Kun tuot tietoja Access, lähdetietoja ei aina jaeta oikein toisiinsa liittyviin taulukoihin. Jotta saat parhaan hyödyn Access, tiedot on normalisoitava – ne on erotettava eri taulukoihin, joista jokainen liittyy tärkeimpiin tietoihin. Taulukon analysoiminen voi auttaa sinua tässä kriittisessä tehtävässä: valitse valintanauhassa Tietokantatyökalut ja valitse sitten Analysoi-ryhmästäAnalysoi taulukko. Ohjattu toiminto käynnistyy ja opastaa sinua prosessissa.
Huomautus: Tämän ohjeaiheen tiedot koskevat vain Microsoft Access -työpöytätietokantaa (.mdb tai .accdb).
1. Alkuperäinen taulukko
2. Taulukkoanalyysin luomat taulukot
3. Taulukon analysointitoiminnon luoma kysely
4. Hakuluettelo
Jos Microsoft Access -tietokanta on taulukko, joka sisältää toistuvia tietoja yhdessä tai useammassa kentässä, jaa tiedot toisiinsa liittyviin taulukoihin Taulukon analysointi -toiminnolla, jotta voit tallentaa tiedot turvallisemmin ja tehokkaammin. Tätä menetelmää kutsutaan normalisoinniksi.
Taulukon analysoiminen jakaa toistuvat tiedot sisältävän taulukon erillisiin taulukoihin, joihin kukin tietotyyppi tallennetaan vain kerran. Tämä tekee tietokannasta tehokkaamman ja helpommin päivitettävän ja pienentää sen kokoa. Kun ohjattu toiminto on jakanut tiedot, voit silti tarkastella ja käsitellä tietoja yhdessä paikassa luomalla kyselyn ohjatun toiminnon avulla.
Kyselyn avulla voit päivittää tietoja useammasta kuin yhdestä taulukosta samanaikaisesti. Kysely tarjoaa myös muita ajansäästöominaisuuksia, jotka parantavat tietojen tarkkuutta.
-
Jos muutat kyselyssä toistuvaa kenttää, kaikki tietueet, joilla on kyseinen arvo, päivitetään automaattisesti, koska päivität itse asiassa vain yhtä kenttää kyselyn pohjana olevassa taulukossa.
-
Uusista taulukoista kysely perii hakukentät, joiden avulla voit muuttaa kenttien arvoja valitsemalla arvoja luettelosta sen sijaan, että sinun pitäisi kirjoittaa arvo oikein. Hakuluettelo hakee arvoja pohjana olevasta taulukosta. Kun sama arvo koskee useampaa kuin yhtä tietuetta, voit varmistaa tarkkuuden ja yhdenmukaisuuden valitsemalla kyseisen arvon luettelosta joka kerta.
-
Aiemmin alkuperäiseen taulukkoon perustuvat lomakkeet ja raportit perustuvat nyt automaattisesti kyselyyn, koska ohjattu toiminto määrittää kyselyn alkuperäisen taulukon nimen ja nimeää taulukon uudelleen.
-
Aiemmin luodut kyselyyn perustuvat lomakkeet ja raportit perivät automaattiset kenttäpäivitykset. Myös uudet lomakkeet ja raportit perivät hakuluettelot.
