Actions de flux de travail dans SharePoint Designer : Guide de référence rapide

Actions principales

Répertorie les actions les plus couramment utilisées dans un flux de travail.

Ajouter un commentaire

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Commentaire : texte du commentaire . Utilisez cette action pour laisser des commentaires informatifs dans le concepteur de flux de travail à des fins de référence. Cela est particulièrement utile quand d’autres utilisateurs co-créent le flux de travail. Par exemple, si une variable du flux de travail actuel n’a pas de nom convivial, vous utilisez cette action pour ajouter un commentaire pour indiquer ce que fait la variable dans le flux de travail.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Commentaire : Cette variable fournit le service pour l’initiateur de flux de travail.

Ajouter l’heure à la date

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Ajouter 0 minutes à ce jour (sortie vers variable:date). Utilisez cette action pour ajouter une heure spécifique en minutes, heures, jours, mois ou années à une date, et stocke la valeur de sortie sous la forme d’une variable. La date peut être une date actuelle, une date spécifique ou une recherche.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Ajouter 7jours à CurrentItem:Modified (Output to: Variable: A week from Modified)

Effectuer le calcul

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Calculer la valeur plus la valeur (sortie vers la variable : calc). Utilisez cette action pour effectuer un calcul, tel que l’ajout, la soustraction, la multiplication ou la division de deux valeurs, et stocke la valeur de sortie dans une variable.

Voici des exemples de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

• Calculer 36divisé par9 (sortie vers variable : nombre de widgets)

Calculer [fx :: Courses*, Sièges remplis] plus 1 (Sortie vers la variable : Nouveaux sièges remplis)

Se connecter à la liste d’historique

Utilisez cette action pour consigner un message sur le flux de travail dans sa liste d’historique. Un message peut être un résumé d’un événement de flux de travail, ou tout élément significatif sur le flux de travail. La liste d’historique des flux de travail peut être utile pour résoudre les problèmes liés au flux de travail.

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant que journaliser ce message dans la liste d’historique des flux de travail. Utilisez cette action pour enregistrer ce qu’un flux de travail a effectué sur une instance particulière dans son cycle de vie. Par exemple, vous pouvez enregistrer un message indiquant Copié pour répertorier A ou Envoyé un e-mail aux réviseurs. Une fois le flux de travail terminé, vous pouvez accéder à la liste Historique des flux de travail du flux de travail et voir les messages affichés dans la colonne Description .

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Journaliser une semaine à partir de la variable modifiée définie sur la liste d’historique de flux de travail

Pause pendant une durée

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Pause pendant 0 jour, 0 heure, 5 minutes. Utilisez cette action pour suspendre le flux de travail pendant une durée spécifique en jours, heures ou minutes.

Suspendre jusqu’à date

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Pause jusqu’à cette heure. Utilisez cette action pour suspendre le flux de travail jusqu’à une date particulière. Vous pouvez ajouter une date actuelle, une date spécifique ou une recherche.

Voici des exemples de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

• Pause jusqu’au 1/1/2010 12:00:00

Pause jusqu’à la variable : une semaine après la modification

Envoyer un Email

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant que Email ces utilisateurs. Utilisez cette action pour envoyer un e-mail à un utilisateur ou à un groupe. Il est couramment utilisé pour envoyer un e-mail de confirmation aux participants au flux de travail. Email destinataires peuvent être un utilisateur ou un groupe au sein de la collection de sites ou toute personne au sein de votre organisation. Vous pouvez désormais facilement spécifier une valeur dynamique dans votre objet, telle qu’une recherche ou une chaîne.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

variable Email : approbateurs

Définir la partie Heure du champ Date/Heure

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Définir l’heure à 00:00 pour la date (Sortie vers la variable : date). Utilisez cette action pour créer un horodatage et stocker la valeur de sortie dans une variable. Vous pouvez définir l’heure en heures et en minutes et ajouter une date actuelle, une date spécifique ou une recherche. Par exemple, supposons que vous souhaitez ajouter un horodatage à toutes les nouvelles commandes client ajoutées à une liste de commandes. Au lieu d’utiliser l’heure actuelle de la commande reçue dans l’horodatage, vous souhaitez ajouter une heure spécifique afin que votre flux de travail puisse effectuer n’importe quelle action sur tous les nouveaux éléments avec le même horodatage, comme les commandes de routage vers l’entrepôt. Un autre exemple, supposons que vous ayez une présentation à 9 h un jour particulier et que vous souhaitiez un rappel par e-mail. Vous pouvez utiliser cette action pour ajouter l’heure à la date, suspendre le flux de travail jusqu’à la veille de la présentation, puis vous faire envoyer un rappel par le flux de travail.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Définir l’heure sur 00:00 pour l’élément actuel :Modifié (la sortie vers la variable d’heure modifiée est définie sur minuit)

Définir l’état du flux de travail

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Définir l’état du flux de travail sur Annuler. Utilisez cette action pour définir l’état du flux de travail. Les options par défaut sont Canceled, Approved et Rejected.

Vous pouvez entrer une nouvelle valeur d’état dans la liste déroulante de l’action. Une fois que vous entrez une valeur d’état, l’entrée est automatiquement ajoutée à la liste déroulante. Par exemple, vous pouvez entrer un état plus convivial et plus informatif que Terminé ou Annulé, tel que Note de frais approuvée.

Si l’action Définir l’état du flux de travail est la dernière étape de votre flux de travail où vous avez également utilisé une valeur personnalisée, vous pouvez voir votre valeur personnalisée dans la colonne État de la liste une fois le flux de travail suspendu ou terminé.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Définir l’état du flux de travail sur l’état de ificationSpec : Prêt pourla révision de conception

Définir la variable de flux de travail

Cette action s’affiche initialement dans une procédure de flux de travail sous la forme Définir la variable de flux de travail sur la valeur. Utilisez cette action pour définir une variable de flux de travail sur une valeur. Utilisez cette action lorsque vous souhaitez que le flux de travail affecte des données à une variable.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Set Variable: Expense report total to CurrentItem:Total

Arrêter le flux de travail

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Arrêter le flux de travail et consigner ce message. Utilisez cette action pour arrêter l’instance actuelle du flux de travail et consigner un message dans la liste historique du flux de travail. Le message que vous spécifiez dans l’action s’affiche dans la colonne Description dans l’historique des flux de travail une fois le flux de travail terminé.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Arrêter le flux de travail et le flux de travail du journal ont dépassé la durée maximale

Actions de liste

Cette catégorie d’actions effectue des opérations sur les éléments de liste.

Élément d’archivé

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant qu’élément Check in dans cette liste avec le commentaire : commentaire. Archive un élément extrait.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Check in item in Expense Reports with comment: Expense report approved

Extraire l’élément

Cette action s’affiche dans une étape de flux de travail sous la forme de l’élément Extraire dans cette liste. Utilisez cette action pour extraire un élément.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Extraire l’élément dans l’élément actif

Copier un élément de la liste

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant qu’élément copier dans cette liste dans cette liste. Utilisez cette action pour copier un élément de liste dans une autre liste. S’il existe un document dans l’élément de liste, le flux de travail copie également le document dans la liste de destination.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Copier l’élément dans l’élément actif vers les demandes d’archive

Créer un élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant qu’élément Créer dans la liste (Sortie vers la variable : créer). Utilisez cette action pour créer un élément de liste dans la liste que vous spécifiez. Vous pouvez fournir les champs et les valeurs dans le nouvel élément.

Vous pouvez utiliser cette action chaque fois que vous souhaitez qu’un nouvel élément soit créé avec des informations spécifiques. Par exemple, créez des annonces chaque fois que des documents importants liés à l’entreprise, tels que des contrats, sont approuvés ou archivent des documents.

La variable de sortie est l’ID de l’élément créé dans la liste.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Créer un élément dans Orders (Output to Variable: New Order ID)

Supprimer l’élément

Cette action s’affiche initialement dans les étapes d’un flux de travail en tant qu’élément Delete dans cette liste. Utilisez cette action pour supprimer un élément.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Supprimer un élément dans des documents

Ignorer l’élément d’extraction

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Ignorer l’extraction de l’élément dans cette liste. Utilisez cette action si un élément est extrait, que des modifications ont été apportées à celui-ci et que vous souhaitez vous débarrasser des modifications et vérifier l’élément à nouveau.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Ignorer l’extraction de l’élément dans Documents

Définir l’état d’approbation du contenu

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Définir l’état d’approbation du contenu sur cet état avec les commentaires Si l’approbation de contenu est activée dans votre liste, utilisez cette action pour définir le champ d’état d’approbation de contenu sur une valeur telle que Approuvé, Rejeté ou En attente. Vous pouvez taper un état personnalisé dans l’action.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Définir l’état d’approbation du contenu sur Approuvé avec l’apparence correcte

Définir le champ dans l’élément actif

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Set filed to value . Utilisez l’action pour définir un champ de l’élément actif sur une valeur.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Définir l’ID de type de contenu sur Spécification

Mettre à jour l’élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail en tant qu’élément de mise à jour dans la liste Utilisez cette action pour mettre à jour un élément de liste. Vous pouvez spécifier les champs et les nouvelles valeurs de ces champs.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Mettre à jour l’élément dans Documents

Attendre la modification du champ dans l’élément actif

Cette action s’affiche initialement dans les étapes d’un flux de travail sous la forme Attendre que le champ soit égal à la valeur. Cette action suspend le flux de travail jusqu’à ce que le champ de l’élément actif soit remplacé par une nouvelle valeur.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Attendez que l’état d’approbationsoit égal à1;#Rejected

Actions de tâche

Les actions de cette catégorie sont pertinentes pour les éléments de tâche.

Affecter un formulaire à un groupe

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Affecter un formulaire personnalisé à ces utilisateurs. Il vous permet de créer un formulaire de tâche personnalisé avec des champs personnalisés.

Vous pouvez utiliser cette action pour affecter une tâche à un ou plusieurs participants ou groupes les invitant à effectuer leurs tâches. Les participants fournissent leurs réponses sur les champs du formulaire de tâche personnalisé et, lorsqu’ils ont terminé la tâche, cliquez sur Terminer la tâche dans le formulaire.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Affecter des rapports d’actifs au marketing

Il n’existe pas de valeur de retour qui identifie les données de tâche.

Affecter un élément de tâche

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Affecter à ces utilisateurs. Utilisez cette action pour affecter une tâche à chacun des participants, en les invitant à effectuer leurs tâches, puis, une fois qu’ils ont terminé, pour cliquer sur le bouton Terminer la tâche dans leur formulaire de tâche.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Affecter un rapport de frais d’envoi au marketing

Collecter des données à partir d’un utilisateur

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Collecter les données de cet utilisateur (Sortie vers la variable : collecter). Utilisez cette action pour affecter une tâche au participant, en l’invitant à fournir les informations nécessaires dans un formulaire de tâche personnalisé, puis cliquez sur le bouton Terminer la tâche dans le formulaire de tâche.

Cette action a une clause de sortie, ce qui signifie que le flux de travail stocke les informations retournées par l’action dans une variable correspondante. L’ID d’élément de liste de l’élément de tâche terminé de l’action est stocké dans la variable de collecte .

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Collecter les notes de frais du marketing (sortie vers variable : Rapport des dépenses marketing)

Actions de l’utilitaire

La plupart des actions de cette catégorie peuvent être utilisées pour extraire des informations à partir de chaînes de texte.

Vous pouvez couper une chaîne de texte et l’utiliser dans plusieurs scénarios différents dans le flux de travail. Supposons que votre entreprise souhaite marquer tous les documents entrants dans un format de nom spécifique tel que date_department (par exemple, 07142009_sales.docx), et que vous souhaitez exécuter des flux de travail qui attribuent des tâches à un réviseur en fonction de la date dans ce fichier. Vous pouvez utiliser une action utilitaire pour obtenir les 8 premiers caractères du nom du document (07142009) et le convertir en date à l’aide de contraintes de recherche afin de pouvoir affecter des tâches avec cette date d’échéance.

Pour plus d’informations sur les contraintes de recherche, consultez la section Voir aussi .

Extraire la sous-chaîne de la fin de la chaîne

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Copier 0 caractères à partir de la fin de la chaîne (Sortie vers la variable : sous-chaîne). Utilisez cette action pour copier n nombre de caractères à partir de la fin d’une chaîne et stocker la valeur de sortie dans une variable. Vous devez définir le nombre de caractères que le flux de travail doit copier à partir de la chaîne.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Copier 15 caractères à partir de la fin de l’élément actuel:Name (sortie vers la variable : Copy15CharFromEndOfName)

Extraire la sous-chaîne de l’index de chaîne

Cette action s’affiche initialement dans les étapes d’un flux de travail sous la forme Copier à partir d’une chaîne, en commençant à 0 (sortie vers sous-chaîne). Utilisez cette action pour copier tous les caractères à partir du caractère n dans une chaîne et stocker la sortie dans une variable.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Copier à partir de CurrentItem:Name , à partir de 4 (Output to Variable: CopyStringFromChar4)

Extraire la sous-chaîne du début de la chaîne

Cette action s’affiche initialement dans l’étape de flux de travail sous la forme Copier 0 caractères à partir du début de la chaîne (Sortie vers la variable : sous-chaîne). Utilisez cette action pour copier n nombre de caractères à partir du début d’une chaîne et stocker la sortie dans une variable. Vous devez définir le nombre de caractères que le flux de travail doit copier à partir de la chaîne.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Copier 15 caractères à partir du début de CurrentItem:Name (Output to Variable: Copy15CharFromStartOfName)

Extraire la sous-chaîne de chaîne de l’index avec la longueur

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Copier à partir d’une chaîne, en commençant à 0 pour 0 caractères (Sortie vers la variable : sous-chaîne). Utilisez cette action pour copier n nombre de caractères à partir d’un caractère particulier dans une chaîne et stocke la sortie dans une variable. Vous devez définir le nombre de caractères que le flux de travail doit copier à partir de la chaîne.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Copier à partir de l’élément actuel:Name, à partir de 4 pour 15 caractères (Sortie vers la variable : Copyfrom Char4for15CharOfName)

Rechercher l’intervalle entre les dates

Cette action s’affiche initialement dans une étape de flux de travail sous la forme Rechercher des minutes entre la date et la date (sortie vers la variable : heure). Utilisez cette action pour calculer l’intervalle de temps, en termes de minutes, d’heures ou de jours, entre deux dates et stocke la sortie dans une variable.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail,

Rechercher des minutes entre CurrentItem:Modified et Today (Output to Variable: Last Modified In Minutes)

Actions d’ensemble de documents

Les actions de cette catégorie sont pertinentes pour un ensemble de documents. Un ensemble de documents est un dossier qui stocke plusieurs documents. Dans un flux de travail, un ensemble de documents est traité comme un seul élément.

Démarrer le processus d’approbation de l’ensemble de documents

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail en tant que processus d’approbation de démarrage pour le contenu de cet ensemble de documents avec les utilisateurs spécifiés par cette colonne. Il démarre une action d’approbation sur un document défini sur des utilisateurs spécifiques.

Lorsque vous utilisez cette action, l’état du jeu de documents et les documents qui composent l’ensemble de documents sont modifiés, par exemple approuvés ou rejetés. Si vous avez utilisé l’action Démarrer le processus d’approbation sur un ensemble de documents, seul l’état de l’ensemble de documents est modifié.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Démarrer le processus d’approbation des documents pour le contenu de cet ensemble de documents avec les utilisateurs spécifiés par Variable:Bill of Materials Approvers

Capturer une version de l’ensemble de documents

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail sous la forme Capturer une version de cet ensemble de documents qui inclut les versions de type du contenu avec commentaire : commentaire. Il verrouille la version du jeu de documents qui contient la version des documents (majeure ou mineure) que vous spécifiez dans l’action.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Capturez une version de cet ensemble de documents qui inclut les dernières versions majeures du contenu avec le commentaire : Dernière version majeure du Bill of Material

Envoyer l’ensemble de documents au référentiel

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme d’Envoyer un document défini à l’aide de cette action à cet organisateur de contenu de destination avec cette explication (Sortie vers la variable : résultat du fichier d’envoi). Il vous permet de déplacer ou de copier l’ensemble de documents dans un référentiel de documents. Un référentiel de documents peut être une bibliothèque dans votre site SharePoint, ou un site autonome comme le Centre des documents, qui achemine les enregistrements vers une destination spécifique en fonction des règles que vous définissez.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Envoyer un ensemble de documents à l’aide de Copy to DocumentRepository:GUID with Copy final bill of Material to repository (Output to Variable: Copy Document Set to repository)

Définir l’état d’approbation du contenu de l’ensemble de documents

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Définir l’état d’approbation du contenu pour le contenu de cet ensemble de documents à cet état avec commentaire. Utilisez cette action pour définir l’approbation de contenu d’un document défini sur Approuvé, Rejeté ou En attente.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Définir l’état d’approbation du contenu pour le contenu de cet ensemble de documents sur Approuvé avec La facture de documents est approuvée

Actions de tâche

Les actions suivantes sont utilisées dans les scénarios d’approbation. Il existe deux actions de flux de travail prédéfinies dans cette catégorie : Démarrer le processus d’approbation et démarrer le processus de commentaires. Les actions prédéfinies sont comme des sous-flux de travail, ce qui signifie que la logique de flux de travail est déjà définie dans les actions ; il vous suffit de fournir les informations appropriées.

Ces actions sont utilisées dans les flux de travail globalement réutilisables Approbation - SharePoint 2010 et Collecter des commentaires - SharePoint 2010 qui viennent avec SharePoint Server 2010. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces flux de travail et sur l’utilisation des actions, consultez la section Quand devez-vous utiliser les actions d’approbation de cet article.

Il existe également le processus démarrer une tâche personnalisée. Elle a une logique intégrée, mais contrairement aux deux actions précédentes, n’est pas prédéfinies avec ce que le flux de travail doit faire à chaque phase.

Démarrer le processus d’approbation

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Démarrer le processus d’approbation sur l’élément actif avec ces utilisateurs. Il achemine un document pour approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter le document, réaffecter la tâche d’approbation ou demander des modifications.

L’action Démarrer le processus d’approbation se comporte comme un flux de travail prédéfini : la logique est déjà définie dans l’action. L’action comprend plusieurs phases différentes qui définissent les comportements des tâches, les comportements de processus de tâche, la journalisation dans le journal d’historique, les notifications par e-mail et les conditions d’achèvement. Bien que l’action soit fournie avec une logique prédéfinifiée, elle a toujours besoin d’informations de votre part, telles que les utilisateurs (les réviseurs), l’ordre dans lequel les tâches doivent être routées vers les participants, série ou parallèle, la valeur par défaut est série et les dates d’échéance pour l’achèvement de la tâche.

Vous pouvez affecter des tâches à des participants internes et externes dans l’action. Un participant externe peut être un employé de votre organisation qui n’est pas un utilisateur de la collection de sites ou toute personne externe à votre organisation.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Démarrer le processus de commentaires de spécification sur l’élément actif avec variable : Réviseurs

Démarrer le processus de commentaires

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail en tant que processus démarrer les commentaires sur l’élément actif avec ces utilisateurs. Utilisez cette action pour affecter des éléments de tâche pour les commentaires aux utilisateurs dans un ordre spécifique ( série ou parallèle). La valeur par défaut est parallèle. Les utilisateurs ou les participants aux tâches peuvent également réaffecter une tâche à d’autres utilisateurs. Lorsque les utilisateurs ont terminé, ils peuvent cliquer sur le bouton Envoyer des commentaires pour indiquer l’achèvement de la tâche.

L’action Démarrer le processus de commentaires se comporte comme un flux de travail prédéfini : la logique est déjà définie dans l’action. L’action comprend plusieurs phases différentes qui définissent les comportements des tâches, les comportements de processus de tâche, la journalisation dans le journal d’historique, les notifications par e-mail et les conditions d’achèvement. Bien que l’action d’approbation soit fournie avec une logique prédéfinifiée, elle a toujours besoin d’informations de votre part, telles que les utilisateurs (les réviseurs), l’ordre dans lequel les tâches doivent être routées vers les participants , série ou parallèle, et les dates d’échéance pour l’achèvement de la tâche.

Vous pouvez affecter des tâches à des participants internes et externes dans l’action. Un participant externe peut être un employé de votre organisation qui n’est pas un utilisateur de la collection de sites ou toute personne externe à votre organisation.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Démarrer le processus d’approbation de spécification sur l’élément actif avec variable : Approbateurs

Démarrer le processus de tâche personnalisée

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail en tant que processus démarrer la tâche sur l’élément actif avec ces utilisateurs. L’action Démarrer un processus de tâche personnalisé est un modèle de processus d’approbation que vous pouvez utiliser si les actions d’approbation ci-dessus ne répondent pas à vos besoins. Le processus de tâche personnalisée de démarrage permet également de créer une logique à l’intérieur de celui-ci, mais contrairement aux deux autres actions d’approbation, il n’est pas prédéfagé avec ce que le flux de travail doit faire à chaque phase. Vous pouvez spécifier vos propres actions et conditions dans les comportements de tâche ou les conditions d’achèvement.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Démarrer le processus d’approbationde la leçon vidéo sur l’élément actif avec variable : Approbateurs

Actions de liste

Cette catégorie d’actions effectue des opérations sur les éléments de liste.

Déclarer un enregistrement

Cette action s’affiche dans les étapes d’un flux de travail sous la forme Déclarer cet élément en tant qu’enregistrement. Utilisez cette action pour identifier un document en tant qu’enregistrement et appliquer les paramètres de restrictions d’enregistrement que vous avez peut-être définis dans la page Paramètres de déclaration d’enregistrement sur votre site SharePoint.

Vous pouvez définir les paramètres de déclaration d’enregistrement sur le site de niveau supérieur de votre collection de sites. Les paramètres de déclaration d’enregistrement régissent la façon dont les enregistrements sont traités, par exemple s’ils peuvent être modifiés ou supprimés, quelles métadonnées sont appliquées à l’enregistrement et quelle est la stratégie de rétention d’un enregistrement. Les paramètres de déclaration d’enregistrement spécifient les restrictions qui doivent s’appliquer une fois qu’un élément est déclaré en tant qu’enregistrement, les rôles d’utilisateur autorisés à déclarer des enregistrements et si la déclaration d’enregistrement est disponible pour tous les utilisateurs du site.

Annuler la déclaration de l’enregistrement

Cette action s’affiche dans les étapes d’un flux de travail sous la forme Undeclare the item as a record Use this action todo any record declaration settings that are applied to a record.

Vous pouvez définir les paramètres de déclaration d’enregistrement sur le site de niveau supérieur de votre collection de sites. Les paramètres de déclaration d’enregistrement régissent la façon dont les enregistrements sont traités, par exemple s’ils peuvent être modifiés ou supprimés, quelles métadonnées sont appliquées à l’enregistrement et quelle est la stratégie de rétention d’un enregistrement. Les paramètres de déclaration d’enregistrement spécifient des restrictions qui doivent s’appliquer après la déclaration d’un élément en tant qu’enregistrement, les rôles d’utilisateur autorisés à déclarer des enregistrements et si la déclaration d’enregistrement est disponible pour tous les utilisateurs du site.

Actions relationnelles

L’action de cette catégorie vous permet d’utiliser la relation entre un utilisateur et le responsable de l’utilisateur.

Gestionnaire de recherche d’un utilisateur

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail en tant que Find Manager de cet utilisateur (sortie vers variable : gestionnaire). Utilisez cette action pour rechercher le responsable d’un utilisateur. La valeur de sortie est ensuite stockée dans une variable.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Find Manager of Workflow Context:Initiator (output to Variable: manager)

Processus de fin de tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail en tant que processus de fin de tâche. Il met fin au processus de tâche. Le flux de travail principal passe ensuite à l’action suivante.

Définir l’état d’approbation du contenu (en tant qu’auteur)

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail sous la forme Définir l’approbation de contenu de l’élément sur lequel le processus de tâche s’exécute à cet état (exécuter en tant qu’auteur du flux de travail). Il vous permet de définir l’état d’approbation de l’élément de liste sur Approuvé, Rejeté ou En Attente à l’aide des autorisations de l’auteur du flux de travail, et non de l’initiateur de flux de travail. Cela est couramment utilisé si la personne qui démarre un flux de travail d’approbation peut ne pas avoir les autorisations nécessaires pour approuver un document.

L’élément de liste est l’élément sur lequel l’action est en cours d’exécution. Il peut s’agir ou non de l’élément sur lequel le flux de travail s’exécute.

Attendre la modification de l’élément de processus de tâche

Cette action s’affiche dans les étapes du flux de travail sous la forme Attendre la modification de l’élément sur lequel le processus de tâche s’exécute. Utilisez cette action pour faire en sorte que le flux de travail suspende le processus de tâche jusqu’à ce qu’une valeur change dans l’élément sur lequel le processus d’approbation est en cours d’exécution.

Attendre la suppression dans l’élément de processus de tâche

Cette action s’affiche dans les étapes du flux de travail sous la forme Attendre la suppression de l’élément sur lequel le processus de tâche s’exécute. Utilisez cette action pour que le flux de travail suspende le processus de tâche jusqu’à ce qu’une valeur soit supprimée dans l’élément de tâche sur lequel le processus d’approbation est en cours d’exécution.

L’action suivante s’affiche uniquement lorsque vous personnalisez l’action Démarrer le processus d’approbation , cliquez sur modifier le comportement d’une seule tâche, puis cliquez à l’intérieur de l’étape Avant l’attribution d’une tâche .

Définir le champ de tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail en tant que champ De tâche à valeur. Utilisez cette action pour définir un champ dans l’élément de tâche actuel sur une valeur. Il peut être utilisé sur une tâche qui n’a pas encore été créée.

Les actions suivantes s’affichent uniquement lorsque vous personnalisez l’action Démarrer le processus d’approbation , cliquez sur modifier le comportement d’une tâche unique, puis cliquez à l’intérieur de l’option Quand une tâche est en attente ou à l’expiration d’une tâche.

Tâche annulée

Cette action s’affiche dans les étapes de flux de travail, puis annule cette tâche. Il termine la tâche sans résultat.

Ajouter une tâche

Cette action s’affiche dans les étapes du flux de travail , puis ajoute une nouvelle tâche et l’affecte à cet utilisateur. Une nouvelle tâche est affectée à l’utilisateur spécifié dans l’action, à la fin de l’étape actuelle de l’action d’approbation. Si l’étape actuelle était Molly;Diane;Oliver, puis en ajoutant une tâche à Diane serait-il Molly;Diane;Oliver;Diane.

Déléguer la tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail, puis déléguer cette tâche à cet utilisateur. La tâche affectée à l’utilisateur actuel est annulée et la tâche est ensuite affectée au nouvel utilisateur, qu’il s’agisse d’un seul utilisateur ou d’un groupe.

Escalader la tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail, puis effectuez l’escalade de cette tâche au responsable de l’assignateur actuel. Il n’existe pas de variables à définir pour cette action. La tâche est affectée au responsable de l’utilisateur actuellement affecté à la tâche.

Transférer la tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail, puis transfère cette tâche à cet utilisateur. La tâche affectée à l’utilisateur actuel est annulée et la tâche est ensuite affectée au nouvel utilisateur. Si le nouvel utilisateur est un groupe et non un seul utilisateur, une tâche est créée pour chaque membre du groupe. Cela est différent de l’action Déléguée de tâche où une tâche est créée, même si l’utilisateur est un groupe.

Insert Task

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail , puis insère une tâche affectée à cet utilisateur. Il insère une nouvelle étape après l’étape actuelle du processus d’approbation, où l’utilisateur spécifié dans l’action est le seul participant.

Réattribuer la tâche

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail, puis réattribuez cette tâche à cet utilisateur. Réattribue la tâche à un autre utilisateur.

Demander une modification

Cette action s’affiche initialement dans les étapes du flux de travail, puis demande une modification de cet utilisateur. Utilisez cette action pour demander une modification à un utilisateur et renvoyer une nouvelle tâche à l’utilisateur actuel une fois la modification terminée.

Email d’envoi de tâches

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail, puis Email ces utilisateurs. Utilisez cette action pour inclure le bouton Modifier la tâche dans l’e-mail envoyé aux utilisateurs spécifiques.

Actions principales

Envoyer un document au référentiel

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Envoyer un fichier à l’aide de cette action au routeur de destination avec cette explication (Sortie vers la variable : résultat du fichier d’envoi). Il vous permet de déplacer ou de copier le document associé à l’élément de liste dans un référentiel de documents. Un référentiel de documents peut être une bibliothèque dans votre site SharePoint, ou un site autonome comme le Centre des documents, qui achemine les enregistrements vers une destination spécifique en fonction des règles que vous définissez.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Envoyer un fichier à l’aide de Move to the Archive:DocumentID Value with The file is ready for archival (Output to Variable: Submit file for archival)

Actions d’ensemble de documents

Les actions de cette catégorie sont pertinentes pour un ensemble de documents. Un ensemble de documents est un dossier qui stocke plusieurs documents. Dans un flux de travail, un ensemble de documents est traité comme un seul élément.

Pour plus d’informations sur les ensembles de documents dans les actions disponibles lorsque votre site SharePoint est en cours d’exécution Microsoft SharePoint Server 2010 section de cet article.

Actions de liste

Cette catégorie d’actions effectue des opérations sur les éléments de liste.

Supprimer des brouillons

Cette action s’affiche dans les étapes de flux de travail sous la forme Supprimer tous les brouillons (versions mineures) de l’élément. Il supprime le brouillon ou les versions mineures de l’élément actif, le cas échéant. Il n’existe pas de variables à définir pour cette action.

Supprimer les versions précédentes

Cette action s’affiche dans les étapes de flux de travail sous la forme Supprimer toutes les versions précédentes de cet élément. Il supprime toutes les versions précédentes de l’élément actuel, le cas échéant. Il n’existe pas de variables à définir pour cette action.

Ajouter des autorisations d’élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail lorsque vous ajoutez ces autorisations à l’élément dans la liste. Il accorde les autorisations des niveaux d’autorisation spécifiques pour un élément à des utilisateurs spécifiques.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Ajouter une contribution, lire un élément dans des images

Hériter des autorisations parentes d’élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Hériter des autorisations parentes de l’élément de cette liste. Si votre élément dispose d’autorisations uniques, vous pouvez utiliser cette action pour faire en sorte que l’élément hérite des autorisations parentes de la liste.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Hériter des autorisations parentes d’un élément dans Images

Supprimer les autorisations d’élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Supprimer ces autorisations de l’élément de liste. Il supprime les autorisations d’un élément pour des utilisateurs spécifiques.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Supprimer Contribute de l’élément dans les images

Remplacer les autorisations d’élément de liste

Cette action s’affiche initialement dans les étapes de flux de travail sous la forme Remplacer ces autorisations d’élément dans la liste. Il remplace les autorisations actuelles d’un élément par les nouvelles autorisations que vous spécifiez dans l’action.

Voici un exemple de ce à quoi l’action peut ressembler dans une étape de flux de travail :

Remplacer la lecture de l’élément dans les images