Définir les règles pour un publipostage

Lorsque vous envoyez des lettres à votre liste de diffusion, vous pouvez personnaliser le message. Par exemple, incluez les mots « Échéance passée » pour certains destinataires en fonction des valeurs de certains champs de la source de données. La personnalisation est basée sur des règles qui s’exécutent lorsque vous effectuez la fusion.

L’exemple « Échéance passée » utilise un if... Puis... Autre règle, spécifiant d’inclure le texte « Échéance passée » pour les destinataires dont la valeur d’un champ Date d’échéance est dans le passé.

La configuration des règles s’effectue après la sélection des destinataires pour le publipostage et après l’insertion de champs de fusion dans le document.

Accédez àRèglede> publipostage, puis choisissez une règle en fonction des descriptions ci-dessous.

Demander

Par exemple, vous envoyez la même invitation pour une réunion trimestrielle. Votre source de données ne stocke pas les dates de réunion, et la date de la réunion apparaît plusieurs fois dans l’invitation.

En plaçant des signets dans votre document et en incluant un champ Demander, vous pouvez exécuter la même fusion pour chaque réunion. La seule chose que vous devrez taper est la date de la réunion, et vous ne la taperez qu’une seule fois.

1. Dans le document de fusion, appuyez sur Ctrl+F9, puis tapez un nom pour créer un signet. Répétez cette opération, en utilisant le même nom, à chaque endroit où vous souhaitez que la réponse au champ Ask apparaisse dans le document.
2. Placez votre curseur quelque part dans le document, avant le premier signet que vous venez de créer.
3. Accédez à Demande de >règles> de publipostage.
4. Sélectionnez le signet que vous venez de créer (ou tapez son nom), puis entrez une invite, telle que « Date de l’événement ? » dans la zone Invite .
5. Sélectionnez OK, puis de nouveau OK .
6. À la fin du processus, lorsque vous sélectionnez Terminer & Fusionner, choisissez Modifier des documents individuels. Vous serez invité à fournir une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse sera insérée dans les signets que vous avez spécifiés, dans les documents résultant de la fusion.

Plus d’informations : Codes de champ : Champ Demander

Remplir

Par exemple, vous envoyez la même invitation pour une réunion trimestrielle. Votre source de données ne stocke pas les dates de réunion, et la date de la réunion n’apparaît qu’une seule fois dans l’invitation.

En plaçant un champ Remplissage dans le document, vous pouvez exécuter la même fusion pour chaque réunion. La seule chose que vous devrez taper est la date de la réunion.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le texte de remplissage se trouve.
2. Sous l’onglet Publipostage , accédez à Règles>de remplissage.
3. Entrez une invite, telle que « Date de l’événement ? » dans la zone Invite .
4. Sélectionnez OK, puis de nouveau OK .
5. À la fin du processus, lorsque vous appuyez sur Terminer & Fusionner, sélectionnez Modifier les documents individuels. Vous serez invité à fournir une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse sera insérée dans le champ Remplissage, dans les documents résultant de la fusion.

Plus d’informations : Codes de champ : champ Fill-In

Si... Puis... Autre

Par exemple, vous envoyez de la correspondance à une liste de participants à la conférence qui voyagent à la fois au pays et à l’étranger. Le champ Pays/Région de votre source de données peut être vide pour les participants nationaux. Vous pouvez utiliser un if... Puis... Autre... règle permettant de personnaliser le message pour tous les destinataires. Les destinataires dont le champ Pays/Région est vide peuvent voir « Vous serez accueilli à la porte à l’arrivée », tandis que tous les autres destinataires verront peut-être « Vous serez accueilli au bureau près des douanes ».

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le texte conditionnel se trouve.
2. Accédez àRègles> de >publipostagesi... Puis... Sinon.
3. Dans la liste Nom du champ, choisissez le champ de votre source de données qui déterminera le texte conditionnel.
4. Dans la liste Comparaison , choisissez un moyen de comparer la valeur des données.
5. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur de comparaison (ignorez cette valeur si vous avez choisi est vide ou n’est pas vide comme comparaison).
6. Dans la zone Insérer ce texte , entrez le texte qui va dans le document lorsque les critères de comparaison sont remplis.
7. Dans la zone Sinon, insérez ce texte , entrez le texte qui va dans le document lorsque les critères de comparaison ne sont pas remplis.
8. Sélectionnez OK.

Plus d’informations : Codes de champ : champ IF

Nº enregistr. de fusion

Par exemple, vous souhaitez que la correspondance indique à chaque destinataire sa position dans une liste d’attente. Vous pouvez trier la liste des destinataires dans l’ordre chronologique des inscriptions, puis utiliser une règle Fusionner l’enregistrement # pour afficher la position numérotée du destinataire dans la liste.

Le numéro d’enregistrement reflète tout tri ou filtrage que vous avez appliqué à la source de données avant la fusion.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro d’enregistrement apparaisse.
2. Accédez à Publipostage>Règles>Enregistrement de fusion #.

Plus d’informations : Codes de champ : Champ MergeRec

Nº séquence de fusion

Par exemple, vous souhaitez que la correspondance indique à chaque destinataire le nombre total de personnes qui se sont inscrites à un événement. La règle Séquence de fusion # vous donne le nombre d’enregistrements dans le document fusionné.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro d’enregistrement apparaisse.
2. Accédez à Publipostage>Règles>Séquence de fusion #.

Plus d’informations : Codes de champ : Champ MergeSeq

Enregistrement suivant

Par exemple, vous utilisez le publipostage pour imprimer votre liste de contacts sur une seule feuille de papier. Utilisez la règle Enregistrement suivant pour indiquer à Word de passer à l’enregistrement suivant sans commencer une nouvelle page.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.
2. Accédez àRègles> de publipostage>Enregistrement suivant.
3. Insérer un champ de fusion pour les données souhaitées
   Une liste de noms de société peut ressembler à ceci :
   « Company_Name »
   « Next Record»«Company_Name »
   « Next Record»«Company_Name »

Plus d’informations : Codes de champ : Champ suivant

Suivant si

Par exemple, vous souhaitez obtenir la liste des participants aux conférences de voyage nationaux sur une feuille de papier et des participants aux voyages internationaux répertoriés sur une autre feuille de papier. Le champ Pays/Région de votre source de données peut être vide pour les voyageurs nationaux. Vous pouvez utiliser une règle Next Record If pour empêcher Word de démarrer une nouvelle page jusqu’à ce qu’elle atteigne les destinataires dont le champ Pays/Région n’est pas vide. Pour ce faire, vous devez d’abord trier votre source de données par pays/région.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.
2. Accédez àRègles>de publipostage>Enregistrement suivant Si.
3. Dans la liste Nom du champ, choisissez le nom du champ de fusion, par exemple Ville.
4. Dans la liste Comparaison , choisissez un moyen de comparer la valeur des données. Par exemple, pour sélectionner les destinataires demeurant dans une ville spécifique, cliquez sur Égal à.
5. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, pour sélectionner des destinataires à Tokyo, tapez Tokyo (ignorez cette option si vous avez choisi est vide ou n’est pas vide comme comparaison).

Plus d’informations : Codes de champ : NextIf, champ

Définir signet

Par exemple, vous préparez des invitations à une conférence où l’intervenant n’a pas encore été finalisé. Vous pouvez laisser des espaces réservés pour le nom de l’orateur dans votre document, et inclure une règle Définir un signet, où vous entrez le nom de l’orateur une fois, et il apparaît dans tous les espaces réservés.

Les espaces réservés sont des champs Ref ; La règle Définir un signet insère un champ qui n’est pas affiché dans le document (sauf si vous appuyez sur Alt+F9 pour afficher les codes de champ).

1. Placez votre curseur n’importe où dans le document.
2. Accédez àSignet d’ensemble de >règles> de publipostage, tapez un nom, puis sélectionnez OK.
3. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le texte du signet apparaisse.
4. Accédez à Insérer un>champDe composants> rapides, puis choisissez Ref.
5. Choisissez le nom du signet que vous venez de créer, puis sélectionnez OK.
6. Insérez le champ Ref partout où vous souhaitez que le texte du signet apparaisse.
7. Avant d’exécuter la fusion, cliquez avec le bouton droit sur le champ Définir, sélectionnez Modifier le champ, puis entrez le texte souhaité dans la zone Texte .
8. Sélectionnez OK.

Plus d’informations : Codes de champ : Définir un champ 

Sauter l'enregistrement si

Par exemple, vous possédez un magasin de vêtements et trouvez que vous avez un surstock d’un T-shirt particulier, mais pas dans la taille la plus populaire. Lorsque vous vous préparez à envoyer un prospectus de vente, vous excluez les clients qui portent une certaine taille. Utilisez la règle Skip Record If pour comparer le contenu des données De taille des clients à la taille que vous souhaitez exclure.

1. Accédez àRègles>de publipostage>Ignorer l’enregistrement Si.
2. Dans la liste Nom du champ, choisissez le nom du champ de fusion, par exemple Taille.
3. Dans la liste Comparaison , choisissez un moyen de comparer la valeur des données. Par exemple, pour sélectionner les clients qui portent une taille spécifique, choisissez Égal à.
4. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, pour sélectionner les clients qui portent une taille extra-petite, choisissez XS (ignorez cette option si vous avez choisi est vide ou n’est pas vide comme comparaison).

Plus d’informations : Codes de champ : Champ SkipIf