COMMENT FAIRE : Créer une liste triée par catégorie à l'aide de la fonctionnalité Fusion et publipostage dans Word 2000

Cet article peut contenir des liens vers des informations en langue anglaise (pas encore traduites).

Résumé

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fusion et publipostage de Word pour créer une liste de données triée et divisée par catégorie. Le présent article contient des instructions et un exemple que vous pouvez utiliser pour créer une liste de ce type.

Préparation du fichier de données

Triez votre fichier de données de façon à ce que tous les enregistrements ayant la même valeur pour la catégorie du champ clé (champ sur lequel est basé le tri) soient regroupés, comme illustré dans l'exemple de fichier de données. L'exemple de liste ci-après est trié sur le champ Ville (Ville correspond au champ clé dans cet exemple) :


Ville Employé Ventes
Atlanta Smith 3 000 €
Atlanta Gates 50 000 €
Atlanta Henderson 10 000 €
Houston Jones 8 000 €
Houston Kelley 9 000 €
Houston Peterson 0 €

Préparation du document principal

REMARQUE : <ENTER> désigne une marque de paragraphe dans l'exemple suivant. Pour taper une marque de paragraphe, appuyez sur ENTRÉE.

Pour préparer votre document principal en catalogue, procédez comme suit :

  1. Ouvrez un nouveau document, puis dans le menu Outils, cliquez sur Publipostage.
  2. Dans l'Aide au publipostage, cliquez sur Créer, puis sur Catalogue.
  3. Cliquez sur Nouveau document principal lorsque vous y êtes invité.
  4. Dans l'Aide au publipostage, cliquez sur Obtenir les données, puis sur Ouvrir la source de données pour joindre le fichier de données (utilisez l'exemple de fichier que vous avez créé dans la section "Préparation le fichier de données" de cet article).
  5. Insérez les champs suivants pour comparer le contenu de chaque enregistrement de champ clé avec le suivant et ainsi déterminer si le contenu des champs clés diffère d'un enregistrement de données à un autre.
REMARQUE : ce modèle reprend les données utilisées dans l'exemple de la section "Préparation du fichier de données" de cet article. Pour placer les champs entre accolades, appuyez sur CTRL+F9.


{ IF { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Ville }" "" }<ENTER>
{ SET Place1 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
{ If { Place2 } <> { Place1 }"<ENTER>
{ MERGEFIELD Ville }<ENTER>
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" "{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
Les champs présentés dans cet exemple génèrent une liste triée sur la même page comme suit :

Atlanta

Smith 3 000 €
Gates 50 000 €
Henderson 10 000 €

Houston

Jones 8 000 €
Kelley 9 000 €
Peterson 0 €

Affichage de chaque nouvelle catégorie sur une page différente

Le champ clé utilisé dans cet exemple est { MERGEFIELD Ville }. Lorsque la valeur de Ville change dans le fichier de données pour indiquer une autre ville, une nouvelle page est ajoutée aux résultats de la fusion, et l'opération de fusion se poursuit de la page suivante. Pour placer les champs entre accolades, appuyez sur CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Ville }" "" }<ENTER>
{ SET Place1 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
{ If { Place2 } <> { Place1 }"<ENTER>
----------------------------Saut de page--------------------------------
{ MERGEFIELD Ville }<ENTER>
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" "{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
REMARQUE : pour insérer un saut de page, appuyez sur CTRL+ENTRÉE ou cliquez sur Saut dans le menu Insérer, sélectionnez Saut de page, puis cliquez sur OK.

Les champs présentés dans cet exemple génèrent une liste triée sur des pages séparées comme suit :

Atlanta

Smith 3 000 €
Gates 50 000 €
Henderson 10 000 €

----------------------------Saut de page--------------------------------
Houston

Jones 8 000 €
Kelley 9 000 €
Peterson 0 €

Mise en forme du champ clé

Le champ clé utilisé dans cet exemple est {MERGEFIELD Ville}. Pour mettre les résultats du champ {MERGEFIELD Ville} tout en majuscules, vous pouvez insérer le commutateur de mise en forme \* Upper. Pour placer les champs entre accolades, appuyez sur CTRL+F9.

{ If { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD Ville \* Upper }" "" }<ENTER>
{ SET Place1 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
{ IF { Place2 } <> { Place1 }"<ENTER>
{ MERGEFIELD Ville \* Upper }<ENTER>
<ENTER>
{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" "{ MERGEFIELD Employé }{ MERGEFIELD Ventes }" }{ SET Place2 { MERGEFIELD Ville }}<ENTER>
Les champs présentés dans cet exemple génèrent une liste triée sur la même page dans laquelle la ville est affichée tout en majuscules, comme suit :

ATLANTA

Smith 3 000 €
Gates 50 000 €
Henderson 10 000 €

HOUSTON

Jones 8 000 €
Kelley 9 000 €
Peterson 0 €
REMARQUE : pour changer la mise en forme du champ clé { MERGEFIELD Ville }, sélectionnez le champ en entier (y compris les accolades { }) et appliquez-lui la mise en forme de votre choix. Pour mettre en forme le champ, cliquez sur Police dans le menu Format.


Description du fonctionnement de ce processus

Le premier champ IF (SI) dans ces exemples insère le nom de la ville et un caractère de retour chariot (<ENTER>) uniquement pour le premier enregistrement de la fusion. Pour tous les enregistrements suivants, ce champ IF n'insère rien (""). Il reconnaît le premier enregistrement de la fusion en comparant le champ MERGESEQ (SÉQFUSION), qui retourne le numéro d'ordre de l'enregistrement actuel, avec la valeur numérique "1".

Le deuxième champ IF insère un caractère de retour chariot (ou un saut de page pour obliger chaque nouvelle ville à s'afficher sur une nouvelle page), le nom de la ville, deux autres caractères de retour chariot, le nom de l'employé et le montant des ventes (dans cet ordre), uniquement s'il détermine que l'enregistrement actuel inclut un nom de ville différent de celui de l'enregistrement précédent. S'il détermine que l'enregistrement actuel inclut un nom de ville identique à celui de l'enregistrement précédent, il insère uniquement le nom de l'employé suivant et le montant des ventes correspondant.

Ce champ IF reconnaît le nouveau nom de ville en comparant le texte des signets spécifiés dans les deux champs SET (DÉFINIR). Le texte du signet "Place1" est toujours identique au champ Ville de l'enregistrement actuel, et le texte du signet "Place2" est identique au champ Ville de l'enregistrement précédent.

Références

Pour plus d'informations sur les champs IF, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ IF dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur les champs MERGESEQ, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ MERGESEQ dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur le champ SET, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez Codes de champ : champ SET dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher les rubriques correspondantes.

Pour plus d'informations sur les commutateurs généraux de mise en forme des champs, cliquez sur Aide sur Microsoft Word dans le menu ? (Aide), tapez commutateurs généraux dans le Compagnon Office ou dans l'Aide intuitive, puis cliquez sur Rechercher pour afficher la rubrique correspondante.

Pour plus d'informations sur la fusion et le publipostage, cliquez sur les numéros ci-dessous pour afficher les articles correspondants dans la Base de connaissances Microsoft.

212322 COMMENT FAIRE : Concevoir et préparer une fusion et un publipostage de données dans Microsoft Word 2000
212329 WD2000 : Le publipostage
Propriétés

ID d'article : 211303 - Dernière mise à jour : 29 août 2007 - Révision : 1

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