse tai valitse sitten haluamasi suodatusruudut.

  • Tietojen ryhmitteleminen:

    1. Valitse Pivot-taulukossa arvot, jotka haluat ryhmitllä. Jos esimerkiksi haluat ryhmitellä useita kaupunkeja yhteen, napsauta ensimmäistä kaupunkia ja pidä CTRL-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat muita kaupunkeja, jotka haluat ryhmitellä.

    2. Napsauta valittua arvoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ryhmittele kohteet. Access luo mukautetun ryhmätason. Voit muuttaa ryhmän kuvatekstiä ja muotoilua kohdassa Vaihe 5: Kentän tekstityksen ja muotoilun tietojen muuttaminen kuvatulla tavalla.

Kun olet lisännyt ryhmittelytason, voit valita ryhmän ja tarkastella tai piilottaa ryhmän yksittäisiä kenttiä Rakenne-välilehden Laajenna kenttä- ja Kutista kenttä -komennoilla.

Sivun alkuun

Pivot-kaavionäkymän suunnitteleminen

Pivot-taulukkonäkymän ja Pivot-kaavionäkymän väliset erot

Pivot-kaavionäkymän asettelu on samanlainen kuin Pivot-taulukkonäkymässä, paitsi että pivot-taulukkonäkymät näyttävät oletusarvoisesti tietojen tiedot, kun taas Pivot-kaavionäkymissä näytetään tietojen summat tai yhteenvedot (yleensä summien tai määrien muodossa).

Myös rivi- ja sarakealueiden sijaan Pivot-kaavionäkymässä näkyvät sarjat ja luokka-alueet. Sarja on toisiinsa liittyvien arvopisteiden ryhmä, ja se esitetään selitteessä yleensä tietyllä värillä. Luokka koostuu yhdestä arvopisteestä kustakin sarjasta, ja sitä edustaa yleensä luokka-akselilla (x) oleva otsikko.

Muissa näkymissä taulukkoon, kyselyyn tai lomakkeeseen tekemäsi asettelumuutokset ovat riippumattomia objektin asettelusta Pivot-taulukko- tai Pivot-kaavionäkymässä. Pivot-taulukkonäkymässä tekemäsi asettelun muutos, kuten kentän siirtäminen rivialueelta sarakealueelle, näkyy kuitenkin Pivot-kaavionäkymässä ja päinvastoin.

Esimerkkejä Pivot-kaavionäkymästä

Ensimmäisessä Pivot-kaavionäkymän esimerkissä kuvataan viisi myyjää, joiden myyntisummat olivat suurimmat (yksikköhintojen kokonaismäärän mukaisesti) vuosina 1996–1998 Yhdysvallat. Jokainen arvomerkki ulottuu arvoakselin (y) arvoon, joka vastaa myytyjen yksiköiden hintojen summaa.

Myytyjen yksikköhintojen summat

Suodatinalueella Maa-kenttä suodatetaan näyttämään vain Usa:n yksikköhinnat.

Tietoalue näyttää myytyjen yksikköhintojen summat.

Piirtoalue tarjoaa taustan arvopisteiden merkinnöille.

Ruudukon avulla on helpompi nähdä, mihin arvoakselin merkit sijoittuvat.

Tämä arvomerkki edustaa yhtä luokkapistettä (tässä tapauksessa myyjää), joka koostuu kolmesta sarjapisteestä (tässä tapauksessa vuosina 1996, 1997 ja 1998).

Sarja-alue sisältää sarjakentän Tilauspäivä. Tämän kaavion oikeaan reunaan on lisätty selite, joka näkyy suoraan sarjakentän alapuolella.

Luokka-alue koostuu luokkaotsikoista; tässä tapauksessa luokkaotsikot ovat myyjien nimiä.

Akselin arvoselite sisältää viitekehyksen jokaista arvomerkkiä varten.

Samaa kaaviota voi "kääntää" tai käsitellä havainnollistamaan erilaisia analyyseja, kuten seuraavassa esimerkissä, jossa verrataan viiden suurimman maan/alueen tilauksia. (Huomaa, että tässä esimerkissä Myyjä-kenttä on nyt suodatinalueella, kun taas Maa-kenttä on luokka-alueella.

Myyjä ja maa

Sivun alkuun

Pivot-kaavionäkymän luominen

Seuraavat ohjeet perustuvat olettamukseen, että olet luonut Pivot-taulukkonäkymän edellä olevien ohjeiden mukaisesti.

Vaihe 1: Siirtyminen Pivot-kaavionäkymään

Valitse Rakenne-välilehdenNäkymät-ryhmästäNäytä ja valitse sitten Pivot-kaavionäkymä.

Vaihe 2: Kenttien lisääminen ja poistaminen Pivot-kaavionäkymässä

Tässä vaiheessa voit lisätä tai poistaa kenttiä kaaviosta. Kun poistat kentän kaaviosta, tiedot ovat edelleen käytettävissä kenttäluettelon kautta, mutta ne eivät näy kaaviossa.

Kentän lisääminen

  • Jos haluat lisätä kentän, vedä se kenttäluettelosta johonkin kaavion pudotusalueista. Vaihtoehtoisesti voit valita kentän kenttäluettelosta ja valita sitten kenttäluettelon alareunasta alueen, johon haluat lisätä kentän, ja valita sitten Lisää.

    • Jos et näe pudotusalueita, valitse Rakenne-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmästä Drop Zones (Pudotusalueet).

    • Jos kenttäluettelo ei ole näkyvissä, valitse Rakenne-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmästä Kenttäluettelo.

Kentän poistaminen

  • Jos haluat poistaa kentän, valitse sen otsikko kaaviosta ja paina sitten DELETE-näppäintä. Vaihtoehtoisesti voit vetää kentän pois kaaviosta.

Vaihe 3: Tietojen ryhmitteleminen, suodattaminen ja lajitteleminen

Jos haluat tehdä kaaviosta luettavamman, tiedot kannattaa ryhmitellä, suodattaa ja lajitella. Esimerkiksi tämän osan alussa olevassa kuvassa tilauspäivät on ryhmitelty vuosien mukaan niin, että kunkin vuoden yhteenvedot on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä sen sijaan, että joutuisit tarkastelemaan kutakin yksittäistä tilauspäivää. Lisäksi tiedot suodatetaan, jotta näet, millä viidellä myyjällä oli suurimmat myyntisummat. Lopuksi jokainen arvopisteen merkki lajitellaan sen kokonaisarvon mukaan nousevassa järjestyksessä, jotta on helppo nähdä, millä viidestä myyjästä myynti oli suurinta ja mikä oli pienin.

Tietojen ryhmitteleminen

  1. Valitse kentän nimi kaaviosta.

  2. Jos Ominaisuudet-valintaikkuna ei ole vielä näkyvissä, napsauta kentän nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaSuodatin ja ryhmä -välilehti.

  4. Valitse Ryhmittely-kohdanRyhmittelykohteet ryhmittelyperuste-luettelosta haluamasi ryhmittelyvaihtoehto. Voit esimerkiksi valita päivämääräkentässä Vuodet. Tekstikentässä voit ryhmitellä etuliitteen merkkien mukaan, esimerkiksi nimen kolme ensimmäistä merkkiä.

Tietojen suodattaminen

  1. Valitse kaaviosta arvopisteen merkki.

  2. Jos Ominaisuudet-valintaikkuna ei ole vielä näkyvissä, napsauta arvopisteen merkkiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse ominaisuudet.

  3. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunanSuodatin ja ryhmä -välilehden Suodattaminen-kohdassa suodatuksen tyyppi ja näytettävien kohteiden määrä. Jos esimerkiksi haluat nähdä viisi ylintä kohdetta, valitse Näytä luettelo -kohdassa Ylhäällä ja kirjoita sitten Kohteet-ruutuun5.

Tietojen lajittelu

  • Napsauta kaavion arvopisteen merkkiä hiiren kakkospainikkeella, valitse Lajittele ja valitse sitten haluamasi lajitteluvaihtoehto.

Vaihe 4: Kaaviolajin muuttaminen

  1. Napsauta kaavion tyhjää aluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta kaaviolajia.

  2. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunan vasemmanpuoleisesta luettelosta yleinen kaaviolaji.

  3. Valitse oikean reunan luettelosta haluamasi kaaviotyyppi.

Vaihe 5: Selitteen lisääminen

  1. Napsauta tyhjää kohtaa kaaviossa.

  2. Valitse Rakenne-välilehdenNäytä tai piilota -ryhmästä Selite.

Vaihe 6: Tekstin muokkaaminen ja muotoileminen

Akseleiden otsikot

  1. Valitse muotoillun akselin otsikko.

  2. Jos Ominaisuudet-valintaikkuna ei ole vielä näkyvissä, napsauta otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaMuotoile-välilehti ja kirjoita Tekstitys-ruutuun teksti, jonka haluat näkyvän.

  4. Valitse saman välilehden Tekstimuoto-kohdassa haluamasi muotoiluasetukset.

Arvopisteiden otsikot

  1. Napsauta arvopisteen otsikkoa (esimerkiksi yhtä luokka -akselin (x) otsikkoa.

  2. Napsauta selitettä uudelleen, jos haluat valita kaikki akselilla olevat otsikot.

  3. Jos Ominaisuudet-valintaikkuna ei ole vielä näkyvissä, napsauta jotakin selitteistä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

  4. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaMuotoile-välilehti ja valitse sitten haluamasi muotoiluasetukset.

Vaihe 7: Piirtoalueen muotoileminen

  1. Valitse piirtoalue napsauttamalla sitä. Piirtoalue on ruutu, joka sisältää arvopisteiden merkit.

  2. Jos Ominaisuudet-valintaikkuna ei ole vielä näkyvissä, napsauta piirtoaluetta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.

  3. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaReuna/täyttö-välilehti .

  4. Valitse piirtoalueelle haluamasi muotoiluasetukset.

  5. Valitse kaaviosta ruudukko.

  6. Valitse Ominaisuudet-valintaikkunassaViiva/merkki-välilehti .

  7. Valitse ruudukon muotoiluasetukset.

Sivun alkuun

Facebook LinkedIn Sähköposti

Tarvitsetko lisäohjeita?

Haluatko lisää vaihtoehtoja?

Tutustu tilausetuihin, selaa harjoituskursseja, opi suojaamaan laitteesi ja paljon muuta.

Microsoft 365 -tilaukseen kuuluvat edut

Microsoft 365 -koulutus

Microsoftin suojaus

Helppokäyttökeskus