Utilisez le modèle de base de données Contacts Access pour effectuer le suivi des noms, adresses, numéros de téléphone et autres informations. Cette nouvelle version d’un modèle Access populaire vous permet également de catégoriser chaque contact, d’envoyer des messages électroniques et de créer des mappages d’adresses.
Vous voulez regarder une vidéo sur l’utilisation de ce modèle ? Consultez cet article, Utiliser le modèle de base de données Contacts.
Remarque
Le modèle de base de données Contacts a été mis à jour au cours des dernières années. Ces instructions font référence à la dernière version du modèle disponible pour téléchargement. Si les étapes ci-dessous ne correspondent pas à ce que vous voyez, cela signifie que vous utilisez probablement une version antérieure du modèle.
Prise en main
Dans cet article, nous couvrons les étapes de base de l’utilisation du modèle de base de données Contacts.
Préparer la base de données pour l’utilisation
- Lorsque vous ouvrez la base de données pour la première fois, Access affiche le formulaire de bienvenue. Pour empêcher l’affichage de ce formulaire la prochaine fois que vous ouvrez la base de données, désactivez la case à cocher Afficher les bienvenus à l’ouverture de cette base de case activée.
Fermez le formulaire de bienvenue pour commencer à utiliser la base de données. - Pour vous assurer que tout le contenu de la base de données est activé, dans la Barre des messages, cliquez sur Activer ce contenu.
Pour plus d’informations sur l’activation du contenu d’une base de données, consultez l’article Décider d’approuver ou non une base de données.
Ajouter des contacts à partir de Microsoft Outlook
Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez ajouter des contacts à partir de ce programme sans avoir à retaper les informations.
- Dans le formulaire Liste des contacts , cliquez sur Ajouter à partir d’Outlook.
- Dans la boîte de dialogue Sélectionner les noms à ajouter , sélectionnez les noms à ajouter à la base de données.
- Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
Rechercher un contact
La zone Recherche rapide vous permet de trouver rapidement un contact dans le formulaire Liste des contacts .
- Dans le formulaire Liste des contacts , dans la zone Recherche rapide , entrez le texte que vous souhaitez rechercher, puis appuyez sur Entrée.
Access filtre la liste pour afficher uniquement les enregistrements qui contiennent le texte que vous avez recherché. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur Effacer la recherche actuelle. (C’est le X dans la zone de recherche.)
Affichage ou masquage de colonnes
Dans le formulaire Liste des contacts , certains champs (colonnes) sont masqués par défaut. Pour modifier les champs affichés :
- Cliquez sur Afficher/Masquer les champs.
- Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, activez la case activée en regard de chaque colonne que vous souhaitez afficher. Désactivez la zone case activée pour masquer la colonne.
Afficher les détails du contact
Le formulaire Détails du contact vous permet de voir et d’entrer plus d’informations sur chaque contact. Pour afficher le formulaire Détails du contact :
- Dans le formulaire Liste des contacts , cliquez sur Ouvrir en regard du contact que vous souhaitez voir.
Ajouter une image
Dans l’écran Détails du contact , vous pouvez ajouter une image pour le contact.
- Sous le cadre de l’image, cliquez sur Modifier l’image.
- Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur Ajouter.
- Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier , accédez au dossier contenant le fichier.
- Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Pièces jointes , cliquez sur OK.
Remarque
Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à chaque contact, y compris différents types de fichiers tels que des documents ou des feuilles de calcul.
Afficher une carte de l’adresse d’un contact
Sur le formulaire Détails du contact , si vous avez entré une adresse postale pour le contact, vous pouvez afficher une carte de cet emplacement :
- Cliquez sur Click to map (Cliquer pour mapper).
Afficher des rapports
La base de données des contacts comprend deux rapports : Annuaire et Annuaire. Pour afficher un rapport :
- Dans le volet de navigation, sous Rapports, double-cliquez sur le rapport à afficher.
Vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés. Pour plus d’informations, consultez l’article Créer un état simple.
Modifier la base de données Contacts
Vous pouvez personnaliser la base de données Contacts en ajoutant un nouveau champ à la table Contacts, puis en ajoutant ce champ aux formulaires Liste des contacts et Détails du contact .
Ajouter un champ à la table Contacts
- Fermez tous les onglets ouverts.
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Contacts .
- Faites défiler la liste vers la droite jusqu’à ce que vous voyiez la colonne intitulée Ajouter un nouveau champ. Double-cliquez sur l’en-tête de colonne, puis tapez le nom du champ.
La première fois que vous entrez des données dans la colonne, Access définit le type de données pour vous.
Ajouter un champ à un formulaire
Une fois qu’un champ a été ajouté à une table, vous pouvez l’ajouter à un formulaire.
- Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page.
- Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.
- Faites glisser le champ souhaité de la liste des champs vers le formulaire.