Comment savoir si votre projet respecte le budget ? Via le suivi des coûts dans Project. Utilisez Project pour comparer les estimations de coûts d’origine, les coûts réels, les coûts prévisionnels et voir les écarts entre les coûts à tout moment et à n’importe quel niveau de détail.
Contenu de cet article
- Quel est le processus de suivi des coûts ?
- Pouvez-vous me donner un exemple de suivi des coûts ?
- Où puis-je consulter les informations de coût ?
Quel est le processus de suivi des coûts ?
Pour mieux suivre les coûts, vous devez d’abord créer un budget en créant et en entrant des valeurs de coût pour les ressources budgétaires affectées à la tâche récapitulative du projet. Vous pouvez ensuite identifier les autres coûts des ressources et des tâches que vous souhaitez suivre et comparer aux ressources budgétaires. Vous pouvez entrer des taux de rémunération, des coûts à l’utilisation et des coûts fixes pour les tâches, les ressources et, si nécessaire, les affectations. Ensuite, spécifiez le travail estimé ou la durée des tâches et affectez des ressources aux tâches.
Ce n’est qu’une fois toutes ces étapes terminées que Project peut calculer le coût total estimé du projet. Vous souhaiterez peut-être ensuite affiner vos estimations. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez catégoriser et regrouper toutes les ressources pour les comparer aux coûts budgétés. Vous pouvez également définir une base de référence avec les coûts budgétés et l’utiliser pour comparer les coûts réels à mesure de l’avancement de votre projet.
Une fois le projet démarré, vous mettez à jour l’avancement des tâches, c’est-à-dire la quantité de travail effectué sur les tâches ou le pourcentage de tâches achevées. Project calcule les coûts pour vous en fonction de l’avancement des tâches.
Remarque
Vous pouvez également choisir de désactiver le calcul automatique des coûts et d’entrer vous-même les coûts réels, en plus de l’avancement de la tâche.
En combinant les coûts réels des travaux achevés avec les coûts estimés des travaux restants, Project calcule les coûts planifiés (prévus). Plus important encore, il calcule la différence entre les coûts programmés et de base. Cette différence, ou écart de coût, vous indique si votre projet respecte le budget.
Vous pouvez effectuer un suivi simple des coûts en affichant les coûts réels et planifiés (prévus) pour les tâches, les ressources, les affectations et le projet.
Si vous avez créé un budget par le biais d’une base de référence, vous pouvez effectuer un suivi plus étendu en comparant les coûts réels et planifiés aux coûts de référence.
Pour déterminer si vous respectez le budget ou non, vous pouvez afficher les écarts de coût entre les coûts planifiés et les coûts de référence. Par exemple, si le coût d’une tâche est de 50 $, mais qu’elle est à mi-chemin et coûte déjà 35 $, le coût prévu est de 60 $ (les 35 $ de coûts réels à ce jour, plus les 25 $ de coûts prévus pour le reste du travail sur la tâche). L’écart de coût est de 10 $ (60 $ de coût réel moins le coût budgétaire de 50 $).
En surveillant régulièrement les écarts de coûts, vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer que votre projet reste proche de son budget.
Remarque
Vous ne pouvez afficher les écarts de coût que si vous avez entré des coûts initiaux et enregistré une référence. Par instance, si vous n’avez pas entré les taux de rémunération d’une ressource avant d’enregistrer la référence, vous ne pourrez pas afficher les écarts de coût pour cette ressource.
Pouvez-vous me donner un exemple de suivi des coûts ?
Vous pouvez entrer la tâche appelée « Tester le programme » dans votre plan de projet et affecter un testeur contractuel à la tâche à 40 $ de l’heure (supposons que le salaire du testeur est la seule contribution au coût de la tâche). Vous entrez une durée de 10 jours (à raison de 8 heures par jour), puis vous enregistrez une base de référence.
Au bout de 5 jours, vous déterminez que la tâche est à moitié terminée et vous marquez la tâche dans Project comme terminée à 50 %. En mode Feuille de tâche, vous appliquez la table Coût et vous voyez ce qui suit :
- Dans le champ Ligne de base, Project affiche le coût de référence de la tâche, 3 200 $, qu’il a calculé en multipliant votre estimation de durée initiale de 10 jours (ou 80 heures) par le taux standard du testeur de 40 $ par heure.
- Étant donné que la tâche n’a pas entraîné de coûts imprévus au cours des 5 premiers jours, le champ Réel affiche avec précision le coût réel encouru à ce jour. Dans ce cas, le travail réel est calculé selon la formule Travail réel * Taux standard = Coût réel, ou 40 heures * 40 $ de l’heure = 1 600 $. (Les heures supplémentaires, les coûts par utilisation et les coûts fixes ne sont pas inclus dans cet exemple, mais peuvent être inclus dans un coût réel.)
- Le coût restant est calculé selon la formule Travail restant * Taux standard = Coût restant, ou 40 heures * 40 $ de l’heure = 1 600 $.
- Dans le champ coût total, Project affiche le coût planifié, qu’il calcule selon la formule Coût réel + coût restant = coût planifié, ou 1 600 $ + 1 600 $ = 3 200 $. Étant donné que le coût planifié est égal au coût de référence, le champ Écart affiche un écart de coût (VC) de 0 $, ce qui signifie que la tâche est exactement conforme au budget.
Où puis-je consulter les informations de coût ?
Project vous permet d’afficher les coûts des tâches, des ressources et des affectations. Vous pouvez également voir le coût du projet, qui est généralement basé sur ces coûts plus détaillés. Vous pouvez afficher à la fois les coûts totaux et les coûts chronologiques, qui sont des coûts répartis dans le temps.
Pour plus de détails et les procédures pas à pas pour afficher les informations de coût dans Project, reportez-vous à Afficher les totaux des coûts du projet.