Access-tehtävienhallinnan tietokantamallin avulla voit seurata työkohteiden ryhmää, joka sinun tai työryhmäsi on suoritettava. Voit myös hakea ja suodattaa tehtävän tietoja, näyttää tai piilottaa sarakkeita, lähettää sähköpostiviestejä ja yhdistää tehtävien omistajien osoitteet.
Haluatko katsoa videon tämän mallin käyttämisestä? Katso tämä artikkeli Tehtävienhallinnan tietokantamallin käyttäminen.
Huomautus: Tehtävienhallinnan tietokantamallia on päivitetty viime vuosina. Nämä ohjeet viittaavat ladattavissa olevan mallin uusimpaan versioon. Jos alla olevat vaiheet eivät vastaa näkemääsi, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.
Tietokannan käyttäminen
Tässä artikkelissa käsitellään tehtävienhallinnan tietokantamallin perusvaiheita.
Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten
-
Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää tervetulolomakkeen. Jos haluat estää tätä lomaketta näkymästä, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.
Aloita tietokannan käyttö sulkemalla Tervetulolomake.
-
Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.
Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokantaan luottaminen.
Tehtävän tai yhteystiedon hakeminen
Pikahaku-ruudun avulla voit nopeasti etsiä tehtävän Tehtäväluettelo-lomakkeesta tai yhteystiedon Yhteystietoluettelo-lomakkeesta.
-
Kirjoita etsittävä teksti Pikahaku-ruutuun ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Access suodattaa luettelon näyttämään vain ne tietueet, jotka sisältävät hakemasi tekstin. Jos haluat palata koko luetteloon, valitse Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudun sisällä.)
Tehtäväluettelon suodattaminen
Tehtäväluettelo-lomakkeessa voit suodattaa tehtäväluettelon ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.
-
Käytä suodattimia napsauttamalla lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.
-
Valitse Tallenna suodatin.
-
Kirjoita Suodattimen tiedot -lomakkeeseen suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.
-
Käytä Suodata suosikit -ruutua tallennetun suodattimen käyttämiseen tai poista suodatin valitsemalla (Tyhjennä suodatin).
Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen
Tehtäväluettelo-lomakkeessa ja yhteystietoluettelolomakkeessa jotkin kentät (sarakkeet) piilotetaan oletusarvoisesti. Näytettävien kenttien muuttaminen:
-
Valitse Näytä tai piilota kentät.
-
Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa -valintaruutu jokaisen näytettävän sarakkeen vieressä. Piilota sarake poistamalla valintaruudun valinta.
Tehtävän tai yhteystietojen näyttäminen
Tehtävän tiedot -lomakkeen ja Yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kohteesta. Tehtävän tiedot -lomakkeen tai Yhteystietolomakkeen näyttäminen:
-
Valitse Tehtävän tiedot -lomakkeessa tai Yhteystiedot-lomakkeessaAvaa sen kohteen vierestä, jonka haluat nähdä.
Liitteiden lisääminen
Tehtävän tiedot -lomakkeessa ja Yhteystiedot-lomakkeessa voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.
-
Valitse Tehtävän tiedot - lomakkeen kuvakehyksessä Lisää tai poista liitteitä.
Valitse Yhteystietolomakkeen kuvakehyksestä Muokkaa kuvaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.
-
Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.
-
Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.
Huomautus: Voit liittää kuhunkin kohteeseen useita tiedostoja, mukaan lukien erilaisia tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.
Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista
Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä kyseisen ohjelman yhteystietoja tai tehtävien omistajia kirjoittamatta tietoja uudelleen.
-
Valitse Yhteystietoluettelo-lomakkeessaLisää Outlookista.
-
Valitse Lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.
-
Valitse Lisää ja valitse sitten OK.
Yhteyshenkilön osoitteen kartan näyttäminen
Jos olet antanut yhteyshenkilölle katuosoitteen Yhteystiedot-lomakkeessa , voit näyttää kartan kyseisestä sijainnista:
-
Valitse Valitse karttaan.
Raporttien näyttäminen
Tehtävät-tietokanta sisältää useita raportteja, kuten aktiivisia tehtäviä, tehtävän tietoja, yhteystietojen osoitteistoa ja paljon muuta. Raportin näyttäminen:
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa raporttia, jonka haluat näyttää.
Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.
Tehtävienhallinnan tietokantamallin muokkaaminen
Mukauta Tehtävät-tietokantaa lisäämällä uusi kenttä Tehtävät-taulukkoon ja lisäämällä kenttä sitten Tehtäväluettelo-lomakkeeseen , Tehtävän tiedot - lomakkeeseen ja Tehtävän tiedot - raporttiin.
Kentän lisääminen Tehtävät-taulukkoon
-
Sulje kaikki avoimet välilehdet.
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Tehtävät-taulukkoa .
-
Vieritä oikealle, kunnes näkyviin tulee Lisää uusi kenttä -niminen sarake. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita kentän nimi.
Kun kirjoitat tietoja sarakkeeseen ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin puolestasi.
Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin
Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen lomakkeeseen tai raporttiin.
-
Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
-
Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.
