Access Student -tietokantamallin avulla voit seurata opiskelijoiden tietoja, kuten hätäyhteyshenkilöitä, lääketieteellisiä tietoja ja huoltajien tietoja. Voit myös hakea ja suodattaa opiskelijoita, seurata opiskelijoiden osallistumista, näyttää tai piilottaa sarakkeita sekä kartoittaa opiskelijoiden osoitteita.
Haluatko katsoa videon tämän mallin käyttämisestä? Katso tämä artikkeli Opiskelijoiden tietokantamallin käyttäminen.
Huomautus: Opiskelijat-tietokantamallia on päivitetty viime vuosina. Nämä ohjeet viittaavat ladattavissa olevan mallin uusimpaan versioon. Jos alla olevat vaiheet eivät vastaa näkemääsi, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.
Tietokannan käyttäminen
Tässä artikkelissa käsitellään Opiskelijoiden tietokantamallin käytön perusvaiheet.
Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten
-
Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää tervetulolomakkeen. Jos haluat estää tätä lomaketta näkymästä, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.
Aloita tietokannan käyttö sulkemalla Tervetulolomake.
-
Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.
Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokantaan luottaminen.
Opiskelijan hakeminen
Pikahaku-ruudun avulla voit nopeasti löytää opiskelijan Opiskelijaluettelo-lomakkeesta.
-
Kirjoita etsittävä teksti Pikahaku-ruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Access suodattaa luettelon näyttämään vain ne tietueet, jotka sisältävät hakemasi tekstin. Jos haluat palata koko luetteloon, valitse Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudun sisällä.)
Opiskelijaluettelon suodattaminen
Opiskelijaluettelo-lomakkeessa voit suodattaa opiskelijaluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.
-
Käytä suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.
-
Valitse Tallenna suodatin.
-
Kirjoita Suodattimen tiedot -lomakkeeseen suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.
-
Käytä Suodata suosikit -ruutua tallennetun suodattimen käyttämiseen tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).
Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen
Jotkin kentät (sarakkeet) piilotetaan oletusarvoisesti Opiskelijaluettelo-lomakkeessa . Näytettävien kenttien muuttaminen:
-
Valitse Näytä tai piilota kentät.
-
Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä oleva valintaruutu. Piilota sarake poistamalla valintaruudun valinta.
Näytä opiskelijan tiedot
Opiskelijatiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa opiskelijaa koskevia lisätietoja, kuten kuvia, huoltajia, hätätietoja ja osallistujatietoja. Opiskelijan tiedot -lomakkeen näyttäminen:
-
Valitse Opiskelijaluettelo-lomakkeessaAvaa sen kohteen vierestä, jonka haluat nähdä.
Kuvan lisääminen
Opiskelijatiedot-lomakkeessa voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.
-
Valitse kuvakehyksen alta Muokkaa kuvaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.
-
Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.
-
Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.
Huomautus: Voit liittää kuhunkin kohteeseen useita tiedostoja, mukaan lukien erilaisia tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.
Opiskelijoiden lisääminen Microsoft Outlookista
Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä kyseisen ohjelman opiskelijoita kirjoittamatta tietoja uudelleen.
-
Valitse Opiskelijaluettelo-lomakkeessaLisää Outlookista.
-
Valitse Lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.
-
Valitse Lisää ja valitse sitten OK.
Näyttää opiskelijan osoitteen kartan
Jos olet antanut opiskelijalle katuosoitteen Opiskelijan tiedot -lomakkeessa, voit näyttää kartan tästä sijainnista:
-
Valitse Valitse karttaan.
Raporttien näyttäminen
Opiskelijat-tietokanta sisältää useita raportteja, kuten kaikki opiskelijat, allergiat ja lääkkeet, hätäyhteystiedot, huoltajan tiedot ja paljon muuta. Raportin näyttäminen:
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa raporttia, jonka haluat näyttää.
Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.
Opiskelijoiden tietokannan muokkaaminen
Voit mukauttaa Opiskelijat-tietokantaa lisäämällä uuden kentän Opiskelijat-taulukkoon ja lisäämällä kentän sitten Opiskelijaluettelo-lomakkeeseen , Opiskelijatiedot-lomakkeeseen ja Kaikki opiskelijat - raporttiin.
Kentän lisääminen Opiskelijat-taulukkoon
-
Sulje kaikki avoimet välilehdet.
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Opiskelijat-taulukkoa .
-
Vieritä oikealle, kunnes näkyviin tulee Lisää uusi kenttä -niminen sarake. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita kentän nimi.
Kun kirjoitat tietoja sarakkeeseen ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin puolestasi.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin
Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen lomakkeeseen tai raporttiin.
-
Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
-
Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.
