Microsoft Office Excel possède un certain nombre de fonctionnalités qui facilitent la gestion et l’analyse des données. Pour tirer pleinement parti de ces fonctionnalités, il est important d’organiser et de mettre en forme les données dans une feuille de calcul conformément aux instructions suivantes.
Contenu de cet article
Instructions relatives à l’organisation des données
Placer les éléments similaires dans la même colonne Concevez les données de façon à ce que toutes les lignes aient des éléments similaires dans la même colonne.
Séparer une plage de données Laissez au moins une colonne et une ligne vides entre une plage de données associée et d’autres données de la feuille de calcul. Excel peut alors détecter et sélectionner plus facilement la plage lorsque vous triez, filtrez ou insérez des sous-totaux automatiques.
Positionner les données critiques au-dessus ou en dessous de la plage Évitez de placer les données critiques à gauche ou à droite de la plage, car elles risquent d’être masquées lorsque vous filtrez la plage.
Éviter les lignes et colonnes vides dans une plage Évitez de placer des lignes et des colonnes vides dans une plage de données. Vous pourrez ainsi détecter et sélectionner plus facilement la plage de données associée par Excel.
Afficher toutes les lignes et colonnes d’une plage Assurez-vous que toutes les lignes ou colonnes masquées sont affichées avant d’apporter des modifications à une plage de données. Lorsque les lignes et les colonnes d’une plage ne sont pas affichées, les données peuvent être supprimées par inadvertance. Pour plus d’informations, voir Masquer ou afficher des lignes et des colonnes.
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Instructions relatives au format des données
Utiliser des étiquettes de colonne pour identifier des données Créez des étiquettes de colonne dans la première ligne de la plage de données en appliquant un autre format aux données. Excel peut ensuite utiliser ces étiquettes pour créer des rapports et pour rechercher et organiser des données. Utilisez une police, un alignement, un format, un motif, une bordure ou un style de mise en majuscules pour les étiquettes de colonne différent du format que vous attribuez aux données de la plage. Mettez en forme les cellules sous forme de texte avant de taper les étiquettes de colonnes. Pour plus d’informations, voir Méthodes de mise en forme d’une feuille de calcul.
Utiliser des bordures de cellule pour distinguer les données Lorsque vous voulez séparer des étiquettes des données, utilisez des bordures de cellules (et non des lignes vides ou des lignes pointillées) pour insérer des lignes sous les étiquettes. Pour plus d’informations, voir Appliquer ou supprimer des bordures de cellule dans une feuille de calcul.
Évitez les espaces de début ou de fin pour éviter les erreurs Évitez d’insérer des espaces au début ou à la fin d’une cellule pour mettre des données en retrait. Ces espaces supplémentaires peuvent affecter le tri, la recherche et le format appliqué à une cellule. Au lieu de taper des espaces pour mettre des données en retrait, vous pouvez utiliser la commande Augmenter le retrait dans la cellule. Pour plus d’informations, voir Repositionner les données dans une cellule.
Étendre les formats de données et les formules Lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes de données à la fin d’une plage de données, Excel étend la mise en forme et les formules cohérentes. Trois des cinq cellules précédentes doivent utiliser le même format pour que ce format soit étendu. Toutes les formules précédentes doivent être cohérentes pour qu’une formule puisse être étendue. Pour plus d’informations, voir Recopier automatiquement des données dans les cellules d’une feuille de calcul.
Utiliser un format de tableau Excel pour travailler avec des données connexes Vous pouvez transformer une plage de cellules contiguës de votre feuille de calcul en tableau Excel. Les données définies par la table peuvent être manipulées indépendamment des données extérieures à la table. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités spécifiques de la table pour trier, filtrer, totaliser ou calculer rapidement les données de la table. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de table pour compartimenter des ensembles de données connexes en organisant ces données dans plusieurs tables sur une seule feuille de calcul. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble des tableaux Excel.
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