Envoyer des données de formulaire dans un message électronique
S’applique à
Vous pouvez ajouter une connexion de données d’envoi secondaire à votre modèle de formulaire qui permet aux utilisateurs d’envoyer leurs données de formulaire dans un message électronique. Vous pouvez utiliser des valeurs statiques, des valeurs basées sur les données du formulaire ou une formule pour spécifier les adresses de messagerie auxquelles le formulaire est envoyé, la ligne d’objet du message électronique et le nom du formulaire. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez que le formulaire apparaisse dans le corps du message électronique ou en tant que pièce jointe au message.
Si vous configurez votre modèle de formulaire pour inclure le formulaire en tant que pièce jointe au message électronique, vous pouvez également joindre le modèle de formulaire au message électronique. En incluant le formulaire et le modèle de formulaire en tant que pièces jointes au message électronique, vous pouvez vous assurer que les destinataires du courrier électronique peuvent ouvrir le formulaire dans Microsoft Office InfoPath, même s’ils n’ont pas le modèle de formulaire mis en cache sur leur ordinateur. Pour que les destinataires ouvrent les pièces jointes, InfoPath doit être installé sur leurs ordinateurs.
Lorsque les utilisateurs envoient leurs données de formulaire dans un message électronique, InfoPath crée un message électronique avec les données du formulaire et envoie le message aux destinataires que vous avez spécifiés lors de la création de la connexion de données. Si les personnes qui reçoivent les formulaires remplis utilisent Microsoft Office Outlook 2007, elles peuvent ajouter un dossier à leur boîte de réception pour contenir tous les formulaires InfoPath qu’elles reçoivent et configurer ce dossier pour afficher les données dans les formulaires dans les colonnes dans Outlook.
Après avoir ajouté la connexion d’envoi de données, vous configurez votre modèle de formulaire pour permettre aux utilisateurs d’envoyer leurs données de formulaire. Par conséquent, lorsque les utilisateurs ouvrent le formulaire, InfoPath ajoute automatiquement un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard et une commande Envoyer au menu Fichier. Vous pouvez également personnaliser les options d’envoi de votre modèle de formulaire des manières suivantes :
- Modifiez le texte qui s’affiche sur le bouton Envoyer de la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu Fichier.
- Modifiez le raccourci clavier du bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu Fichier.
- Créez des messages personnalisés à afficher à vos utilisateurs lorsqu’ils envoient leurs formulaires.
- Spécifiez s’il faut laisser le formulaire ouvert, fermer le formulaire ou ouvrir un autre formulaire vide une fois que l’utilisateur a envoyé le formulaire.
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Ajouter une connexion d’envoi de données
Dans le menu Outils , cliquez sur Options d’envoi.
Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à envoyer ce formulaire case activée.
Cliquez sur Envoyer des données de formulaire à une seule destination, puis, dans la liste, cliquez sur Courrier électronique.
Cliquez sur Ajouter.
Dans l’Assistant Connexion de données, dans les zones appropriées, tapez les adresses de messagerie des destinataires, l’objet que vous souhaitez afficher dans le message électronique et le texte d’introduction souhaité, puis cliquez sur Suivant.
Conseil
Vous pouvez également spécifier un champ ou utiliser une formule pour créer la valeur de chaque zone, à l’exception de la zone Introduction .
Comment?
Cliquez sur Insérer la formule
.Dans la boîte de dialogue Insérer une formule , effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour utiliser un champ dans la formule, cliquez sur Insérer un champ ou un groupe, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe , puis cliquez sur OK.
Pour utiliser une fonction dans la formule, cliquez sur Insérer une fonction, sélectionnez la fonction à utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une fonction , puis cliquez sur OK.
Conseil
Si la fonction nécessite des paramètres, sélectionnez la fonction dans la boîte de dialogue Insérer une fonction , cliquez sur OK, puis dans la zone Formule de la boîte de dialogue Insérer une formule , double-cliquez sur la fonction que vous avez ajoutée, puis cliquez sur un champ ou un groupe. Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur les fonctions dans la section Voir aussi .
Pour insérer une valeur ou un opérateur mathématique dans la formule, tapez la valeur ou le symbole de l’opération mathématique dans la zone Formule .
Opération Symbole Ajouter + Soustraire - Multiplier * Diviser / -
Remarque
Si votre formule utilise l’opérateur de division (/), assurez-vous qu’il existe un espace avant et après l’opérateur de division. Si l’opérateur de division n’a pas d’espace avant et après celui-ci, InfoPath peut interpréter « / » comme un séparateur pour les étapes d’emplacement XPath plutôt que comme un opérateur de division.
Pour case activée la formule de la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.
Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur les formules dans la section Voir aussi .
Dans la page suivante de l’Assistant, effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour afficher le formulaire dans le corps du message électronique, cliquez sur Envoyer uniquement l’affichage actif du formulaire et aucune pièce jointe.
Pour envoyer les données du formulaire en tant que pièce jointe au message électronique, cliquez sur Envoyer les données du formulaire en tant que pièce jointe, sélectionnez la zone Joindre le modèle de formulaire pour vous assurer que les utilisateurs peuvent ouvrir le formulaire case activée, puis tapez un nom pour le formulaire dans la zone Nom de la pièce jointe. Vous pouvez également spécifier un champ ou utiliser une formule pour vous assurer que le nom de chaque formulaire est unique.
Comment?Cliquez sur Insérer la formule
.Dans la boîte de dialogue Insérer une formule , effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour utiliser un champ dans la formule, cliquez sur Insérer un champ ou un groupe, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe , puis cliquez sur OK.
Pour utiliser une fonction dans la formule, cliquez sur Insérer une fonction, sélectionnez la fonction à utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une fonction , puis cliquez sur OK.
Conseil
Si la fonction nécessite des paramètres, sélectionnez la fonction dans la boîte de dialogue Insérer une fonction , cliquez sur OK, puis dans la zone Formule de la boîte de dialogue Insérer une formule , double-cliquez sur la fonction que vous avez ajoutée, puis cliquez sur un champ ou un groupe. Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur les fonctions dans la section Voir aussi .
Pour insérer une valeur ou un opérateur mathématique dans la formule, tapez la valeur ou le symbole de l’opération mathématique dans la zone Formule .
Opération Symbole Ajouter + Soustraire - Multiplier * Diviser / -
Remarque
Si votre formule utilise l’opérateur de division (/), assurez-vous qu’il existe un espace avant et après l’opérateur de division. Si l’opérateur de division n’a pas d’espace avant et après celui-ci, InfoPath peut interpréter « / » comme un séparateur pour les étapes d’emplacement XPath plutôt que comme un opérateur de division.
Pour case activée la formule de la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.
Vous trouverez des liens vers plus d’informations sur les formules dans la section Voir aussi .
Remarque
Les personnes qui reçoivent les données du formulaire en tant que pièce jointe dans un message électronique doivent installer InfoPath sur leur ordinateur pour ouvrir la pièce jointe.
Cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrer un nom pour cette connexion de données , tapez un nom descriptif pour cette connexion de données d’envoi.
Vérifiez que les informations sont correctes dans la section Résumé , puis cliquez sur Terminer.
Pour modifier le nom du bouton Envoyer qui apparaît dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer qui apparaît dans le menu Fichier lorsque les utilisateurs remplissent le formulaire, tapez le nouveau nom dans la zone Légende de la boîte de dialogue Options d’envoi.
Conseil
Si vous souhaitez affecter un raccourci clavier à ce bouton et à cette commande, tapez une esperluette (&) devant le caractère que vous souhaitez utiliser comme raccourci clavier. Par exemple, pour affecter ALT+B comme raccourci clavier pour le bouton et la commande Envoyer , tapez Su&bmit.
Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs utilisent une commande Envoyer ou le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard lorsqu’ils remplissent votre formulaire, décochez la zone afficher l’élément de menu Envoyer et le bouton de barre d’outils Envoyer case activée.
Par défaut, une fois que les utilisateurs ont envoyé un formulaire, InfoPath conserve le formulaire ouvert et affiche un message pour indiquer si le formulaire a été envoyé avec succès. Pour modifier ce comportement par défaut, cliquez sur Avancé, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
Pour fermer le formulaire ou créer un formulaire vide une fois que l’utilisateur a envoyé un formulaire rempli, cliquez sur l’option souhaitée dans la liste Après l’envoi .
Pour créer un message personnalisé afin d’indiquer si le formulaire a été envoyé avec succès, sélectionnez la zone Utiliser les messages personnalisés case activée, puis tapez vos messages dans les zones En cas de réussite et En cas d’échec.
Conseil
Utilisez un message dans la zone En cas d’échec pour indiquer aux utilisateurs ce qu’ils doivent faire s’ils ne peuvent pas envoyer leur formulaire. Par exemple, vous pouvez suggérer aux utilisateurs d’enregistrer leur formulaire et de contacter une personne pour obtenir des instructions supplémentaires.
Si vous ne souhaitez pas afficher de message une fois que l’utilisateur a envoyé un formulaire, désactivez la zone Afficher les messages de réussite et d’échec case activée.
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