Les données en double se glissent souvent lorsque plusieurs utilisateurs ajoutent des données à la base de données en même temps ou si la base de données n’a pas été conçue pour rechercher les doublons dans le cas de case activée. Il est plus facile d’utiliser une requête lorsque vous souhaitez supprimer un grand nombre de données en double. La première étape consiste à rechercher des enregistrements en double avec une requête dans votre base de données.
Remarque
Les méthodes décrites dans cet article ne s’appliquent pas aux applications web Access.
Avant de supprimer des données
Vous ne pouvez pas annuler les suppressions de données. Assurez-vous donc que votre base de données est prête avant d’essayer de supprimer les enregistrements en double :
- Assurez-vous que le fichier n’est pas en lecture seule.
- Si vous partagez votre base de données avec d’autres personnes, demandez-leur de fermer les objets que vous souhaitez utiliser pour éviter d’éventuels conflits de données.
- Si vous disposez d’autorisations pour ouvrir la base de données en mode exclusif : cliquez sur Fichier >Ouvrir , puis sélectionnez la base de données. Cliquez sur la flèche en regard de Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusivité.
- Plus important encore, n’oubliez pas de sauvegarder votre base de données. La seule façon de récupérer des enregistrements supprimés consiste à les restaurer à partir d’une sauvegarde. Une opération de suppression peut également supprimer des enregistrements dans des tables associées.
Remarque
Pour effectuer une restauration à partir d’une sauvegarde, fermez et renommez le fichier d’origine afin que la copie de sauvegarde puisse utiliser le nom de la version d’origine. Attribuez le nom de la version d’origine à la copie de sauvegarde et ouvrez-la dans Access.
Créer et exécuter une requête Suppression
- Cliquez sur l’onglet >Créer Création de requête et double-cliquez sur la table dont vous souhaitez supprimer les enregistrements.
- Double-cliquez sur l’astérisque (*) pour ajouter tous les champs de table au Concepteur de requêtes.
- Ajoutez les champs que vous utiliserez pour identifier les enregistrements à supprimer. Par exemple, supposons qu’un client cesse ses activités et que vous deviez supprimer toutes les commandes en attente pour ce client. Pour rechercher uniquement ces enregistrements, vous pouvez ajouter les champs ID client et Date de commande à la grille de création.
- Vous pouvez également ajouter des critères dans la ligne Critères. Par exemple, vous pouvez ajouter l’ID client du client qui a cessé ses activités et la date après laquelle les commandes de ce client ne sont plus valides.
- Désactivez la case à cocher Afficher la case activée pour chaque champ de critère.
- Sous l’onglet Création, cliquez sur Exécuter. Vérifiez que la requête renvoie les enregistrements à supprimer.
- Cliquez sur Mode Création et dans l’onglet Création , cliquez sur Supprimer. Access remplace la requête de sélection par une requête de suppression, masque Afficher la ligne dans la partie inférieure de la grille de création et ajoute la ligne de suppression .
- Une vérification supplémentaire avant d’exécuter la requête Supprimer : Assurez-vous que la ligne Supprimer dans la * colonne (tous les champs) indique De et Où doit apparaître dans les colonnes de critères.
- Dans l’onglet Création , cliquez sur Exécuter>Oui.
Pour plus d’informations, voir Comparer deux tables et rechercher des enregistrements sans correspondance.
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