À propos des flux de travail Collecte des signatures

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint sont des fonctionnalités qui vous permettent d'automatiser vos processus d'entreprise, ce qui les rend à la fois plus cohérents et plus efficaces. Vous pouvez utiliser un flux de travail De collecte des signatures SharePoint pour router les documents créés dans Excel, Word ou InfoPath vers une ou plusieurs personnes pour leur signature.

Remarque : Les flux de travail SharePoint 2010 ont été supprimés depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux clients et supprimés des clients existants depuis le 1er novembre 2020.  Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons d'migrer vers Power Automate ou d'autres solutions pris en charge. Pour plus d'informations, voir Retrait du flux de travail SharePoint 2010.

Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des flux de travail inclus dans SharePoint.

Important : Par défaut, le flux de travail de collecte des signatures n'est pas activé et n'est pas répertorié dans la zone de liste Sélectionner un modèle de flux de travail du formulaire d'association. Pour le rendre disponible, un administrateur de site doit l'activer au niveau de la collection de sites. Si vous avez des autorisations au niveau collection de sites, voir Activer les modèles de flux de travail SharePoint.

Si vous avez seulement besoin d'effectuer une tâche de flux de travail De collecte des signatures    Il vous suffit d'aller au segment COMPLETE et de le développer. Vous n'avez peut-être pas besoin d'autres segments pour le moment.

Comparaison d’un processus manuel et d’un flux de travail automatisé

Les flux de travail SharePoint sont :

  • Efficace et cohérent    Un flux de travail de collecte des signatures route automatiquement le document, attribue des tâches de signature et effectue le suivi de leur progression. L'activité du flux de travail peut être contrôlée et ajustée à partir d'une page d'état centrale, et l'historique des événements dans l'exécution du flux de travail est conservé pendant 60 jours après la fin de l'opération.

  • Moins de travail pour vous    Un flux de travail de collecte des signatures vous permet, ainsi qu'à vos collègues, de gagner du temps et de simplifier et de standardiser le processus de signature.

Voici un diagramme d'une version très simple du flux de travail De collecte des signatures.

Diagramme du processus de flux de travail

Conseils pour l'utilisation de cet article

Les informations de cet article sont présentées en segments ex expandables.

Si vous avez seulement besoin d'effectuer une tâche de flux de travail De collecte des signatures    Il vous suffit d'aller sur le segment COMPLETE et de le développer. Vous n'avez peut-être pas besoin d'autres segments pour le moment.

Si vous voulez ajouter, démarrer, surveiller et gérer des flux de travail    Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec ces tâches, vous trouverez peut-être utile de passer par cet article, segment par segment, la première fois que vous concevez et ajoutez un flux de travail. Une fois que vous êtes familiarisé avec les informations et la disposition de l'article, vous pourrez vous rendre directement au segment dont vous avez besoin lors de n'importe quelle visite de retour.

Une note sur les graphismes    Les images d'écran et les diagrammes conceptuels de cette série d'articles de flux de travail sont généralement basés sur le type de flux de travail Approbation. Cependant, lorsque cela est nécessaire pour une clarté conceptuelle ou pédagogique, les images et diagrammes dans cet article ont été personnalisés pour les flux de travail de collecte des signatures.

Un mot sur l'impression de cet article    Cet article est long. Si vous souhaitez imprimer uniquement des segments sélectionnés, assurez-vous que seuls ces segments sont développés lors de l'impression. (Par ailleurs, si vous voulez inclure l'intégralé des graphiques dans votre copie imprimée, imprimez en orientation Paysage et non en orientation Portrait.)

Et un mot à propos de la recherche    Avant de rechercher du texte ou un terme dans cet article, assurez-vous que tous les segments dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche sont développés.

En savoir plus sur les flux de travail De collecte des signatures

Un flux de travail de collecte des signatures est une fonctionnalité de produits SharePoint qui a pour effet d'échanger un document ou un formulaire créé dans Word, Excel ou InfoPath vers une ou plusieurs personnes pour leur signature. Le flux de travail automatise, simplifie et standardise l'ensemble du processus.

Illustration du routage de flux de travail

Flux de travail de collecte des signatures de base inclus avec les fonctions des produits SharePoint en tant que modèle. À l'aide de ce modèle, vous pouvez ajouter un ou plusieurs flux de travail De collecte des signatures à vos sites. Chaque flux de travail que vous ajoutez est une version unique du flux de travail de collecte des signatures de base, chacun spécifiant sa propre manière de travailler, en fonction des paramètres que vous spécifiez lorsque vous l'ajoutez.

  • Lorsque vous ajoutez pour la première fois un flux de travail de collecte des signatures à votre liste, bibliothèque ou collection de sites, vous pouvez spécifier le nombre de participants à inclure et indiquer si leurs tâches sont assignées l'une après l'autre (en série) ou toutes en même temps (en parallèle). Vous pouvez même décider de répartir les tâches des participants en deux étapes ou plus. Chaque fois que vous démarrez manuellement le flux de travail sur un document, vous pouvez modifier ces paramètres.

  • Le flux de travail attribue une tâche à chaque participant spécifié. Chaque participant choisit parmi plusieurs réponses possibles : signer (ou ne pas signer) le document, réattribuer la tâche de signature ou supprimer la tâche.

  • Pendant l'exécution du flux de travail, vous pouvez en contrôler l'avancement et y apporter des ajustements (si nécessaire) à partir d'une seule page d'état du flux de travail centrale.

  • Pendant les 60 jours suivant la fin du flux de travail, la liste de tous les événements de flux de travail survenus au cours de cette opération (ou instance)du flux de travail est toujours disponible dans la page État du flux de travail, à des titres de référence informels.

Le flux de travail de collecte des signatures n'est pas conçu pour recueillir les approbations et les refus pour un document, ni pour contrôler la publication de la page web pour un site web. Si vous voulez ajouter un flux de travail dans lequel les participants approuvent ou refusent le document qu'ils examinent, consultez l'article Tout savoir sur les flux de travail d'approbation.

Par ailleurs, les flux de travail de collecte des signatures ne sont pas conçus pour recueillir des commentaires. Si vous voulez utiliser un flux de travail pour recueillir des commentaires sur un document, consultez l'article Tout savoir sur les flux de travail Recueillir les commentaires.

Vous pouvez également utiliser Microsoft SharePoint Designer 2013 pour personnaliser davantage les flux de travail inclus dans les produits SharePoint.

Pour ajouter un flux de travail   Par défaut, vous devez avoir l'autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail. (Par défaut, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes, ce qui n'est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

Pour démarrer un flux de travail   Par défaut, vous devez également avoir l'autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail déjà ajouté. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires ont tous deux l'autorisation Modifier les éléments, ce qui n'est pas le cas du groupe Visiteurs.)

Les propriétaires peuvent également choisir de configurer des flux de travail spécifiques afin qu'ils ne soient démarrés que par les membres du groupe Propriétaires. (Pour ce faire, cochez la case Exiger les autorisations des listes de gestion pour démarrer ce flux de travail, sur la première page du formulaire d'association.)

De plus en plus de transactions professionnelles sont effectuées par voie électronique. Par conséquent, les signatures numériques sont utilisées de plus en plus pour lier légalement les parties à leurs transactions. Une signature numérique est utilisée pour vérifier l'identité de la personne qui a signé le document, et confirme que le contenu n'a pas été modifié après l'application de la signature numérique au document. Les signatures numériques assurent une sécurité basée sur des technologies de chiffrement et aident à réduire le risque associé aux transactions commerciales électroniques. Grâce aux améliorations apportées à la signature numérique, Office répond aux besoins en matière de sécurité des informations des entreprises et des entités publiques dans le monde entier.

Pour créer une signature numérique, vous devez obtenir un certificat numérique, qui prouve votre identité à des tiers et qui doit être obtenu d'une autorité de certification de confiance. Si vous n'avez pas de certificat numérique, Microsoft dispose également de partenaires qui vous fournissent des certificats numériques, ainsi que d'autres signatures avancées.

Voici les étapes de base :

  • AVANT l'application du flux de travail (planifier, ajouter, démarrer)   
    Avant d'ajouter un flux de travail, vous prévoyez l'emplacement où vous souhaitez l'ajouter (pour une liste ou une bibliothèque unique ou pour l'ensemble de la collection de sites) ainsi que des détails sur son fonctionnement. Une fois que vous avez ajouté et configuré le flux de travail, toute personne particulièrement autorisée peut démarrer le flux de travail sur un document spécifique. Le flux de travail peut également être configurer pour s'exécuter automatiquement. Les mises à jour automatiques peuvent être activées en fonction de l'un ou des deux événements déclenchants : l'ajout ou la création d'un document dans une liste ou bibliothèque, ou la changement d'un document dans une liste ou bibliothèque.

  • PENDANT L'application du flux de travail (terminé, moniteur, ajustement)   
    Pendant l'application du flux de travail, les participants individuels terminent les tâches qui leur sont assignées. En attendant, la progression du flux de travail peut être contrôlée à partir d'une page centrale état du flux de travail pour cette instance spécifique du flux de travail. Les ajustements apportés au flux de travail pendant son exécutement peuvent être effectués à partir de la même page . et, si nécessaire, le flux de travail peut être annulé ou résilié à partir de là.

  • APRÈS l'application du flux de travail (révision, rapport, modification)   
    Une fois le flux de travail terminé, l'historique entier de cette opération (ou instance)peut être révisé pendant 60 jours dans la page État du flux de travail. Si vous souhaitez modifier quelque chose dans la façon dont les fonctions du flux de travail fonctionnent, vous pouvez ouvrir et modifier le formulaire d'association que vous avez rempli lorsque vous avez ajouté le flux de travail la première fois.

L'organigramme suivant illustre ces étapes du point de vue de la personne qui ajoute un nouveau flux de travail.

Processus de flux de travail

Planifier un nouveau flux de travail de collecte des signatures

Dans ce segment, nous identifiez les décisions à prendre et les informations que vous devez rassembler avant d'ajouter une version du flux de travail De collecte des signatures.

Si vous êtes déjà familiarisé avec l'ajout de ce type de flux de travail et que vous n'avez besoin que d'un rappel sur les étapes spécifiques, vous pouvez passer directement au segment ADD approprié(Liste/Bibliothèque ou Collectionde sites) de cet article.

Les flux de travail inclus dans les produits SharePoint fonctionnent comme des modèles maîtres sur lesquels sont basés les flux de travail individuels spécifiques que vous ajoutez à vos listes, bibliothèques et collections de sites.

Chaque fois que vous ajoutez un flux de travail de collecte des signatures, par exemple, vous ajoutez en réalité une version du modèle général de flux de travail Collecte des signatures. Vous donnez à chaque version son propre nom et ses propres paramètres, que vous spécifiez dans le formulaire d'association lorsque vous ajoutez cette version spécifique. Ainsi, vous pouvez ajouter plusieurs flux de travail, chacun avec une version basée sur le modèle de base du modèle de base de flux de travail Collecte des signatures, mais chaque version nommée et adaptée à la manière spécifique dont vous l'utiliserez.

Dans cette illustration, trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation ont été ajoutés : un pour tous les types de contenu d'une bibliothèque, un pour un type de contenu unique dans une bibliothèque et l'autre pour un type de contenu unique dans une collectionde sites entière.

Trois flux de travail basés sur le modèle de flux de travail Approbation

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle version de flux de travail basée sur l'un des modèles de flux de travail inclus, vous remplissez un formulaire d'association pour spécifier la manière dont votre nouvelle version doit fonctionner.

La section suivante présente la liste des questions qui vous préparent à remplir le formulaire d'association. Toutefois, tout d'abord, prenez un ou deux instants pour examiner le formulaire et ses champs.

Première page du formulaire d'association

Première page du formulaire d’association

Deuxième page du formulaire d'association

Seconde page du formulaire d’association

Les champs de cette deuxième page apparaissent également sur le formulaire d'initiation, qui s'affiche chaque fois que le flux de travail est démarré manuellement et ne peut être modifié qu'à ce moment-là.

Neuf questions à répondre

Dès que vous avez les réponses à toutes les questions de cette section, vous êtes prêt à ajouter votre flux de travail.

Cet article concerne le modèle de flux de travail qui apparaît dans le menu sous le nom Recueillir les signatures – SharePoint 2010. Si vous n'êtes pas sûr que ce type de flux de travail est le meilleur choix pour vous, consultez le segment LEARN de cet article. Pour plus d'informations sur les autres modèles de flux de travail disponibles, voir l'article À propos des flux de travail inclus dans SharePoint.

Il est important de savoir que les lignes de signature du type évoqué ici peuvent être insérées uniquement dans les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

Qu'est-ce qu'un type de contenu ?

Chaque document ou autre élément stocké dans une liste ou une bibliothèque SharePoint appartient à un ou un autre type de contenu. Un type de contenu peut être aussi simple et générique que Document ou Feuille de calcul Excel,ou aussi hautement spécialisé en tant que Contrat juridique ou Spécification de conception de produit. Certains types de contenu sont disponibles dans les produits SharePoint par défaut, mais vous pouvez tous les deux les personnaliser et en ajouter d'autres que vous créez vous-même.

Vous pouvez rendre votre nouvelle version du flux de travail de collecte des signatures disponible uniquement dans une seule liste ou bibliothèque, ou le rendre disponible dans l'ensemble de la collection de sites.

  • Si vous ajoutez le flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, vous pouvez le configurer pour qu'il s'exécute soit sur tous les types de contenu, soit sur un seul type de contenu.

  • Toutefois, si vous ajoutez le flux de travail pour l'ensemble de la collection de sites, vous devez configurer celui-ci pour qu'il s'exécute uniquement sur un seul type de contenu de site.

  • Dans tous les cas, chaque document sur lequel un flux de travail de collecte des signatures est exécuté doit être un fichier créé dans Word, Excel ou InfoPath.

Carte d’une collection de sites avec 3 façons d’ajouter un flux de travail expliquées

Donnez un nom à votre version de flux de travail pour :

  • Indique clairement à quoi il est utilisé.

  • Distinguer clairement cette application des autres flux de travail.

Exemple

Imaginez que vous êtes membre d'un groupe d'éditeurs. Votre groupe souhaite utiliser deux flux de travail Recueillir les commentaires différents :

  • Vous exécutez le premier flux de travail sur chaque document envoyé par un membre de votre propre groupe. Ce flux de travail collecte uniquement les commentaires du responsable de votre groupe.

  • Vous exécuterez le deuxième flux de travail sur chaque document envoyé par des personnes extérieures à votre propre groupe. Ce flux de travail collecte les commentaires detous les membres de votre groupe.

Vous pouvez nommer le premier flux de travail dans les commentaires de soumission et le deuxième un commentaire extérieur à la soumission.

Conseil : Comme d'habitude, il est bon d'établir des conventions d'appellation cohérentes et de s'assurer que toutes les personnes impliquées dans vos flux de travail sont familiarisés avec ces conventions.

Vous pouvez demander à votre flux de travail d'utiliser la liste des tâches et l'historique par défaut du site, utiliser d'autres listes existantes ou demander de nouvelles listes uniquement pour ce flux de travail.

  • Si votre site compte plusieurs flux de travail, ou si certains flux de travail impliquent plusieurs tâches, vous pouvez demander de nouvelles listes pour chaque flux de travail. (La gestion de listes longues est l'un des éléments qui peuvent ralentir les performances. Il est plus rapide et facile pour le système de conserver plusieurs listes plus courtes qu'une très longue.)

  • Si les tâches et l'historique de ce flux de travail contiennent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez séparer des listes générales, vous devez indiquer que vous souhaitez de nouvelles listes distinctes pour ce flux de travail. Après avoir ajouté le flux de travail, assurez-vous que les autorisations appropriées sont définies pour les nouvelles listes.

Les lignes de signature peuvent être insérées dans le document à deux reprises :

  • Avant le début du flux de travail sur le document.

  • Une fois le flux de travail démarré, mais avant que le premier participant n'ajoute sa signature à une ligne de signature.

L'ajout d'une signature numérique à un document est un processus en deux étapes :

  1. Tout d'abord, quelqu'un insère une ligne designetdans le corps du document.
    Ligne de signature insérée mais pas encore signée

  2. Une personne ajoute ensuite sa signature à la ligne insérée.
    Ligne de signature insérée avec une signature

Gardez ceci à l'esprit    À partir du moment où le premier participant ajoute sa signature au document, le document ne peut pas être modifié. Unenouvelle modification du document après ce point (à l'exception d'autres signataires qui ajoutent leurs signatures) invalide ou supprime toutes les signatures ajoutées. Et comme l'insertion d'une ligne de signature est comptabilisée sous la forme d'une modification dans le document, toutes les lignes de signature doivent déjà être présentes dans le document avant que le premier participant ajoute sa signature réelle à l'une de ces lignes.

Il existe donc trois façons simples de répondre à cette question :

  • Pour l'un ou l'autre type de démarrage    Le document est basé sur un modèle ou formulaire avec des lignes de signature déjà en place, de sorte que personne n'a besoin de les ajouter pour chaque flux de travail individuel exécuté.

  • Pour un démarrage manuel    La personne qui démarre le flux de travail insère toutes les lignes de signature nécessaires avant de démarrer le flux de travail.

  • Pour un démarrage automatique    Le premier participant qui ouvre le document insère toutes les lignes de signature nécessaires avant d'ajouter leur propre signature.

Voici un résumé graphique rapide de l'essentiel.

Document sans signature et donc ouvert aux modifications

Document avec une première signature, et donc verrouillé

Un flux de travail peut être configurer pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement uniquement ou dans les deux cas :

  • Lorsque vous démarrez manuellement un flux de travail de collecte des signatures sur un document spécifique, un autre formulaire (formulaire d'initiation)est présenté. Le formulaire d'initiation contient les paramètres de la deuxième page uniquement du formulaire d'association. Ainsi, si la personne qui démarre le flux de travail souhaite modifier l'un de ces paramètres (pour l'instance actuelle uniquement), elle peut le faire avant de cliquer sur Démarrer.

  • Bien entendu, avec un démarrage automatique, il n'est pas possible de présenter un formulaire d'initiation. Les paramètres par défaut spécifiés dans le formulaire d'association sont donc utilisés sans modification.

L'illustration suivante illustre la différence entre les démarrages manuels et les démarrages automatiques.

Comparaison des formulaires pour un démarrage manuel et un démarrage automatique

Toute modification apportée dans le formulaire d'initiation est appliquée uniquement pendant l'instance actuelle du flux de travail. Pour modifier les paramètres permanent et par défaut du flux de travail, vous devez modifier le formulaire d'association d'origine, comme expliqué dans le segment CHANGE de cet article.

Démarrages manuels

Si vous autorisez les démarrages manuels, toute personne dispose des autorisations nécessaires peut démarrer le flux de travail sur n'importe quel document éligible à tout moment.

Les avantages d'un démarrage manuel sont que vous et vos collègues pouvez exécuter le flux de travail uniquement quand et si vous le souhaitez, et que chaque fois que vous l'exécutez, vous avez la possibilité de modifier certains paramètres à l'aide du formulaire d'initiation.

Bien entendu, avec un démarrage manuel, quelqu'un doit se souvenir d'exécuter le flux de travail chaque fois que cela est approprié.

Démarrages automatiques

Vous pouvez configurer le flux de travail de manière à ce qu'il soit démarré automatiquement par l'un ou l'autre des événements suivants :

  • Un nouveau document est créé dans la liste ou la bibliothèque ou téléchargé dans celui-ci.

  • Un document déjà stocké dans la liste ou la bibliothèque est modifié.

L'avantage d'un démarrage automatique est que personne n'a besoin de se rappeler de démarrer le flux de travail. Elle s'exécute chaque fois qu'un événement de déclenchement se produit.

Considérations particulières pour l'démarrage automatique avec les flux de travail de collecte des signatures

Contrairement à certains des autres flux de travail inclus, il n'est paspossibled'ajouterdes tâches après le début d'un flux de travail de collecte des signatures. Lorsque le flux de travail démarre automatiquement, il affecte uniquement les tâches de signature déjà spécifiées dans ses paramètres par défaut. Chacune de ces tâches peut en effet être ré-attribuée pendant l'exécuter du flux de travail, mais aucune tâche supplémentaire ne peut être créée et attribuée. En d'autres termes, un flux de travail de collecte des signatures ne doit s'exécuter automatiquement que lorsque l'identité, ou au moins le nombre de participants, est connu à l'avance.

Après un démarrage automatique, il est possible de supprimer ou d'annuler des tâches déjà attribuées, mais notez que l'annulation d'une tâche ne supprimera pas la ligne de signature associée du document.

Voici trois scénarios dans lesquels un démarrage automatique est utilisé. Notez que dans chaque scénario :

  • Le flux de travail s'exécute dans une bibliothèque dans laquelle les utilisateurs téléchargent des documents qui doivent être signés.

  • L'ensemble des personnes affectées à des tâches de signature est stable au fil du temps et n'a pas besoin d'être révisé ou modifié à chaque démarrage du flux de travail.

Bien entendu, dans chacun de ces scénarios, si l'élément téléchargé est un document ou un formulaire contenant déjà les lignes de signature appropriées, les participants au flux de travail n'ont pas besoin d'insérer des lignes de signature pendant l'exécuter.

Scénario 1 : tâche unique, signataire unique

Les nouvelles réclamations de dépenses doivent être signées par Anne, elle crée donc une bibliothèque nommée Nouvelle réclamation pour les dépenses. Tous les membres de l'organisation peuvent créer ou télécharger une revendication.

Anne crée un flux de travail et lui donne le même nom : Nouvelles demandes de remboursement des frais. Le flux de travail s'exécute automatiquement sur chaque nouveau document et affecte une seule tâche de signature, à Annee, bien sûr.

Diagramme du flux de travail

Scénario 2 : plusieurs tâches, plusieurs signataires

Cette fois, les contrats doivent être signés par Anne etJean et Frank, par les trois.

Jean crée une bibliothèque nommée Contrats pour les signatures. Elle crée un flux de travail de collecte des signatures nommé Signatures (annaANDseanANDfrank). Le flux de travail s'exécute automatiquement sur chaque nouveau document, et affecte une tâche de signature à chacune des trois personnes.

Le premier signataire à ouvrir le document insère les lignes de signature des trois signataires avant d'ajouter leur propre signature.

Diagramme du flux de travail

Scénario 3 : plusieurs tâches, signataire unique

Dans cette version, les contrats doivent être signés par Anne ouJean ou Frank , d'une seule des trois.

Jean crée une bibliothèque nommée Contrats pour signature et un flux de travail nommé Signature (annaORseanORfrank). Elle crée également une liste de diffusion ou un groupe de distribution, également nommé annaORseanORfrank,qui inclut les trois.

De nouveau, le flux de travail s'exécute automatiquement sur chaque nouveau document dans la bibliothèque, mais cette fois, il n'affecte qu'une tâche de signature au groupe annaORseanORfrank.

Ce type de tâche, appelé tâche de groupe, fonctionne comme ceci : le flux de travail envoie une notification de tâche par courrier électronique à chaque membre du groupe, mais ne crée qu'une tâche, que chaque membre du groupe peut réclamer et accomplir au nom du groupe entier.

Diagramme du flux de travail

Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Lorsque vous ajoutez un flux de travail à un type de contenu pour l'ensemble de la collection de sites, vous avez la possibilité d'ajouter également le flux de travail à tous les autres types de contenu dans la collection de sites qui héritent du type de contenu que vous ajoutez au flux de travail. (Notez que si vous ajoutez un flux de travail pour une seule liste ou bibliothèque, cette option n'apparaît pas.)

Remarques : 

  • L'opération d'ajout supplémentaire peut prendre un certain temps.

  • Si l'héritage a été rompu pour les sites ou sous-sites où vous voulez ajouter le flux de travail à l'héritage des types de contenu, assurez-vous que vous êtes membre du groupe Propriétaires sur chacun de ces sites ou sous-sites avant d'exécuter cette opération.

Vous devrez fournir le nom ou l'adresse de courrier de chaque personne à laquelle une tâche de signature sera attribuée.

Vous groupez des tâches ou des tâches individuelles ?    Si vous affectez une tâche à un groupe ou une liste de distribution, une tâche de groupe est attribuée : Chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre doit réclamer et accomplir la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Une ou plusieurs étapes ?   Vous pouvez choisir d'avoir une seule étape de tâches de signature ou plusieurs étapes. Si vous avez plusieurs étapes, les étapes sont exécutées l'une après l'autre.

Révisions parallèles ou révisions en série ?   Pour les participants à une étape quelconque, vous pouvez choisir de leur attribuer toutes leurs tâches de signature en même temps (en parallèle) ou de les attribuer les unes après les autres (en série) dans l'ordre indiqué. L'option série peut être utile si, par exemple, l'un des signataires est le décideur réel du document et qu'il n'a aucun sens pour un autre signataire d'effectuer ses tâches de signature si le décideur décide de ne pas signer.

Exemple

Ce scénario simple illustre quelques-uns des avantages des affectations de tâches en série et de plusieurs étapes :

Imaginez que Frank ajoute un nouveau flux de travail de collecte des signatures pour une bibliothèque de contrats. Frank étant le véritable décideur, il souhaite être la première personne à signer chaque contrat. S'il décide de ne pas signer, ni Anne ni Jean ne se voit attribuer de tâche de signature. Frank peut configurer cela de deux façons :

  • À l'aide d'une révision en série   Frank définit une étape de série unique dans laquelle il est le premier participant et Anne et Jean sont les deuxième et troisième.
    Voici comment Frank définit sa révision en série à l'étape unique.
    Entrées indiquées dans le formulaire

  • En utilisant deux étapes   Si Frank souhaite que ses tâches soient assignées en même temps à Annee et Jean, afin que Jean n'a pas à attendre que Anne ajoute sa signature pour qu'elle puisse ajouter la vôtre, il peut configurer deux étapes dans le flux de travail. La première étape inclut uniquement sa tâche de signature, la deuxième est une étape parallèle contenant les tâches d'Anne et Jean. Si la première étape n'est pas terminée, la deuxième étape ne démarre pas.
    Voici comment Frank définit sa révision parallèle en deux étapes.
    Paramètres indiqués dans le formulaire

Voici des diagrammes des deux solutions. Dans les deux versions, si Frank n'a pas terminé sa tâche de signature, les tâches ne sont jamais affectées à Annee ou Jean.

Diagrammes pour les deux versions

Dans le champ CC, sur la deuxième page du formulaire d'association, vous pouvez entrer les noms ou adresses des personnes devant être informées à chaque début ou fin de ce flux de travail.

  • Le fait d'entrer un nom ici n'entraîne pas l'affectation d'une tâche de flux de travail à cette personne.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l'a ajoutée à l'origine reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

Ajouter un flux de travail de collecte des signatures (pour une seule liste ou bibliothèque)

Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec l'ajout de flux de travail, il peut être utile de passer en revue les segments LEARN et PLAN précédents dans cet article avant de poursuivre les étapes de ce segment.

Pour pouvoir ajouter un flux de travail, deux points doivent être dans l'ordre :

Courrier électronique    Pour que le flux de travail envoie des notifications par courrier électronique, le courrier électronique doit être activé pour votre site SharePoint. Si vous n'êtes pas certain que cette action a déjà été effectuée, vérifiez auprès de votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut des produits SharePoint nécessitent que vous accordiez l'autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Par défaut, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes, ce qui n'est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs. Pour plus d'informations sur les autorisations, voir le segment LEARN de cet article.)

Procédez comme suit :

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet Liste ou Bibliothèque.

    Le nom de l'onglet peut varier en fonction du type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet s'appelle Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, spécifiez soit un type de contenu unique pour l'exécuter, soit Tous (pour tous les types de contenu), puis cliquez sur Ajouter un flux de travail.

    Remarque : Les flux de travail de collecte des signatures peuvent être exécutés uniquement sur les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

    Commande Ajouter un flux de travail avec le type de contenu Document sélectionné

    1. Remplissez la première page du formulaire d'association.
      (Les instructions suivent l'illustration.)

Première page du formulaire d’association pour une liste ou une bibliothèque

Légende numéro un

Type de contenu

Conservez la sélection pardéfaut tout ou sélectionnez un type de contenu spécifique.

Légende numéro deux

Flux de travail

Sélectionnez le modèle De collecte des signatures – SharePoint 2010.

Remarque : Si le modèle Collecter les signatures – SharePoint 2010 n'apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir s'il est activé pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous avez des autorisations de collection de sites, voir Activer les modèles de flux de travail SharePoint.

Légende numéro trois

Name (Nom)

Tapez un nom pour ce flux de travail. Le nom identifie ce flux de travail pour les utilisateurs de cette liste ou bibliothèque.

Pour obtenir des suggestions sur l'attribution d'un nom à votre flux de travail, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouvelle) pour créer une liste.

Pour plus d'informations sur les raisons de la création d'une liste de tâches (plutôt que d'en choisir une existante), voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro 5

Historique

Sélectionnez une liste d'historiques à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d'historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d'historique pour qu'une nouvelle liste soit créée.

Pour plus d'informations sur les raisons de la création d'une liste d'historiques (plutôt que d'en choisir une existante), voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro six

Options de démarrage

Spécifiez la manière dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d'informations sur les différentes options, voir le segment PLAN de cet article.

  1. Lorsque tous les paramètres de ce formulaire vous sont d'après ce que vous souhaitez, cliquez sur Suivant.

  2. Terminez la deuxième page du formulaire d'association.
    (Les instructions suivent l'illustration.)

    Les produits SharePoint présentent toutes les options dans cette deuxième page du formulaire d'association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous pouvez apporter des modifications à ces options pour une seule instance.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Attribuer à

Entrez les noms ou les adresses des personnes à qui vous souhaitez que le flux de travail attribue des tâches.

  • Si les tâches sont affectées une par une (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l'ordre dans lequel vous souhaitez attribuer les tâches.

  • Si toutes les tâches sont affectées en même temps (en parallèle)   
    L'ordre des noms ou des adresses importe peu.

  • Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution   
    Une tâche de groupe est attribuée : chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre doit réclamer et accomplir la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Indiquez si les tâches doivent être affectées une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d'informations sur l'utilisation des étapes en série et parallèles, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle phase

Ajoutez les étapes que vous souhaitez au-delà de la première que vous viennent de configurer.

  • Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Supprim.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes devant être informées à chaque début ou fin du flux de travail.

  • Le fait d'entrer un nom ici n'entraîne pas l'affectation d'une tâche de flux de travail.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l'a ajoutée à l'origine reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  1. Une fois tous les paramètres dans cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à démarrer et tester votre nouveau flux de travail, voir le segment DÉMARRER de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment INSERT de cet article.

Ajouter un flux de travail de collecte des signatures (pour une collection de sites entière)

Si vous n'êtes pas encore familiarisé avec l'ajout de flux de travail, il peut être utile de passer en revue les segments LEARN et PLAN dans cet article avant de suivre les étapes de ce segment.

Pour pouvoir ajouter un flux de travail, deux points doivent être dans l'ordre :

Courrier électronique   Pour que le flux de travail envoie des notifications par courrier électronique, le courrier électronique doit être activé pour votre site. Si vous n'êtes pas certain que cette action a déjà été effectuée, vérifiez auprès de votre administrateur SharePoint.

Autorisations    Les paramètres par défaut des produits SharePoint nécessitent que vous accordiez l'autorisation Gérer les listes pour ajouter des flux de travail pour des listes, des bibliothèques ou des collections de sites. (Par défaut, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes, ce qui n'est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs. Pour plus d'informations sur les autorisations, voir le segment LEARN de cet article.)

Procédez comme suit :

  1. Allez à la page d'accueil de la collection de sites(et non à la page d'accueil d'un site ou d'un sous-site dans la collection).

  2. Cliquez sur Paramètres Icône des paramètres puis sur Paramètres du site.

    Dans SharePoint dans Microsoft 365, cliquez sur Paramètres SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre, puis sur Contenu du site. À partir du contenu du site, cliquez sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries de conception web,cliquez sur Types de contenu de site.
    Lien Type de contenu de site sous Galeries

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site pour lequel vous voulez ajouter un flux de travail.

    Remarque : Les flux de travail de collecte des signatures peuvent être exécutés uniquement sur les documents créés dans Word, Excel ou InfoPath.

    Types de contenu Document avec type surligné

    1. Dans la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres,cliquez sur Paramètres du flux de travail.
      Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

    2. Dans la page Paramètres de flux de travail, cliquez sur le lien Ajouter un flux de travail.
      Lien Ajouter un flux de travail

    3. Remplissez la première page du formulaire d'association.
      (Les instructions suivent l'illustration.)

Première page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Flux de travail

Sélectionnez le modèle Collecter les signatures – SharePoint 2010.

Remarque : Si le modèle Collecter les signatures – SharePoint 2010 n'apparaît pas dans la liste, contactez votre administrateur SharePoint pour savoir s'il est activé pour votre collection de sites ou votre espace de travail. Si vous avez des autorisations de collection de sites, voir Activer les modèles de flux de travail SharePoint.

Légende numéro deux

Name (Nom)

Tapez un nom pour ce flux de travail. Ce nom identifie ce flux de travail aux utilisateurs de cette collection de sites.

Pour obtenir des suggestions sur l'attribution d'un nom à votre flux de travail, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro trois

Liste des tâches

Sélectionnez une liste des tâches à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste de tâches existante ou cliquer sur Tâches (nouvelle) pour créer une liste.

Pour plus d'informations sur les raisons de la création d'une liste de tâches (plutôt que d'en choisir une existante), voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

Historique

Sélectionnez une liste d'historiques à utiliser avec ce flux de travail. Vous pouvez sélectionner une liste d'historique existante ou cliquer sur Nouvelle liste d'historique pour qu'une nouvelle liste soit créée.

Pour plus d'informations sur les raisons de la création d'une liste d'historiques (plutôt que d'en choisir une existante), voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro 5

Options de démarrage

Spécifiez la manière dont ce flux de travail peut être démarré.

Pour plus d'informations sur les différentes options, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro six

Mettre à jour les listes et les types de contenu de site ?

Indiquez si ce flux de travail doit être ajouté (associé à) tous les autres types de contenu de site et de liste qui héritent de ce type de contenu.

  • L'opération d'ajout supplémentaire peut prendre un certain temps.

  • Si l'héritage a été rompu pour les sites ou sous-sites où vous voulez ajouter ce flux de travail à l'héritage des types de contenu, assurez-vous d'être membre du groupe Propriétaires sur chacun de ces sites ou sous-sites avant d'exécuter cette opération.

  1. Lorsque tous les paramètres de cette page vous sont d'après ce que vous souhaitez, cliquez sur Suivant.

  2. Terminez la deuxième page du formulaire d'association.
    (Les instructions suivent l'illustration.)

    Les produits SharePoint vous présentent toutes les options dans cette deuxième page du formulaire d'association chaque fois que vous démarrez le flux de travail manuellement, afin que vous pouvez apporter des modifications à ces options uniquement pour cette instance.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Attribuer à

Entrez les noms ou les adresses des personnes à qui vous voulez que le flux de travail attribue des tâches.

  • Si les tâches sont affectées une par une (en série)   
    Entrez les noms ou les adresses dans l'ordre dans lequel vous souhaitez attribuer les tâches.

  • Si toutes les tâches sont affectées en même temps (en parallèle)   
    L'ordre des noms ou des adresses importe peu.

  • Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution   
    Une tâche de groupe est attribuée : chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre doit réclamer et accomplir la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Indiquez si les tâches de cette étape doivent être affectées une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle).

Pour plus d'informations sur l'utilisation des étapes en série et parallèles, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle phase

Ajoutez les étapes que vous souhaitez au-delà de la première que vous viennent de configurer.

  • Pour supprimer une étape entière, cliquez dans le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Supprim.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

CC

Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes devant être informées à chaque début ou fin du flux de travail.

  • Le fait d'entrer un nom ici n'entraîne pas l'affectation d'une tâche de flux de travail.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l'a ajoutée à l'origine reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  1. Une fois tous les paramètres dans cette page comme vous le souhaitez, cliquez sur Enregistrer pour créer le flux de travail.

Les produits SharePoint créent votre nouvelle version de flux de travail.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à démarrer et tester votre nouveau flux de travail, voir le segment DÉMARRER de cet article.

Vous trouverez des instructions pour insérer des lignes de signature dans un document dans le segment INSERT de cet article.

Insérer des lignes de signature

Pour qu'un participant au flux de travail puisse ajouter sa signature, une ligne de signature doit être insérée dans le document. L'insertion de la ligne et l'ajout de la signature elle-même sont deux actions distinctes.

Il est important de se rappeler que :

  • Une fois qu'une signature a été ajoutée à une ligne de signature, le document est verrouillé pour toutes les autres modifications, à l'exception de l'ajout de signatures supplémentaires aux lignes de signature déjà présentes.

  • Si une modification est faite après l'ajout de la première signature, toutes les signatures déjà ajoutées sont invalidées ou supprimées du document.

  • Les insertions et les suppressions de lignes de signature sont traitées comme des modifications dans le document.

  • Par conséquent, avant que le premier participant ajoute sa signature,tous les ajouts et suppressions de lignes de signature doivent déjà être terminés.

Voici un résumé rapide de tout cela.

Document sans signature et donc ouvert aux modifications

Document avec une première signature, et donc verrouillé

Pour insérer une ligne de signature dans Word ou Excel:

  1. Dans le document ou la feuille de calcul, cliquez pour trouver le curseur à l'endroit où vous voulez insérer une ligne de signature.

  2. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur Ligne de signature.

  3. Dans la boîte de dialogue Configuration de la signature, complétz l'un ou l'autre des quatre champs ci-après :

    • Signataire suggéré   
      Nom complet du signataire.
      (Affiché dans la signature finalisée.)

    • Titre du signataire suggéré   
      (Affiché dans la signature finalisée.)

    • Adresse de    courrier du signataire suggéré
      (Non affiché dans la signature finalisée.)

    • Instructions au signataire   
      Toute information utile ou nécessaire pour le signataire.
      (Non affiché dans la signature finalisée.)
      Boîte de dialogue Configuration de signature

  4. Toujours dans la même boîte de dialogue, cochez ou cochez les cases suivantes :

    • Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer   
      Autorisez le signataire à taper son objet de signature.
      (Ce que les types de signataires ne seront pas affichés dans la signature terminée.)

    • Afficher la date dans la ligne de signature   
      Date à laquelle la signature est ajoutée.
      (Affiché dans la signature finalisée.)

  5. Cliquez sur OK.

Répétez la même procédure pour ajouter des lignes de signature.

Pour supprimer une ligne de signature dans Word ou Excel:

  1. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner.

  2. Appuyez sur Supprimer.

Important : Les lignes de signature ne peuvent être insérées que dans des formulaires InfoPath Filler.

Pour insérer une ligne de signature dans InfoPath:

  1. Dans le formulaire, cliquez pour trouver le curseur à l'endroit où vous voulez insérer une ligne de signature.

  2. Dans l'onglet Accueil du ruban, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ligne de signature.

  3. Cliquez sur la ligne de signature pour la sélectionner, puis cliquez dessus avec le bouton droit, puis, dans le menu raccourci, cliquez sur Propriétés de la ligne de signature.

  4. Dans la boîte de dialogue Propriétés de la ligne de signature, sous l'onglet Général, complétent l'un des quatre champs suivants ou aucun d'entre eux :

    • Message que les signataires voient avant de se signer   
      Toute information utile ou nécessaire pour le signataire.
      (Non affiché dans la signature finalisée.)

    • Nom du signataire   
      (Affiché dans la signature finalisée.)

    • Titre du signataire   
      (Affiché dans la signature finalisée.)

    • Adresse de messagerie du signataire   
      (Non affiché dans la signature finalisée.)
      Boîte de dialogue Propriétés de la ligne de signature

  5. Ajustez les réglages de votre côté sous l'onglet Taille et l'onglet Avancé.

  6. Cliquez sur OK.

Pour supprimer une ligne de signature dans InfoPath:

  • Cliquez sur le contrôle pour le sélectionner, puis appuyez sur Sup supprimé.

Et ensuite ?

Si vous êtes prêt à tester votre nouveau flux de travail, voir le segment DÉMARRER de cet article.

Si vous terminez une tâche de flux de travail, allez (ou revenir) au segment COMPLETE de cet article.

Démarrer un flux de travail de collecte des signatures

Rappel du processus des signatures : toutes les modifications doivent être apportées au document, y compris l'insertion et la suppression de lignes de signature, avant que le premier participant ajoute sa signature à une ligne de signature. (Pour plus d'informations, voir le segment PLAN de cet article.)

Assurez-vous également que les personnes à qui le flux de travail affectera des tâches comprennent comment ajouter leurs signatures et remplir leurs formulaires de tâche. Ils peuvent trouver le segment COMPLETE dans cet article utile.

Deux façons de démarrer un flux de travail    Un flux de travail peut être configurer pour être démarré manuellement uniquement, automatiquement uniquement ou dans les deux cas :

  • Manuellement à tout moment, par toute personne dispose des autorisations nécessaires.

  • Automatiquement chaque fois qu'un événement de déclenchement spécifié se produit ( c'est-à-dire chaque fois qu'un document est ajouté à la liste ou bibliothèque et/ou chaque fois qu'un document déjà présent dans la liste est modifié de quelque manière que ce soit.
    (Le ou les événements de déclenchement sont spécifiés dans la première page du formulaire d'association, lors de l'ajout et de la configuration d'origine du flux de travail. Pour plus d'informations, voir le segment PLAN de cet article.)

Un flux de travail ne peutpas démarrer sur un document en cours d'extrait. (Vous pouvez extrait un document après qu'un flux de travail a été démarré dessus, mais une fois qu'il a été extrait, aucun autre flux de travail ne peut être démarré sur ce document tant qu'il n'a pas été resserché.)

Si le flux de travail est configuré pour démarrer automatiquement, chaque fois qu'un événement déclencheur se produit, le flux de travail s'exécute sur le document qui l'a déclenché.

Lorsqu'il démarre, le flux de travail affecte la ou les premières tâches et envoie une notification de tâche à chaque personne assignée. En attendant, il envoie également des notifications de démarrage (différentes des notifications de tâche) à la personne qui a ajouté initialement le flux de travail et à toute personne répertoriée dans le champ CC de la deuxième page du formulaire d'association.

Si les lignes de signature nécessaires ne sont pas déjà présentes dans le document avant le démarrage du flux de travail, elles doivent être insérées avant l'ajout de la première signature au document.

Note sur les autorisations    Vous devez en général avoir l'autorisation Modifier les éléments pour démarrer un flux de travail. (Par défaut, le groupe Membres et le groupe Propriétaires ont tous deux cette autorisation, mais pas le groupe Visiteurs. Toutefois, un propriétaire peut également choisir, au flux de travail par flux de travail, d'exiger l'autorisation Gérer les listes pour les personnes qui démarrent le flux de travail. En choisissant cette option, les propriétaires peuvent spécifier que seuls eux et les autres propriétaires peuvent démarrer un flux de travail particulier. Pour plus d'informations, voir le segment Apprendre de cet article.)

Deux endroits à partir des départs

Vous pouvez démarrer un flux de travail manuellement à partir de deux endroits :

  • À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle le document est stocké.

  • À partir du document proprementdit, ouvert dans Microsoft Office programme dans lequel il a été créé. (Notez qu'il doit s'agit de l'intégralité du programme installé et non d'une version d'application web.)

Les deux autres sections de ce segment fournissent des instructions pour les deux méthodes.

  1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document, ou organisez avec les participants du flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu'un participant n'ajoute sa signature à l'une des lignes.

  2. Allez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle le document sur lequel vous voulez exécuter le flux de travail est stocké.

  3. Cliquez sur l'icône en face du nom de l'élément pour sélectionner l'élément, puis sous l'onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.
     

  4. Dans la page Flux de travail : Nom du document, sous Démarrerun nouveau flux de travail, cliquez sur le flux de travail à exécuter.
    Lien pour démarrer le flux de travail

  5. Dans le formulaire d'initiation, a effectuer les modifications que vous voulez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d'initiation, sont utilisées uniquement pendant l'instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s'appliqueront à chaque fois que le flux de travail s'exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres du flux de travail qui n'apparaissent pas dans ce formulaire, voir le segment MODIFIER de cet article.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Attribuer à

Modifiez la liste des personnes à qui vous voulez que le flux de travail attribue des tâches.

  • Si les tâches sont affectées une par une   
    Entrez les noms ou les adresses dans l'ordre dans lequel les tâches doivent être attribuées.

  • Si toutes les tâches sont affectées en même temps   
    L'ordre des noms ou des adresses importe peu.

  • Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution   
    Une tâche de groupe est attribuée : chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre doit réclamer et effectuer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Assurez-vous que les spécifications concernant l'affectation des tâches dans chaque segment une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle) sont la bonne.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des étapes en série et parallèles, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle phase

Ajoutez les étapes que vous souhaitez au-delà de la ou des étapes actuellement configurées.

  • Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Supprim.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

CC

A effectuer les ajouts ou suppressions de votre souhaitez. N'oubliez pas que :

  • Le fait d'entrer un nom ici n'entraîne pas l'affectation d'une tâche de flux de travail.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l'a ajouté à l'origine reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  1. Lorsque vous avez tous les paramètres dans le formulaire d'initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail attribue la ou les premières tâches, et entre-temps vous envoie des notifications de début et à toute personne répertoriée dans le champ Cc du formulaire d'initiation.

  1. Ajoutez toutes les lignes de signature nécessaires au document, ou organisez avec les participants du flux de travail pour vous assurer que toutes les lignes de signature sont présentes dans le document avant qu'un participant n'ajoute sa signature à l'une des lignes.

  2. Ouvrez le document dans le programme Office installé sur votre ordinateur.

    Remarque : Cette méthode ne peut pas être utilisée lorsque le document est ouvert dans une versiond'application web Microsoft Office programme. Elle doit être ouverte dans la version complète installée du programme sur votre ordinateur.

  3. Dans le document ouvert, cliquez sur l'onglet Fichier, sur Enregistrer & Envoyer,puis sur le flux de travail que vous voulez exécuter dans le document.

  4. Si vous voyez le message suivant, vous disant que le flux de travail doit enregistrer le fichier, cliquez sur le bouton d'enregistrement.
    (Si vous ne voyez pas ce message, passer à l'étape 5.)

  5. Cliquez sur le grand bouton Démarrer le flux de travail.

  6. Dans la page Modifier un flux de travail, dans le formulaire d'initiation, a apporté toutes les modifications que vous voulez appliquer à cette instance spécifique du flux de travail.

    Remarque : Les modifications apportées ici, dans le formulaire d'initiation, sont utilisées uniquement pendant l'instance actuelle du flux de travail. Si vous souhaitez apporter des modifications qui s'appliqueront à chaque fois que le flux de travail s'exécute, ou si vous voulez modifier les paramètres du flux de travail qui n'apparaissent pas dans ce formulaire, voir le segment MODIFIER de cet article.

Seconde page du formulaire d’association avec les options entourées

Légende numéro un

Attribuer à

A modifiez la liste des personnes à qui vous voulez que le flux de travail attribue des tâches.

  • Si les tâches sont affectées une par une   
    Entrez les noms ou les adresses dans l'ordre dans lequel les tâches doivent être attribuées.

  • Si toutes les tâches sont affectées en même temps   
    L'ordre des noms ou des adresses importe peu.

  • Si vous incluez un groupe ou une liste de distribution   
    Une tâche de groupe est attribuée : chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais un seul membre doit réclamer et effectuer la tâche. Pour obtenir des instructions sur la réclamation et l'exécution d'une tâche de groupe, voir le segment COMPLETE de cet article.

Légende numéro deux

ordre

Assurez-vous que les spécifications concernant l'affectation des tâches dans chaque segment une par une (en série) ou toutes à la fois (en parallèle) sont la bonne.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des étapes en série et parallèles, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro trois

Ajouter une nouvelle phase

Ajoutez les étapes que vous souhaitez au-delà de la ou des étapes actuellement configurées.

  • Pour supprimer une étape entière, cliquez sur le champ Affecter à de cette étape, puis appuyez sur Ctrl+Supprim.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de plusieurs étapes, voir le segment PLAN de cet article.

Légende numéro quatre

CC

A effectuer les ajouts ou suppressions de votre souhaitez. N'oubliez pas que :

  • Le fait d'entrer un nom ici n'entraîne pas l'affectation d'une tâche de flux de travail.

  • Lorsque le flux de travail est démarré manuellement, la personne qui le démarre reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  • Lorsque le flux de travail est démarré automatiquement, la personne qui l'a ajouté à l'origine reçoit les notifications de démarrage et d'arrêt sans que ce champ soit spécifié.

  1. Lorsque les paramètres sont dans le formulaire d'initiation comme vous le souhaitez, cliquez sur Démarrer pour démarrer le flux de travail.

Le flux de travail attribue la ou les premières tâches, et entre-temps vous envoie des notifications de début et à toute personne répertoriée dans le champ Cc du formulaire d'initiation.

Et ensuite ?

  • S'il s'agit de la première fois que ce flux de travail est exécuté, les autres participants auront-ils besoin d'informations et d'aide pour effectuer les tâches qui leur sont affectées ? (Le segment COMPLETE de cet article peut être utile.)

  • Il est également utile de vérifier si les participants reçoivent leurs notifications par courrier électronique, et particulièrement que ces notifications ne sont pas malmenées par leurs filtres de courrier indésirable.

  • Bien entendu, vous pouvez avoir une ou plusieurs tâches de flux de travail à effectuer vous-même. Pour plus d'informations, voir le segment COMPLETE de cet article.

  • En attendant, pour savoir comment suivre la progression de l'instance actuelle du flux de travail, allez sur le segment MONITOR de cet article.

Effectuer une tâche de flux de travail De collecte des signatures

S'il s'agit de la première fois qu'une tâche vous est attribuée dans un flux de travail de collecte des signatures, vous pouvez consulter en entier ce segment de l'article avant d'accomplir votre tâche. Ainsi, vous aurez connaissance de toutes les options qui peuvent être disponibles.

Remarque : Si vous savez qu'une tâche de flux de travail vous a été affectée, mais que le message de notification n'apparaît pas dans votre boîte de réception de courrier, assurez-vous que la notification n'a pas été mal acheminée par votre filtre de courrier indésirable. Si c'est le cas, ajustez les paramètres de votre filtre en conséquence.

Tout d'abord, assurez-vous que vous avez bien l'article

Différents types de flux de travail nécessitent différentes actions de tâche.

Par exemple, avant de commencer, assurez-vous que la tâche qui vous a été attribuée est bien une tâche de flux de travail De collecte des signatures et non une tâche pour un autre type de flux de travail.

Recherchez le texte que ce document nécessite votre signature à l'un des emplacements suivants :

  • Dans la ligne Objet de la notification de
    tâche,Texte dans la notification de tâche

  • Dans la barre des messages du document, à Texte dans l’élément à réviser

  • Dans le titre de la tâche sur la page État du flux de
    travail,Texte dans le titre de la tâche sur la page État du flux de travail

Si vous ne voyez pas que ce document nécessite votre texte de signature dans ces emplacements, vérifiez auprès de la personne qui a démarré ou ajouté initialement le flux de travail pour savoir sur quel modèle de flux de travail il est basé, ou s'il s'agit d'un flux de travail personnalisé.

Toutefois, si votre tâche est une tâche de collecte des signatures, continuez à lire !

Lorsque vous êtes affecté à une tâche dans un flux de travail, vous pouvez généralement trouver des informations sur la tâche de trois manières :

  • Vous recevez une notification de tâche par courrier électronique.

  • Vous ouvrez Microsoft Office document et voyez une barre des messages qui vous informe qu'une tâche associée vous a été affectée.

  • Vous consultez le site SharePoint et découvrez qu'une ou plusieurs tâches vous sont affectées.

Lorsque vous découvrez qu'une tâche de flux de travail Collecte des signatures vous a été affectée, vous pouvez généralement :

  • Réviser le document    Vous ouvrez et examinez le document, puis le signez (ou ne l'ouvrez pas).

  • Terminer la tâche    Vous complétez et envoyez le formulaire de tâche.

Par conséquent, les trois éléments suivants sont souvent impliqués dans l'achèvement de la tâche :

  • Le message de notification (que vous recevez par e-mail)

  • Le document soumis à votre signature (que vous ouvrez, puis signez ou ne signez pas)

  • Formulaire de tâche (que vous ouvrez, complétez et envoyez)

Voici à quoi ressemblent ces trois éléments.

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s'affiche uniquement lorsque le message est ouvert dans la version complète d'Outlook installée, et non lorsqu'il est ouvert dans l'application web Outlook Web Access.

Message de notification de tâche, élément pour révision et formulaire de tâche

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban dans le message de notification de tâche s'affiche uniquement lorsque le message est ouvert dans la version complète d'Outlook installée, et non lorsqu'il est ouvert dans l'application web Outlook Web Access.

(Notez que si la tâche ne vous est pas attribuée personnellement, mais à un groupe entier ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez réclamer la tâche avant de l'accomplir. Pour plus d'informations, voir la section Réclamer une tâche de groupe avant de l'effectuer dans ce segment.)

Procédez comme suit :

  1. Dans le message de notification de tâche, dans l'instruction pour terminer cette tâche, cliquez sur le lien vers le document.

  2. Dans le document ouvert, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre des messages.

Accès à l’élément et le formulaire de tâche à partir du message de notification

Remarque : Le bouton Ouvrir cette tâche sur le ruban du message de notification de tâche (dans l'illustration en haut de la flèche noire) s'affiche uniquement lorsque le message est ouvert dans la version complète d'Outlook installée, et non lorsqu'il est ouvert dans l'application web Outlook Web Access.

(Notez que si la tâche ne vous est pas attribuée personnellement, mais à un groupe entier ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez réclamer la tâche avant de l'accomplir. Pour plus d'informations, voir la section Réclamer une tâche de groupe avant de l'effectuer dans ce segment.)

Procédez comme suit :

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle le document à examiner est stocké, cliquez sur le lien En cours associé au document et au flux de travail.

  2. Dans la page État du flux de travail, cliquez sur le titre de votre tâche.

  3. Dans le formulaire de tâche, dans la tâche Ce flux de travail s'applique à la barre des messages, cliquez sur le lien vers le document.

Accès à l’élément et au formulaire de tâche à partir d’une liste ou d’une bibliothèque

Notez que si la tâche ne vous est pas attribuée personnellement, mais à un groupe entier ou à une liste de distribution dont vous êtes membre, vous devez réclamer la tâche avant de l'accomplir. Pour plus d'informations, voir la section Réclamer une tâche de groupe avant de l'effectuer dans ce segment.

Sachez également que si la ligne de signature est définie pour un utilisateur spécifique et que vous la connectez alors que vous êtes connecté en tant qu'utilisateur différent, l'incohérence peut être visible dans la ligne de signature. Dans cet exemple, la ligne de signature a été définie pour Frank Martinez, mais la signature a été ajoutée par une personne connectée en tant qu'Anne Lidman.

Ligne de signature affichant un signataire différent

Dans l'exemple suivant, le document a été créé dans Word.

Élément à réviser avec trois barres des messages

Notez les trois barres de message jaunes en haut du document :

Marqué comme final   Cette barre des messages vous indique qu'au moins une personne a déjà ajouté sa signature sur une ligne de signature.

Important : À partir de là, toute modification du document autre que l'ajout de signatures aux lignes de signature déjà présentes entraîne la suppression ou l'invalidation de toutes les signatures déjà ajoutées. (Autrement dit, l'insertion ou la suppression de lignes de signatures n'est pas autorisée à ce stade, uniquement l'ajout des signatures elles-mêmes.)

Signatures    Vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher les signatures pour ouvrir le volet Signatures. Sous Signatures demandées,cliquez sur la flèche en côté de votre nom, puis, dans le menu déroulant, cliquez sur Signer.

Remarques : 

  • Si votre nom apparaît plusieurs fois dans la liste Signatures demandées, vous pouvez ajouter une signature à plusieurs lignes. Pour ajouter chaque signature, utilisez la même procédure.

  • Si votre nom ne figure pas dans la liste signatures demandées, vérifiez auprès de la personne qui a démarré le flux de travail ou, s'il a démarré automatiquement, vérifiez auprès de la personne qui l'a ajouté à l'origine.

  • Les formulaires InfoPath n'ont pas de volet Signatures ni de liste Signatures demandées. Avant d'enregistrer le document et d'accomplir la tâche, assurez-vous d'avoir signé toutes vos lignes de signature.

Élément avec le volet Signatures ouvert

Si vous voyez un message concernant des fournisseurs de services de signature numérique tiers, cliquez sur OK pour continuer. (Pour éviter de voir le message à l'avenir, cochez la case.)

La boîte de dialogue Signer s'ouvre.

Boîte de dialogue Signer

Pour signer le document, tapez simplement votre nom dans la zone en face du grand X,cliquez sur Signer,puis cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation de la signature.

N'oubliez pas : si votre nom apparaît plusieurs fois dans la liste Signatures demandées, vous n'avez qu'une ligne de signature à ajouter. Pour ajouter chaque signature, utilisez la même procédure.

Tâche de flux de travail   Lorsque vous êtes prêt à terminer et à envoyer le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir cette tâche dans la barre de messages de la tâche de flux de travail.

Le formulaire de tâche pour une tâche de flux de travail De collecte des signatures ressemble à ceci.

Formulaire de tâche avec les options indiquées par un numéro

Notez que les deux premiers contrôles(Supprimer l'élément et Cette tâche de flux de travail s'applique au titre du document)n'apparaissent pas dans le formulaire de tâche lorsqu'ils sont ouverts à partir du document pour être signés. Elles apparaissent uniquement lorsque le formulaire de tâche est ouvert directement à partir du message de notification de tâche ou de la liste des tâches sur la page État du flux de travail.

Légende numéro un

Supprimer l’élément

Pour supprimer cette tâche de l'instance actuelle du flux de travail, cliquez sur le lien ici.

  • La suppression de la tâche ne supprime pas le document à signer.

  • Une tâche qui a été supprimée n'apparaît plus dans la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Toutefois, la suppression est toujours enregistrée dans la zone Historique de la page.)

Remarque : Si vous n'avez pas démarré cette instance du flux de travail, vous pouvez vérifier auprès de la personne qui l'a démarré (ou, si elle a démarré automatiquement, la personne qui l'a ajoutée à l'origine) avant de supprimer la tâche.

Légende numéro deux

Cette tâche de flux de travail s'applique au titre du document

Pour ouvrir le document à signer, cliquez sur le lien ici.

Légende numéro trois

État, demandé par, commentaires consolidés, date d'échéance

Vous ne pouvez pas modifier ou modifier les entrées dans ces quatre champs, mais ces informations peuvent vous être utiles.

Notez que la zone Commentaires consolidés contient tous les commentaires envoyés dans le formulaire par les participants qui ont déjà effectué leurs tâches dans cette même instance du flux de travail.

De la même manière, une fois que vous avez envoyé votre propre formulaire, tout texte que vous incluez dans la zone Commentaires (4) s'affiche également dans la zone Commentaires consolidés pour les participants suivants.

Légende numéro quatre

Commentaires

Tout texte que vous entrez ici est enregistré dans l'historique des flux de travail et apparaît également dans le champ Commentaires consolidés (3) pour les participants suivants.

Légende numéro 5

Signer

Une fois que vous avez signé le document et tapé des commentaires sur votre contribution dans le champ Commentaires, cliquez sur ce bouton pour envoyer le formulaire et terminer la tâche.

Légende numéro six

Annuler

Pour fermer le formulaire de tâche sans enregistrer les modifications ni les réponses, cliquez sur ce bouton. La tâche reste incomplète et vous est attribuée.

Légende numéro sept

Réaffecter une tâche

Pour réattribuer cette tâche à une autre personne, cliquez sur ce bouton.

Pour obtenir une illustration de la page dans laquelle vous entrez les détails de la réaffectation, et pour obtenir des instructions supplémentaires, reportez-vous à la section 7 de ce segment,Réattribuer votre tâche à une autre personne.

Remarque : Cette option peut être désactivée pour certaines tâches de flux de travail.

Si une seule tâche est affectée à un groupe entier dont vous appartenez, tous les membres du groupe peuvent réclamer et effectuer cette tâche au nom du groupe entier.

Revendiquez la tâche avant d'ouvrir et de signer le document. Dès que vous revendiquez la tâche, elle vous est affectée et aucun autre membre du groupe ne peut la terminer. (De cette façon, une seule personne fait le travail nécessaire.)

  1. Dans la page État du flux de travail, pointez sur le nom de la tâche affectée à votre groupe jusqu'à ce qu'une flèche apparaisse.

  2. Cliquez sur la flèche, cliquez sur Modifier l'élément, puis, dans le formulaire de tâche, cliquez sur le bouton Réclamer la tâche.
    Comment réclamer une tâche de groupe

Lorsque la page État du flux de travail est actualisée, vous pouvez constater que la tâche n'est plus affectée au groupe, mais désormais spécifiquement à vous.

Plus tard, si vous voulez rendre la tâche au groupe à nouveau sans l'accomplir, utilisez les mêmes étapes pour revenir au formulaire de tâche, mais cliquez à présent sur le bouton Libérer la tâche.

Bouton Libérer la tâche sur le formulaire de tâche

Si vous voulez qu'une autre personne termine une tâche de flux de travail qui vous a été affectée, cliquez sur le bouton Réaffecter une tâche dans le formulaire de tâche de flux de travail.

Ce formulaire s'affiche.

Formulaire de réaffectation de tâche

Légende numéro un

Réaffecter la tâche à

Entrez le nom ou l'adresse de la personne à laquelle vous souhaitez affecter cette tâche.

Pour affecter cette tâche à la personne qui a démarré le flux de travail (ou, si le flux de travail a démarré automatiquement, à la personne qui a ajouté initialement ce flux de travail), laissez ce champ vide.

Légende numéro deux

Nouvelle demande

Fournissez toute information que la personne à laquelle vous affectez la tâche devra accomplir la tâche. (Tout texte que vous entrez ici sera ajouté dans la zone Commentaires consolidés.)

Légende numéro trois

Nouvelle durée

Faites l'une des trois étapes ci-après :

  • Pour conserver la date d'échéance existante   Laissez ce champ vide.

  • Pour supprimer entièrement la date d'échéance   Tapez le chiffre 0.

  • Pour spécifier une nouvelle date d'échéance   Tapez un nombre ici, puis spécifiez les unités de durée dans le champ suivant. Ensemble, les deux entrées identifient la période avant l'échéance de la tâche de modification.

Notez que, par défaut, les tâches de collecte des signatures ne se sont pas affectées de dates d'échéance ni de durées de tâche.

Légende numéro quatre

Nouvelles unités de durée

Si vous spécifiez une nouvelle durée pour une tâche, utilisez ce champ conjointement avec le champ Nouvelle durée pour identifier la période avant l'échéance de la tâche. (Par exemple : 3 jours,1 mois ou 2 semaines.)

Une fois le formulaire terminé, cliquez sur Envoyer. Votre tâche est marquée Comme terminée,une nouvelle tâche est affectée à la personne désormais responsable de la tâche et une notification de tâche est envoyée.

Toute nouvelle information que vous avez fournie est incluse dans le texte Délégué par dans la nouvelle notification de tâche (numéro 1 dans l'illustration suivante).

Notification de tâche pour une tâche réaffectée

En attendant, toutes ces modifications sont suivis et visibles dans les sections Tâches et Historique de la page État du flux de travail, comme montré ici.

Zones Tâches et Historique sur la page État du flux de travail pour une tâche réaffectée

Surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail de collecte des signatures en cours d'exécution

L'emplacement central à partir duquel vous pouvez surveiller, ajuster ou arrêter un flux de travail est la page État du flux de travail pour cette instance du flux de travail.

Tout d'abord, nous allons vous montrer comment obtenir cette page, puis vous montrer comment utiliser les options et informations qui s'y trouvent. Enfin, nous allons vous montrer deux autres pages sur laquelle vous pouvez obtenir des informations de surveillance supplémentaires.

Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l'élément, cliquez sur le lien En cours pour l'élément et le flux de travail que vous souhaitez.

Dans cet exemple, l'élément est le document nommé Brouillon 2010, et le flux de travail est Approbation 3.

Clic sur le lien État du flux de travail

La page État du flux de travail s'ouvre.

  • Si votre liste ou bibliothèque contient un grand nombre d'éléments, vous pouvez utiliser le tri et/ou le filtrage pour trouver l'élément que vous recherchez plus rapidement. Si vous constatez que le tri et/ou le filtrage se répètent de la même façon, vous pouvez trouver utile de créer un affichage personnalisé qui automatise cette disposition particulière.

  • Pour obtenir la page État du flux de travail, vous pouvez également cliquer sur Afficher l'état de ce lien de flux de travail dans une notification par courrier électronique « A commencé » ou sur le lien Afficher l'historique du flux de travail dans une notification par courrier électronique « Terminé » pour l'instance qui vous intéresse.

Ici, sous l'illustration de chaque section de la page État du flux de travail, vous trouverez les questions de surveillance que les réponses de la section.

Section Informations sur le flux de travail

Section Informations sur le flux de travail de la page État du flux de travail

Réponse aux questions :

  • Qui a démarré cette instance du flux de travail ?

  • Quand cette instance a-t-elle commencé ?

  • Quand est-ce que la dernière action dans cette instance s'est-elle produit ?

  • Sur quel élément cette instance est-elle en cours d'exécution ?

  • Quel est l'état actuel de cette instance ?

Section Tâches

Zone Tâches dans la page État du flux de travail

Réponse aux questions :

  • Quelles tâches ont déjà été créées et attribuées, et quel est leur état actuel ?

  • Quelles tâches ont déjà été accomplies et quel est le résultat pour chacune d'entre elles ?

  • Quelle est la date d'échéance de chaque tâche déjà créée et attribuée ? (Notez que, par défaut, les tâches de collecte des signatures ne se sont pas attribuées à des dates d'échéance ni à des durées de tâche.)

Les tâches qui ont été supprimées et les tâches qui n'ont pas encore été affectées n'apparaissent pas dans cette section.

Section Historique du flux de travail

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Réponse aux questions :

  • Quels événements se sont déjà produits dans cette instance du flux de travail ?

  • Notez que les tâches en retard et les notifications de tâches en retard n'apparaissent pas dans cette zone.

Il existe deux façons d'arrêter l'exécution d'une instance de flux de travail avant son exécution normale :

  • Annuler le flux de travail    Toutes les tâches sont annulées, mais sont conservées dans la zone Tâches de la page État du flux de travail.

  • Mettre fin à ce flux de travail    Toutes les tâches sont annulées et supprimées de la zone Tâches de la page État du flux de travail. (Elles sont toutefois toujours reflétées dans la zone Historique des flux de travail.)

Les instructions pour les deux méthodes sont les suivantes.

Annuler (toutes les tâches sont annulées mais conservées à la fois dans la liste des tâches et dans l'historique)

Si l'instance actuelle d'un flux de travail n'est plus nécessaire, il peut être annulé.

Par défaut, cette procédure peut être effectuée par la personne qui a démarré cette instance du flux de travail ou toute personne dispose de l'autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes par défaut, ce qui n'est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation de flux de travail, cliquez sur le lien Annuler toutes les tâches de collecte des signatures.

Toutes les tâches en cours sont annulées et le flux de travail se termine avec l'état Annulé. Les tâches annulées sont toujours répertoriées à la fois dans la zone Tâches et dans la zone Historique du flux de travail.

Fin (toutes les tâches supprimées de la liste des tâches mais conservées dans l'Historique)

Si une erreur se produit, ou si le flux de travail cesse et ne répond pas, il peut être terminé.

Par défaut, cette procédure ne peut être effectuée que par une personne dispose de l'autorisation Gérer les listes. (Là encore, le groupe Propriétaires dispose de l'autorisation Gérer les listes par défaut, ce qui n'est pas le cas du groupe Membres et du groupe Visiteurs.)

  • Dans la page État du flux de travail, dans la zone juste en dessous de la visualisation de flux de travail, cliquez sur le lien Terminer ce flux de travail.

Toutes les tâches créées par le flux de travail sont annulées et supprimées de la zone Tâches sur la page État du flux de travail, bien qu'elles soient toujours reflétées dans la zone Historique du flux de travail. Le flux de travail se termine avec le statut Canceled (Annulée).

Un élément quelconque de la page Flux de travail in trouve la liste des flux de travail en cours d'exécution sur cet élément.

  1. Allez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l'élément est stocké.

  2. Pointez sur le nom de l'élément, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Flux de travail dans le menu déroulant.

  3. Dans la page Flux de travail : Nom de l'élément, sous Exécution des flux de travail, vous trouverez la liste des instancesde flux de travail en cours d'exécution sur l'élément.

Remarque : Notez que plusieurs instances d'une même version de flux de travail ne peuvent pas s'exécuter sur le même élément en même temps. Par exemple : Deux flux de travail, tous deux basés sur le modèle de collecte des signatures, ont été ajoutés. L'un d'eux porte le nom Commentaires sur le plan, et l'autre nommé Commentaires sur le budget. Sur un élément à la fois, une instance des commentaires sur le plan et sur le budget peut être en cours d'exécution, mais pas deux instancesd'un flux de travail.

Les administrateurs de collections de sites peuvent afficher les données en un clin d'œil :

  • Nombre de flux de travail basés sur chaque modèle de flux de travail dans la collection de sites.

  • Chaque modèle de flux de travail lui-même est actuellement actif ou inactif dans la collection de sites.

  • Nombre d'instances de versions de flux de travail basées sur chaque modèle de flux de travail en cours d'exécution dans la collection de sites.

Voici comment procéder :

  1. Ouvrez la page d'accueil de la collection de sites(et non la page d'accueil d'un site ou sous-site dans la collection).

  2. Cliquez sur l'icône Paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis sur Paramètres du site.
    Dans la page Paramètres du site, sous Administration du site,cliquez sur Flux de travail.
    Lien Flux de travail sous le titre Administration du site

La page Flux de travail s'ouvre, affichant les informations.

Et ensuite ?

Si c'est la première fois que cette version de flux de travail s'exécute, vous pouvez utiliser les instructions du segment RÉVISION de cet article pour afficher les événements dans l'instance et déterminer si le flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez.

Examiner les résultats du flux de travail Collecter les signatures et créer des rapports

Une fois votre instance de flux de travail terminée, vous pouvez passer en revue les événements enregistrés dans son historique. (Vous pouvez accéder à l'enregistrement pour n'importe quelle instance pendant 60 jours après la fin de l'instance.)

Important : Notez que l'historique du flux de travail est fourni à des fins informelles uniquement. Elle ne peut pas être utilisée pour des audits officiels ni à d'autres fins légales et évidentes.

Vous pouvez également exécuter des rapports sur les performances globales du flux de travail dans plusieurs instances.

Tant qu'un élément reste dans la même liste ou bibliothèque, et tant que le même flux de travail n'est pas exécuté sur le même élément, l'historique de l'instance la plus récente est accessible à partir de la liste ou bibliothèque.

Pour afficher la page État du flux de travail pour l'instance la plus récente d'un flux de travail s'exécute sur n'importe quel élément :

  • Dans la liste ou la bibliothèque où se trouve l'élément, cliquez sur le lien d'état pour l'élément et le flux de travail que vous souhaitez.

Dans cet exemple, l'élément est le document intitulé Brouillon Workflow et le flux de travail Nouvelle approbation de document.

Clic sur le lien d’état du flux de travail

Dans la page État du flux de travail, la section Historique des flux de travail se trouve en bas.

Section Historique de flux de travail de la page État du flux de travail

Que se passe-t-il si vous voulez examiner l'historique d'une instance après avoir ré-exécuté le même flux de travail sur le même élément ?

En fait, vous pouvez le faire pendant 60 jours à partir de l'un des deux points d'entrée : la liste ou la bibliothèque ou la notification d'achèvement du flux de travail. (60 jours est le temps pendant combien de temps les produits SharePoint conservent l'historique des tâches pour les flux de travail.)

À partir de la liste ou de la bibliothèque

  1. Allez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle l'élément est stocké.

  2. Cliquez sur l'icône en face du nom de l'élément pour sélectionner l'élément, puis sous l'onglet Fichiers du ruban, dans le groupe Flux de travail, cliquez sur Flux de travail.

  3. Dans la page Flux de travail : Nom de l'élément, sous Flux de travail terminés,cliquez sur le nom ou l'état de l'instance de flux de travail à examiner.

    Liste Flux de travail terminés sur la page Flux de travail pour l’élément La page État du flux de travail pour cette instance s'ouvre.

À partir de la notification d'achèvement du flux de travail

  • Ouvrez la notification d'achèvement du flux de travail pour l'instance que vous voulez examiner, puis cliquez sur le lien Afficher l'historique du flux de travail.


Notification de flux de travail terminé avec le lien Historique surligné La page État du flux de travail pour cette instance s'ouvre.

Pour conserver toutes vos notifications d'achèvement, vous pouvez créer une règle Outlook. Configurer la règle de manière à copier dans un dossier distinct tous les messages entrants dont le texte est terminé dans la ligne d'objet. (Assurez-vous que votre règle Outlook copie les messages entrants et ne les déplace pas simplement, sinon ils n'apparaîtront pas dans votre boîte de réception.)

Pour découvrir comment une de vos versions de flux de travail fonctionne de manière générale, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l'un ou l'autre des deux rapports prédéfinés :

  • Rapport de durée d'activité    Ce rapport permet d'obtenir la moyenne du temps que met chaque activité au sein d'un flux de travail à accomplir, ainsi que le temps qu'il faut à chaque opération complète ou instance de ce flux de travail pour s'exécuter.

  • Rapport d'annulation et d'erreur    Ce rapport vous permet de voir si un flux de travail est fréquemment annulé ou s'il rencontre des erreurs avant d'être terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État pour ce flux de travail, cliquez sur un lien d'informations d'état.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique desflux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un état, puis cliquez sur le nom du rapport à afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l'emplacement de création du fichier de rapport, puis cliquez sur OK.

    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier Le rapport est créé et enregistré à l'emplacement spécifié.

  5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l'illustration suivante pour l'afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher l'état, vous le retrouverez à l'emplacement que vous avez spécifié à l'étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, vous pouvez commencer à l'utiliser.

Si vous souhaitez modifier son fonctionnement, voir le segment MODIFIER de cet article.

Créer des rapports de performances de flux de travail

Pour découvrir comment une de vos versions de flux de travail fonctionne de manière générale, au fil du temps et sur plusieurs instances, vous pouvez créer l'un ou l'autre des deux rapports prédéfinés :

  • Rapport de durée d'activité    Ce rapport permet d'obtenir la moyenne du temps que met chaque activité au sein d'un flux de travail à accomplir, ainsi que le temps qu'il faut à chaque opération complète ou instance de ce flux de travail pour s'exécuter.

  • Rapport d'annulation et d'erreur    Utilisez ce rapport pour voir si un flux de travail est fréquemment annulé ou s'il rencontre des erreurs avant d'être terminé.

Créer les rapports disponibles pour un flux de travail

  1. Dans la liste ou la bibliothèque, dans la colonne État de ce flux de travail, cliquez sur un lien d'informations d'état.
    Clic sur l’état du flux de travail

  2. Dans la page État du flux de travail, sous Historique desflux de travail, cliquez sur Afficher les rapports de flux de travail.
    Clic sur le lien Afficher les rapports de flux de travail dans la section Historique du flux de travail

  3. Recherchez le flux de travail pour lequel vous souhaitez afficher un état, puis cliquez sur le nom du rapport à afficher.
    Clic sur le lien pour Rapport de durée d’activité

  4. Dans la page Personnaliser, conservez ou modifiez l'emplacement de création du fichier de rapport, puis cliquez sur OK.

    Clic sur OK pour l’emplacement d’enregistrement du fichier Le rapport est créé et enregistré à l'emplacement spécifié.

  5. Une fois le rapport terminé, vous pouvez cliquer sur le lien affiché dans l'illustration suivante pour l'afficher. Sinon, cliquez sur OK pour terminer et fermer la boîte de dialogue. (Plus tard, lorsque vous serez prêt à afficher l'état, vous le retrouverez à l'emplacement que vous avez spécifié à l'étape précédente.)
    Clic sur le lien pour afficher le rapport

Et ensuite ?

Si votre flux de travail fonctionne comme vous le souhaitez, vous pouvez commencer à l'utiliser.

Si vous souhaitez modifier son fonctionnement, voir le segment MODIFIER de cet article.

Modification, désactivation ou suppression d'un flux de travail de collecte des signatures

Après avoir exécuté la première instance de votre nouveau flux de travail de collecte des signatures et passé en revue les résultats, vous souhaitez peut-être apporter une ou plusieurs modifications à la manière dont le flux de travail est configuré.

Par ailleurs, vous souhaitez peut-être à tout moment apporter d'autres modifications à la configuration.

Enfin, vous souhaiterez peut-être à un moment désactiver le flux de travail pendant une période plus courte ou plus longue, mais pas le supprimer, ou vous pourriez en effet choisir de le supprimer entièrement.

Pour apporter des modifications permanentes aux paramètres d'un flux de travail existant, ouvrez et modifiez le formulaire d'association initialement utilisé pour l'ajouter.

Si le flux de travail s'exécute dans une seule liste ou bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le flux de travail s'exécute.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet Liste ou Bibliothèque.

    Remarque : Le nom de l'onglet peut varier en fonction du type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet s'appelle Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

  4. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres),cliquez sur le nom du flux de travail dont vous voulez modifier les paramètres.

    Remarque : Si le flux de travail de collecte des signatures que vous souhaitez n'apparaît pas dans la liste, il peut être associé à un seul type de contenu. Les flux de travail qui apparaissent dans cette liste sont contrôlés par les associations de flux de travail de ce type de contrôle, situées juste au-dessus de la liste. (Voir l'illustration). Cliquez sur les options de type de contenu dans le menu déroulant pour découvrir celle qui affiche le flux de travail de votre choix. Lorsque le flux de travail que vous souhaitez voir s'affiche dans la liste, cliquez sur son nom.

  5. Dans le même formulaire d'association de deux pages que celui initialement utilisé pour ajouter le flux de travail, a apporté et enregistrer les modifications que vous voulez.

    Pour plus d'informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d'association, voir le segment PLAN et le segment ADD approprié(liste/bibliothèque ou collectionde sites) de cet article.

Si le flux de travail s'exécute dans toutes les listes et bibliothèques de la collection de sites

  1. Ouvrez la page d'accueil de la collection de sites(et non la page d'accueil d'un site ou sous-site dans la collection).

  2. Cliquez sur l'icône Paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis sur Paramètres du site.

Dans la page Paramètres du site, sous Galeries,cliquez sur Types de contenu de site.
Lien Type de contenu de site sous Galeries

  1. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s'exécute.
    Types de contenu Document avec type surligné

  2. Dans la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres,cliquez sur Paramètres du flux de travail.
    Lien Paramètres du flux de travail dans la section Paramètres

  3. Dans la page Paramètres du flux de travail, sous Nom du flux de travail (cliquez pour modifier les paramètres),cliquez sur le nom du flux de travail dont vous voulez modifier les paramètres.

  4. Dans le même formulaire d'association de deux pages que celui initialement utilisé pour ajouter le flux de travail, a apporté et enregistrer les modifications que vous voulez.

    Pour plus d'informations sur les champs et contrôles dans le formulaire d'association, voir le segment PLAN et le segment ADD approprié(liste/bibliothèque ou collectionde sites) de cet article.

Si le flux de travail s'exécute dans une seule liste ou bibliothèque

  1. Ouvrez la liste ou la bibliothèque dans laquelle le flux de travail s'exécute.

  2. Dans le ruban, cliquez sur l'onglet Liste ou Bibliothèque.

    Le nom de l'onglet peut varier en fonction du type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans une liste de calendriers, cet onglet s'appelle Calendrier.

  3. Dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail

  4. Dans la page Paramètres de flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail.

  5. Utilisez le formulaire de la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Le formulaire insérait cinq colonnes :

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d'instances du flux de travail en cours d'exécution sur des éléments.

  • Autoriser    Option permettant au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

  • Aucune nouvelle instance    Option permettant la réalisation des instances en cours d'exécution du flux de travail, mais désactivant celui-ci en rendant indisponible l'exécution de nouvelles instances. (Cette action est irréversible. Pour ré enabler le flux de travail ultérieurement, revenir à cette page et sélectionner Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail de la liste ou bibliothèque. Toutes les instances en cours d'exécution sont immédiatement terminées et la colonne pour ce flux de travail n'apparaît plus dans la page de la liste ou bibliothèque. (Cette action n'estpas irréversible.)

  1. Ouvrez la page d'accueil de la collection de sites(et non la page d'accueil d'un site ou sous-site dans la collection).

  2. Cliquez sur Paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online puis sur Paramètres du site.

    Dans SharePoint dans Microsoft 365, cliquez sur Paramètres Bouton Paramètres du site web public SharePoint Online, sur Contenu du site,puis sur Paramètres du site.

  3. Dans la page Paramètres du site, sous Galeries du concepteur web,cliquez sur Types de contenu de site.
    Lien Type de contenu de site sous Galeries

  4. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu de site sur lequel le flux de travail s'exécute.
    Types de contenu Document avec type surligné

  5. Dans la page du type de contenu sélectionné, sous Paramètres,cliquez sur Paramètres duflux de travail.

  6. Dans la page Paramètres de flux de travail, cliquez sur le lien Supprimer un flux de travail.

  7. Utilisez le formulaire de la page Supprimer des flux de travail pour désactiver, réactiver ou supprimer des flux de travail.
    Formulaire sur la page Supprimer des flux de travail

Et ensuite ?

Si vous avez apporté des modifications, exécutez une instance de test du flux de travail pour vérifier les effets des modifications.

  • Flux de travail    Nom du flux de travail.

  • Instances    Nombre d'instances du flux de travail en cours d'exécution sur des éléments.

  • Autoriser    Option permettant au flux de travail de continuer à fonctionner normalement.

  • Aucune nouvelle instance    Option permettant la réalisation des instances en cours d'exécution du flux de travail, mais désactivant celui-ci en rendant indisponible l'exécution de nouvelles instances. (Cette action est irréversible. Pour ré enabler le flux de travail ultérieurement, revenir à cette page et sélectionner Autoriser.)

  • Supprimer    Option qui supprime complètement le flux de travail de la collection de sites. Toutes les instances en cours d'exécution sont immédiatement terminées et la colonne pour ce flux de travail n'apparaît plus dans la page de la liste ou bibliothèque. (Cette action estn'estpas irréversible.)

Plusieurs méthodes s'offrent à vous pour personnaliser davantage les flux de travail inclus dans les produits SharePoint.

Vous pouvez même créer des flux de travail personnalisés de toutes pièces.

Vous pouvez utiliser tout ou partie des programmes suivants :

  • SharePoint Designer 2013    Personnalisez les formulaires, actions et comportements de flux de travail.

  • Microsoft Visual Studio    Créez vos propres actions de flux de travail personnalisées.

Pour plus d'informations, voir le système d'aide de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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