Huomautus: Lisätietoja tietojen keräämisestä Access 2016 ja uudemmissa versioissa on artikkelissa Tuo, vie, SQL Server.
Voit kerätä tai päivittää tietoja sähköpostiviestien kautta Käyttämällä Microsoft Access 2007:ää tai Access 2010:tä Microsoft Outlook 2007:n tai Microsoft Outlook 2010 kanssa. Access opastaa sinua tietojenkeräyslomakkeen luomisessa ja lomakkeen lähettämisessä sähköpostiviestissä. Kun sähköpostin vastaanottajat palauttavat valmiit lomakkeet, voit määrittää, että kerätyt tiedot käsitellään ja tallennetaan automaattisesti määritettyyn Access-tietokantaan. Tämä tietojen keräämisen menetelmä voi säästää aikaa ja vaivaa, jotka yleensä liittyvät kopioinniin ja liittämiseen tai manuaaliseen tietojen syöttöprosessiin. Seuraavassa on joitakin tilanteita, joissa voit käyttää tätä prosessia tietojen keräämiseen:
Kyselyt Voit tehdä kyselyn ja koota tulokset luomalla ensin Access-tietokannan, jossa on tarvittavat taulukot tulosten tallentamista varten, luomalla kyselylomakkeen ohjatun toiminnon avulla ja lähettämällä ne sitten kyselyn osallistujille. Kun osallistujat vastaavat, kyselyn tiedot tallennetaan automaattisesti tietokantaan.
Tilaraportit Olipa kyseessä viimeisin varastotason tila tai odottavien ongelmien ajantasaiset tiedot, työryhmäsi voi pitää sinut ajan tasalla lähettämällä sinulle sähköpostiviestejä, jotka sisältävät ajantasaiset tiedot säännöllisin väliajoin.
Tapahtumien hallinta Kun järjestät konferenssia, koulutusta tai muita tapahtumia, voit lähettää sähköpostiviestinä yhden tai useamman lomakkeen, jossa kerätään yhteystietoja, matka- ja hotelliasetuksia ja niin edelleen. Jos päätät, että vastaukset käsitellään automaattisesti, osallistujat voivat muuttaa asetuksiaan milloin tahansa ilmoittamatta sinulle, ja sinulla on aina pääsy uusimpiin tietoihin päätöksentekoa varten.
Tässä artikkelissa kerrotaan, mitä tarvitset tämän prosessin käyttämiseen, miten pääset alkuun ohjatun toiminnon käytössä, ja annetaan sitten lisätietoja eri vaiheista, jotta voit tehdä mahdollisimman tietoisimman valinnan, kun seuraat ohjattua toimintoa.
Huomautus: Et voi lisätä kerättyjä tietoja, jos vastaanottaja on käyttänyt Hotmailia tai Yahoota tietojenkeräyslomakkeen lähettämiseen.
Ennen aloittamista
Jos keräät tietoja ensimmäistä kertaa sähköpostiviestien avulla, toimi seuraavasti:
-
Varmista, että olet asentanut tietokoneeseen seuraavat sovellukset:
-
Access 2007 tai Access 2010.
-
Outlook 2007 tai Outlook 2010. Outlookin on oltava asennettuna ja määritettynä tietokoneessa, jota käytät sähköpostiviestien lähettämiseen. Jos outlook on asennettu, mutta sitä ei ole vielä määritetty, käynnistä Outlook ja noudata ohjatun Outlookin käynnistystoiminnon ohjeita. Lisätietoja ohjatusta toiminnosta on Outlookin ohjeessa.
-
Jos aiot käyttää InfoPath-lomaketta, varmista, että InfoPath 2007 tai uudempi versio on asennettuna ja että vastaanottajien tietokoneisiin on asennettava myös InfoPath.
-
Sähköpostin vastaanottajilla on oltava joko InfoPath tai sähköpostiohjelma, joka tukee HTML-muotoa asennettuna tietokoneisiinsa, jotta he voivat tarkastella ja muokata lomaketta.
Lomake, jota käytetään tietojen keräämiseen sähköpostiviestien kautta, ei ole Access-lomake. Ohjattu toiminto luo erikoislomakkeen joko HTML- tai InfoPath-muodossa.
Määritä kohdetietokanta. Tietokanta voi olla joko .mdb- tai .accdb-muodossa. Lisäksi .mde- ja .accde-tiedostoja tuetaan. Jos et halua käyttää aiemmin luotua tietokantaa, sinun on luotava uusi tietokanta.
-
-
Määritä tai luo taulukot, joihin haluat lisätä sähköpostiviestien vastausten tiedot. Jos keräät tietoja aiemmin luotuja taulukoita varten, varmista, että taulukot eivät ole vain luku -muotoisia ja että sinulla on tarvittavat oikeudet lisätä tai päivittää niiden sisältöä.
Huomautus: Liite-, Laskuri-, OLE- ja Moniarvoiset-kenttätyyppejä ei voi kerätä sähköpostiviestien avulla
Jos tietojen keräämistoiminto täyttää vähintään kaksi taulukkoa, sinun on luotava valintakysely ja käytettävä sitä lomakkeen tietuelähteenä. Varmista, että kysely sisältää kaikki pohjana olevien taulukoiden pakolliset kentät. Jos käytät aiemmin luotua kyselyä, varmista, että kysely ei ole vain luku -muotoinen ja että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet sen sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen. Lisätietoja vähintään kahteen taulukkoon perustuvan kyselyn luomisesta on artikkelissa Johdanto kyselyihin.
Tallenna tiedot uusina tietueina seuraavissa tilanteissa:
-
Jos tiedot täytetään useisiin taulukoihin.
-
Jos kohdetaulukossa ei ole perusavainkenttää. Perusavainarvot tarvitaan kunkin vastauksen yhdistämiseksi aiemmin luotuun tietueeseen. Jos kohdetaulukossa ei ole perusavainkenttää, lisää se nyt tai määritä olemassa oleva kenttä, jossa on yksilöllisiä arvoja perusavaimena.
-
Jos kohdetaulukossa ei ole tietueita. Jos taulukko on tyhjä, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä tietueita.
-
Jos vastaanottajien sähköpostiosoitteita ei tallenneta kentäna tietokantaan. Kun keräät tietoja tietueiden päivittämistä varten, et voi kirjoittaa osoitteita manuaalisesti ohjatun toiminnon luomaan viestiin. Osoitekentän on oltava kohdetaulukossa tai taulukossa, jolla on yhteys kohdetaulukkoon.
Aloitusopas
-
Avaa tietokanta, johon kerätyt tiedot tallennetaan.
-
Jos haluat lisätä tiedot yhteen taulukkoon, valitse taulukko siirtymisruudussa. Jos haluat täyttää useita toisiinsa liittyviä taulukoita, valitse näihin taulukoihin sidottu kysely.
-
Käynnistä ohjattu toiminto jollakin seuraavista tavoista:
-
Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tietojen kerääminen -ryhmästä Luo sähköposti.
-
Napsauta taulukkoa tai kyselyä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kerää ja päivitä tiedot sähköpostitse.
Huomautus: Jos taulukossa ei ole kenttiä tai siinä on vain Laskuri-, OLE-objekti-, Liite- tai moniarvoiset hakukenttätyypit, Access näyttää seuraavan viestin: Valitussa taulukossa tai kyselyssä ei ole kenttiä, jotka tukisivat tietojen keräämistä sähköpostin avulla.
-
Jos taulukko sisältää kenttiä, jotka tukevat tietojen keräämistä, ohjattu toiminto käynnistyy. Jos kohdetaulukko tukee sekä tietojen lisäämistä että päivittämistä, ohjattu toiminto opastaa sinua tietojen keräämisessä sähköpostiviestien kautta.
Käytä seuraavia osia viitteenä kaikkiin kysymyksiin, joita sinulla saattaa olla prosessin seuraavien seitsemän päävaiheen aikana.
Valitse lähetettävän tietojen syöttölomakkeen tyyppi
Valitse lomaketyyppi itsellesi ja vastaanottajillesi helppokäyttöisyyden perusteella.
Valitse HTML-lomake HTML-lomaketta voi tarkastella ja muokata kuka tahansa käyttäjä, jonka sähköpostisovellus tukee HTML-koodia
Valitse Microsoft InfoPath -lomake Näet tämän vaihtoehdon vain, jos InfoPath on asennettu tietokoneeseesi. Valitse tämä vaihtoehto vain, jos kaikkien vastaanottajien tietokoneisiin on asennettu InfoPath ja Outlook. InfoPath-lomake tarjoaa paremman tietojen syöttö- ja muokkausympäristön,
Seuraavaksi näytettävä ohjatun toiminnon sivu määräytyy sen mukaan, tukeeko kohdeobjekti tietojen päivittämistä. Jos objekti on kahteen tai useampaan taulukkoon perustuva kysely tai jos se on taulukko, jossa ei ole perusavainkenttää tai ei sisällä tietueita, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä uusia tietueita, ja kehottaa valitsemaan lomakekentät. Kaikissa muissa tapauksissa ohjattu toiminto kehottaa määrittämään, haluatko lisätä tai päivittää tietoja, ennen kuin pyydät valitsemaan lomakekentät.
Valitse, kerätäänkö uusia tietoja vai päivitetäänkö olemassa olevia tietoja
Määritä, mitä haluat tehdä tiedoille. Käyttämäsi lomaketyyppi vaikuttaa siihen, kuinka monta uutta tietuetta vastaanottaja voi lähettää sinulle yhdellä vastauksella. Kun tietoja päivitetään, niiden tietueiden määrä, jotka vastaanottajan on päivitettävä, määrittää viestiin sisällytettävien valmiiksi täytettyjen lomakkeiden määrän.
Huomautus: Jos haluat lisätä uusia tietueita, kirjoita sähköpostiosoitteet sähköpostiviestin osoiteruutuun, kun viesti luodaan. Olemassa olevien tietojen päivittämiseksi vastaanottajien sähköpostiosoitteet on tallennettava pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentäksi tai liittyvään taulukkoon.
Keräämiesi tietojen määrittäminen
Kun valitset lomakkeeseen sisällytettävät kentät, kaikkia pohjana olevan taulukon tai kyselyn kenttiä ei tarvitse sisällyttää lomakkeeseen. Seuraavien ehtojen on kuitenkin täytyttävä:
-
Pakolliset kentät: Tähtimerkillä (*) merkityt kentät ovat pakollisia kenttiä. Jos keräät uusia tietueita, ohjattu toiminto sisällyttää automaattisesti kaikki kentät, joiden Pakollinen-ominaisuuden arvoksi on määritetty Kyllä. Jos jonkin tietueen pakolliset kentät ovat tyhjiä, Access ei voi lisätä tietuetta taulukkoon.
-
Kenttätyypit, joita ei tueta: Et voi sisällyttää lomakkeeseen tiettyjä kenttätyyppejä, kuten Laskuri-, Liite-, OLE-objekti- tai moniarvoisia hakukenttiä.
-
Perusavainkenttä: Käyttäjä voi kuitenkin kirjoittaa arvon kenttään tietueita lisätessään. vastausta ei käsitellä, jos määritetty arvo on jo käytössä.
Huomautus: Määritä kullekin sisällytetylle kentälle Kentän ominaisuudet -kohdassa otsikko ja valitse Vain luku - vaihtoehto, jos et halua käyttäjän muuttavan kyseisen kentän tietoja.
Automaattisen tai manuaalisen tietojenkäsittelyn määrittäminen
Voit valita vastausten automaattisen tai manuaalisen käsittelyn. Automaattinen käsittely tarkoittaa sitä, että kun saat vastaukset, Outlook ja Access vievät tiedot yhdessä tietokannan kohdetaulukoihin. Automaattinen käsittely voi säästää aikaa ja vaivaa. Manuaalinen käsittely tarkoittaa vain sitä, että aloitat vientitoiminnon tietojen siirtämiseksi määritetystä Kansiosta Outlookissa Accessin kohdetaulukkoon.
Vastaukset viedään kohdetaulukkoon, kunhan seuraavat ehdot täyttyvät, kun vastaukset tulevat postilaatikkoosi:
-
Outlookin on oltava jo käynnissä tietokoneessasi. Jos Outlook ei ole käynnissä, käsittely käynnistyy, kun käynnistät Outlookin seuraavan kerran.
-
Access ei saa olla salasanasuojattu, eikä sitä saa avata Yksinoikeudella-tilassa. Tietokannan nimi tai sijainti ei saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukoiden ja kyselyjen nimet ja lomakkeeseen sisältyvien kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet pohjana olevien taulukoiden ja kyselyn sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen.
Huomautus: Jos automaattinen käsittely epäonnistuu, yritä korjata mahdolliset ongelmat ja vie sitten epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti. Kaikki vastaukset, jotka pääsevät Saapuneet-kansioosi ongelmien ratkaisemisen jälkeen, käsitellään edelleen automaattisesti.
Vastausten automaattisen käsittelyn hallintaominaisuuksien määrittäminen
Jos haluat määrittää toisen Outlook-kansion, johon vastaukset tallennetaan, napsauta ohjatun toiminnon Vastausten käsittelytavan määrittäminen -sivulla kansion nimeä. Valitse Valitse kansio -valintaikkunassa toinen kansio tai luo uusi kansio valitsemalla Uusi .
Jos valitset Määritä ominaisuudet, jos haluat hallita vastausten automaattista käsittelyä tuontiasetusten muuttamiseksi tai hienosäätämiseksi, katso lisätietoja käytettävissä olevista vaihtoehdoista seuraavasta taulukosta:
|
Vaihtoehto |
Tulos |
|---|---|
|
Niiden vastausten hylkääminen, joille et lähettänyt viestiä |
Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain ne vastaukset, jotka viestin alkuperäiset vastaanottajat ovat lähettäneet, käsitellään automaattisesti. Muiden henkilöiden vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
|
Useiden vastausten hyväksyminen kustakin vastaanottajasta |
Valitse tämä valintaruutu, jos haluat, että vain kunkin vastaanottajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Toinen ja sitä seuraavat vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. Huomautus: Tämä asetus määrittää vain käsiteltävien vastausten määrän eikä yksittäisen vastauksen tietueiden määrää. Toisin sanoen, jos lähetät InfoPath-lomakkeen, käyttäjä voi lähettää sinulle useita tietueita yhdellä vastauksella ja Access käsittelee automaattisesti kaikki vastauksen tietueet, vaikka tätä valintaruutua ei olisi valittu. |
|
Vain olemassa olevien tietojen päivitysten salliminen |
Kun vastaanottajat päivittävät tietoja InfoPath-lomakkeen avulla, he voivat lähettää uusia tietueita olemassa olevien tietueiden päivitysten lisäksi. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat käsitellä vain aiemmin luotujen tietueiden päivitykset. |
|
Käsiteltävien vastausten määrä |
Kirjoita automaattisesti käsiteltävien vastausten kokonaismäärä (kaikilta vastaanottajilta). Jos haluat, että kaikki vastaukset käsitellään automaattisesti, kirjoita tekstiruutuun suuri arvo, kuten 5 000. Vastaukset, jotka vastaanotetaan sen jälkeen, kun määritetty arvo on saavutettu, tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
|
Päättymispäivä ja -aika |
Määritä, milloin tämän sähköpostiviestin vastausten automaattisen käsittelyn pitäisi pysähtyä. Tämän päivämäärän ja kellonajan jälkeen vastaanotetut vastaukset tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
Jos haluat muuttaa näitä asetuksia myöhemmin, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tietoja -ryhmästä Vastausten hallinta. Valitse Tietojen keräämisen viestien hallinta -valintaikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Viestin asetukset. Valintaikkunassa tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin myöhempään vastaukseen, jonka saat kyseiseen viestiin.
Vastausten manuaalinen käsittely
Jos haluat hallita sitä, milloin ja mitkä vastaukset käsitellään, älä valitse Automaattinen prosessi -vaihtoehtoa. Vastaukset tallennetaan määritettyyn kansioon Outlookissa, kunnes valitset kansion kunkin vastauksen ja napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitset sitten pikavalikosta Vie tiedot Microsoft Accessiin .
Joissakin tapauksissa sinun on ehkä myös käsiteltävä manuaalisesti vastaukset, joita ei voitu käsitellä automaattisesti.
Muista seuraavat asiat ennen tietojen viemistä
-
Access-tietokanta ei saa olla avoinna yksityisessä tilassa, eikä tietokannan nimeä tai sijaintia saa muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukoiden ja kyselyjen nimet ja lomakkeeseen sisältyvien kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet pohjana olevien taulukoiden ja kyselyn sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen.
Valitse, miten haluat määrittää vastaanottajien sähköpostiosoitteet
Jos keräät vain uusia tietoja, voit määrittää sähköpostiosoitteet kahdella tavalla:
-
Kirjoita sähköpostiosoitteet yksitellen Outlook-sähköpostiviestiin tai valitse osoitteet osoitteistosta.
-
Käytä nykyisen Access-tietokannan taulukon tai kyselyn sähköpostiosoitekenttää.
Huomautus: Kun keräät tietoja aiemmin luotujen tietueiden päivittämistä varten, et näe tätä valintaikkunaa, koska vastaanottajien sähköpostiosoitteiden on oltava käytettävissä tietokannan kenttänä.
Sähköpostiosoitteiden lisääminen suoraan Outlookissa
Jos määrität vastaanottajia Outlookissa, voit esikatsella ja mukauttaa viestiä ennen sen lähettämistä. Sähköpostiviestin tekstiosassa on lyhyt esittely ja lomake. On suositeltavaa, ettet tee muutoksia lomakkeeseen. Lomakerakenteen muutokset saattavat johtaa siihen, että vastausta ei käsitellä.
Tietokannan kenttään tallennettujen sähköpostiosoitteiden käyttäminen
Liitetyn taulukon valitseminen viittaa toisiinsa liittyviin taulukoihin. Jos haluat tarkastella tai muokata taulukoiden yhteyksiä tietokannassa, valitse Tietokantatyökalut. -välilehden Yhteydet-ryhmässäYhteydet
Lisätietoja yhteyksistä on artikkelissa Taulukoiden yhteyksien opas.
Vastaanottajien luettelon tarkistaminen ja määrittäminen
Viimeisessä tärkeässä vaiheessa voit esikatsella ja mukauttaa sähköpostiviestiä, hienosäätää vastaanottajaluetteloa ja lähettää sitten tiedonkeruuviestin.
Sähköpostiviestin luominen ja lähettäminen
Kun ohjattu toiminto ilmoittaa, että voit nyt luoda sähköpostiviestin ja näyttää, miten voit tarkastella sähköpostin tilaa Vastausten hallinta -komennolla, jotkin varoitusviestit saattavat tulla näkyviin. Seuraavassa taulukossa on kuvattu jokainen varoitus ja sen ratkaisemiseksi suoritettavat toimet:
|
Varoitussanoma |
Kuvaus |
S olution |
|---|---|---|
|
Jotkin tietueet eivät sisällä kelvollista osoitetta määritetyssä sähköpostiosoitekentässä. Näille riveille ei palauteta tietoja. |
Valitsemasi sähköpostiosoitekenttä sisältää tyhjäarvoja. |
Jos haluat kerätä tietoja jokaisesta tietueesta, poistu ohjatusta toiminnosta ja korvaa tyhjäarvot sähköpostiosoitteilla. Käynnistä sitten ohjattu toiminto uudelleen. |
|
Tietokannassa on tällä hetkellä yksinomainen lukitus. automaattinen käsittely epäonnistuu, kunnes lukitus vapautetaan. |
Tietokanta on avoinna yksinoikeudella. |
Jos päätit, että vastaukset käsitellään automaattisesti, käsittely epäonnistuu, koska Access ei voi lisätä tai päivittää tietokantaa, jossa on yksinomainen lukitus. Tietokannan sulkeminen ja avaaminen uudelleen ei-yksinoikeudellisessa tilassa heti viestin lähettämisen jälkeen |
|
Nämä sähköpostiviestit saattavat sisältää luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja. |
Keräät tietoja aiemmin luotujen tietueiden päivittämistä varten, ja lähetettävä lomake täydentyy valmiiksi olemassa olevien tietojen kanssa. |
Jos joissakin lomakekentissä on luottamuksellisia tietoja, palaa ohjatun toiminnon vaiheeseen, jossa valitsit kentät, ja poista luottamuksellisia tietoja sisältävät kentät lomakkeesta. |
Kun olet esikatselenut ja mukauttanut viestiä, voit suodattaa sähköpostiosoitteen kentän ja valita vastaanottajat. Valitse haluamasi sähköpostiosoitteet valitsemalla vastaavat valintaruudut. Jos näyttöön tulee valintaikkuna, jossa luetellaan virheelliset sähköpostiosoitteet, merkitse luettelossa olevat osoitteet muistiin ja valitse Lopeta. Tarkista virheelliset osoitteet, tee tarvittavat korjaukset ja yritä sitten lähettää viesti uudelleen.
