Projektit Access -tietokantamallin käyttäminen

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, toimi seuraavasti:

• Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.

  Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokantaan luottaminen.

Työntekijöiden lisääminen

Jos haluat aloittaa Projektit-tietokantamallin käyttämisen, ensimmäinen vaihe on työntekijöiden lisääminen, jotta sinulla on joku, jolle voit määrittää projekteja ja tehtäviä. Näiden ohjeiden avulla voit lisätä työntekijöitä manuaalisesti, tai katso seuraavasta osiosta työntekijöiden lisääminen Outlookin yhteystiedoista.

1. Valitse Projektiluettelo-lomakkeessaTyöntekijäluettelo.

2. Täytä Työntekijäluettelo-lomakkeessa kunkin työntekijän tiedot.

3. Jos haluat antaa tarkempia tietoja työntekijästä, kaksoisnapsauta työntekijän nimeä Työntekijäluettelo-lomakkeessa ja kirjoita tiedot Työntekijän tiedot -lomakkeeseen.

4. Palaa Projektiluettelo-lomakkeeseen valitsemalla Sulje.

Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä kyseisen ohjelman työntekijöitä kirjoittamatta tietoja uudelleen.

1. Valitse Projektiluettelo-lomakkeessaTyöntekijäluettelo.

2. Valitse Työntekijäluettelo-lomakkeessaLisää Outlookista.

3. Valitse Lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

4. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Uuden projektin lisääminen

1. Valitse Projektiluettelo-lomakkeessaUusi projekti.

2. Täytä Projektin tiedot -lomakkeessa projektin tiedot ja valitse sitten Sulje.

Aiemmin luodun projektin muokkaaminen

1. Kaksoisnapsauta Projektiluettelo-lomakkeessa projektia, jota haluat muokata.

2. Lisää tai muokkaa projektin tietoja Projektin tiedot -lomakkeessa.

   Tehtävän lisääminen

   • Valitse Projektin tiedot -lomakkeessa Lisää tehtävä.

   • Täytä Tehtävän tiedot -lomakkeessa tehtävän tiedot ja valitse sitten Sulje.

     Access näyttää uuden projektin Projektin tiedot -lomakkeen Projektitehtävät-luettelossa.

     Tehtävän muokkaaminen

   • Valitse Projektin tiedot -lomakkeessa Projektitehtävät-välilehti .

   • Kaksoisnapsauta tehtävää, jota haluat muokata.

   • Muokkaa tehtävän tietoja Tehtävän tiedot -lomakkeessa ja valitse sitten Sulje.

     Lisää yhteinen tehtävä

     Yleisiä tehtäviä ovat tehtävät, joita käytetään usein monissa eri projekteissa, kuten budjetoimisessa tai koulutuksessa. Kun olet lisännyt yhteisen tehtävän, se voidaan lisätä mihin tahansa Projekti-tietokannan projektiin ilman, että tehtävän tietoja tarvitsee kirjoittaa uudelleen.

   • Valitse Projektin tiedot -lomakkeessa Yleiset tehtävät.

   • Valitse kunkin projektiin lisättävän yhteisen tehtävän vieressä oleva valintaruutu. Lisää uusia yleisiä tehtäviä luettelon loppuun.

   • Palaa Projektin tiedot -lomakkeeseen valitsemalla Sulje.

Projektiluettelon suodattaminen

Projektiluettelo-lomakkeessa voit suodattaa projektiluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.

1. Käytä suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

2. Valitse Tallenna suodatin.

3. Kirjoita Suodattimen tiedot -lomakkeeseen suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

4. Käytä Suodata suosikit -ruutua tallennetun suodattimen käyttämiseen tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).

Projektin tai työntekijän tietojen näyttäminen

Projektin tiedot -lomakkeen ja Työntekijän tiedot -lomakkeiden avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja projektista tai työntekijästä. Projektin tiedot -lomakkeen tai Työntekijän tiedot -lomakkeen näyttäminen:

• Kaksoisnapsauta Projektiluettelo-lomakkeessa tai Työntekijäluettelo-lomakkeessa kohdetta, jonka haluat nähdä.

Liitteiden lisääminen

Projektin tiedot -lomakkeessa, Tehtävän tiedot -lomakkeessa ja Työntekijän tiedot -lomakkeessa voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

• Kaksoisnapsauta missä tahansa Tiedot-lomakkeessaLiitteet-kenttää (kaksoisnapsauta Työntekijän tiedot -lomakkeessa kuvakuvaketta).

• Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.

• Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.

• Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

• Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.

Raporttien näyttäminen

Projektit-tietokanta sisältää useita raportteja, kuten avoimia projekteja, tehtävän tietoja, työntekijän osoitteistoa ja paljon muuta. Raportin näyttäminen:

• Valitse Projektiluettelo-lomakkeessa raportti, jonka haluat näyttää Raportit-luettelosta .

Raportin tulostaminen:

• Valitse Tiedosto > Tulosta.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.