Tilivuoden sulkeminen Small Business Accounting 2006:ssa, Accounting Expressissä ja Accounting Professionalissa

Vaihe 1: Suorita manuaalisesti joitakin vuoden lopputehtäviä

Ennen tilivuoden sulkemista suorita seuraavat tehtävät manuaalisesti:

• Ennalta maksettujen kulujen tyhjentäminen

• Pankkitilien täsmäyttäminen

• Luottokorttitilien täsmäyttäminen

• Poistojen kirjaaminen

• Säädä inventaariota

Vaihe 2: Päivyrimerkintöjen säätäminen

Tee seuraavat muutokset päivyrimerkinnöiin:

• Korjaa kaikki tapahtumat tallennettaessa tapahtuneet virheet.

• Määritä tuotto ajanjaksolle, jona tuotto ansaittiin.

• Kulujen varaaminen ajanjaksolle, jona kulut tapahtuivat.

Jos haluat tehdä muutoksia päivyrimerkinnöiin, valitse Uusi päivyrimerkintäYritys-valikossa.

Vaihe 3: Tietokannan virheiden tarkasteleminen

HUOMAUTUKSET

• Varmista, ettei kukaan ole avaanut yritystietokantaa.

• Suorita tämä vaihe tietokoneessa, jossa tietokanta sijaitsee.

Jos haluat tutkia tietokantaa virheiden tarkistamista varten, toimi seuraavasti:

1. Käynnistä Small Business Accounting 2006, Accounting Express tai Accounting Professional ja avaa sitten mikä tahansa yritystietokanta paitsi se tietokanta, jonka haluat tutkia.

2. Valitse Tiedosto-valikossa Apuohjelmat
   ja valitse sitten Dataapuohjelmat.

3. Valitse Lisätyökalut-välilehti ja valitse sitten Korjaa.

4. Valitse tietokanta, jonka virheitä haluat tutkia, ja valitse sitten Korjaa.

5. Jos näyttöön tulee sanoma, jossa todetaan, että kaikki yhteydet tietokantaan suljetaan, valitse Kyllä.

6. Jos virheitä ei löydy, valitse OK. Jos virheitä löytyy, tarkista ne ja tee tarvittavat muutokset.

7. Valitse Sulje kaksi kertaa.

Vaihe 4: Varmuuskopioi yrityksen tietokanta ennen tilivuoden sulkemista

Huomautuksia

• Varmista, että kukaan muu kuin siinä tietokoneessa, jossa tietokanta sijaitsee, ei ole avoinna.

• Suorita tämä vaihe tietokoneessa, jossa tietokanta sijaitsee.

Voit varmuuskopioida yrityksen tietokannan seuraavasti:

1. Käynnistä Small Business Accounting 2006, Accounting Express tai Accounting Professional ja avaa sitten yrityksen tietokanta, jonka haluat varmuuskopioida.

2. Valitse Tiedosto-valikossa Apuohjelmat
   ja valitse sitten Dataapuohjelmat.

3. Valitse Perustyökalut-välilehdessä
   Varmuuskopio.

4. Valitse Selaa.

5. Kirjoita tiedoston nimi ja valitse sitten
   Tallenna.
   
   Huomautus Oletusarvoinen tiedostotyyppi on Pakattu varmuuskopiotiedosto (*.zip). Tiedoston oletussijainti on seuraavassa polussa:

   Omat tiedostot\Small Business Accounting\Backups

6. Jos haluat rajoittaa varmuuskopion käyttöä, kirjoita salasana Salasana-ruutuun ja kirjoita salasana uudelleen Vahvista salasana -ruutuun.

7. Valitse OK.

8. Kun näyttöön tulee sanoma, jonka mukaan varmuuskopio on suoritettu onnistuneesti, valitse OK.

9. Valitse Sulje.

Vaihe 5: Kokeilusaldo-raportin tulostaminen ennen tilivuoden sulkemista

Kirjoita vuoden kaikki tapahtumat ennen Kokeilusaldo-raportin tulostamista. Jos lisäät muita tapahtumia myöhemmin, sinun on tulostettava uusi kokeilusaldo. Tässä raportissa on lueteltu kaikki tilit ja saldot tietyn päivämäärän mukaan.

1. Valitse Raportit-valikossa Yritys
   ja rahoitusja valitse sitten Kokeilusaldo.

2. Valitse työkalurivin Luettelosta -kohdassa
   Mukautettu.

3. Kirjoita Päivämäärä-ruutuun haluamasi päivämäärä tai valitse päivämäärä kalenterista.

4. Valitse Näytä-valikossaPäivitä raportti.

5. Valitse Tiedosto-valikossa
   Tulosta.

Vaihe 6: Vaadittujen vuositilinpäätöksien tulostaminen

Yleisimmät tiliotteet ovat seuraavat:

• Tase

• Voitto ja tappio

• Cash Flow Statement

Voit etsiä nämä raportit osoittamalla Raportit-valikossa Kohtaa Yritys ja Talous ja valitsemalla sitten haluamasi raportin.

• Tulosta tilivuoden viimeisen päivän Tase-raportti. Voit määrittää päivämäärän valitsemalla oikeat arvot työkalurivin Luettelosta ja
  Päivämäärä-luettelosta. Valitse Raportin peruste -luettelosta joko
  Käteinentai Kertyminensen mukaan, mitä laskentatapaa yritys käyttää.

• Valitse Voitto ja tappio -raportissa päivämääräalue, joka vastaa tilivuoden ensimmäistä ja viimeistä päivää. Voit tehdä tämän valitsemalla oikeat arvot
  Päivämääräalue-luettelosta, Mistä-luettelosta ja
  työkalurivin Kohteeseen-luettelosta. Valitse Raportin peruste -luettelosta
  Käteinentai Kertyminenyrityksen käyttämän laskentatavan mukaan.

• Valitse Flow-raportin päivämääräalue, joka vastaa tilivuoden ensimmäistä ja viimeistä päivää. Voit tehdä tämän valitsemalla oikeat arvot Päivämääräalue-luettelosta, Mistä-luettelosta ja työkalurivin Kohteeseen-luettelosta.

Vaihe 7: Määritä uusi tilivuosi

Sinun on määritettävä uusi tilivuosi, jotta voit lisätä seuraavan vuoden tapahtumat.

1. Valitse Yritys-valikossaTilivuoden hallinta.

2. Valitse Uusi tilivuosi. Oletusarvoinen päivämäärä täytetään Tilivuoden alku -ruutuun. Tämä päivämäärä perustuu edellisen tilivuoden viimeiseen päivämäärään. Tätä päivämäärää ei voi muuttaa.

3. Kirjoita Tilivuoden sulkeminen -ruutuun seuraavan tilivuoden viimeinen päivä tai valitse päivämäärä kalenterista.

4. Valitse OK.

Vaihe 8: Tilivuoden sulkeminen

Sinulla voi olla rajoittamaton määrä avoimia tilivuosia. Kun tilivuosi suljetaan, ne on suljettava aikajärjestyksessä. Kun suljet tilivuoden, seuraavat toiminnot tapahtuvat:

• Taseiden tilit on yhteensä ja saldoa käytetään seuraavan vuoden alkusaldona.

• Päivyrimerkinnät luodaan nollaamaan kaikki tulot- ja kulutilit. Ero kirjataan Kertyneet ansiot -tilille.

• Tilivuoden tilaksi on asetettu Suljettu.

Voit sulkea tilivuoden seuraavasti:

1. Valitse Yritys-valikossaTilivuoden hallinta.

2. Valitse Kausiluettelo-luettelosta vuosi, jonka haluat sulkea, ja valitse sitten Sulje tilivuosi.

3. Jos sinua pyydetään siirtämään nettotulot Säilytetty tulos -tilille, valitse Kyllä.

Vaihe 9: Kokeilusaldo-raportin tulostaminen tilivuoden sulkeutumisen jälkeen

Voit tulostaa Kokeilusaldo-raportin seuraavasti:

1. Valitse Raportit-valikossa Yritys
   ja rahoitusja valitse sitten Kokeilusaldo.

2. Valitse As of (As of) -ruudussa
   Mukautettu.

3. Kirjoita Päivämäärä-ruutuun seuraavan tilivuoden ensimmäinen päivä tai valitse päivämäärä kalenterista.

4. Valitse Näytä-valikossaPäivitä raportti.

5. Valitse Tiedosto-valikossa
   Tulosta.

6. Vertaa tätä raporttia Kokeiluversion saldo -raporttiin, jonka loit Tulosta kokeiluversion saldoraportti ennen tilivuoden sulkemista -osassa. Tarkista seuraavat asiat:
   

   • Saldoa käytetään seuraavaan vuoteen.

   • Tulo- ja kulutilien saldot ovat nolla ja ero kirjataan Kertyneet tuotto -tilille.

   • Tilivuoden sulkemista sulkemisen jälkeen tulostetun kokeiluversion saldoraportin veloitetut veloitetut summat ja kokonaissaldo vastaavat tulostetun kokeilujakson saldoraportin pisteitä ja niiden loppusummaa, jotka olet sulkenut tilivuoden.

7. Jos haluat muokata merkintöjä, valitse Uusi päivyrimerkintäYritys-valikosta.

Vaihe 10: Varmuuskopioi yritystietokanta tilivuoden sulkeutumisen jälkeen

Huomautuksia

• Varmista, ettei kukaan ole avaanut yritystietokantaa.

• Suorita tämä vaihe tietokoneessa, jossa tietokanta sijaitsee.

Voit varmuuskopioida yrityksen tietokannan seuraavasti:

1. Käynnistä Small Business Accounting 2006, Accounting Express tai Accounting Professional ja avaa sitten yrityksen tietokanta, jonka haluat varmuuskopioida.

2. Valitse Tiedosto-valikossa Apuohjelmat
   ja valitse sitten Dataapuohjelmat.

3. Valitse Perustyökalut-välilehdessä
   Varmuuskopio.

4. Valitse Selaa.

5. Kirjoita tiedoston nimi ja valitse sitten
   Tallenna.
   
   Huomautus Käytä eri tiedostonimeä kuin se, jota käytit luodessasi varmuuskopiotiedoston ennen tilivuoden sulkeutumista. Oletusarvoinen tiedostotyyppi on Pakattu varmuuskopiotiedosto (*.zip). Tiedoston oletussijainti on seuraavassa polussa:

   Omat tiedostot\Small Business Accounting\Backups

6. Jos haluat rajoittaa varmuuskopion käyttöä, kirjoita salasana Salasana-ruutuun ja kirjoita salasana uudelleen Vahvista salasana -ruutuun.

7. Valitse OK.

8. Kun näyttöön tulee sanoma, jonka mukaan varmuuskopio on suoritettu onnistuneesti, valitse OK.

9. Valitse Sulje.

Usein kysytyt kysymykset

Kysymys 1:Voinko tallentaa tapahtuman, jos tilivuosi on suljettu? Voiko tapahtumat tallentaa suljettuun vuoteen?

A1: Tapahtumaa ei voi tallentaa vuoden sulkeutumisen jälkeen. Voit kuitenkin avata vuoden uudelleen ja tallentaa sitten tapahtuman. Jos palautat vuoden, joka ei ole kuluva vuosi, sinun on avattava uudelleen tämä vuosi ja kaikki intervening-suljetut vuodet käänteisessä aikajärjestyksessä aloittamalla viimeisimmästä vuodesta ja taaksepäin työskentelystä. Kun olet tee haluamasi muutokset, sinun on suljettava kaikki avoimet vuodet aikajärjestyksessä alkaen vanhimmasta vuodesta ja siitä eteenpäin.

Jos haluat avata suljetun vuoden uudelleen, sinun on oltava määritettynä tai kirjautuneena sisään joksikin seuraavista rooleista:

• Small Business Accounting 2006:n, Accounting Expressin tai Accounting Professionalin omistaja

• Kirjanpitäjä Small Business Accounting 2006:ssa, Accounting Expressissä tai Accounting Professionalissa

• Small Business Accounting 2006-, Accounting Express- tai Accounting Professional -tietokoneen järjestelmänvalvoja

K2:Kuinka monta tilivuosia voin pitää avoimena?

A2: Avoimena olevien tilivuosien määrää ei ole rajoitettu.

Kysymys 3:Onko tilivuosi suljettava ennen seuraavan tilivuoden ensimmäistä päivää?

A3: Voit sulkea tilivuoden milloin tahansa vuoden viimeisen päivän jälkeen. Ennen tilivuoden sulkemista tasetilien avaussaldo ei kuitenkaan muutu uudelle vuodeksi. Lisäksi kulutilejä ei nollata, eikä eroa käytetä Kertyneet ansiot -tilissä.

Kysymys 4:Mitä passiiville tilille tapahtuu, kun tilivuosi suljetaan?

A4: Jos tilivuosia suljettaessa on passiivinen tili, tilin tila ei muutu. Tämä pitää paikkansa riippumatta siitä, onko passiivistilillä saldoa.

Kysymys 5:Miten voin tarkastella päivyrimerkintää, joka edustaa tulos- ja kulutilejä, jotka on nollattu ja jotka sitten kirjataan Säilytä tulos -tilille?

A5: Voit tarkastella päivyrimerkintää seuraavasti:

1. Valitse Yritys-valikossa
   Yritysluettelotja valitse sitten Tilikaavio.

2. Avaa Tilirekisteri kaksoisnapsauttamalla Tililuettelo-luettelossa Kertyneet tulot
   -tiliä.

3. Kaksoisnapsauta viivaa, joka täyttää seuraavat ehdot:
   

   • Päivämäärä on tilivuoden viimeinen päivä

   • Muistio-ruudun kuvaus on
     Lopetusvuosi.