Cet article fournit une vue d’ensemble de certains concepts clés liés à l’utilisation des nouvelles fonctionnalités de métadonnées managées dans SharePoint Server. Il explique comment les nouvelles fonctionnalités de métadonnées managées prennent en charge l’implémentation de taxonomies formelles par le biais de termes managés. Il explique également comment fonctionnent les balises sociales et comment elles sont liées aux fonctionnalités de métadonnées managées telles que les termes managés et les mots clés d’entreprise.
Contenu de cet article
Fonctionnalités de métadonnées managées
Les nouvelles fonctionnalités de métadonnées managées dans SharePoint Server sont activées par une nouvelle application service de métadonnées managées qui prend en charge deux éléments clés :
- Publication de type de contenu Le partage de types de contenu entre des collections de sites et des applications Web. Pour plus d’informations sur la publication de type de contenu, consultez Présentation des types de contenu et de la publication de type de contenu.
- Taxonomies La création et la gestion de collections hiérarchiques de termes gérés de manière centralisée (appelées ensembles de termes) qui peuvent être utilisés comme attributs pour les éléments des sites SharePoint. Ces ensembles de termes peuvent être partagés entre des collections de sites et des applications web. Les ensembles de termes peuvent être créés et gérés via une fonctionnalité appelée Outil de gestion du magasin de termes.
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Termes et concepts clés
Il existe plusieurs termes et concepts clés qui sont utiles lors de l’utilisation des différentes fonctionnalités de métadonnées dans SharePoint Server. La compréhension de ces concepts vous aidera à comprendre les informations conceptuelles expliquées plus loin dans cet article et dans d’autres articles sur les fonctionnalités de métadonnées managées.
Taxonomie
Une taxonomie est une classification hiérarchique de mots, d’étiquettes ou de termes organisés en groupes basés sur des similitudes. Une taxonomie peut être définie et gérée de manière centralisée par une ou plusieurs personnes. La Classification internationale Standard industrielle (CICI), qui a été élaborée par les Nations Unies, est un exemple célèbre de taxonomie industrielle utilisée pour classifier les données économiques. Les taxonomies sont utiles, car elles fournissent une structure logique et hiérarchique de métadonnées qui peuvent être utilisées pour classifier les informations de manière cohérente.
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Folksonomy
Une folksonomy est la classification qui se produit lorsque les utilisateurs du site Web appliquent en collaboration des mots, des étiquettes ou des termes au contenu d’un site. Si vous avez déjà vu un nuage d’étiquettes sur un site Web, vous avez vu une visualisation d’une folksonomy. La figure ci-dessous montre un composant WebPart Tag Cloud sur un site SharePoint. Une approche folksonomy-based des métadonnées peut être utile, car elle tire parti des connaissances et de l’expertise des utilisateurs du site et des créateurs de contenu, et elle permet à la classification du contenu d’évoluer en fonction des besoins et des intérêts professionnels changeants des utilisateurs.
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Ensemble de termes
Un ensemble de termes est un groupe de termes connexes.
Selon l’emplacement où un ensemble de termes est créé, son étendue peut être locale ou globale :
- Les ensembles de termes locaux sont créés dans le contexte d’une collection de sites et peuvent être utilisés (et visibles) uniquement pour les utilisateurs de cette collection de sites. Par exemple, si vous ajoutez une colonne de métadonnées managées à une liste ou une bibliothèque et que vous créez un ensemble de termes pour cette colonne, l’ensemble de termes est local dans la collection de sites qui contient cette liste ou cette bibliothèque.
- Les ensembles de termes globaux peuvent être utilisés sur tous les sites qui s’abonnent à une application de service de métadonnées managées spécifique.
Les ensembles de termes peuvent être configurés pour être fermés, ce qui signifie que les utilisateurs ne peuvent pas leur ajouter de nouveaux termes lorsqu’ils entrent une valeur pour une colonne mappée à l’ensemble de termes. Ils peuvent également être configurés pour être ouverts, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes à l’ensemble de termes lorsqu’ils mettent à jour la valeur d’une colonne mappée à l’ensemble de termes.
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Intitulé
Un terme est un élément individuel au sein d’un ensemble de termes, et il s’agit d’un mot ou d’une expression spécifique qui peut être associé à un élément sur un site SharePoint Server. Un terme a un ID unique et peut avoir de nombreuses étiquettes de texte différentes (synonymes). Si vous travaillez sur un site multilingue, il peut également avoir des étiquettes dans différentes langues.
Il existe deux types de termes :
Termes managés
Les termes managés sont généralement prédéfinis et organisés en termes hiérarchiques définis par un administrateur de magasin de termes ou une autre personne disposant des autorisations nécessaires pour travailler avec des métadonnées managées.
Mots clés d’entreprise
Une mot clé d’entreprise est un mot ou une expression qui est ajouté aux éléments d’un site SharePoint. Les mots clés d’entreprise sont organisés en un ensemble de termes unique et non hiérarchique dans l’outil de gestion du magasin de termes appelé jeu de mots clés. Étant donné que les utilisateurs peuvent généralement ajouter n’importe quel mot ou expression à un élément en tant que mot clé, les mots clés d’entreprise peuvent être utilisés pour le balisage de style folksonomy. Les administrateurs de magasins de termes, ou d’autres personnes autorisées à gérer les métadonnées, peuvent choisir de déplacer des mots clés hors de l’ensemble de termes Mots clés vers un ensemble de termes managé spécifique, à partir duquel les mots clés seront disponibles dans le contexte d’un ensemble de termes spécifique. Les administrateurs du magasin de termes peuvent également choisir de fermer l’ensemble de mots clés afin que les utilisateurs ne puissent pas envoyer de nouveaux mots clés et soient limités à l’utilisation de mots clés existants.
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Groupe
Les groupes définissent des limites de sécurité. Un groupe est un ensemble d’ensembles de termes qui partagent tous des exigences de sécurité communes. Seuls les utilisateurs désignés comme contributeurs à un groupe spécifique peuvent gérer des ensembles de termes qui appartiennent au groupe ou créer de nouveaux ensembles de termes au sein de celui-ci. Les organisations doivent créer des groupes uniques pour les ensembles de termes qui auront des besoins uniques en matière d’accès ou de sécurité.
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Outil de gestion du magasin de termes
L’outil de gestion du magasin de termes est l’outil que les taxonomistes, les administrateurs ou d’autres personnes qui gèrent des taxonomies peuvent utiliser pour créer, importer et gérer des ensembles de termes et les termes qu’ils contiennent. L’outil gestion du magasin de termes affiche tous les ensembles de termes globaux et tous les ensembles de termes locaux disponibles pour la collection de sites à partir de laquelle vous accédez à l’outil de gestion du magasin de termes.
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Colonne Métadonnées managées
La colonne Métadonnées managées est un nouveau type de colonne qui peut être ajouté à des listes ou des bibliothèques afin que les utilisateurs de site ou les propriétaires de contenu puissent sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble de termes managés spécifique et les appliquer au contenu. Une colonne de métadonnées managées peut être configurée pour être mappée à un ensemble de termes existant, ou vous pouvez créer un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour la colonne. Si vous créez un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées managées, cet ensemble de termes est un ensemble de termes local qui est disponible uniquement pour une utilisation dans la collection de sites où il a été créé.
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Colonne Mots clés d’entreprise
La colonne Mots clés d’entreprise est une colonne que vous pouvez ajouter aux types de contenu, listes ou bibliothèques pour permettre aux utilisateurs d’étiqueter des éléments avec des mots ou des expressions qu’ils choisissent. Il s’agit d’une colonne à valeurs multiples par défaut. Lorsque les utilisateurs tapent un mot ou une expression dans la colonne, ils reçoivent des suggestions de type à l’avance, qui peuvent inclure des éléments des deux ensembles de termes managés et l’ensemble de termes Mots clés. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur existante ou entrer quelque chose de nouveau (si l’ensemble de termes Mots clés a été configuré pour être ouvert aux ajouts utilisateur).
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Liens de mise en réseau
Les balises sociales sont des mots ou des expressions que les utilisateurs du site peuvent appliquer au contenu d’un site SharePoint pour les aider à catégoriser les informations de manière significative pour eux. Les balises sociales peuvent également être appliquées à des URL en dehors d’un site SharePoint. Les balises sociales prennent en charge l’étiquetage basé sur la folksonomy. Une balise de réseau social est composée de pointeurs vers trois types d’informations :
- une identité d’utilisateur
- URL d’un élément
- un terme
Ces pointeurs sont stockés dans le magasin d’étiquetage social qui fait partie de l’application service de profil utilisateur. Techniquement, les balises de réseaux sociaux ne font pas partie des fonctionnalités de métadonnées managées dans SharePoint Server, mais elles se connectent aux fonctionnalités de métadonnées gérées de deux façons importantes qui aident à prendre en charge l’utilisation cohérente des métadonnées dans un organization. La partie terme d’une balise de réseau social pointe vers un terme dans l’ensemble de mots clés du magasin de termes pour l’une des applications du service de métadonnées gérées auxquelles un site est connecté.
Par exemple, lorsque vous créez une balise sociale, vous avez la possibilité de sélectionner parmi les termes existants, qui peuvent inclure des termes managés, ainsi que des mots clés d’entreprise. Si vous sélectionnez l’un de ces termes existants, votre balise de réseau social contient un pointeur vers ce terme. Si vous choisissez de ne pas sélectionner un terme existant et que vous créez un terme qui n’a jamais été utilisé auparavant, une nouvelle mot clé est créée pour celui-ci dans le terme Mots clés défini dans le magasin de termes, et votre nouvelle balise de réseau social pointe vers ce terme.
De cette façon, les mots clés utilisés dans les balises de réseaux sociaux sont ajoutés à l’ensemble de termes Mots clés visible dans l’outil de gestion du magasin de termes (s’ils n’en existent pas déjà) et peuvent être gérés par les administrateurs du magasin de termes. En outre, lorsque les utilisateurs appliquent des mots clés d’entreprise ou des termes managés au contenu en mettant à jour une colonne Mots clés d’entreprise ou Métadonnées managées, des balises sociales peuvent être créées automatiquement afin que ces termes soient visibles sous forme de balises dans les flux d’actualités, les clouds de balises ou les profils Mon site. Les propriétaires de listes ou de bibliothèques peuvent activer ou désactiver la publication de métadonnées en mettant à jour les paramètres de métadonnées et de mots clés d’entreprise pour une liste ou une bibliothèque.
Lorsque vous ajoutez une balise de réseau social à un élément, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que votre identité et l’URL de l’élément soient privées, mais le terme, qui est stocké dans le magasin de termes, est toujours public.
Le balisage social est utile, car il permet aux utilisateurs du site d’améliorer la détectabilité du contenu et des informations sur un site.
Pour plus d’informations sur les implications en matière de confidentialité et de sécurité de l’étiquetage social, consultez Implications de l’étiquetage social sur la confidentialité et la sécurité.
Marquage
Dans son sens le plus générique, le balisage peut simplement faire référence à l’action d’appliquer des métadonnées à un élément, qu’il s’agisse de métadonnées gérées ou d’une balise de réseau social. Dans cet article, le verbe « tag » est utilisé dans ce sens, et il n’est pas limité aux balises sociales.
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Scénarios de métadonnées : des taxonomies aux folksonomies
Les fonctionnalités de gestion des métadonnées dans SharePoint Server prennent en charge diverses approches de gestion et d’utilisation des métadonnées. Imaginez cette plage comme une sorte de continuum. À une extrémité de ce continuum, il existe des taxonomies, qui sont des groupes de termes formels, gérés de manière centralisée et hiérarchique. À l’autre extrémité de cette plage, il y a les folksonomies, qui sont les classifications collaboratives qui résultent lorsque des individus appliquent des balises librement au contenu.
SharePoint Server prend en charge les deux extrêmes de ce continuum, ainsi que les points en cours de route. À une extrémité du continuum, vous pouvez implémenter des taxonomies formelles par le biais de termes managés et d’ensembles de termes. À l’autre extrémité, il existe une prise en charge des mots clés d’entreprise et du balisage social, qui permettent aux utilisateurs du site d’étiqueter le contenu avec les mots clés de leur choix.
Entre ces extrêmes, vous pouvez appliquer des degrés de structure et de contrôle flexibles aux métadonnées, et vous pouvez ajuster l’étendue à laquelle vous appliquez ce contrôle en choisissant de le rendre global sur les sites ou local sur des sites spécifiques. Par exemple, vous avez la possibilité de configurer des ensembles de termes pour qu’ils soient fermés ou ouverts aux contributions de l’utilisateur. Vous pouvez choisir d’utiliser des mots clés d’entreprise et un balisage social conjointement avec des termes managés, ou non. SharePoint Server permet aux organisations de combiner les avantages des taxonomies managées formelles avec les avantages dynamiques de l’étiquetage social de manière personnalisée.
Le diagramme suivant illustre comment différents types de solutions SharePoint peuvent nécessiter différentes approches des métadonnées en fonction des besoins de l’entreprise.
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Avantages des métadonnées managées
L’utilisation de métadonnées managées sur les sites dans un organization présente plusieurs avantages :
Utilisation cohérente des métadonnées Les fonctionnalités de métadonnées gérées dans SharePoint Server vous permettent d’appliquer des degrés de contrôle ajustables aux métadonnées ajoutées au contenu. Avec les ensembles de termes et les termes managés, vous pouvez établir un contrôle sur les types de termes qui peuvent être ajoutés au contenu, et vous pouvez contrôler qui a la possibilité d’ajouter de nouveaux termes. Vous pouvez également limiter l’utilisation de mots clés d’entreprise à une liste spécifique de mots clés en configurant le terme Mots clés défini comme étant fermé.
Lorsque les mêmes termes sont utilisés de manière cohérente entre les sites, il est plus facile de créer des processus ou des solutions robustes qui s’appuient sur des métadonnées. En outre, l’expérience utilisateur pour l’utilisation des métadonnées sur des sites, dans des listes et des bibliothèques, ainsi que dans les programmes clients Office permet aux utilisateurs du site d’appliquer facilement des métadonnées cohérentes à leur contenu.
Amélioration de la détectabilité du contenu Lorsque le contenu d’un organization contient des métadonnées cohérentes, il est plus facile de trouver et d’accéder aux informations et données métier à l’aide de la recherche. Les nouvelles fonctionnalités de recherche, telles que le panneau d’affinement, qui s’affiche sur le côté gauche de la page des résultats de recherche, permettent aux utilisateurs de filtrer les résultats de la recherche en fonction des métadonnées.
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En outre, vous pouvez configurer la navigation par métadonnées pour les listes et les bibliothèques afin de permettre aux utilisateurs de créer des vues dynamiques d’informations basées sur des champs de métadonnées spécifiques. Les utilisateurs peuvent parcourir les bibliothèques par dossier ou par tableau croisé dynamique de métadonnées, et ils peuvent ensuite affiner les résultats à l’aide de filtres de clés supplémentaires.
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Flexibilité accrue Les fonctionnalités de métadonnées managées permettent aux administrateurs du magasin de termes (ou à d’autres personnes autorisées à mettre à jour les métadonnées managées) de gérer et d’adapter vos métadonnées à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent. Vous pouvez facilement mettre à jour un ensemble de termes dans l’outil de gestion du magasin de termes, et les termes nouveaux ou mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour une utilisation partout où une colonne de métadonnées managées associée à cet ensemble de termes est disponible. Si vous fusionnez plusieurs termes en un seul terme, le contenu marqué avec ces termes est automatiquement mis à jour pour refléter cette modification. Vous pouvez spécifier plusieurs synonymes (ou étiquettes) pour des termes individuels. Si votre site est multilingue, vous pouvez également spécifier des étiquettes multilingues pour des termes individuels.
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Gestion des métadonnées
Planification et configuration des métadonnées managées
Votre organization souhaiterez peut-être effectuer une certaine planification avant de commencer à utiliser les fonctionnalités de métadonnées managées. Le degré de planification requis est plus ou moins proportionnel au degré de formalité et de contrôle que vous souhaitez imposer aux métadonnées.
Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de développer votre taxonomie, vous pouvez simplement faire ajouter des mots clés aux éléments, puis les organiser en ensembles de termes si nécessaire.
Si votre organization souhaite utiliser des ensembles de termes managés pour implémenter des taxonomies prédéfinies formelles, les parties prenantes clés ayant un intérêt direct dans la structure de la taxonomie doivent collaborer pour planifier et développer les ensembles de termes et les termes à utiliser. Pour plus d’informations sur ce processus de planification, consultez Termes et ensembles de termes du plan. Pour plus d’informations sur la configuration d’une application service de métadonnées managées, consultez Administration des métadonnées managées.
Une fois que les principales parties prenantes du organization se sont mises d’accord sur les ensembles de termes requis, vous pouvez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour importer ou créer vos ensembles de termes et pour gérer et gérer les ensembles de termes à mesure que les utilisateurs commencent à travailler avec les métadonnées. Si une application service de métadonnées gérées a été configurée pour votre application web et que vous êtes administrateur de collection de sites ou administrateur de magasin de termes désigné, vous pouvez accéder à l’outil de gestion du magasin de termes en cliquant sur Paramètres du site dans le menu Actions du site , puis en cliquant sur Gestion du magasin de termes sous Administration du site.
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Création et gestion d’ensembles de termes
L’outil de gestion du magasin de termes fournit un contrôle d’arborescence que vous pouvez utiliser pour effectuer la plupart des tâches. Votre rôle d’utilisateur pour cet outil détermine les tâches que vous pouvez effectuer. Pour travailler dans l’outil de gestion du magasin de termes, vous devez être un administrateur de batterie de serveurs, un administrateur de magasin de termes ou quelqu’un qui a été désigné comme responsable de groupe ou contributeur pour les ensembles de termes. Pour plus d’informations sur ces rôles, consultez Rôles de métadonnées managées.
Pour effectuer des actions sur un élément de la hiérarchie, pointez sur le nom de l’application Managed Metadata Service, du groupe, de l’ensemble de termes ou du terme que vous souhaitez modifier, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis utilisez le menu pour sélectionner les actions souhaitées.
Par exemple :
Si vous êtes administrateur de magasin de termes, vous pouvez créer ou supprimer des groupes dans une application service de métadonnées gérées.
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Si vous êtes administrateur de magasin de termes ou gestionnaire de groupe, vous pouvez créer, importer ou supprimer des ensembles de termes au sein d’un groupe. Les contributeurs d’ensembles de termes peuvent créer de nouveaux ensembles de termes.
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Si vous êtes administrateur de magasin de termes, gestionnaire de groupe ou contributeur d’ensembles de termes, vous pouvez créer ou réutiliser des termes dans un ensemble de termes, ainsi que copier, déplacer ou supprimer un ensemble de termes sélectionné.
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Si vous êtes un administrateur de magasin de termes, un gestionnaire de groupe ou un contributeur d’ensemble de termes, vous pouvez créer une copie, une réutilisation, une fusion, une dépréciation, un déplacement ou une suppression de termes individuels au sein d’un ensemble de termes.
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À chaque niveau de la hiérarchie, vous pouvez configurer des propriétés spécifiques pour un groupe, un ensemble de termes ou un terme à l’aide du volet Propriétés qui s’affiche à droite du contrôle arborescence du magasin de termes.
Par exemple, si vous configurez un ensemble de termes, vous pouvez utiliser le volet Propriétés pour spécifier des détails tels que le nom, la description, le propriétaire, le contact et les parties prenantes. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez qu’un ensemble de termes soit ouvert ou fermé aux nouvelles soumissions des utilisateurs. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez que l’ensemble de termes soit disponible pour le balisage. Si vous choisissez de rendre un ensemble de termes indisponible pour le balisage, il ne sera pas visible par la plupart des utilisateurs. Si un ensemble de termes est encore en cours de développement, par exemple, vous pouvez choisir de rendre in indisponible pour l’étiquetage.
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Application de métadonnées
Étiquetage du contenu avec des termes managés
Si une colonne métadonnées gérées a été ajoutée à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque, les propriétaires de contenu peuvent étiqueter leur contenu avec des termes managés d’un ensemble de termes spécifique en modifiant les propriétés d’un élément de liste ou de bibliothèque, puis en mettant à jour les champs appropriés dans le formulaire Modifier les propriétés de l’élément ou du document. Les colonnes de métadonnées managées sont faciles à identifier, car elles affichent une icône d’étiquettes qui peut être utilisée pour lancer la boîte de dialogue sélecteur de termes.
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Vous pouvez utiliser le sélecteur de termes pour sélectionner un terme dans la hiérarchie d’un ensemble de termes. Cela est utile si vous n’êtes pas familiarisé avec les termes qui peuvent être disponibles. Si un ensemble de termes a été configuré pour être ouvert et que la colonne de métadonnées managées autorise les valeurs de remplissage, vous pouvez avoir la possibilité d’ajouter un nouveau terme à un ensemble de termes. Ou vous pouvez simplement avoir la possibilité d’envoyer des commentaires au contact désigné pour l’ensemble de termes.
Lorsque vous pouvez commencer à taper le terme souhaité, les termes disponibles vous sont automatiquement suggérés en fonction de ce que vous commencez à taper, et vous pouvez sélectionner celui que vous souhaitez. Vous pouvez voir des informations entre crochets après le terme qui indique le nom et la hiérarchie de l’ensemble de termes pour le terme. Cela peut vous aider à choisir parmi des termes similaires.
Si des termes dupliqués ou similaires sont suggérés, vous pouvez également voir le texte descriptif que l’administrateur du magasin de termes a configuré pour le terme afin d’aider les utilisateurs à effectuer les sélections appropriées.
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Étiquetage du contenu avec des mots clés d’entreprise
Si une colonne Mots clés d’entreprise a été ajoutée à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque, les propriétaires de contenu (ou toute personne disposant des autorisations Contribuer pour la liste ou la bibliothèque) peuvent étiqueter le contenu avec des termes managés ou des mots clés disponibles en modifiant les propriétés d’un élément de liste ou de bibliothèque et en tapant les mots clés souhaités dans le champ Mots clés d’entreprise . S’il existe un terme correspondant ou similaire, il est suggéré et vous pouvez le sélectionner. Vous pouvez également ajouter une nouvelle mot clé, si l’ensemble de termes Mots clés a été configuré pour être ouvert à de nouveaux termes. Le champ Mots clés d’entreprise étant à valeurs multiples, vous pouvez ajouter plusieurs mots clés à un élément.
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Étiquetage du contenu avec des balises de réseaux sociaux
Si la fonctionnalité de balisage social a été activée, vous pouvez baliser le contenu d’un site SharePoint que vous trouvez significatif ou intéressant. Pour étiqueter une page, vous pouvez utiliser l’icône de balise qui s’affiche en haut de la page.
Pour étiqueter des documents ou des éléments de liste, vous pouvez utiliser la commande balise qui s’affiche sous l’onglet Bibliothèque ou Liste du ruban.
Lorsque vous commencez à taper la ou les balises que vous souhaitez appliquer, vous pouvez sélectionner parmi des mots clés existants ou des termes gérés, ou vous pouvez ajouter de nouveaux mots clés, si l’ensemble de termes Mots clés est ouvert.
Vous avez également la possibilité d’étiqueter du contenu sur des sites externes, tels que d’autres sites intranet ou Internet, en ajoutant l’outil Balises et notes SharePoint à votre navigateur. Pour plus d’informations sur l’étiquetage des sites externes, consultez Prise en main de votre site Mon site.
Pour plus d’informations sur les fonctionnalités de balisage social, consultez les rubriques Utiliser des balises et des notes pour partager des informations avec des collègues .
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