Projektin muutospyyntöjen arvioiminen

Kirjoittanut Jane Suchan, PMP

Hallitsematon muutos on yksi projektipäällikön suurimmista vihollisista.     Siksi vankka muutoksenhallintaprosessi voi olla projektipäällikön paras ystävä. Kun otat tämän prosessin käyttöön, voit toimittaa asiakkaan pyytämät tiedot tarvittavassa aikataulussa ja sovitun budjetin puitteissa. Ilman muutosten hallintaa projektin laajuudesta tulee liikkuva kohde ja olet vaarassa menettää yhden tai useamman projektin onnistumistekijän. Mahdollisuus hallita ja hallita muutoksia, erityisesti projektin laajuus, on avain tavoitteiden saavuttamiseen ja tyypillinen suorituskykyilmaisin projektipäällikölle. Projektin muuttaminen on väistämätöntä, ja sinun on oltava valmis käsittelemään sitä, kun – ei jos – tapahtuu.

Muutoksenhallinnan ja byrokratian tasapainottaminen

Projektipäälliköiden yhtenä haasteena on tasapainottaa tarve hallita projektin muutosta ja välttää tarpeetonta byrokratiaa. Kysymys kuuluu: Missä on käännekohta? Koska jokainen projekti on yksilöllinen, piste, jossa muutoksen ohjausobjekti lopettaa arvon lisäämisen ja muuttuu byrokratiaksi, vaihtelee projektista toiseen.

Osa sidosryhmistäsi tai jopa projektitiimisi jäsenistä saattaa tuntea, että muutosten hallinnan käyttöönotto on tapa välttää pelätty vaikutusalueen hyypiö ja että et halua olla joustava ja tehdä sitä, mikä on parasta asiakkaalle ja yritykselle. On tärkeää hälventää tämä käsitys. Kerro heille, että se, mitä teet, on täysin päinvastaista: olet suorittamassa tehokasta prosessia pyydettyjen muutosten johdonmukaiseen arviointiin. Jos muutosten tekemistä pidetään hyvänä ideana, käytössäsi on prosesseja, joilla voit tarvittaessa vastata.

Sivun alkuun

Projektinmuutosten hallintasuunnitelma

Jotta voit reagoida nopeasti, projektin muutosten hallintasuunnitelmassa kuvataan, mitä tapahtuu poikkeamien ilmetessä. Sitä ei ole tarkoitettu estämään muutosta; Sen tarkoituksena on pikemminkin hahmotella prosessia, jossa tehdään selväksi, miten muutoksista tiedotetaan, miten päätöksiä tehdään ja miten projekti mukautuu vastaavasti.

Sivun alkuun

Muutosohjausobjektin käyttöönotto

Ota muutoksenhallintaprosessi käyttöön heti, kun luot perusaikataulun tärkeille toimitettäville toimitettäville toimiteille, kuten liiketoimintavaatimuksille ja aikatauluille. Projektiryhmän ja sidosryhmien – ja kaikkien muiden, joihin projektin muutokset vaikuttavat – on tarkistettava ja hyväksyttävä muutosten hallintasuunnitelma ennen kuin otat sen käyttöön.

Pienillä muutoksilla, joilla ei ole juurikaan vaikutusta projektin yleiseen onnistumiseen, ei pitäisi olla samoja tiukkoja kuin vaatimukset tai kriittisen polun aikataulun välitavoitteet. Projektin muutosten hallintasuunnitelmassa on oltava tila, kun tarvitaan virallinen projektin muutospyyntö (PCR). Esimerkki:

• Mitkä ovat aikataulun ja budjetin muutosten raja-arvot?

• Onko muutoksia, jotka edellyttävät aina muutospyyntöä?

• Mitä muutoksia muutosten hallintaprosessi voi ohittaa?

Yksi varoitus tässä: usein se on paljon pieniä muutoksia, jotka tekevät vahinkoa, eikä suuria, ilmeisiä muutoksia. Ota tämä huomioon määritettäessä PCR-ehtoja. Muutoksenhallintasuunnitelmassa on esimerkiksi määritettävä muutospyyntöluokat, kuten pää- tai aliluokat:

• Suuret muutokset    Näiden pitäisi olla pcr-tiedostona. Suuret projektimuutokset:

  • Vaikuttaa kriittisen polun vaatimuksiin tai työkohteisiin, mikä viivästyttää merkittäviä välitavoitteita tai projektin päättymispäivää tietyllä aikaprosentilla tai kestolla. Kullekin projektille on määritettävä merkittävät muutosehdot.

  • Tarvitset lisärahoitusta (dollareina tai prosentteina budjetista). Summa on jälleen määritettävä kullekin projektille.

• Pienet muutokset    Nämä rutiinimuutokset eivät edellytä PCR-tietokonetta. Pienet muutokset:

  • Älä vaikuta suunnitelmaan merkittävästi. Ne eivät pidennä välitavoitteiden tai projektiriippuvuuksien tehtävien valmistumispäivää.

  • Niillä ei ole kielteisiä taloudellisia vaikutuksia. Tämän seurauksena projektibudjetin varianssia ei tapahdu.

Sivun alkuun

Vinkkejä muutospyyntöjen arviointiin

Projektinmuutosten hallintasuunnitelmassa tulisi myös olla tietoa siitä, miten muutospyynnöt arvioidaan. On tärkeää, että tämän arvioinnin kriteerit määritetään ennen kuin sitä tarvitaan, jotta aikaa ei tuhlata yhteisymmärrykseen pääsemiseen. Näiden parametrien määrittäminen auttaa tasapainottamaan muutosta liiketoiminnan yleisten tavoitteiden ja etujen kanssa.

Seuraavassa on joitakin tyypillisiä kysymyksiä, jotka kannattaa ottaa huomioon muutospyyntöä arvioitaessa:

• Lisääkö tämä muutos liiketoimintavaatimuksia vai muuttaako se sitä?

• Onko olemassa kiertoa, vai onko tämä muutos tarpeen projektin yleisen onnistumisen kannalta?

• Edellyttääkö tämä muutos rahoituksen lisäämistä?

• Viivästyykö tämä projektin päättymispäivä?

• Vaikka muutoksella voi olla kielteinen vaikutus tähän projektiin, aiheuttaako se merkittäviä liiketoiminnan hyviä puolia, jotka tekevät siitä kannattavan?

• Onko tämän muutoksen säätäminen nyt järkevämpää kuin sen viivyttäminen? Maksaako viive lopulta yritykselle enemmän rahaa?

• Onko kaikkia sidosryhmiä, joita asia koskee, harkittu, ja kannattavatko he muutosta?

• Onko otettava huomioon sopimusvaikutuksia? Poistetaanko esimerkiksi ulkopuolisten toimittajien kanssa tehdyt sitoumukset tämän muutoksen vuoksi?

Sivun alkuun

Projektin muutospyyntöjen hyväksyminen

On myös tärkeää määrittää, ketkä voivat hyväksyä tai eivät voi hyväksyä pyydettyjä muutoksia. On yleistä määrittää erilaisia auktoriteetin tasoja, jotta rutiinimuutoksia voidaan käsitellä tehokkaasti, kun taas merkittävät muutokset saavat tarvittavan johdon huomion.

Kun ehdotettu muutos vaikuttaa projektin laajuuteen, sinun kannattaa pitää sitä liiketoimintapäätöksenä, joka edellyttää projektin sponsorin hyväksyntää. Jos tämä ei vaikuta laajuuteen, projektiryhmä ja sponsori voivat päättää, että projektipäälliköllä on valtuudet hyväksyä muutos tietyissä rajoissa. Joissakin projekteissa ohjaustaulujen muuttaminen luodaan ja kutsutaan säännöllisesti muutospyyntöjen käsittelyyn ja hyväksymiseen. Organisaatiossa voi olla erilaisia muutosohjaustauluja, jotka käsittelevät erityyppisiä muutospyyntöjä. Esimerkiksi teknisen muutoksen ohjaustaulu voi tarkastella tekniikkaan liittyviä ongelmia.

Yksi helppo tapa tehdä yhteenveto muutospyyntöjen hyväksymisohjeista on alla olevan kaltaisessa taulukossa, joka perustuu esimerkkiprojektiin:

Sivun alkuun

Suuri voitto

Projektiryhmät haluavat aina päästä projektin toteutukseen, joskus tehokkaan suunnittelun kustannuksella. On houkuttelevaa tehdä pikanäppäimiä ja olettaa, että selvität asiat samalla, kun siirryt. Kun muutosten hallintaprosessi on hyvin kehittynyt, ennen kuin muutoksia tapahtuu, sillä on suuria maksuja ja parempia projektin kokonaistuloksia. Kun poistat subjektiivisuuden muutosten hallinnasta, projektiryhmä pystyy käsittelemään vaihtelut tehokkaasti ja tehokkaasti. Hyvin harkittu, yksityiskohtainen muutosten hallintasuunnitelma, jonka projektiryhmän jäsenet ja sidosryhmät ovat hyväksyneet, säästää aikaa ja rahaa, mistä projektipäälliköt eivät koskaan saa tarpeekseen.

Sivun alkuun