Pour organiser les e-mails liés à l’équipe ou au projet, vous pouvez ajouter une boîte aux lettres de site à un site SharePoint. People simplement envoyer un e-mail à l’adresse e-mail de la boîte aux lettres du site. Ensuite, les membres de l’équipe disposant des autorisations appropriées peuvent afficher, organiser et répondre aux e-mails à partir de la boîte aux lettres de site dans SharePoint en utilisant les mêmes outils que ceux qu’ils connaissent Outlook sur le web.
Important
La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint est déconseillée à partir de mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une prochaine version. Les nouvelles organisations SharePoint n’ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existantes ne peuvent plus créer de boîtes aux lettres de site. Toute boîte aux lettres de site qui a été configurée et déployée avant mars 2017 continuera de fonctionner.
Nous fournirons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîte aux lettres de site existants vers un groupe Microsoft 365 en septembre 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint, vous devez envisager de passer à Groupes Microsoft 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration de messagerie. Pour plus d’informations, consultez Utiliser Groupes Microsoft 365 plutôt que des boîtes aux lettres de site.
Remarque
La fonctionnalité de boîte aux lettres de site reste prise en charge, mais déconseillée dans les produits SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et SharePoint 2010. Il est recommandé aux clients d’explorer les boîtes aux lettres partagées comme alternative aux boîtes aux lettres de site.
Vous pouvez :
- Utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer et coordonner les e-mails d’équipe
- Ajouter une boîte aux lettres de site (vous devez être propriétaire du site pour ce faire.)
Tout le monde peut envoyer des e-mails à l’adresse e-mail de la boîte aux lettres du site.
Voici les critères pour lire, organiser, répondre ou supprimer des messages dans une boîte aux lettres de site :
Chaque personne doit disposer d’une licence pour SharePoint et Exchange dans le même abonnement Microsoft 365.
Chaque personne doit être dans le groupe de membres par défaut ou dans le groupe de propriétaires par défaut pour le site, ou disposer des autorisations Contribuer. Lorsque vous configurez le site, veillez à accorder l’accès aux membres de l’équipe qui en ont besoin.
Remarque
Les membres de l’équipe externe ne peuvent pas utiliser de boîtes aux lettres de site.
Si vous décidez de ne pas vouloir une boîte aux lettres de site après en avoir créé une, vous pouvez empêcher l’affichage de la boîte aux lettres de site sur le site.
Questions fréquemment posées sur la gestion des boîtes aux lettres de site
Voici des réponses aux questions courantes pouvant se poser lorsque vous commencez à utiliser les boîtes aux lettres de site dans votre organisation.
Questions sur l’utilisation des boîtes aux lettres de site
Comment un membre du site peut-il savoir qui peut voir la boîte aux lettres de site ?
Dans Outlook sur le web, en haut à droite, cliquez sur Paramètres
, cliquez sur Options, cliquez sur Boîtes aux lettres de site, double-cliquez sur la boîte aux lettres du site, puis cliquez sur Utilisateurs.
Que se passe-t-il si deux personnes modifient simultanément un brouillon d’e-mail dans la boîte aux lettres du site à l’aide de l’application Boîte aux lettres de site du site sharePoint ?
Les modifications de la seconde personne remplacent celles de la première.
Questions sur la création et la suppression de boîtes aux lettres de site
Dois-je affecter une licence à l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site ?
Non. L’adresse e-mail du site ne nécessite pas de licence Exchange.
Existe-t-il des situations dans lesquelles je ne dois pas utiliser une boîte aux lettres de site ?
Il peut arriver qu’une boîte aux lettres de site ne soit pas appropriée :
- Tenez compte de la confidentialité : chaque message électronique d’une boîte aux lettres de site peut être lu ou transmis par n’importe quel membre du site.
- Du fait que la boîte aux lettres de site est un espace de travail partagé, chacun de ses utilisateurs peut réorganiser et supprimer le courrier.
Puis-je renommer une boîte aux lettres de site ?
Le nom complet d’une boîte aux lettres de site est le nom d’affichage du site d’équipe SharePoint. Si vous modifiez le nom complet du site dans SharePoint, le nom d’affichage change également dans Outlook. L’adresse de messagerie du site n’est cependant pas modifiée.
Puis-je modifier l’adresse e-mail d’une boîte aux lettres de site ?
Non. L’adresse e-mail d’un site ne peut pas être modifiée après sa création. L’adresse e-mail est générée à partir du nom d’affichage du site lors de la création de la boîte aux lettres du site.
Si le nom d’affichage du site utilise des caractères d’un alphabet non anglais ou contient trois caractères ou moins de l’alphabet anglais, le nom d’affichage n’est pas utilisé pour l’adresse e-mail. Au lieu de cela, pour vous assurer que l’adresse e-mail est valide, l’adresse e-mail est générée automatiquement. Ces adresses de messagerie commencent par un préfixe de SM, suivi de l’année à deux chiffres, du jour à trois chiffres de l’année et de quatre lettres aléatoires.