Accessin yhteystietotietokantamallin avulla voit seurata nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita ja muita tietoja. Tämän suositun Access-mallin uuden version avulla voit myös luokitella kunkin yhteyshenkilön, lähettää sähköpostiviestejä ja luoda osoitteiden karttoja.
Haluatko katsoa videon tämän mallin käyttämisestä? Katso tämä artikkeli Yhteystietotietokantamallin käyttäminen.
Huomautus: Yhteystiedot-tietokantamallia on päivitetty viime vuosina. Nämä ohjeet viittaavat ladattavissa olevan mallin uusimpaan versioon. Jos alla olevat vaiheet eivät vastaa näkemääsi, käytät todennäköisesti mallin vanhempaa versiota.
Aloitusopas
Tässä artikkelissa käsitellään Yhteystietotietokanta-mallin käytön perusvaiheita.
Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten
-
Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää tervetulolomakkeen. Jos haluat estää tätä lomaketta näkymästä, kun avaat tietokannan seuraavan kerran, poista Näytä tervetuloa, kun tietokanta avataan -valintaruudun valinta.
Aloita tietokannan käyttö sulkemalla Tervetulolomake.
-
Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, valitse sanomapalkissa Ota tämä sisältö käyttöön.
Lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta on artikkelissa Tietokantaan luottaminen.
Yhteystietojen lisääminen Microsoft Outlookista
Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä kyseisen ohjelman yhteystietoja kirjoittamatta tietoja uudelleen.
-
Valitse Yhteystietoluettelo-lomakkeessaLisää Outlookista.
-
Valitse Lisättävät nimet -valintaikkunassa nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.
-
Valitse Lisää ja valitse sitten OK.
Yhteystiedon etsiminen
Pikahaku-ruudun avulla voit nopeasti etsiä yhteyshenkilön yhteystietoluettelolomakkeesta.
-
Kirjoita Yhteystietoluettelo-lomakkeenPikahaku-ruutuun teksti, jota haluat etsiä, ja paina sitten ENTER-näppäintä.
Access suodattaa luettelon näyttämään vain ne tietueet, jotka sisältävät hakemasi tekstin. Jos haluat palata koko luetteloon, valitse Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X hakuruudun sisällä.)
Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen
Yhteystietoluettelo-lomakkeessa jotkin kentät (sarakkeet) piilotetaan oletusarvoisesti. Näytettävien kenttien muuttaminen:
-
Valitse Näytä tai piilota kentät.
-
Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä oleva valintaruutu. Piilota sarake poistamalla valintaruudun valinta.
Yhteystietojen näyttäminen
Yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kustakin yhteystiedosta. Yhteystietolomakkeen näyttäminen:
-
Valitse Yhteystietoluettelo-lomakkeessaAvaa sen yhteystiedon vierestä, jonka haluat nähdä.
Kuvan lisääminen
Yhteystietolomakkeessa voit lisätä yhteyshenkilölle kuvan.
-
Valitse kuvakehyksen alta Muokkaa kuvaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaLisää.
-
Selaa Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansioon, joka sisältää tiedoston.
-
Valitse tiedosto, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.
-
Valitse Liitteet-valintaikkunassaOK.
Huomautus: Voit liittää kuhunkin yhteystietoon useita tiedostoja, mukaan lukien erilaisia tiedostotyyppejä, kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.
Yhteyshenkilön osoitteen kartan näyttäminen
Jos olet antanut yhteyshenkilölle katuosoitteen Yhteystiedot-lomakkeessa , voit näyttää kartan kyseisestä sijainnista:
-
Valitse Valitse karttaan.
Raporttien näyttäminen
Yhteystietotietokanta sisältää kaksi raporttia: Hakemisto ja Puhelinluettelo. Raportin näyttäminen:
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa raporttia, jonka haluat näyttää.
Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa Yksinkertaisen raportin luominen.
Yhteystietotietokannan muokkaaminen
Voit mukauttaa yhteystietotietokantaa lisäämällä uuden kentän Yhteystiedot-taulukkoon ja lisäämällä kentän yhteystietoluettelolomakkeeseen ja Yhteystietotiedot-lomakkeeseen .
Kentän lisääminen Yhteystiedot-taulukkoon
-
Sulje kaikki avoimet välilehdet.
-
Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Yhteystiedot-taulukkoa .
-
Vieritä oikealle, kunnes näkyviin tulee Lisää uusi kenttä -niminen sarake. Kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita kentän nimi.
Kun kirjoitat tietoja sarakkeeseen ensimmäisen kerran, Access määrittää tietotyypin puolestasi.
Kentän lisääminen lomakkeeseen
Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen lomakkeeseen.
-
Napsauta lomaketta hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa ja valitse sitten Asettelunäkymä.
-
Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.
-
Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen.
