De nombreuses équipes utilisent Microsoft Windows SharePoint Services pour collecter des informations et partager des fichiers. Si c’est le cas dans votre organization, vous pouvez utiliser un site SharePoint comme moyen pour vos utilisateurs de partager, suivre et fusionner les formulaires Microsoft Office InfoPath qu’ils remplissent. Par exemple, une équipe commerciale peut utiliser un site SharePoint comme emplacement pour remplir, enregistrer et afficher des données à partir de formulaires de rapport de ventes.
Contenu de cet article
- Avant de commencer
- Introduction à la création de bibliothèques ou de types de contenu de site
- Créer une bibliothèque lorsque vous publiez un modèle de formulaire
- Créer un type de contenu de site lorsque vous publiez un modèle de formulaire
Avant de commencer
Lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, chaque formulaire créé dans cette bibliothèque de documents est basé sur ce modèle de formulaire. La publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents vous permet de déployer rapidement un formulaire à usage unique, tel qu’une enquête informelle pour capturer les préférences des restaurants pour un déjeuner d’équipe.
Si vous publiez un modèle de formulaire sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez également effectuer les opérations suivantes :
Publier un modèle de formulaire en tant que type de contenu de site Lorsque vous publiez un modèle de formulaire en tant que type de contenu de site, vous permettez aux utilisateurs d’affecter plusieurs modèles de formulaires à une seule bibliothèque de documents ou d’affecter le modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques dans une collection de sites. Une collection de sites est un ensemble de sites web sur un serveur virtuel dont le propriétaire est identique et qui partagent les paramètres d’administration. Chaque collection de sites contient un site web principal et peut contenir un ou plusieurs sous-sites. Chaque serveur virtuel peut comporter plusieurs collections de sites. Utilisez un type de contenu de site quand vous souhaitez largement réutiliser l’information, ou pour activer la collection de données provenant de plusieurs formulaires dans un emplacement unique.
Permettre aux utilisateurs de modifier des champs à l’aide d’un mode Feuille de données Vous pouvez autoriser vos utilisateurs à ajouter ou modifier des données pour un champ à l’aide d’un mode Feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter ou de mettre à jour des données pour un ou plusieurs formulaires sans réellement ouvrir les formulaires.
Remarque
Les affichages Feuille de données sont activés dans le navigateur Web uniquement pour les utilisateurs qui ont installé Microsoft Office Access 2007.
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Introduction à la création de bibliothèques ou de types de contenu de site
Pour créer une bibliothèque ou un type de contenu de site, vous devez avoir accès à un site SharePoint. Vous devez également disposer des autorisations nécessaires pour créer une bibliothèque ou un type de contenu de site sur ce site.
La prise en charge des bibliothèques et des types de contenu de site varie selon que votre serveur exécute Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0. Par conséquent, vous devez demander à l’administrateur du serveur si vous ne savez pas quelle version de Windows SharePoint Services s’exécute sur le serveur.
Les informations suivantes décrivent certaines des différences entre la création d’une bibliothèque de documents ou d’un type de contenu de site sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0.
Windows SharePoint Services 2.0
Lorsque vous publiez un modèle de formulaire sur un site basé sur Windows SharePoint Services 2.0, vous créez une bibliothèque de formulaires. Une bibliothèque de formulaires est un dossier dans lequel une collection de formulaires basés sur le même modèle de formulaire est stockée et partagée. Chaque formulaire d’une bibliothèque de formulaires est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste de contenu de cette bibliothèque.
Pour publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque de formulaires sur un site basé sur Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, vous devez appartenir au groupe de sites du concepteur web sur ce site.
Windows SharePoint Services 3.0
Lorsque vous publiez un modèle de formulaire sur un site basé sur Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez créer une bibliothèque de documents, qui fonctionne comme une bibliothèque de formulaires dans Windows SharePoint Services 2.0, ou vous pouvez créer un type de contenu de site pour votre modèle de formulaire. Vous devez disposer au moins de l’autorisation Création sur un site Windows SharePoint Services 3.0 pour publier un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents ou créer un type de contenu de site.
Remarque
Pour créer un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, vous devez publier votre modèle de formulaire sur un serveur qui exécute InfoPath Forms Services. Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.
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Créer une bibliothèque lorsque vous publiez un modèle de formulaire
La procédure suivante explique comment créer une bibliothèque en publiant un modèle de formulaire sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0.
Enregistrez votre modèle de formulaire.
Dans le menu Fichier , cliquez sur Publier.
Dans l’Assistant Publication, cliquez sur Sur un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur Suivant.
Dans la zone Entrer l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, entrez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis sur Suivant.
Remarque
Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec le navigateur sur un site SharePoint, la zone Activer ce formulaire à remplir à l’aide d’un navigateur case activée n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, vous devez publier votre modèle de formulaire sur un serveur qui exécute InfoPath Forms Services. Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.
Cliquez sur Créer une bibliothèque de documents, puis sur Suivant.
Dans la zone Nom , tapez un nom pour la bibliothèque de documents.
Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description .
Le nom et la description du modèle de formulaire s’affichent dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.Effectuez l’une des opérations suivantes :
Ajouter une colonneCliquez sur Ajouter.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont vous souhaitez afficher les données dans la colonne, sélectionnez (Aucun : Créer une colonne dans cette bibliothèque) dans la liste Groupe de colonnes site , puis tapez un nom pour la colonne dans la zone Nom de la colonne.
Pour utiliser une colonne de bibliothèque de documents ou une colonne de site existante, sélectionnez la catégorie dans la liste Groupe de colonnes de site, puis sélectionnez un nom dans la liste Nom de colonne.
Si vous sélectionnez un champ répétitif pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir la façon dont vous souhaitez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste Fonction . Vous pouvez choisir d’afficher la première valeur du champ, la dernière valeur du champ ou le nombre de toutes les occurrences du champ ou de fusionner toutes les valeurs.Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou de modifier des données pour ce champ à l’aide d’un mode Feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à modifier des données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou d’une page de propriétés case activée.
Remarque
Pour utiliser un affichage feuille de données, microsoft Office Access 2007 doit être installé sur leur ordinateur.
Supprimer une colonne
- Sous Nom de la colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.
Modifier une colonne
Sous Nom de la colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone Nom de la colonne.
Sélectionnez la catégorie dans la liste Groupe de colonnes de site, puis sélectionnez un nom dans la liste Nom de colonne.
Si vous sélectionnez un champ répétitif pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir la façon dont vous souhaitez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste Fonction . Vous pouvez choisir d’afficher la première valeur du champ, la dernière valeur du champ ou le nombre de toutes les occurrences du champ ou de fusionner toutes les valeurs.Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou de modifier des données pour ce champ à l’aide d’un mode Feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à modifier des données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou d’une page de propriétés case activée.
Remarque
Pour utiliser un affichage feuille de données, microsoft Office Access 2007 doit être installé sur leur ordinateur.
Lorsque vous avez terminé de choisir les colonnes de votre bibliothèque, cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.
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Créer un type de contenu de site lorsque vous publiez un modèle de formulaire
La procédure suivante décrit comment créer un type de contenu de site en publiant un modèle de formulaire sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0.
Enregistrez votre modèle de formulaire.
Dans le menu Fichier , cliquez sur Publier.
Dans l’Assistant Publication, cliquez sur Sur un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur Suivant.
Dans la zone Entrer l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Type de contenu de site (avancé), puis cliquez sur Suivant.
Remarque
Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec le navigateur sur un site SharePoint, la zone Activer ce formulaire à remplir à l’aide d’un navigateur case activée n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, vous devez publier votre modèle de formulaire sur un serveur qui exécute InfoPath Forms Services. Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.
Cliquez sur Créer un type de contenu, puis sur Suivant.
Dans la zone Nom , tapez un nom pour le type de contenu.
Si vous le souhaitez, tapez une description dans la zone Description .
Le nom et la description du type de contenu apparaissent dans la liste des types de contenu de site disponibles pour le site SharePoint.Dans la page suivante de l’Assistant, choisissez un emplacement pour le modèle de formulaire, puis cliquez sur Suivant.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Ajouter une colonne de siteCliquez sur Ajouter.
Effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont vous souhaitez afficher les données dans la colonne, sélectionnez (Aucun : Créer une colonne de site) dans la liste Groupe de colonnes de site, puis tapez un nom pour la colonne dans la zone Nom de la colonne.
Pour utiliser une colonne de site existante, sélectionnez la catégorie dans la liste Groupe de colonnes de site, puis sélectionnez le nom dans la liste Nom de colonne.
Si vous sélectionnez un champ répétitif pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir la façon dont vous souhaitez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste Fonction . Vous pouvez choisir d’afficher la première valeur du champ, la dernière valeur du champ ou le nombre de toutes les occurrences du champ ou de fusionner toutes les valeurs.Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou de modifier des données pour ce champ à l’aide d’un mode Feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à modifier des données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou d’une page de propriétés case activée.
Remarque
Pour utiliser un affichage feuille de données, microsoft Office Access 2007 doit être installé sur leur ordinateur.
Supprimer une colonne de site
- Sous Nom de la colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.
Modifier une colonne de site
Sous Nom de la colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.
Sélectionnez le champ, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone Nom de la colonne.
Sélectionnez la catégorie dans la liste Groupe de colonnes de site, puis sélectionnez un nom dans la liste Nom de colonne.
Si vous sélectionnez un champ répétitif pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir la façon dont vous souhaitez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste Fonction . Vous pouvez choisir d’afficher la première valeur du champ, la dernière valeur du champ ou le nombre de toutes les occurrences du champ ou de fusionner toutes les valeurs.Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou de modifier des données pour ce champ à l’aide d’un mode Feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à modifier des données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou d’une page de propriétés case activée.
Remarque
Pour utiliser un affichage feuille de données, microsoft Office Access 2007 doit être installé sur leur ordinateur.
Lorsque vous avez terminé de choisir les colonnes pour le type de contenu de votre site, cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.
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