Sääntöjen avulla voit mukauttaa yhdistämisen tietolähteen tietojen perusteella. Voit esimerkiksi lisätä säännön avulla, kun vastaanottajan määräpäivä on menneisyydessä.
Kun olet valinnut vastaanottajat yhdistämistä varten ja lisännyt yhdistämiskentät asiakirjaan, määritä säännöt.
Siirry Postitukset-sääntöihin> ja valitse sääntö alla olevien kuvausten perusteella.
Kysy
Käytä Kysy-sääntöä, kun haluat antaa tiedot kerran ja näyttää ne useissa kohdissa yhdistetyssä asiakirjassa. Jos esimerkiksi kokouksen päivämäärää ei ole tietolähteessäsi, voit kirjoittaa päivämäärän kerran ja näyttää sen aina, kun olet lisännyt vastaavan kirjanmerkin.
- Paina yhdistämisasiakirjassa näppäinyhdistelmää Ctrl+F9 ja luo sitten kirjanmerkki kirjoittamalla nimi. Toista tämä samalla nimellä aina, missä haluat Kysy-kentän vastauksen näkyvän asiakirjassa.
- Aseta kohdistin johonkin asiakirjan kohtaan ensimmäisen juuri luomasi kirjanmerkin eteen.
- Siirry Postitukset-sääntöihin>>kysy.
- Valitse juuri luomasi kirjanmerkki (tai kirjoita sen nimi) ja kirjoita kehoteruutuun kehote, kuten "Tapahtuman päivämäärä?".
- Valitse OK ja sitten uudelleen OK .
- Valitse prosessin lopuksi Valmis & Yhdistä, ja valitse Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja. Sinua pyydetään vastaamaan kutakin vastaanottajaa kohden. Kyseinen vastaus lisätään määrittämiisi kirjanmerkkeihin yhdistämisen tuloksena syntyviin asiakirjoihin.
Lisätietoja: Kenttäkoodit: Ask-kenttä
Kirjoita
Olet esimerkiksi lähettämässä saman kutsun vuosineljänneksen kokoukseen. Tietolähde ei tallenna kokousten päivämääriä, ja kokouksen päivämäärä näkyy kutsussa vain kerran.
Sijoittamalla Fill-in-kentän asiakirjaan voit suorittaa saman yhdistämisen joka kokouksessa. Sinun tarvitsee kirjoittaa vain kokouksen päivämäärä.
Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisättävän tekstin.
Siirry Postitukset-välilehdessäkohtaan Sääntöjen>täyttö.
Kirjoita kehoteruutuun kehote, kuten Tapahtuman päivämäärä?
Valitse OK ja sitten uudelleen OK .
Valitse Valmis & yhdistä >ja muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.
Kirjoita pyydettäessä vastaus kullekin vastaanottajalle. Kyseinen vastaus lisätään Kirjoita-kenttään ja näkyy yhdistetyn asiakirjan kirjanmerkeissä.
Jos... Sitten... Muuten
Käytä Jos... Sitten... Muuten sääntö, joka näyttää eri tekstiä tietolähteen tietojen perusteella. Voit esimerkiksi näyttää yhden saapumisviestin, kun Maa/alue-kenttä on tyhjä, ja toisen, kun se ei ole tyhjä.
Aseta kohdistin kohtaan, johon haluat ehdollisen tekstin.
Siirrypostitussääntöihin>>, jos... Sitten... Muuten.
Valitse kentän nimi ja vertailu.
Kirjoita Vertaa-ruutuun arvo, jota haluat verrata. Ohita tämä vaihe, jos valitsit on tyhjä tai ei ole tyhjä.
Kirjoita Lisäätämä teksti -kohtaan teksti, joka näyttää, kun ehto täyttyy.
Kirjoita Muuten lisää tämä teksti -kohtaan teksti, joka näyttää, kun ehto ei täyty.
Valitse OK.
Lisätietoja: Kenttäkoodit: IF-kenttä
Tietueen numero
Yhdistä tietue # -toiminnolla voit näyttää kunkin vastaanottajan paikan odotuslistalla. Voit esimerkiksi lajitella vastaanottajaluettelon ilmoittautumisten aikajärjestykseen ja näyttää sitten vastaanottajan numeroidun kohdan luettelossa käyttämällä Yhdistä tietue # -sääntöä.
Tietueen numero on niiden lajittelujen ja suodatusten mukainen, joita käytät ennen yhdistämistä.
Vihje
Käyttämällä Yhdistä rec # sääntöä Tulostuspäivämäärä-kentän vieressä voit luoda yksilölliset laskunumerot.
- Vie kohdistin kohtaan, jossa haluat tietuenumeron näkyvän.
- Siirry kohtaan Postitukset>Sääntöjen>yhdistämistietue #.
Lisätietoja: Kenttäkoodit: MergeRec-kenttä
Tietueen järjestysnumero
Käytä Yhdistämisjärjestys #-toimintoa, jos haluat näyttää kunkin yhdistetyssä asiakirjassa olevan tietueen numeron. Voit esimerkiksi numeroida kunkin vastaanottajan siinä järjestyksessä, jossa ne yhdistetään.
- Vie kohdistin kohtaan, jossa haluat tietuenumeron näkyvän.
- Siirry kohtaan Postitussääntöjen>>yhdistämisjärjestys #.
Lisätietoja: Kenttäkoodit: MergeSeq-kenttä
Seuraava tietue
Käytä Seuraava tietue -sääntöä, kun haluat määrätä Wordin jatkamaan seuraavaan tietueeseen aloittamatta uutta sivua. Jos käytät yhdistämistoimintoa esimerkiksi yhteystietoluettelon tulostamiseen yhdelle paperiarkille.
Huomautus
Osoitetarra-arkki on aseteltu taulukoksi Wordissa. Word lisää seuraavan osoitteen selitteeseen käyttämällä Seuraava tietue -sääntöä taulukon jokaisessa solussa.
- Vie kohdistin kohtaan, jossa haluat seuraavan tietueen tietojen näkyvän.
- Siirry postitukset>sääntöjen>seuraavaan tietueeseen.
- Seuraavaksi tarvittavien tietojen yhdistämiskentän lisääminen
Yritysten nimiluettelo voi näyttää esimerkiksi tällaiselta:
«Company_Name»
«Seuraava tietue»«Company_Name»
«Seuraava tietue»«Company_Name»
Lisätietoja: Kenttäkoodit: Next-kenttä
Seuraava tietue jos
Use Next Record If -funktiota voit ehdon perusteella hallita, milloin Word siirtyy seuraavaan tietueeseen. Voit esimerkiksi erottaa kotimaiset ja ulkomaiset osallistujat toisistaan Maa/alue-kentässä.
- Vie kohdistin kohtaan, jossa haluat seuraavan tietueen tietojen näkyvän.
- Siirry kohtaan Postitukset>säännöt>Seuraava tietue jos.
- Valitse Kentän nimi -luettelossa yhdistämiskentän nimi, esimerkiksi Kaupunki.
- Valitse Vertailu-luettelosta tapa, jolla arvoja verrataan. Jos esimerkiksi haluat erotella tietyn asuinpaikan vastaanottajat, valitse Yhtä suuri kuin.
- Kirjoita Vertaa-ruutuun arvo, jota haluat käyttää. Jos haluat erotella tokiolaiset vastaanottajat, kirjoita Tokio (ohita tämä, jos valitsit vertailuksi on tyhjä tai ei ole tyhjä ).
Lisätietoja: Kenttäkoodit: NextIf-kenttä
Aseta kirjanmerkki
Määritä kirjanmerkki -toiminnolla voit lisätä tietoja kerran ja käyttää niitä useissa asiakirjan kohdissa. Voit esimerkiksi kirjoittaa puhujan nimen kerran ja käyttää sitä aina, kun olet lisännyt vastaavan Ref-kentän.
- Aseta kohdistin mihin tahansa kohtaan asiakirjassa.
- Siirry kohtaan Postitukset-sääntöjoukon>>kirjanmerkki, kirjoita nimi ja valitse OK.
- Aseta kohdistin kohtaan, jossa haluat kirjanmerkkitekstin näkyvän.
- Siirry Lisää>pikaosat-kenttään> ja valitse Viite.
- Valitse juuri luomasi kirjanmerkin nimi ja valitse OK.
- Lisää Viite-kenttä kaikkialle, missä haluat kirjanmerkkitekstin näkyvän.
- Ennen kuin suoritat yhdistämisen, napsauta hiiren kakkospainikkeella Joukkokenttää, valitse Muokkaa kenttää ja kirjoita haluamasi teksti tekstiruutuun .
- Valitse OK.
Lisätietoja: Kenttäkoodit: Set-kenttä
Ohita tietue jos
Ohita tietue jos -toiminnolla voit jättää vastaanottajia pois yhdistämisestä tietolähteesi tietojen perusteella. Voit esimerkiksi jättää pois asiakkaat, joiden Koko-kenttä vastaa tiettyä kokoa.
- Siirry postitukset-sääntöihin>>Ohita tietue jos.
- Valitse Kentän nimi -luettelosta yhdistämiskentän nimi, kuten Koko.
- Valitse Vertailu-luettelosta tapa, jolla arvoja verrataan. Jos esimerkiksi haluat erotella asiakkaat, jotka käyttävät tiettyä kokoa, valitse Yhtä suuri kuin.
- Kirjoita Vertaa-ruutuun arvo, jota haluat käyttää. Jos haluat esimerkiksi korostaa asiakkaat, jotka käyttävät kokoa erittäin pieni, valitse XS (ohita tämä, jos vertailuksi valitsit on tyhjä tai ei ole tyhjä ).
Lisätietoja: Kenttäkoodit: SkipIf-kenttä