Activer et configurer des ID de documents uniques

Les ID de document peuvent vous aider à gérer des documents ou des enregistrements. Activez le service d’ID de document pour un site pour ajouter un ID de document à chaque fichier sur le site.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Déplacer des fichiers à l’aide d’un ID de document

Activer, autoriser et configurer les ID de document

Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites

Activer et configurer l’utilisation des ID de document dans une collection de sites

Vue d’ensemble

Les ID de document vous aident à gérer vos documents en offrant une façon pratique d’effectuer le suivi d’éléments quel que soit leur emplacement. Par exemple, si un contrat légal passe d’une bibliothèque de documents d’un site à une bibliothèque de documents sur un autre site, il est facile de localiser le contrat en fonction de son ID de document. Un ID de document est automatiquement affecté aux documents téléchargés et ce code suit l’élément tout au long de son cycle de vie. Les ID de document peuvent être également attribués à des jeux de documents.

Suivi d’éléments à l’aide des ID de document

Lorsque le service d’ID de document est activé pour la première fois, les nouveaux documents de la collection de sites seront automatiquement attribués. Un travail du minuteur est censé affecter les ID aux documents déjà présents dans la collection de sites.

Par ailleurs, lorsque le service est activé, une nouvelle colonne est ajoutée automatiquement aux types de contenu du document et de l’ensemble de documents. La colonne ID de document affiche l’ID attribué à un élément.

Avant d’utiliser la fonctionnalité d’ID de document dans votre système de gestion de contenu, vous devez commencer par l’activer pour chaque collection de sites dans laquelle se trouvent vos documents.

Déplacer des fichiers à l’aide d’un ID de document

Dans SharePoint l’ID du document se déplace normalement avec le fichier. Toutefois, lorsque le service d’ID de document n’est pas activé sur le site de destination, le document ne possède plus d’ID de document.

Par SharePoint Server la seule façon de conserver un ID de document dans les sites consiste à utiliser la page contenu du site et structure administrative des paramètres du site lors du déplacement de documents.

Copie de fichiers à l’aide d’un ID de document

Lors de la création d’une copie d’un fichier, un nouvel ID de document est créé pour la copie. Par exemple, un fichier téléchargé à partir d’un site et téléchargé vers un autre est une copie. Toutefois, si le service d’ID de document n’est pas activé sur le site de destination, la copie n’aura pas d’ID de document.

Activer, autoriser et configurer les ID de document

Pour commencer par utiliser les ID de document pour effectuer le suivi de documents ou d’enregistrements, vous devez suivre une procédure en deux étapes :

Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites

Remarque : Pour activer la fonctionnalité d’ID de document, vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur actions du site , puis sur paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  4. En regard du Service d’ID de document, cliquez sur Activer. Une icône Actif s’affiche en regard de l’élément et la fonctionnalité est activée pour la collection de sites actuelle.

Activer et configurer l’utilisation des ID de document dans une collection de sites

Lorsque vous activez la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites donnée, tous les documents de la collection de sites sont automatiquement affectés à un ID de document. Gardez à l’esprit que, en fonction du nombre de documents qui existent dans votre collection de sites, ce processus peut prendre un certain temps.

Remarque : Pour pouvoir activer et configurer la fonctionnalité d’ID de document, vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur actions du site , puis sur paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres d’ID de document.

  4. Dans la page Paramètres d’ID de document, dans la section affectation d’ID de document, vérifiez que la case à cocher attribuer les IDde document est cochée.

Remarque : Lorsque vous activez l’affectation d’ID de document pour le premier élément d’une collection de sites, un message s’affiche : la configuration de la fonctionnalité d’ID de document est planifiée pour être effectuée par un processus automatisé. En d’autres termes, un travail du minuteur est chargé d’achever l’affectation des ID de document à tous les documents de la collection de sites. La durée de ce processus dépend du nombre de documents dans votre collection de sites.

  1. Pour définir une chaîne personnalisée de caractères ou de nombres qui sont automatiquement ajoutés au début de chaque ID de document, entrez la chaîne sous Commencer les ID par…

  2. Activez la case à cocher Réinitialiser tous les ID de document… si vous voulez ajouter automatiquement le préfixe à tous les ID de document existants dans votre collection de sites.

  3. Dans les sections étendue de la recherche d’ID de document, sélectionnez les sites à utiliser comme étendue de recherche pour la recherche d’ID.

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Comme mentionné ci-dessus, lorsque le service d’ID de document est activé pour une collection de sites donnée, une colonne est ajoutée au document et aux types de contenu de l’ensemble de documents comme niveau de la collection de sites. La colonne ID de document permet d’afficher l’ID attribué à un élément.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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