Viestintä eri jakelukanavien kautta

Microsoft Viva Amplify voit lähettää viestin useiden viestintäympäristöjen kautta sisäisen viestintäsi vahvistamiseksi. Viva Amplify avulla voit luoda yhden viestin ja muokata sitä eri jakelukanavien, kuten Outlookin, SharePoint-sivujen ja uutisten, Teamsin ja Viva Engage (tulossa pian) mukaan. Kun vaihtoehtoja on niin paljon, kunkin kanavan parhaan muodon tunnistaminen voi olla haastavaa. Parhaiten sopivien muotojen tunnistaminen voi auttaa parantamaan organisaation osallistumista.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Sähköposti sopii erinomaisesti säännöllisin väliajoin ajoitettaville virallisille viesteille, jotka voivat vaikuttaa useisiin henkilöryhmiin. Sähköpostiviestit ovat staattisia viestejä, joita ei voi päivittää lähettämisen jälkeen, joten on parasta jakaa sisältöä, joka ei edellytä jatkuvia päivityksiä ja muutoksia sähköpostitse. Harkitse sähköpostin käyttämistä esimerkiksi yrityspäivitysten, uusien työntekijöiden esittelyjen ja nopeiden tilapäivitysten välittämiseen.

Sähköpostiviestinnän edut

Sähköpostiviestintä on skaalautuvaa. Sähköpostiviestin vastaanottajat voivat jakaa viestejä kenelle tahansa, jolla on sähköpostiosoite, ja lukijasi voivat osallistua siihen vastaamalla tai lähettämällä sähköpostiviestin edelleen laajemmalle yleisölle. Tämän seurauksena suorat vastaanottajat voivat lukea sähköpostisi, ja myös ne, joille sähköpostiviesti on välitetty, voivat nähdä sen. Sähköpostit ovat myös erinomaisia työkaluja arvokkaiden keskustelujen tallentamiseen ja seuraamiseen.

Kun luot sähköpostia, voit lisätä linkkejä muuhun sisältöön, kuten SharePoint-sivuihin ja kuviin, ja antaa lisäarvoa.

Huomioita, kun viestit sähköpostitse

Sähköpostiviestejä ei voi peruuttaa. Jos tapahtuu virhe, lähettäjän on lähetettävä seurantasähköpostiviesti, jossa on aiotut korjaukset, tai peruutettava viesti ja lähetettävä sitten viesti uudelleen korjauksilla.. Kannattaa lukea sähköpostiviestit huolellisesti ennen lähettämistä, jotta kaikki tiedot ovat oikein.

Sähköpostiviestit ovat staattisia, eli tietoja ei voi poistaa tai päivittää, ja lähetetyt tiedot edustavat tarkimpia saatavilla olevia tietoja.

Sähköpostiviestit voidaan suodattaa pois lukijan Saapuneet-kansiosta, jolloin viestit ohitetaan tai niitä ei lueta.

Lue lisää parhaista käytännöistä, kun kirjoitat hienoja sähköpostiviestejä Outlookissa.

Outlookin kanssa viestimisen parhaat käytännöt

Äänen sävy	Pidä sähköpostit ammattimaisina, informatiivisina ja ystävällismielisina Mieti yleisöäsi, kun luot viestiäsi, ja luo sävysi aiheen ympärille.
Pituus	Pidä sähköpostit lyhyinä ja yksinkertaisina. Tee yhteenveto ensimmäisten lauseiden pääkohtista alkaen tärkeimmistä lauseista.
Rakenne	Jos käyttäjäryhmälle on olemassa selkeä toimintokohde, käytä aiheriviä sen selkeästi ilmaisemiseen. Tunnista, kenelle puhut tervehdyksessäsi. Aloita pääviestilläsi ja sen jälkeen mahdolliset lisätiedot. Erota avainkohdat toisistaan käyttämällä oikeaa välistystä, numerointia tai luettelomerkkiä. Pidä sähköpostin allekirjoitus lyhyenä, ammattimaisena ja ilman grafiikkaa, jos mahdollista.
Tapoja lisätä sitoutumista	Korosta toimintokutsua lisäämällä se aiheriville, lisäämällä se sähköpostin ensimmäiseen kolmannekseen, luettelemalla se erikseen ja helposti näkyvissä sekä lihavoimalla tai korostamalla sitä. Engage yleisöäsi esittämällä kysymyksiä sähköpostissasi.
Tapoja mitata sitoutumista	Sähköpostin välitystä voidaan mitata seuraamalla vastauksia ja toimintokutsun valmistumisia.

SharePoint

Kun viestit sharepointin kautta, viestit voidaan luoda dynaamisella sisällöllä, joka voi muuttua usein. SharePointissa viestimisen avulla voit lisätä sivuteemia, verkko-osia ja brändimukautuksia, jotta voit luoda vuorovaikutteisia elementtejä, jotka lisäävät lukuohjelman osallistumismahdollisuuksia.

Viestintä yleisön kanssa SharePoint-sivun avulla

SharePoint-sivu on SharePoint-sivuston verkkosivu, joka käyttää monenlaisia elementtejä, kuten painikkeita, linkkejä, videoita, kuvia ja paljon muuta, laatiakseen ja julkaistakseen viestin, jota voidaan päivittää ja muuttaa ajan kuluessa (kuten tärkeitä tapahtumia tai käytäntömuutoksia). Sivuilla voi vierailla kuka tahansa, jolla on oikeus tarkastella sivustoa, jolla sivu on luotu.

Lue lisää modernin SharePoint-sivun luomisesta.

Viestintä yleisön kanssa SharePoint-uutisjulkaisun avulla

SharePoint-uutisjulkaisu on SharePoint-sivu, joka näkyy Viva Connections syötteessä ja muilla uutisverkko-osaa käyttävillä sivuilla, kuten organisaation keskussivulla. Voit helposti muuntaa minkä tahansa SharePoint-sivun uutisjulkaisuksi. Uutisjulkaisujen avulla voit myös kohdistaa tietosi tiettyihin organisaatiossasi luokiteltuihin demografisiin tietoihin, kuten markkinointitiimiin, henkilöstöosastoon tai johdon johtoon. Tämä kohdeyleisön kohdentaminen antaa tekijälle mahdollisuuden mukauttaa sitä, kuka näkee hänen uutisviestinsä, kun se on julkaistu.

Lue lisää SharePoint-uutisjulkaisun luomisesta ja jakamisesta.

Lisätietoja käyttäjäryhmälle kohdistamisesta SharePointissa.

SharePointin kautta viestimisen edut

SharePointissa muotoiltuja viestejä voi helposti muuttaa tai päivittää niin usein kuin on tarpeen. SharePointin avulla voit myös tarkastella sivuanalyysia ja muuttaa käyttöoikeusasetuksia. Vielä tärkeämpää on, että SharePoint tarjoaa käyttäjälle mahdollisuuden sisällyttää toimintokutsun Toimintokutsu-verkko-osan avulla, mikä innostaa katsojia osallistumaan. Dynaamisten verkko-osien avulla voit pyytää lukijaa osallistumaan enemmän selaamalla kuvia, käyttämällä kaavioita, käyttämällä ulkoisia resursseja linkkien kautta ja sallimalla lukijoiden pitää ja jättää palautetta SharePoint-sivulle. SharePointin avulla voit myös tarkastella sivuanalyysia ja muuttaa käyttöoikeusasetuksia sen mukaan, kenellä on sivuston käyttöoikeus.

Huomioitavaa SharePointin kautta kommunikoitaessa

Lukijoilla on oltava oikeus tarkastella sivustoa, johon sivu tai uutisjulkaisu on lähetetty. Vaikka käyttäjät voivat pyytää sivuston käyttöoikeutta, heidän pyyntönsä odottaa, kunnes joku vastaa.

SharePointin kanssa viestimisen parhaat käytännöt

Äänen sävy	SharePointin kautta viestimisen sävyn pitäisi olla linjassa yrityksesi brändiohjeistuksen kanssa. Sävy riippuu myös viestinnästä ja tavoitteesta. Yleensä Viestintä SharePointin kautta on ystävällistä ja epämuodollista. Minkä tahansa SharePoint-sivun tai uutisjulkaisun sävyn pitäisi vastata sen SharePoint-sivuston sävyä, jossa sivu tai uutisjulkaisu julkaistaan.
Pituus	SharePoint-sivut sopivat pidempiin viesteihin, jotka koostuvat vähintään kahdesta aiheesta. Harkitse suurten viestien jakamista pienempiin, visuaalisesti segmentoituihin osiin SharePoint-sivulla, jotta viesti olisi helposti sulava yleisöllesi.
Rakenne	Hyödynnä SharePoint-sivun osia, malleja ja verkko-osia, jotta lukijat voivat käsitellä tietoja esimerkiksi painikkeiden, videoiden, kuvavalikoimien, lomakkeiden ja tiedostokirjastojen avulla. Mallit ovat hyvä perusta, josta kannattaa aloittaa. Verkko-osien avulla voit luoda kiinnostavia ja vuorovaikutteisia viestejä.
Tapoja lisätä sitoutumista	Tee verkko-osista ja tekstin muotoilusta helppokäyttöistä ja visuaalisesti miellyttävää. Lisää sivun otsikko, joka sisältää riittävästi tietoa aiheesta ja kaikista toimintokutsuista. Toimintokutsu-verkko-osan avulla voit innostaa käyttäjiä toimimaan napsauttamalla haluamaasi linkkiä.
Tapoja mitata sitoutumista	SharePoint-sivuanalyysin avulla voit mitata välitystä.

Teams

Teams sopii erinomaisesti nopeaan viestintään, joka tavoittaa organisaatiosi jäsenet keskeyttämättä heidän työnkulkuaan.

Teamsin kautta viestimisen edut

Monien organisaatioiden työntekijät käyttävät suurimman osan työpäivästään Teamsin avaamiseen. Näin ollen kun kommunikoit Teamsin kautta, tavoitat todennäköisesti ihmiset nopeasti, koska heidän ei tarvitse avata toista sovellusta tai sivua, jotta he voivat tarkastella julkaisuasi.

Huomioita, kun viestit Teamsin kautta

Sen mukaan, miten organisaatiosi käyttää Teamsia, käyttäjät saattavat saada useita Teams-ilmoituksia tunnin välein. On tärkeää, että Teams-julkaisusi erottuvat joukosta, jotta ne herättävät huomiota eikä niitä jätetä huomiotta.

Teamsin kanssa viestimisen parhaat käytännöt

Äänen sävy	Käytä ystävällistä ja rentoa sävyä, kun kirjoitat Teams-viestejä. Harkitse hymiöiden käyttämistä tunteiden havainnollistamiseen ja värikkäiden ja hauskojen elementtien lisäämiseen viestiisi.
Pituus	Pidä Teams-julkaisut lyhyinä ja helposti tarkisteltavana. Tee yhteenveto tärkeistä kohdista ja linkitä tarvittaessa lisätietoihin.
Rakenne	Aloita julkaisut avainasiallasi. Muotoilutyökalun avulla voit tyylitellä tekstiä ja lisätä luettelomerkkejä useita avainkohtia sisältäviin viesteihin. Anna lyhyt yhteenveto ja linkki, kun viittaat olemassa olevaan sisältöön (kuten SharePoint-sivuun tai artikkeliin). Harkitse merkkien lisäämistä viesteihin Käyttämällä Teamsin tarjoamia GIF-kuvia, kuvituksia ja kuvia.
Tapoja lisätä sitoutumista	Pyydä lukijoita osallistumaan Teams-viestiisi esittämällä kysymyksiä tai rohkaisemalla heitä tykkäämään viestistäsi ja kommentoimaan sitä. Luo kyselyjä tai lähetä kysymyksiä, jotta kaikki voivat nähdä muiden lukijoiden vastaukset ja käsitellä niitä. @mentions avulla voit kiinnittää tiettyjen henkilöiden tai henkilöryhmien huomion.
Tapoja mitata sitoutumista	Seuraa Teamsin reaktioita, kuten peukaloita. Ota huomioon viestissäsi käydyt keskustelut.

Viva Engage (tulossa pian)

Viva Engage on viestintäympäristö, joka yhdistää organisaation ihmiset antamalla heidän rakentaa yhteisöjä, jakaa tietoja ja sitouttaa työntekijöitä, jolloin ihmiset voivat yhdessä toteuttaa yhteisiä tavoitteita ja käyttää tietoja nopeasti. Viva Engage avulla kaikki organisaation jäsenet voivat esittää kysymyksiä julkisesti, ottaa yhteyttä asiantuntijoihin ja käydä sosiaalista keskustelua monista eri aiheista.

Organisaation johtajat voivat Viva Engage avulla edistää kulttuuria ja mukauttaa organisaatiota isännöimällä koko yrityksen laajuisia tapahtumia live- ja on-demand-videoiden avulla. Communicators voi myös luoda sosiaalisia kampanjoita, jotka voivat tiedottaa ja sytyttää vaikuttavia keskusteluja koko organisaatiossa.

Viestinnän edut Viva Engage kautta

Viva Engage on erinomainen viestintäalusta työntekijöiden välisen yhteistyön energisoimiseen ja edistämiseen koko organisaatiossa. Yhteisön jäsenet voivat avoimesti tehdä yhteistyötä, jakaa ideoita, tietoa ja pitää yhteyttä yhteisiin kiinnostuksen kohteisiin.

Kun kommunikoit työntekijöiden kanssa Viva Engage kautta, viestintätoiminnot voivat helposti kannustaa ja mitata osallistumista....

Organisaatiosi voi nähdä, kuinka paljon tiettyä aihetta sitoutetaan sen mukaan, kuinka moni on nähnyt viestin, ja antaa katsojille tavan reagoida viestin sisältöön joko kommentin, esimerkiksi tai reaktion kautta. Välitystoimintoa voidaan edelleen edistää merkitsemällä henkilöt @-tunnisteella ja heidän nimellään. ilmoittaa hänelle meneillään olevasta keskustelusta ja kannustaa heitä osallistumaan.

Lisätietoja näkymän lukumäärästä.

Huomioita, kun viestit Viva Engage kautta

Kun viestit Viva Engage kautta, on tärkeää pitää tiedot lyhyinä ja yksinkertaisina. Jaa linkkejä pidempiin sisältömuotoihin ja kannusta käyttäjiä olemaan vuorovaikutuksessa esittämällä kysymyksiä yleisölle, kannustamalla lukijoita tykkäämään, kommentoimaan ja jakamaan Viva Engage ja sisällyttämällä vuorovaikutteisia elementtejä, kuten kyselyjä ja kyselyjä.

Pidä Viva Engage viestien sävy ystävällisin, informatiivisin ja rento. Organisaation koosta ja viestintäasteikosta riippuen voi olla hyödyllistä, että valvoja tai kaksi henkilöä voi valvoa viestejä ja ohjata keskustelua, jos se alkaa poistua aiheesta, siirtyä polarisoivaksi aiheeksi tai poistaa kommentit tarvittaessa käytöstä.

Ole kunnioittava, jos arvostelet toisen näkemystä, älä peitä aiheita, jotka voivat häpäistä tai vieraannuttaa muita, ja vältä polarisoimasta aiheita, kuten politiikkaa ja uskontoa. Älä julkaise mitään, mikä on yksityistä, luottamuksellista tai joka määrittää tietyn osapuolen negatiivisella tavalla.

Äänen sävy	Tutustu yrityksesi organisaatiokohtaisiin brändiohjeisiin. Viestisi sävyn pitäisi olla ystävällinen, informatiivinen ja rento. Kunnioita, jos arvostelet. Älä käsittele aiheita, jotka voivat häpäistä tai vieraannuttaa lukijoitasi, ja vältä polarisoimasta aiheita, kuten politiikkaa tai uskontoa. Älä julkaise mitään yksityistä tai luottamuksellista. Vältä tietyn osapuolen piirtoa negatiivisella tavalla.
Pituus	Pidä viestit lyhyinä ja helposti tarkisteltavana. Tee yhteenveto tärkeistä kohdista ja linkitä tarvittaessa lisätietoihin.
Rakenne	Aloita julkaisut avainasiallasi. Anna lyhyt yhteenveto ja linkki, kun viittaat olemassa olevaan sisältöön (kuten SharePoint-sivuun tai artikkeliin). Käytä tarvittaessa kuvia ja videoita. @mentions ja aihetunnisteiden avulla voit kiinnittää tiettyjen henkilöiden tai ihmisryhmien huomion.
Tapoja lisätä sitoutumista	Pyydä lukijoita osallistumaan viestiisi esittämällä kysymyksiä tai kannustamalla heitä tykkäämään, jakamaan ja jättämään kommentteja. Kannusta jäseniäsi kutsumaan muita henkilöitä Viva Engage-yhteisöön. Luo kyselyjä tai lähetä kysymyksiä, jotta kaikki voivat nähdä muiden lukijoiden vastaukset ja käsitellä niitä.
Tapoja mitata sitoutumista	Ota huomioon viestissäsi käydyt keskustelut.