La formule pour les sites réussis et les utilisateurs heureux est une approche bien planifiée et durable de la gestion du site et des utilisateurs. Voici quelques tâches et concepts clés que vous pouvez utiliser pour planifier des sites et gérer les utilisateurs pour votre organization.
À propos des collections de sites
Que vous soyez nouveau dans SharePoint ou que vous ayez utilisé de nombreuses versions, l’expérience SharePoint moderne offre une plus grande flexibilité, une navigation plus facile et tous les sites sont adaptés aux appareils mobiles. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail dans votre organization. L’expérience SharePoint moderne facilite la navigation et la maintenance, car chaque site est désormais une collection de sites. En savoir plus sur l’expérience moderne dans SharePoint et les avantages de l’utilisation des sites Hub. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail, puis de les associer toutes à un site hub. Cela offre une plus grande flexibilité et s’adopte facilement à l’évolution des besoins de votre organization. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’un site hub SharePoint ?.
L’administrateur SharePoint délègue la gestion des collections de sites à différentes personnes de votre organization. Le modèle d’autorisations SharePoint vous permet d’attribuer des autorisations à différents rôles tels que l’administrateur de collection de sites, le propriétaire de site et d’autres rôles. Consultez Gérer les administrateurs de collection de sites pour savoir comment ajouter et supprimer des administrateurs de collection de sites.
L’administrateur de collection de sites dispose du niveau d’autorisation Contrôle total sur la collection de sites. Cela signifie que vous pouvez ajouter ou supprimer des sites ou modifier les paramètres de n’importe quel site au sein d’une collection de sites. En outre, vous pouvez afficher, ajouter, supprimer ou modifier tout le contenu de ces sites. L’administrateur de collection de sites secondaire peut être désigné par l’administrateur de collection de sites. En tant qu’administrateur de collection de sites, vous pouvez ajouter un autre administrateur de collection de sites ou modifier l’administrateur de collection de sites via la page Paramètres. Pour plus d’informations sur cette tâche, consultez Gérer les administrateurs de collection de sites.
Une collection de sites traditionnelle est un groupe de sites SharePoint qui ont les mêmes paramètres d’administration de propriétaire et de partage, tels que les autorisations. Les sous-sites héritent de la navigation, des autorisations et de la conception de site de la collection de sites. ainsi, chaque fois que les membres et les projets de votre site changent, vos sites doivent également changer,
Choix des sites pour chaque charge de travail
Il est important de planifier le type de collection de sites SharePoint dont vous avez besoin pour vos charges de travail. Ensuite, vous souhaitez faciliter la navigation et la recherche de ce dont vos utilisateurs ont besoin. Cette section fournit des détails sur certains des sites SharePoint modernes disponibles et traite également de la navigation de ces sites. Un excellent article sur la planification de la navigation est Planification de la navigation pour l’expérience SharePoint moderne.
Considérez un site hub SharePoint comme un cadre ou une fondation qui vous permet d’organiser différents sites d’équipe et de communication. Lorsque vous créez des collections de sites pour chaque charge de travail dans votre organization, un site hub connecte ces collections de sites de manière logique, ce qui facilite la recherche et la gestion. Vous pouvez ensuite déplacer et gérer des collections de sites entre des sites hub chaque fois que vos charges de travail changent. Pour plus d’informations, voir Planification de vos sites hub SharePoint.
Un site d’équipe SharePoint et toutes les pages que vous créez sous celui-ci sont disponibles uniquement pour les utilisateurs que vous invitez en leur accordant l’autorisation d’accéder au site. Vous pouvez également connecter le site d’équipe à un groupe Microsoft 365. Avec un site d’équipe, votre organization, votre équipe ou votre groupe peut se connecter les uns aux autres et collaborer sur des documents et d’autres fichiers, publier des annonces, planifier des réunions, gérer des tâches, suivre les problèmes ou les éléments d’action et stocker des informations dans des listes. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’un site d’équipe SharePoint ?
Un site de communication SharePoint vous permet de partager des informations telles que des actualités, des rapports et des status avec d’autres personnes. Un site de communication a généralement quelques contributeurs, mais de nombreux membres.
Gouvernance
La gouvernance est l’ensemble de stratégies, de rôles, de responsabilités et de processus qui guident, dirigent et contrôlent la façon dont les divisions commerciales et les équipes techniques d’un organization coopèrent pour atteindre les objectifs de l’entreprise. En ce qui concerne votre collection de sites SharePoint, un plan de gouvernance peut être un guide pour vous aider à planifier les rôles, les responsabilités et les stratégies nécessaires pour prendre en charge votre collection de sites. Il peut être constitué des éléments suivants (cette liste n’étant pas exhaustive) :
- Architecture des informations, notamment les pages Web, documents, listes et données
- Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs
- Éléments d’identification et stratégies de personnalisation
- Formation
Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant au développement d’un plan de gouvernance, vous pouvez aider à identifier la notion de propriété à la fois pour les équipes d’entreprise et les équipes techniques, en définissant qui est responsable de quels domaines du système. Pour plus d’informations sur le développement d’un plan de gouvernance, consultez Vue d’ensemble : meilleures pratiques pour gérer la façon dont les personnes utilisent votre site d’équipe.
Gérer les utilisateurs
Remarque
Vous devrez peut-être travailler avec votre administrateur SharePoint pour gérer les utilisateurs. Par exemple, l’administrateur SharePoint gère les profils utilisateur.
Comptes d’utilisateur dans Microsoft 365
L’administrateur général ajoute de nouveaux utilisateurs à Microsoft 365 en utilisant le Centre d’administration Microsoft 365, qui est le portail de gestion des utilisateurs et de configuration des services. Pour plus d’informations, consultez Utilisateurs et rôles. Lors de l’ajout d’un utilisateur, l’administrateur global procède comme suit :
- Spécifie si cet utilisateur peut également accéder au centre d’administration
- Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.
- Il sélectionne le type de licence utilisateur.
- Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Utilisateurs du site d’équipe
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre site d’équipe et ajuster les autorisations pour les utilisateurs. Les niveaux d’autorisation et l’appartenance au groupe SharePoint se trouvent sous Paramètres. Toutefois, Microsoft 365 crée désormais un groupe de sécurité appelé Tout le monde sauf les utilisateurs externes qui contient tout le monde dans l’annuaire Microsoft 365 (à l’exception des personnes externes à votre organization et qui sont invitées via la fonctionnalité de partage externe). Ce groupe de sécurité est automatiquement autorisé à accéder en tant que membre dans SharePoint. Cela signifie que les utilisateurs que vous ajoutez à l’annuaire Microsoft 365 peuvent modifier des sites, des listes et des bibliothèques par défaut.
Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe
Les niveaux d’autorisation sont des collections de droits SharePoint qui permettent aux utilisateurs d’effectuer un ensemble de tâches associées. Par exemple, le niveau d’autorisation Lecture inclut les autorisations (entre autres) Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, toutes étant nécessaires pour afficher les pages, documents et éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d’autorisation. Pour plus d’informations, consultez Planifier votre stratégie d’autorisations.
Nous vous déconseillons d’attribuer des niveaux d’autorisation directement à des utilisateurs individuels, car cela peut rendre très difficile le suivi et la gestion des personnes ayant accès aux sites. Elle est parfois nécessaire, mais doit être réduite au minimum pour éviter toute complexité. Au lieu de cela, attribuez des autorisations aux groupes, puis affectez des utilisateurs individuels aux groupes appropriés. Un groupe est un ensemble d’utilisateurs définis au niveau de la collection de sites pour faciliter la gestion des autorisations. Pour plus d’informations, voir Groupes SharePoint par défaut et Personnaliser les autorisations de site. Chaque groupe se voit attribuer un niveau d’autorisation par défaut. Par exemple, certains des principaux groupes SharePoint par défaut incluent les niveaux d’autorisation suivants :
| Groupe | Niveau d’autorisation |
|---|---|
| Propriétaires | Contrôle total |
| Visiteurs | Lecture |
| Membres | Collaboration |
Toute personne disposant de l’autorisation Contrôle total peut créer des groupes personnalisés.
Lorsque vous attribuez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, par défaut, tous les sites et le contenu du site héritent de ces niveaux d’autorisation. Ce comportement par défaut est appelé héritage des autorisations. Vous pouvez spécifier s’il faut définir des autorisations uniques lors de la création d’un sous-site ou interrompre l’héritage des autorisations sur un site, une liste, une bibliothèque ou un élément. Pour plus d’informations, consultez Qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?
Étant donné que le niveau d’autorisation d’un utilisateur détermine ce qu’il peut voir et accéder au sein d’un site, vous devez considérer soigneusement son appartenance à un groupe. Ainsi, un utilisateur chargé de la création et de la personnalisation des sites doit au minimum appartenir au groupe Concepteur. En revanche, un utilisateur qui n’a besoin que de lire et de télécharger du contenu et peut uniquement avoir besoin d’être membre du groupe Visiteurs. Pour plus d’informations, voir Comprendre les niveaux d’autorisation dans SharePoint.
Planifier l’utilisation des fonctionnalités de collection de sites et de sites
En tant qu’administrateur de collection de sites pour vous, vous devrez peut-être partagerPoint, gérer les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.