Tietojen kerääminen sähköpostin asetusten avulla -valintaikkunan avulla voit tarkastella ja muuttaa asetuksia, jotka määrittävät, miten Access käsittelee tiedonkeruusähköpostiviestin vastauksia. Asetukset koskevat kaikkia tulevia vastauksia sähköpostiviestiin, joka on valittuna tai luotavana.
Huomaa, että näihin asetuksiin tekemäsi muutokset eivät vaikuta vastauksiin, jotka ovat jo Outlookin postilaatikossa.
Valintaikkunan näyttäminen
-
Avaa tietokanta, joka sisältää viestin, jonka asetuksia haluat muuttaa.
-
Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Kerää tietoja -ryhmästä Vastausten hallinta.
-
Valitse Tietojen keräämisen viestien hallinta -valintaikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten Viestiasetukset.
Tuontiasetukset
Vastausten automaattinen käsittely ja tietojen lisääminen tietokantaan
Tämän asetuksen avulla Access voivat käsitellä vastauksia heti, kun ne ovat saapuneet Microsoft Office Outlook 2007 tai Microsoft Outlook 2010 Saapuneet-kansioon. Access 2007/2010 ja Outlook 2007/2010 vievät yhdessä kaikkien vastausten lomakkeen sisällön Accessin kohdetaulukoihin. Jos tätä valintaruutua ei ole valittu, sinun on käsitellä vastaukset manuaalisesti.
Lisätietoja vastausten automaattisesta ja manuaalisesta käsittelystä
Vastaukset viedään automaattisesti Outlookista Accessiin, jos seuraavat ehdot täyttyvät, kun vastaukset tulevat Outlook-postilaatikkoosi:
-
Outlook 2007 tai Outlook 2010 Outlook 2007:n tai Outlook 2010:n on oltava asennettuna tietokoneeseen. Jos ohjelma ei ole käynnissä, kun vastaus saapuu, käsittely alkaa, kun käynnistät Outlookin seuraavan kerran.
-
Access 2007 tai Access 2010 Access 2007:n tai Access 2010:n on oltava asennettuna tietokoneeseen.
-
Tietokanta Tietokantaa ei saa suojata salasanalla, eikä sitä saa avata yksityisessä tilassa. Tietokannan nimi tai sijainti ei saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukot ja kyselyt Määrittämiesi taulukoiden tai kyselyjen nimet ja pohjana olevien kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen. Jos esimerkiksi muutat kentän tietotyypin numerosta laskuriksi viestin lähettämisen jälkeen, vienti epäonnistuu.
-
Käyttöoikeudet Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet pohjana olevien taulukoiden ja kyselyn sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen.
Jos vähintään yksi ehto ei täyty, automaattinen käsittely epäonnistuu. Korjaa ongelmat ja vie epäonnistuneet vastaukset manuaalisesti. Kaikki vastaukset, jotka tulevat postilaatikkoosi ongelmien ratkaisemisen jälkeen, käsitellään edelleen automaattisesti.
Manuaalinen käsittely Jos haluat hallita sekä käsiteltävien vastausten että niiden käsittelyn aikana, valitse manuaalinen käsittely. Tässä tapauksessa vastaukset tulevat Outlookin Saapuneet-kansioon, mutta niitä ei viedä tietokantaan, ennen kuin valitset kunkin vastauksen manuaalisesti ja napsautat sitä hiiren kakkospainikkeella Outlookissa ja valitset sitten Vie tiedot Microsoft Office Accessiin .
Saatat myös joutua käsittelemään manuaalisesti kaikki vastaukset, jotka eivät toimi automaattisesti. Kun olet ratkaissut virheen aiheuttaneen ongelman, sinun on vietävä jokainen vastaus manuaalisesti.
Ennen kuin aloitat vientitoiminnon, muista seuraavat seikat:
-
Access 2007 tai Access 2010 Access 2007:n tai Access 2010:n on oltava asennettuna tietokoneeseen.
-
Tietokanta Jos tietokanta on suojattu salasanalla, sinua pyydetään antamaan salasana, kun aloitat vientitoiminnon. Tietokanta ei myöskään saa olla avoinna yksityisessä tilassa, eikä tietokannan nimeä tai sijaintia ole voitu muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukot ja kyselyt Määrittämiesi taulukoiden ja kyselyjen nimiä tai pohjana olevien kenttien ominaisuuksia ei ole voitu muuttaa sähköpostiviestin lähettämisen jälkeen.
-
Käyttöoikeudet Sinulla on oltava tarvittavat käyttöoikeudet pohjana olevien taulukoiden ja kyselyn sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen.
Niiden vastausten hylkääminen, joille et lähettänyt viestiä
Tämä asetus sallii vain niiden vastausten automaattisen käsittelyn, jotka viestin alkuperäiset vastaanottajat ovat lähettäneet. Muiden vastaanottajien vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. Voit halutessasi käsitellä nämä vastaukset manuaalisesti.
Useiden vastausten hyväksyminen kustakin vastaanottajasta
Tämän asetuksen avulla vastaanottajat voivat lähettää useita vastauksia samaan sähköpostiviestiin. Jos valitset tämän vaihtoehdon, kukin vastaanottaja voi vastata viestiin useita kertoja, ja jokainen vastaus käsitellään automaattisesti. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, kukin vastaanottaja voi silti lähettää useita vastauksia, mutta vain kunkin vastaanottajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Tämän jälkeen kyseisen vastaanottajan vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, minkä jälkeen voit joko käsitellä ne manuaalisesti tai poistaa ne.
Huomautus: Tämä asetus määrittää vain käsiteltävien vastausten määrän eikä yksittäisen vastauksen tietueiden määrää. Toisin sanoen jos lähetät InfoPath 2007- tai InfoPath 2010 -lomakkeen, vastaanottaja voi lähettää sinulle useita tietueita yhdessä vastauksessa. Access käsittelee automaattisesti kaikki vastauksen tietueet, koska kaikki tietueet sisältyvät lomakkeeseen yhdessä viestissä.
Salli useita rivejä vastausta kohden
Kun käytät InfoPath-lomaketta tietojen lähettämiseen, vastaanottaja voi lisätä tietueita valitsemalla Sähköpostiviestin alareunassa Lisää rivi . Jos haluat käsitellä vain yhden tietueen vastausta kohden, poista tämän valintaruudun valinta.
Vain olemassa olevien tietojen päivitysten salliminen
Kun käytät InfoPath-lomaketta tietojen päivittämiseen, vastaanottaja voi lähettää sinulle uusia tietueita aiemmin luotujen tietueiden päivitysten lisäksi. Jos haluat estää vastaanottajaa lisäämästä uusia tietueita InfoPath-lomakkeen avulla, valitse tämä valintaruutu.
Automaattisen käsittelyn asetukset
Käsiteltävien vastausten määrä
Kirjoita automaattisesti käsiteltävien vastausten kokonaismäärä (kaikilta vastaanottajilta). Jos haluat, että kaikki vastaukset käsitellään automaattisesti, kirjoita suuri arvo tekstiruutuun. Vastaukset, jotka vastaanotetaan sen jälkeen, kun määritetty arvo on saavutettu, tallennetaan kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.
Päättymispäivä ja -aika
Määritä päivämäärä ja kellonaika, jolloin automaattisen vastausten käsittelyn pitäisi pysähtyä tälle sähköpostiviestille. Tämän päivämäärän ja kellonajan jälkeen vastaanotetut vastaukset tallennetaan Outlookin kohdekansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti.
