Tietueiden etsiminen

Sisältö

• Selaa kaikkia tietueita

• Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

• Tietyn tietueen hakeminen

• Suodata, jos haluat nähdä rajoitetun määrän tietueita

• Kyselyn luominen tietyn tietueen etsimiseksi

Selaa kaikkia tietueita

Voit selata tietueita SARKAIN-näppäimellä, kun haluat selata tietuetta kerrallaan tietyn tietueen etsimiseksi. Voit myös selata taulukon tietueita tietotaulukkonäkymä käyttämällä tietueen siirtymispainikkeita. Tietueen siirtymispainikkeet ovat käytettävissä taulukon tai lomakkeen alareunassa.

1. Siirry ensimmäiseen tietueeseen

2. Siirry edelliseen tietueeseen

3. Nykyinen tietue - ruutu

4. Siirry seuraavaan tietueeseen

5. Siirry viimeiseen tietueeseen

6. Avaa uusi (tyhjä) tietue

7. Suodattimen ilmaisin

8. Hakuruutu

Sivun alkuun

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Voit siirtyä tiettyyn tietueeseen Accessissa, kun tiedät, minkä tietueen haluat etsiä. Siirry-ruudun avulla voit valita tietyn tietueen avattavasta luettelosta, ja se lisätään yleensä lomakkeisiin.

• Voit siirtyä tiettyyn tietueeseen napsauttamalla Siirry-ruudun oikealla puolella olevaa nuolta ja valitsemalla sitten tietueen avattavasta luettelosta.

  Huomautus: Jos tiedät tietueen ensimmäiset merkit, joihin haluat siirtyä, voit kirjoittaa kyseiset merkit Siirry-ruutuun , jotta löydät tietueen nopeasti.

Siirry-ruudussa näkyy vain tarpeeksi tietoja kunkin tietueen yksilöimiseksi. Kun valitset tietueen luettelosta, Access näyttää loput tietueen tiedoista lomakkeen pääalueella.

Sivun alkuun

Tietyn tietueen hakeminen

Voit hakea tiettyä tietuetta taulukosta tai lomakkeesta Etsi ja korvaa -valintaikkunan Etsi-välilehden avulla. Tämä on tehokas vaihtoehto tietyn tietueen etsimiseen, kun etsittävä tietue täyttää tietyt ehdot, kuten hakusanat ja vertailuoperaattorit, kuten "yhtä suuri kuin" tai "sisältää".

1. Avaa taulukko tai lomake ja napsauta sitten kenttää, josta haluat hakea.

2. Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmässä Etsi tai paina näppäinyhdistelmää Ctrl+F.

   Näkyviin tulee Etsi ja korvaa -valintaikkuna, jossa Etsi-välilehti on valittuna.

3. Kirjoita Etsittävä-ruutuun arvo, josta haluat hakea.

4. Jos haluat muuttaa hakukenttää tai hakea koko pohjana olevasta taulukosta, valitse haluamasi vaihtoehto Kohde-luettelosta .

   Vihje:  Vastine-luettelo edustaa vertailuoperaattoriasi (esimerkiksi "yhtä suuri kuin" tai "sisältää"). Jos haluat laajentaa hakua, valitse Vastine-luettelostaMikä tahansa kentän osa.

5. Valitse Suunta-luettelosta Kaikki ja valitse sitten Etsi seuraava.

6. Kun kohde, josta haet, näkyy korostettuna, sulje valintaikkuna valitsemalla Etsi ja korvaa -valintaikkunassa Peruuta. Ehtoja vastaavat tietueet korostetaan

Lisätietoja Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttämisestä on artikkelissa Tietojen muuttaminen Etsi ja korvaa -valintaikkunan avulla.

Sivun alkuun

Suodata, jos haluat nähdä rajoitetun määrän tietueita

Suodattamalla näet rajoitetun määrän tietueita, kun haluat nähdä vain tietyt ehdot ja vertailuoperaattorit täyttävät tietueet. Jos esimerkiksi haluat rajata näytettäviä tietueita nopeasti, napsauta hiiren kakkospainikkeella kenttää, jonka arvon haluat täsmätä, ja valitse sitten pikavalikon alareunasta Yhtä suuri kuin, Ei yhtä suuri kuin, Sisältää tai Ei sisällä . Suodattimen voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä, mikä helpottaa siirtymistä samojen tietojen suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä. Toisin kuin haku, suodatin rajoittaa vain sitä, mitkä tietueet näytetään.

1. Jos haluat käyttää valintaan perustuvaa suodatinta, avaa taulukko tai lomake.

2. Jos haluat varmistaa, että taulukkoa tai lomaketta ei ole vielä suodatettu, valitse Aloitus-välilehden Lajittele & suodatin -ryhmässä Lisäasetukset ja valitse sitten Tyhjennä kaikki suodattimet, jos kyseinen komento on käytettävissä.

3. Siirry tietueeseen, joka sisältää arvon, jota haluat käyttää suodattimen osana, ja napsauta sitten saraketta (taulukkonäkymässä) tai ohjausobjektia (lomake-, raportti- tai asettelunäkymässä). Jos haluat suodattaa osan valinnan perusteella, valitse vain haluamasi merkit.

4. Valitse Aloitus-välilehdenLajittele & suodatin -ryhmässä Valinta ja valitse sitten haluamasi suodatin.

5. Voit suodattaa muut kentät valinnan perusteella toistamalla vaiheet 3 ja 4.

Lisätietoja suodattimen käytöstä on artikkelissa Suodattimen käyttäminen Access-tietokannan valittujen tietueiden tarkasteluun.

Sivun alkuun

Kyselyn luominen tietyn tietueen etsimiseksi

Tietueiden hakuun ja suodattamiseen käytettävät tekniikat ovat erittäin hyödyllisiä, kun etsit tiettyjä tietueita käsiteltävänä olevaa tapausta varten. Haluat ehkä kuitenkin suorittaa saman haku- tai suodatustoiminnon säännöllisesti. Sen sijaan, että toistaisit joukon haku- ja suodatusvaiheita joka kerta, voit luoda kysely. Kysely on tehokas ja joustava tapa etsiä tiettyjä tietueita, koska sen avulla voit suorittaa mukautettuja hakuja, käyttää mukautettuja suodattimia ja lajitella tietueita. Voit luoda omia kyselyjä, joiden avulla voit keskittyä tiettyihin tietueisiin ja vastata tiettyihin kysymyksiin. Kun kysely on luotu, sitä voidaan tallentaa ja käyttää uudelleen, ja sitä voidaan käyttää myös lomakkeiden ja raporttien rakentamisessa.

Kun käytät kyselyä hakuun tai suodattamiseen, käytät ehtoja etsimiesi tietojen tyypin perusteella. Erityyppisiä tietoja tallennetaan eri tietotyyppeinä. Syntymäpäivät tallennetaan esimerkiksi päivämäärä- ja aikatietoina, kun taas nimet tallennetaan tekstitietoina.

Joskus et löydä tiettyä tietuetta, jonka tiedät olevan olemassa. Näin voi käydä, jos tarkastelet lomakkeen tai kyselyn tietueita, jotka eivät näytä tiettyjä tietueita tietyn kentän arvon vuoksi. Seuraavassa esimerkissä esitellään, miten voit etsiä tietueita kyselyn avulla.

Oletetaan, että käytät access-ongelmien mallin avulla luotua tietokantaa ongelmien jäljittämiseen. Seurantakohteet-taulukossa on Tila-niminen kenttä, joka ilmaisee, onko tietty ongelma aktiivinen, ratkaistu vai suljettu. Voit luoda kyselyn, joka näyttää ongelmat, joiden tila on suljettu, seuraavasti:

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Kaksoisnapsauta Ongelmia ja valitse sitten Sulje.

3. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa tähteä (*) Ongelmat-taulukossa . Näin voit varmistaa, että kysely näyttää kaikki palauttamistaan tietueista tulevat kentät.

   Ongelmat.* näkyy rakenneruudukon ensimmäisessä sarakkeessa Kenttä-rivillä. Tämä tarkoittaa, että kaikki Seurantakohteet-taulukon kentät on palautettavan.

4. Kaksoisnapsauta kyselyn suunnittelussa Tila-kohtaa Seurantakohteet-taulukossa.

   Tila näkyy rakenneruudukon toisessa sarakkeessa Kenttä-rivillä.

5. Poista rakenneruudukon toisessa sarakkeessa Näytä-rivin valintaruudun valinta. Näin voit varmistaa, että kysely ei näytä Tila-kenttää.

   Jos et poista Näytä-valintaruudun valintaa Tila-sarakkeessa, Tila-kenttä näkyy kyselyn tuloksissa kaksi kertaa.

6. Kirjoita rakenneruudukon toiseen sarakkeeseen Ehdot-riville="Suljettu". Tämä on hakuehtosi. Näin varmistat, että kysely palauttaa vain ne tietueet, joiden Tila-arvo on Suljettu.

   Huomautus: Tässä esimerkissä käytetään vain yhtä hakuehtoa. Voit käyttää useita hakuehtoja missä tahansa haussa lisäämällä ehtoja useampiin kenttiin ja käyttämällä tai-riviä ja muita rivejä alla tai.

   Kysely on valmis suoritettavaksi, ja se näyttää suunnilleen tältä:

   

7. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

   Huomautus: Kysely ei palauta tuloksia, ellet ole jo aloittanut ongelmien seurantaa ja sen vuoksi sinulla on tietoja Seurantakohteet-taulukossa ja olet määrittänyt vähintään yhden ongelman tilaksi Suljettu. Voit kuitenkin tallentaa kyselyn ja käyttää sitä milloin tahansa myöhemmin.

8. Tallenna kysely painamalla CTRL+S.

9. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Kyselyn nimi -kenttään kyselyn nimi, kuten Suljetut ongelmat, ja valitse sitten OK.

Sinulla on nyt kysely, joka näyttää ongelmat, joiden tila on suljettu.

Lisätietoja kyselyjen luomisesta tietueiden löytämiseksi on artikkelissa Yksinkertaisen valintakyselyn luominen.

Lisätietoja haku- ja suodatusehdoista on artikkelissa Esimerkkejä kyselyn ehdoista.

Sivun alkuun