Yhteenvetotietojen selkeyttäminen ristiintaulukointikyselyllä

Kun luot ristiintaulukointikyselyn rakennenäkymän avulla, voit käyttää niin montaa tietuelähdettä (taulukot ja kyselyt) kuin haluat. Voit kuitenkin pitää rakenteen yksinkertaisena luomalla ensin valintakyselyn, joka palauttaa kaikki haluamasi tiedot, ja käyttää sitten kyselyä ristiintaulukointikyselyn ainoana tietolähteenä. Katso lisätietoja valintakyselyn luomisesta Katso myös -osasta.

Kun luot ristiintaulukointikyselyn rakennenäkymässä, määritä rakenneruudukon Yhteensä- ja Ristiintaulukointi-riveille, minkä kentän arvot haluat sarakkeiden otsikoiksi ja minkä kenttien arvoista haluat laskea summan, keskiarvon, lukumäärän tai muun laskutoimituksen.

1. Näiden rivien asetukset määrittävät, onko kenttä riviotsikko, sarakeotsikko vai yhteenvetoarvo.

2. Tämä asetus näyttää kentän arvot riviotsikoina.

3. Tämä asetus näyttää kentän arvot sarakeotsikoina.

4. Tämä asetus tuottaa yhteenvetoarvot.

Kyselyn luominen

1. Valitse Luo-välilehden Kyselyt-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

   

2. Kaksoisnapsauta Näytä taulukko -valintaikkunassa kutakin taulukkoa tai kyselyä, jota haluat käyttää tietuelähteenä.

   Jos käytät useampaa kuin yhtä tietuelähdettä, varmista, että taulukot tai kyselyt on liitetty niiden yhteisissä kentissä. Katso lisätietoja taulukoiden ja kyselyiden liittämisestä Katso myös -osasta.

3. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

4. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Ristiintaulukointi.

5. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kutakin kenttää, jota haluat käyttää riviotsikoiden lähteenä. Voit valita enintään kolme kenttää riviotsikoiden lähteiksi.

6. Valitse kyselyn rakenneruudukossa kunkin riviotsikkokentän Ristiintaulukointi-riviltä Riviotsikko.

   Voit kirjoittaa Ehdot-riville lausekkeen, joka rajoittaa kentän tuottamia tuloksia. Voit myös määrittää kentän lajittelujärjestyksen Lajittelu-rivillä.

7. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttää, jota haluat käyttää sarakeotsikoiden lähteenä. Voit valita vain yhden kentän sarakeotsikoiden lähteeksi.

8. Valitse kyselyn rakenneruudukossa kunkin sarakeotsikkokentän Ristiintaulukointi-riviltä Sarakeotsikko.

   Voit kirjoittaa Ehdot-riville lausekkeen, joka rajoittaa sarakeotsikkokentän tuottamia tuloksia. Sarakeotsikkokentän ehtolauseke ei kuitenkaan rajoita ristiintaulukointikyselyn tuottamien sarakkeiden määrää. Sen sijaan se rajoittaa tietoja sisältävien sarakkeiden määrää. Oletetaan esimerkiksi, että sarakeotsikkokentässä on kolme mahdollista arvoa: punainen, vihreä ja sininen. Jos lisäät sarakeotsikkokenttään ehdon ='sininen', ristiintaulukointikyselyn taulukossa näkyy myös punainen- ja vihreä-sarake, mutta vain sininen-sarakkeessa on arvoja.

   Jos haluat rajoittaa sarakeotsikoina näkyviä arvoja, voit määrittää kiinteiden arvojen luettelon käyttämällä kyselyn Sarakeotsikot-ominaisuutta. Lisätietoja on seuraavassa osiossa.

9. Kaksoisnapsauta kyselyn rakennenäkymässä kenttää, jota haluat käyttää yhteenvetoarvojen laskemiseen. Voit määrittää yhteenvetoarvojen lähteeksi vain yhden kentän.

10. Valitse kyselyn rakenneruudukon yhteenvetoarvokentän Yhteensä‑riviltä koostefunktio, jota haluat käyttää arvojen laskemiseen.

11. Valitse yhteenvetoarvokentän Ristiintaulukointi-riviltä Arvo.

    Yhteenvetoarvokenttään ei voi määrittää ehtoja eikä sen mukaan voi lajitella.

12. Valitse Rakenne-välilehden Tulokset-ryhmästä Suorita.

Kiinteiden arvojen määrittäminen sarakeotsikoiksi

Jos haluat määrittää sarakeotsikoina käytettäviä kiinteitä arvoja, voit määrittää kyselyyn Sarakeotsikot-ominaisuuden.

1. Avaa ristiintaulukointikysely rakennenäkymässä.

2. Jos ominaisuusikkuna ei ole näkyvissä, paina F4-näppäintä.

3. Varmista ominaisuusikkunasta Yleiset-välilehden yläpuolelta, että Valintalaji-asetus on Kyselyn ominaisuudet. Jos asia ei ole näin, napsauta tyhjää kohtaa kyselyn rakenneruudukon yläpuolella.

4. Anna ominaisuusikkunan Yleiset-välilehden Sarakeotsikot-ominaisuudeksi puolipisteillä erotettu luettelo arvoista, joita haluat käyttää sarakeotsikoina.

   Joitakin merkkejä (esimerkiksi useimpia välimerkkejä) ei sallita sarakeotsikoissa. Jos näitä merkkejä on arvojen luettelossa, Access korvaa ne alaviivalla (_).

Ristiintaulukointikyselyn SQL-syntaksi

Ristiintaulukointikysely ilmaistaan SQL:ssä TRANSFORM-lausekkeena. TRANSFORM-lausekkeella on seuraava syntaksi:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT-pivot-kenttä [IN (arvo1[, arvo2[, ...]])]

TRANSFORM-lausekkeessa on seuraavat osat:

Osa	Kuvaus
aggfunction	SQL-koostefunktio, joka käsittelee valitut tiedot.
selectstatement	SELECT-lauseke.
pivotfield	Kenttä tai lauseke, jota haluat käyttää sarakeotsikoiden luomiseen kyselytulossarjassa.
value1, value2	Kiinteät arvot, joita käytetään sarakeotsikoiden luomiseen.

SQL-näkymä ei rajoita ristiintaulukointikyselyn tietuelähteinä käytettävien taulukoiden tai kyselyjen määrää. Voit kuitenkin auttaa pitämään rakenteen yksinkertaisena luomalla valintakyselyn, joka palauttaa kaikki ristiintaulukointikyselyssä käytettävät tiedot, ja käyttämällä sitten kyseistä valintakyselyä tietuelähteenä. Katso lisätietoja valintakyselyn luomisesta Katso myös -osasta.

1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

2. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

3. Napsauta Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmästä Näkymä, ja napsauta sitten SQL-näkymä.

4. Kirjoita tai liitä SQL-objekti-välilehteen seuraava SQL:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. Kirjoita ensimmäiselle riville TRANSFORM-lausekkeen jälkeen lauseke, jonka avulla voit laskea yhteenvetoarvot, esimerkiksi Sum([Määrä]).

   Jos käytössäsi on useampi kuin yksi taulukko tai kysely tietuelähteenä, sisällytä taulukon tai kyselyn nimi osana kunkin kentän nimeä, esimerkiksi Sum([Kulut].[Määrä]).

6. Kirjoita toiselle riville SELECT-lausekkeen jälkeen niiden kenttien tai kentän lausekkeiden luettelo, jota haluat käyttää riviotsikoille. Erota luettelokohteet pilkuilla, esimerkiksi [Budjetti].[Osasto_tunnus], [Kulut].[Laji].

7. Kirjoita kolmannelle riville FROM-lausekkeen jälkeen niiden taulukoiden tai kyselyjen luettelo, joita käytät tietuelähteinä, esimerkiksi Budjetti, Kulut.

8. Kirjoita neljännelle riville GROUP BY -lausekkeen jälkeen sama kenttäluettelo, jota käytät SELECT-lausekkeessa vaiheessa 6.

9. Kirjoita viidennelle riville PIVOT-lausekkeen jälkeen sen kentän nimi tai lauseke, jota haluat käyttää sarakeotsikoille, esimerkiksi PIVOT [Budjetti].[Vuosi].

Joissakin tapauksissa haluat ehkä ryhmittää kentän arvot alueisiin ja käyttää sitten näitä alueita rivi- tai sarakeotsikoina sen sijaan, että käyttäisit kentän jokaista arvoa rivi- tai sarakeotsikoissa. Oletetaan esimerkiksi, että sarakeotsikoina käytetään ”Ikä”-kenttää. Sen sijaan että käyttäisit yhtä saraketta jokaista ikää varten, haluat ehkä käyttää ikäalueita edustavia sarakkeita.

Lisäämällä lausekkeeseen IIf-funktion voit luoda rivien tai sarakkeiden otsikoina käytettäviä arvoalueita.

1. Avaa ristiintaulukointikysely rakennenäkymässä.

2. Napsauta kyselyn rakenneruudukon Kenttä-rivin tyhjää solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Zoomaa.

3. Kirjoita Zoomaus-ruutuun kentän tunnus, ja sen jälkeen kaksoispiste (:).

4. Kirjoita IIf().

5. Kirjoita IIf-avainsanan jälkeen olevien sulkeiden sisään vertailulauseke, joka määrittää kenttäarvojen ensimmäisen alueen.

   Oletetaan esimerkiksi, että olet luomassa alueita Ikä-kenttään ja haluat kunkin ikäalueen olevan kaksikymmentä vuotta. Ensimmäisen alueen muodostava vertailulauseke on [Ikä]<21.

6. Kirjoita vertailulausekkeen jälkeen puolipiste ja kirjoita sitten alueen nimi lainausmerkeissä. Antamasi nimi on ristiintaulukoinnin otsikko arvoille, jotka ovat määrittämälläsi alueella.

   Kirjoita esimerkiksi [Ikä]<21-arvon jälkeen pilkku ja sitten ”0–20 vuotta”.

7. Kirjoita alueen nimen (ja lainausmerkkien) jälkeen puolipiste ja toimi seuraavasti:

   • Jos haluat luoda toisen alueen, kirjoita IIf(), ja toista sitten vaiheet 5, 6 ja 7.

   • Jos kyseessä on viimeinen alue, kirjoita vain alueen nimi.

     Esimerkiksi täydellinen sisäkkäisistä IIf-lausekkeista muodostuva koodi, joka jakaa Ikä-kentän arvot kahdenkymmenen vuoden jaksoihin, on seuraava (rivinvaihdot on lisätty luettavuuden helpottamiseksi):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Huomautus: Access lopettaa lausekkeiden arvon laskemisen heti, kun jonkin IIf-lausekkeen arvo on Tosi. Arvoalueiden alarajaa ei tarvitse määrittää, koska alueen alarajaa pienempi arvo on jo saanut arvoksi Tosi.

8. Valitse kyselyn rakenneruudukon Yhteensä-riviltä Ryhmittelyperuste.

9. Määritä Ristiintaulukointi-rivillä, käytetäänkö arvoalueita rivien vai sarakkeiden otsikoina. Muista, että voit määrittää enintään kolme riviotsikkoa ja yhden sarakeotsikon.

Ristiintaulukointikyselyn kannattaa ehkä pyytää syötettä, kun se suoritetaan. Oletetaan esimerkiksi, että käytät useita riviotsikoita, joista toinen on Maa/alue. Sen sijaan, että kysely näyttää aina jokaisen maan tai alueen tiedot, se voi pyytää nimeä ja näyttää sitten tiedot käyttäjän syötteen mukaan.

Voit lisätä parametrikehotteen mihin tahansa riviotsikkokenttään.

1. Avaa ristiintaulukointikysely rakennenäkymässä.

2. Kirjoita hakasulkeissa oleva kysymys sen riviotsikkokentän Ehdot‑riville, jossa haluat pyytää käyttäjältä tietoja. Kysymys tulee kyselyn suorituksen aikana näkyviin kehotteena.

   Jos esimerkiksi kirjoitat Ehdot-riville [Anna maa tai alue], kyselyn aikana näkyviin tulee valintaikkuna, jossa on teksti "Anna maa tai alue", tekstiruutu ja OK-painike.

   Vihje: Jos haluat parametriin joustavuutta, yhdistä lausekkeisiin yleismerkkejä Like-operaattorilla. Sen sijaan, että kirjoittaisit ehdoksi [Anna maa tai alue], voit kirjoittaa ehdoksi Like [Anna maa tai alue]&"*", jolloin parametri vastaa laajempaa syötettävän tiedon aluetta. Like-operaattorin käyttäminen ei muuta parametrikehotteen ulkoasua.

3. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Parametrit.

4. Lisää Kyselyn parametrit -valintaikkunan Parametrit-sarakkeeseen Ehdot-riville kirjoittamasi parametrikehote. Lisää hakasulkeet, mutta älä yleismerkkejä tai Like-operaattoria.

5. Valitse parametrin tietotyyppi Tietotyyppi-sarakkeesta. Tietotyypin on vastattava riviotsikkokentän tietotyyppiä.

Jos ristiintaulukointikyselyn yhteenvetotietojen laskemiseen käytettävässä kentässä on tyhjäarvoja, koostefunktiot ohittavat nämä arvot. Tyhjäarvot saattavat vaikuttaa joidenkin koostefunktioiden tulokseen. Esimerkiksi keskiarvo lasketaan laskemalla kaikki arvot yhteen ja jakamalla summa arvojen määrällä. Jos kentässä on tyhjäarvoja, niitä ei lasketa mukaan arvojen määrään.

Joissakin tapauksissa kannattaa ehkä korvata tyhjäarvot nollilla, jotka otetaan mukaan koostelaskutoimituksiin. Nz-funktiolla voit korvata tyhjäarvot nollilla.

Nz-syntaksi

Nz ( variantti [, valueifnull ] )

Nz-funktion syntaksilla on seuraavat argumentit:

Argumentti	Kuvaus
variantti	Pakollinen. tietotyyppiVariantti oleva muuttuja.
valueifnull	Valinnainen (ellei käytetä kyselyssä). Variantti, joka tuottaa palautettavan arvon, jos variantti-argumentti on Null. Tämä argumentti mahdollistaa sen, että voit palauttaa jonkin muun arvon kuin nollan tai tyhjän merkkijonon. Huomautus: Jos käytät kyselyn lausekkeessa Nz-funktiota ilman valueifnull-argumenttia, tyhjäarvoja sisältävien kenttien tuloksena on tyhjä merkkijono.

1. Kun kysely on avattu rakennenäkymässä, napsauta hiiren kakkospainikkeella kyselyn rakenneruudukon Arvo-kenttää.

2. Valitse pikavalikosta Zoomaus.

3. Ympäröi Zoomaus-ruudussa kentän nimi tai lauseke sulkeilla ja kirjoita sitten sulkeiden eteen Nz.

4. Kirjoita oikeanpuoleisen sulkeen sisälle , 0.

   Jos esimerkiksi lisäät Menetetyt tunnit -kenttään tyhjäarvot nolliksi muuntavan Nz-funktion, valmis lauseke näyttää tältä:

Nz([Hours Lost], 0)

• Pyri yksinkertaisuuteen    Jos riviyhdistelmiä on liikaa, ristiintaulukointikyselyistä voi tulla hankalasti luettavia. Älä käytä enempää riviotsikoita kuin on tarpeen.

• Harkitse ristiintaulukointikyselyn luomista vaiheittain    Älä käytä pelkkiä taulukoita. Usein kannattaa tehdä ensin summakysely ja käyttää sitä ristiintaulukointikyselyn tietuelähteenä.

• Valitse sarakeotsikkokenttä huolellisesti    Ristiintaulukointikyselytaulukot ovat yleensä helpompia lukea, kun sarakeotsikoita on suhteellisen vähän. Kun olet päättänyt, mitä kenttiä haluat käyttää otsikoina, voi olla kannattavaa valita niistä se, joka tuottaa vähiten arvoja. Jos kyselysi esimerkiksi laskee arvot iän ja sukupuolen mukaan, sarakeotsikoina kannattaa käyttää sukupuolta, sillä se tuottaa yleensä vähemmän mahdollisia arvoja kuin ikä.

• Alikyselyn käyttäminen WHERE-lausekkeessa    Voit käyttää alikyselyä WHERE-lausekkeen osana ristiintaulukointikyselyssä.

Sivun alkuun