Résumé: Découvrez les éléments d’une solution de gestion de documents et le processus de planification de la gestion des documents dans SharePoint 2013.
Cet article contient une description générale des différents éléments d’une solution de gestion de documents basée sur SharePoint Server 2016.
La gestion des documents contrôle le cycle de vie des documents dans votre organization : comment ils sont créés, révisés et publiés, et comment ils sont finalement supprimés ou conservés. Bien que le terme « gestion » implique que l’information soit contrôlée à partir du haut de la organization, un système efficace de gestion des documents devrait refléter la culture du organization qui l’utilise. Les outils que vous utilisez pour la gestion des documents doivent être suffisamment flexibles pour vous permettre de contrôler étroitement le cycle de vie d’un document, si cela correspond à la culture et aux objectifs de votre entreprise, mais également pour vous permettre d’implémenter un système plus structuré, si cela convient mieux à votre entreprise.
Éléments d’un système de gestion de documents
Une solution de gestion de documents efficace spécifie les éléments suivants :
- Quels types de documents et autres contenus peuvent être créés dans un organization.
- Modèle à utiliser pour chaque type de document.
- Métadonnées à fournir pour chaque type de document.
- Où stocker un document à chaque étape de son cycle de vie.
- Comment contrôler l’accès à un document à chaque étape de son cycle de vie.
- Comment déplacer des documents dans le organization lorsque les membres de l’équipe contribuent à la création, à la révision, à l’approbation, à la publication et à la destruction des documents.
SharePoint Foundation 2013 inclut des fonctionnalités qui implémentent tous ces aspects de la gestion des documents. SharePoint Server 2016 inclut les mêmes fonctionnalités et ajoute également les éléments suivants :
- Quelles stratégies appliquer aux documents afin que les actions liées aux documents soient auditées, que les documents soient conservés ou supprimés de manière appropriée, et que le contenu important pour le organization soit protégé.
- Comment gérer les documents en tant qu’enregistrements d’entreprise, qui doivent être conservés conformément aux exigences légales et aux directives de l’entreprise.
Pour s’assurer que les travailleurs de l’information peuvent facilement tirer parti de ces fonctionnalités sans avoir à s’éloigner de leurs opérations quotidiennes et de leurs outils familiers, les applications dans Microsoft Office System , telles que Microsoft Outlook et Word, incluent également des fonctionnalités qui prennent en charge chaque étape du cycle de vie d’un document.
Le processus de planification
Le processus de planification de la gestion des documents comprend les étapes principales suivantes :
Identifier les rôles de gestion de documents Assurez-vous que vos plans intègrent les commentaires des principales parties prenantes de votre organization, que vous disposez de la meilleure équipe pour implémenter la solution et que vous savez qui va participer aux processus de gestion des documents.
Analyser l’utilisation des documents Une fois que vous avez identifié les personnes qui travaillent sur les documents, déterminez les types de documents sur lesquels elles travaillent et comment elles les utilisent. Pour plus d’informations, voir Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents (SharePoint Server 2010).
Planifier la organization de documents Vous pouvez organiser les documents dans des collections de sites, des sites et des bibliothèques. SharePoint Server 2016 offre une gamme de fonctionnalités permettant d’organiser et de stocker des documents, des sites spécialisés aux bibliothèques de documents peu structurées pour la création et la collaboration rapides de documents. Au sein d’une bibliothèque, vous pouvez également organiser le contenu en dossiers et sous-dossiers. Pour plus d’informations, voir Planification de la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).
Planifier le déplacement du contenu entre les emplacements Il peut être nécessaire de déplacer ou de copier un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre à différentes étapes de son cycle de vie. Pour plus d’informations, consultez « Planifier le flux de contenu » dans Planification de la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).
Planifier les types de contenu Utilisez des types de contenu pour organiser les informations sur les documents, telles que les métadonnées, les modèles de document et les processus de flux de travail. Il s’agit d’une étape importante pour vous aider à organiser vos documents et à appliquer la cohérence dans votre organization. Pour plus d’informations, voir Planification du type de contenu et du flux de travail (SharePoint Server 2010).
Planifier des flux de travail Lorsque vous planifiez des flux de travail pour votre organization, vous pouvez contrôler et suivre la façon dont les documents passent d’un membre de l’équipe à un autre à mesure que chaque participant collabore dans le cycle de vie d’un document. SharePoint Server 2016 inclut des flux de travail pour les tâches d’équipe courantes telles que l’examen et l’approbation de documents. SharePoint Server 2016 prend également en charge la création et l’installation de flux de travail personnalisés. Pour plus d’informations, voir Planification du type de contenu et du flux de travail (SharePoint Server 2010).
Planifier la gouvernance du contenu Vous pouvez planifier le degré de contrôle approprié basé sur le type de contenu ou l’emplacement de stockage. Par exemple, vous pouvez exiger que les documents d’une bibliothèque particulière soient extraits avant de pouvoir être modifiés. Pour plus d’informations, voir Gestion des versions, approbation de contenu et planification case activée (SharePoint Server 2010).
Stratégies de plan Pour chaque type de contenu, planifiez des stratégies de gestion des informations pour vous assurer que les documents sont audités, conservés et gérés conformément aux exigences institutionnelles et légales de votre organization. SharePoint Server 2016 inclut des stratégies qui implémentent l’audit, la rétention des documents et les codes-barres (pour s’assurer que le contenu imprimé peut être corrélé avec les versions électroniques correspondantes). Pour plus d’informations, voir Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010).
Remarque
Les stratégies ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.
Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents (SharePoint Server 2010)
Planification de la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010)
Planification du type de contenu et du flux de travail (SharePoint Server 2010)
Planification de la stratégie de gestion des informations (SharePoint Server 2010)