Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

La communication des informations de projet est souvent difficile, qu’il s’agisse d’obtenir des informations status de votre équipe ou de communiquer des status de projet aux cadres. Découvrez quand et comment communiquer et signaler des informations de projet. Sinon, une collaboration efficace en pâtit et la réussite de votre projet peut être menacée. Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

• Répertorier vos parties prenantes Avant de commencer un projet, découvrez qui sont vos parties prenantes. Une façon sûre de bloquer un projet est d’oublier une partie prenante critique qui a un impact go/no go sur votre projet.
• Obtenir un plan de communication plus tôt Concevez des stratégies et des processus de communication dans votre projet avant le début du projet. Mieux encore, les processus de communication apparaissent comme une tâche sur les premières lignes de votre projet afin que cette partie essentielle de la collaboration devienne l’engagement de tous.
• Communiquer souvent La collecte des informations de status de tâches une fois par semaine est à peu près juste de résoudre les problèmes avant qu’ils ne se réaffectent. Si vous communiquez plus souvent, les membres de l’équipe peuvent cesser d’envoyer des mises à jour en raison du temps supplémentaire nécessaire à leur préparation.
• Rechercher des problèmes Si tout semble aller bien parce que vous n’avez rien entendu de négatif, vous êtes probablement dirigé vers des ennuis. Même les projets les mieux exécutés rencontrent des problèmes. Votre travail est d’aller les trouver avant qu’ils ne se transforment en problèmes plus importants.
• Utiliser la technologie appropriée Comprendre les besoins de communication des membres de votre équipe et des parties prenantes. Par exemple, les membres de l’équipe qui rendent compte des status de tâches peuvent souhaiter utiliser la messagerie électronique ou Project Online, tandis qu’un cadre peut préférer un graphique ou un tableau croisé dynamique bien présenté. Voici une liste de programmes que vous pouvez utiliser pour faciliter la communication.

Application	Avantages	Inconvénients
Project	Disposer d’outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes. A facilement compris chronologie et les vues du planificateur d’équipe. Exporte des données vers Excel et Visio pour la communication de données complexes.	Votre entreprise n’utilise peut-être pas Project. Les projets que votre entreprise travaille peuvent être trop petits pour tirer parti d’un logiciel de planification puissant.
Microsoft Project Online	Idéal pour les informations avancées de projet de communication et de création de rapports sur un organization. Peut comparer les status de plusieurs projets ou pour un portefeuille de projets.	Les petites entreprises peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project Online.
Excel	Project peut exporter des données vers Excel pour une analyse avancée, telle qu’ANOVA et l’analyse de la valeur acquise. Idéal pour la planification précoce de projets ou pour les livrables de haut niveau qui peuvent être ajoutés ultérieurement à Project.	Excel ne dispose pas de fonctionnalités de planification automatisée pour les projets plus complexes.
Word	Idéal pendant la phase d’initiation lorsque vous devez partager des documents de planification tels que des budgets et des livrables.	N’est pas idéal pour les présentations visuelles pour les parties prenantes de l’exécutif. Utilisez plutôt les propres fonctionnalités de rapport d’Excel, Visio, PowerPoint ou Project.
SharePoint	Offre des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification dans une liste de tâches est répercutée dans l’autre.	Un déploiement coûteux dans l’ensemble de l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources de l’entreprise pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Microsoft 365 avec SharePoint Online.
PowerPoint	Idéal pour les présentations percutantes destinées aux parties prenantes de la direction.	Les analystes et les ingénieurs peuvent souhaiter des graphiques plus détaillés pour une analyse budgétaire complexe.
Visio	Idéal pendant les phases initiales d’un projet où vous devez communiquer les processus métier et de fabrication avec des organigrammes ou d’autres diagrammes.	Peut présenter trop d’informations pour un public exécutif. Utilisez plutôt les propres fonctionnalités de création de rapports de Project.
Microsoft Teams	Idéal pour les équipes dans différents emplacements. Vous pouvez partager des informations de projet avec la messagerie instantanée, la voix, la vidéo ou pendant les réunions en ligne.	Peut nécessiter le déploiement d’un service informatique.

Communiquer des informations sur le projet

Vérifier les mises à jour status à partir de Project Online	Si votre équipe utilise Project Online, téléchargez la tâche status mises à jour à partir du serveur avant de communiquer avec votre équipe sur la progression du projet.
Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert	Il existe des méthodes simples pour suivre la progression, et il existe des méthodes plus complexes. Trouvez la façon qui convient le mieux à votre projet et à votre équipe.
Communiquer les informations sur la valeur acquise	La capture d’informations sur la valeur acquise est une étape plus avancée, mais très puissante, vers la découverte du bon et du mauvais rendement du projet. Les faits généraux que vous obtenez à partir de cela sont ce que vos parties prenantes veulent voir.
Créer un rapport de projet	Avec Project, vous pouvez créer et personnaliser des rapports graphiques saisissants des données de projet souhaitées, sans utiliser d’autres logiciels. À mesure que vous travaillez sur le projet, les rapports changent pour refléter les informations les plus récentes, aucune mise à jour manuelle n’est requise !
Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint	Les membres de l’équipe peuvent afficher la planification et mettre à jour leur travail dans SharePoint, et vous verrez les modifications dans Project. Et vice versa.
Utiliser Microsoft 365	Communiquez les informations du projet à l’aide de Microsoft 365. Tant que vous travaillez sur un PC avec une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide de versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et en tout lieu.
Publier les modifications des tâches sur le serveur	Lorsque vous apportez des modifications à des tâches, publiez ces modifications sur Project Online afin que tout le monde dispose des informations appropriées pour poursuivre son travail.
Communiquer avec Microsoft Teams	Si les personnes ne peuvent pas venir à une réunion, utilisez Teams pour partager des informations sur le projet. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles Excel ou un bloc-notes OneNote pour partager des plans de projet. People pouvez participer à des réunions en ligne au bureau, à la maison ou à l’aide de leur appareil mobile.

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