Tietosuoja ja henkilökohtaisten tietojen suojaus aikataulukyselyssä

Mitä tietoja Aikataulukysely tallentaa?

Kyselyn ajoittaminen tallentaa salattuja henkilökohtaisia tietoja järjestäjistä, osallistujista ja kokouksista.

Järjestäjät

• Salattu nimi, sähköposti, aikavyöhyke ja oletusasetukset, joita käytetään kyselyjen luomiseen (mukaan lukien Skype-tiedot).

• Salatut tiedot jokaisesta luodusta, suoritetusta ja peruutetusta kyselystä. Tämä sisältää osallistujat, kyselyn aiheen, elimen ja kaikkien osallistujien lähettämät äänet.

• Kaikki poistettuja kyselyjä koskevat tiedot tyhjennetään, paitsi sen luonti- ja poistoaika sekä poisto (järjestäjän poistaminen, vanhentuminen jne.).

Osallistujat:

• Salattu nimi ja sähköpostiosoite järjestäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Mihin tiedot tallennetaan?

Kyselyn tiedot tallennetaan järjestäjän postilaatikkoon.

Mitä tietoja muut näkevät?

Tiedot järjestäjistä ja osallistujista näkyvät vain henkilöille, joilla on pääsy äänestyksen äänestyssivun URL-osoitteeseen. Käytettävissä olevat tiedot rajoittuvat siihen, mitä sivulla näytetään, eli näyttönimeen, sähköpostiin, lähettämiesi äänien, kokoukseen osallistuvien henkilöiden ja kokouksen aiheen.

Kuka voi käyttää järjestäjän koontinäyttöä?

Vain järjestäjä voi nähdä koontinäytön tiedot sen jälkeen, kun ne on todennettu kirjautumalla heidän Microsoft 365 for Business -tililleen.

Kuka voi tarkastella äänestyssivua?

Kuka tahansa, joka saa sähköpostikyselykutsun, voi käyttää äänestyssivua ja tarkastella sitä. Tämä sisältää yleensä järjestäjän, sähköpostikyselykutsun vastaanottajat ja osallistujat, jotka on lisätty manuaalisesti äänestyssivulle. Kun luot kyselyn, järjestäjät voivat rajoittaa äänestyssivun käyttöoikeuksia seuraavasti:

• Voit estää vastaanottajia jakamasta kyselyä edelleen lukitsemalla kyselyn. Lisätietoja on artikkelissa Aikataulukyselyn luominen.

• Vaadi osallistujia vahvistamaan henkilöllisyytensä anonyymien äänestysten estämiseksi. Lisätietoja on kohdassa 4. d. kohdassa Aikataulukyselyn luominen.

• Vuokraajan järjestelmänvalvojat voivat myös päivittää näitä asetuksia organisaatiotasolla käyttämällä asianmukaisia cmdlet-komentoja. Lisätietoja on seuraavissa asetuksissa kohdassa Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):

  • FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled

  • FindTimeAutoScheduleDisabled

  • FindTimeLockPollForAttendeesEnabled

  • FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled