L’une des premières étapes de la gestion d’un projet consiste à ajouter les tâches qui permettent de réaliser votre projet. Votre liste de tâches peut être aussi simple qu’une liste de vérification des tâches qui doivent être effectuées, ou elle peut être un peu plus impliquée, avec des dates de début et de fin, des relations avec d’autres tâches et d’autres informations de tâche associées. Une simple liste de vérification des tâches et une liste planifiée de tâches utilisent la même liste sur votre site. Vous pouvez donc commencer par une liste de contrôle simple, puis ajouter des détails aux tâches ultérieurement pour en faire une liste planifiée de tâches.
Ajouter une liste de contrôle simple des tâches
Si vous venez de commencer à planifier votre projet, ou si vous ne prévoyez pas que ce projet soit particulièrement compliqué, une simple liste de vérification des tâches peut vous suffire pour gérer efficacement votre projet. Votre liste de contrôle peut inclure des dates d’échéance pour les tâches de votre projet et des affectations aux membres de l’équipe de projet.
Pour ajouter une liste de contrôle simple des tâches :
- Dans le lancement rapide de votre site, cliquez sur Tâches.
- Dans la page Tâches , cliquez sur Modifier.
- Dans la colonne Nom de la tâche, tapez un nom pour chaque tâche qui doit être terminée dans votre projet. Appuyez sur Entrée pour passer à la ligne suivante après l’ajout d’une tâche.
Conseil
Voulez-vous ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches déjà répertoriées ? Cliquez dans l’espace à gauche de la zone case activée d’une tâche existante, puis appuyez sur Insérer. Une nouvelle ligne est ajoutée au-dessus de la tâche existante que vous avez sélectionnée. Vous pouvez également cliquer sur Insérer dans le groupe Hiérarchie sous l’onglet Tâches .
Dans la colonne Date d’échéance , tapez ou sélectionnez une date pour laquelle chaque tâche de la liste doit être terminée. Si vous ne savez pas quand une tâche doit être terminée, laissez cette colonne vide pour cette tâche.
Dans la colonne Affecté à , tapez ou sélectionnez le nom de chaque personne qui travaillera sur chaque tâche de la liste.
Conseil
Une bonne pratique consiste à n’affecter qu’une seule personne à chaque tâche. Si vous devez affecter plusieurs personnes, cela peut entraîner des problèmes de marquage des tâches comme terminées. Si Ann termine son travail sur la tâche, il est logique pour elle de l’case activée comme terminé sur sa page Mes tâches. Toutefois, cela marque la tâche comme étant terminée pour toutes les personnes affectées, et pas seulement Pour Ann. Quelqu’un d’autre sur la tâche peut avoir encore du travail à faire. Si vous décidez que vous devez toujours affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
Une fois que vous avez terminé d’ajouter votre liste de contrôle simple des tâches, cliquez sur Arrêter.
Un autre moyen rapide d’ajouter une liste simple de tâches consiste à coller une liste à partir d’une feuille de calcul Excel. Tant que les colonnes que vous utilisez dans la feuille de calcul correspondent aux colonnes affichées dans la page Tâches , vous pouvez simplement cliquer dans la liste des tâches et coller les données de votre feuille de calcul. Les noms seront associés aux comptes, si possible, dans la colonne Affecté à .
Lorsque vous travaillez sur votre projet, vous pouvez sélectionner la zone case activée en regard de chaque nom de tâche lorsque la tâche est terminée.
Si vous constatez que vous avez besoin de davantage de contrôle sur les tâches dans votre liste de contrôle simple, vous pouvez utiliser les étapes de la section suivante pour ajouter des détails à vos tâches et créer une liste planifiée plus robuste.
Haut de la page
Ajouter une liste planifiée de tâches
Si votre projet est quelque peu complexe, vous constaterez peut-être qu’une liste de tâches planifiées vous permet de suivre le travail de manière plus gérable.
Pour ajouter une liste planifiée de tâches :
Dans le lancement rapide de votre site, cliquez sur Tâches.
Dans la page Tâches , cliquez sur Nouvelle tâche. Ou, sous l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Nouvel élément.
Remarque
Si vous avez initialement créé une liste de contrôle simple des tâches, mais que le projet est devenu un peu plus impliqué, vous pouvez facilement ajouter plus de détails à vos tâches existantes. Pour sélectionner une tâche, cliquez dans l’espace situé à gauche de la zone case activée correspondante, puis, sous l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Modifier l’élément. Cela ouvre la tâche afin que vous puissiez ajouter plus de détails de planification.
Tapez un nom pour votre tâche dans la zone Nom de la tâche .
Tapez ou sélectionnez une date de début et de fin pour votre tâche dans les zones Date de début et Date d’échéance . Si vous n’êtes pas sûr de l’une ou l’autre de ces dates, laissez ces informations pour le moment. Vous pouvez toujours retourner ultérieurement et ajouter des informations en modifiant la tâche.
Tapez le nom ou l’adresse e-mail de la personne à laquelle vous souhaitez travailler sur la tâche dans la zone Affecté à .
Conseil
Une bonne pratique consiste à n’affecter qu’une seule personne à chaque tâche. Si vous devez affecter plusieurs personnes, cela peut entraîner des problèmes de marquage des tâches comme terminées. Si Ann termine son travail sur la tâche, il est logique pour elle de l’case activée comme terminé sur sa page Mes tâches. Toutefois, cela marque la tâche comme étant terminée pour toutes les personnes affectées, et pas seulement Pour Ann. Quelqu’un d’autre sur la tâche peut avoir encore du travail à faire. Si vous décidez que vous devez toujours affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
Si le travail a déjà commencé sur la tâche, entrez un pourcentage dans la zone % terminé pour indiquer approximativement la quantité de travail effectuée et ce qui reste à faire.
Conseil
Il s’agit d’un excellent domaine que les membres de l’équipe de votre projet peuvent mettre à jour régulièrement. Il peut vous aider à comprendre comment le travail sur votre projet progresse et si votre projet est sur la bonne voie pour se terminer à temps.
Tapez une brève description de la tâche dans la zone Description , si vous souhaitez fournir plus de détails sur le travail impliqué. Cela peut être utile pour les cadres ou d’autres parties prenantes qui essaient de comprendre votre projet.
Utilisez les zones et les boutons en regard de Prédécesseurs pour indiquer les tâches de votre projet qui doivent être effectuées avant que la tâche actuelle puisse démarrer.
Par exemple, supposons que vous créez une tâche appelée « Publier un communiqué de presse », qui ne peut pas commencer tant que la tâche « Écrire un communiqué de presse » n’est pas terminée. Sélectionnez la tâche « Écrire un communiqué de presse » dans la zone de gauche, puis cliquez sur Ajouter pour la déplacer vers la zone de droite. Cela indique que la tâche « Écrire un communiqué de presse » est un prédécesseur de (autrement dit, elle précède) la tâche « Publier le communiqué de presse ».Sélectionnez le niveau de priorité approprié dans la liste Priorité .
Sélectionnez le niveau de status approprié dans la liste État de la tâche.
Conseil
Il s’agit d’un autre champ qui peut être mis à jour régulièrement par les membres de votre équipe de projet. Il peut vous aider à rester informé des blocages de travail, des retards de planification et d’autres problèmes de planification critiques.
Cliquez sur Enregistrer.
Haut de la page
Utiliser votre liste de tâches
Lorsque vous travaillez avec votre liste de tâches, celles dont les échéances sont indiquées en rouge sont en retard. Une fois que vous marquez une tâche en retard comme terminée en sélectionnant la zone case activée en regard de la tâche, la date d’échéance n’apparaît plus sous forme de texte rouge.
En outre, vous pouvez basculer entre différentes vues de votre liste de tâches en cliquant sur les liens d’affichage au-dessus de la liste. Vous pouvez choisir parmi Toutes les tâches, Calendar, Terminées, Diagramme de Gantt, Tâches en retard, Mes tâches et À venir, ou vous pouvez modifier un affichage existant ou créer votre propre affichage de votre liste de tâches. Si l’affichage que vous souhaitez utiliser n’est pas répertorié au-dessus de la liste des tâches, cliquez sur Cliquer pour obtenir des options supplémentaires (...) en regard des liens d’affichage et choisissez l’affichage que vous souhaitez utiliser. Pour plus d’informations sur la création de votre propre affichage, consultez Créer, modifier ou supprimer un affichage d’une liste ou d’une bibliothèque.
Après avoir ajouté des tâches détaillées à votre projet, vous pouvez :
- Abaisser, hausser, déplacer et supprimer des tâches
- Charger, afficher et supprimer des fichiers ou documents de projet
- Ajouter des tâches à la chronologie
Haut de la page