Déplacer un modèle de formulaire publié vers une nouvelle bibliothèque SharePoint

Contenu de cet article

• Présentation
• Avant de commencer
• Obtenir une copie de travail de votre modèle de formulaire
• Étape 1 : Publier le modèle de formulaire dans la nouvelle bibliothèque de documents
• Étape 2 : Copier et ressocier les formulaires existants

Présentation

Une fois que vous avez publié un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents que vos utilisateurs doivent remplir, vous devrez peut-être déplacer ce modèle de formulaire vers une autre bibliothèque de documents. Par exemple, vous devrez peut-être déplacer votre modèle de formulaire vers un serveur avec plus de capacité, afin que davantage d’utilisateurs puissent remplir les formulaires en même temps. Certains utilisateurs ont peut-être déjà rempli des formulaires basés sur votre modèle de formulaire stocké dans la bibliothèque de documents d’origine. Lorsque vous déplacez votre modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous devez également déplacer ces formulaires existants. Vous souhaitez également vous assurer que ces formulaires existants fonctionneront dans la nouvelle bibliothèque de documents avant d’archiver ou de supprimer l’ancienne bibliothèque de documents.

Pour déplacer un modèle de formulaire et ses formulaires existants vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous devez d’abord publier la copie de travail de votre modèle de formulaire dans la nouvelle bibliothèque de documents. La copie de travail est la version stockée sur votre ordinateur ou dans un programme de gestion de version, tel que Microsoft Visual SourceSafe.

Après avoir publié la copie de travail dans la nouvelle bibliothèque de documents, vous devez copier tous les formulaires de l’ancienne bibliothèque de documents vers la nouvelle bibliothèque de documents, puis ressocier les formulaires de la nouvelle bibliothèque de documents au modèle de formulaire nouvellement publié.

Si vous devez apporter des modifications suite au déplacement du modèle de formulaire, apportez ces modifications avant de publier le modèle de formulaire. Par exemple, l’emplacement des sources de données externes utilisées par les formulaires basés sur ce modèle de formulaire peut également changer en raison du déplacement du modèle de formulaire. Dans ce cas, vous devez remplacer la connexion de données dans le modèle de formulaire par le nouvel emplacement des sources de données externes avant de publier le modèle de formulaire. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur la modification des connexions de données dans la section Voir aussi .

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Avant de commencer

Avant de déplacer le modèle de formulaire et tous les formulaires existants basés sur le modèle de formulaire vers une nouvelle bibliothèque de documents, vous avez besoin des éléments suivants :

• Copie de travail du modèle de formulaire Il s’agit d’une copie du modèle de formulaire que vous allez modifier, puis republier dans la nouvelle bibliothèque de documents. La copie de travail peut être stockée sur votre ordinateur ou dans un programme de gestion de version, tel que Visual SourceSafe.
• Emplacements des nouvelles sources de données externes Si les formulaires basés sur le modèle de formulaire utilisent des sources de données externes qui ont changé, vous aurez besoin des nouveaux emplacements des sources de données externes. Vérifiez auprès de votre administrateur que vous et vos utilisateurs disposez des autorisations appropriées pour utiliser les sources de données externes. Si le modèle de formulaire utilise des paramètres dans un fichier de connexion de données pour se connecter à une source de données externe, vérifiez que le fichier de connexion de données a été mis à jour avec le nouvel emplacement de la source de données externe.
• Les droits appropriés sur le serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0 Vous aurez besoin des droits appropriés sur le serveur pour publier un modèle de formulaire et copier tous les formulaires existants de l’ancienne bibliothèque de documents vers la nouvelle bibliothèque de documents. Vérifiez auprès de votre administrateur de serveur que vous disposez de ces droits.

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Obtenir une copie de travail de votre modèle de formulaire

Si vous souhaitez modifier un modèle de formulaire qui a été publié dans une bibliothèque de documents ou dans un emplacement réseau partagé, et que vous n’avez pas de copie de travail de votre modèle de formulaire, vous pouvez enregistrer une copie de travail du modèle de formulaire à partir de l’emplacement de publication sur votre ordinateur.

Enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir d’une bibliothèque de documents sur votre ordinateur

1. Dans un navigateur Web, ouvrez la bibliothèque de documents dans laquelle le modèle de formulaire a été publié.
2. Dans le menu Paramètres , cliquez sur Paramètres, puis sur Paramètres de la bibliothèque de formulaires.
3. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.
4. Dans la section Modèle de document , cliquez sur Modifier le modèle.
   Le modèle de formulaire s’ouvre dans Microsoft Office InfoPath.
5. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath , cliquez sur Oui.
6. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
7. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath , cliquez sur OK.
8. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , accédez à l’emplacement où vous souhaitez enregistrer une copie du modèle de formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.

Enregistrer une copie du modèle de formulaire à partir du dossier réseau partagé sur votre ordinateur

1. Dans le menu Fichier , cliquez sur Concevoir un modèle de formulaire.
2. Sous Ouvrir un modèle de formulaire, cliquez sur Sur mon ordinateur.
3. Accédez au dossier réseau partagé du modèle de formulaire publié, cliquez sur le modèle de formulaire, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
5. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office InfoPath , cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , sélectionnez un emplacement autre que l’emplacement de publication d’origine où vous souhaitez enregistrer une copie de travail du modèle de formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.

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Étape 1 : Publier le modèle de formulaire dans la nouvelle bibliothèque de documents

1. Ouvrez la copie de travail du modèle de formulaire en mode Création.

2. Dans le menu Fichier , cliquez sur Publier.

3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur Sur un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur Suivant.

4. Dans la zone Entrer l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint qui contient la nouvelle bibliothèque de documents vers laquelle vous souhaitez déplacer votre modèle de formulaire, puis cliquez sur Suivant.

5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis sur Suivant.

6. Cliquez sur Créer une bibliothèque de documents, puis sur Suivant.

7. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom et une description pour la nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisissez les champs du modèle de formulaire que vous souhaitez afficher sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.
   Comment?

   1. Cliquez sur Ajouter.

   2. Sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter en tant que colonne dans la bibliothèque de documents, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

      • Tapez un nom pour la colonne dans la zone Nom de la colonne .

      • Sélectionnez la colonne de site dans la liste Groupe de colonnes de site, sélectionnez un nom dans la liste Nom de colonne, puis cliquez sur OK.

        Remarque

        Si vous avez sélectionné un champ répétitif pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir la façon dont vous souhaitez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste Fonction . Vous pouvez choisir d’afficher la première valeur du champ, la dernière valeur du champ ou le nombre de toutes les occurrences du champ, ou de fusionner toutes les valeurs.

   3. Cliquez sur OK.

   Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur l’affichage des données dans des colonnes dans une bibliothèque de documents dans la section Voir aussi .

9. Cliquez sur Suivant.

10. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations affichées sont correctes, puis cliquez sur Publier.

11. Pour ouvrir la bibliothèque de documents et tester le processus de remplissage d’un formulaire basé sur ce modèle de formulaire, sélectionnez la zone Ouvrir cette bibliothèque de documents case activée, puis cliquez sur Fermer.
    La bibliothèque de documents s’ouvre dans un navigateur. Lorsque vous cliquez sur Nouveau dans la barre d’outils de liste, un formulaire basé sur ce modèle de formulaire s’ouvre dans Microsoft Office InfoPath.

Après avoir publié le modèle de formulaire dans une nouvelle bibliothèque de documents, vous pouvez copier les formulaires existants basés sur l’ancienne version du modèle de formulaire de l’ancienne bibliothèque de documents vers la nouvelle bibliothèque de documents. Après avoir copié les formulaires existants, vous pouvez ressocier les formulaires existants à la nouvelle version du modèle de formulaire. Si vous ne liez pas les formulaires existants, les utilisateurs peuvent ne pas être en mesure d’ouvrir ces formulaires existants.

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Étape 2 : Copier et ressocier les formulaires existants

Cette procédure suppose que les deux bibliothèques de documents se trouvent sur un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0.

1. Ouvrez l’ancienne bibliothèque de documents dans un navigateur Web.
2. Dans le menu Affichage, cliquez sur Explorer Affichage.
3. Appuyez longuement sur Ctrl, sélectionnez chaque formulaire à déplacer, puis cliquez avec le bouton droit sur l’un des formulaires.
4. Dans la boîte de dialogue Internet Explorer, cliquez sur Oui, puis sur Copier dans le menu contextuel.
5. Ouvrez la nouvelle bibliothèque de documents.
6. Sous Sélectionner un affichage, cliquez sur Explorer’affichage.
7. Cliquez avec le bouton droit dans la zone vide de la fenêtre dossier.
8. Dans la boîte de dialogue Internet Explorer, cliquez sur Oui, puis sur Coller dans le menu contextuel.
9. Dans le menu Affichage , cliquez sur Relink Documents( Relink Documents).
10. Dans la colonne Relink , sélectionnez la zone case activée pour chaque formulaire que vous souhaitez lier au nouveau modèle de formulaire.
11. Dans la barre d’outils de liste, cliquez sur Relink Selected Documents (Relink Selected Documents).

Après avoir ressocié les formulaires existants au nouveau modèle de formulaire, vos utilisateurs peuvent modifier les formulaires existants que vous avez copiés dans la nouvelle bibliothèque de documents ou remplir de nouveaux formulaires basés sur le modèle de formulaire nouvellement publié.

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