Les ID de document peuvent faciliter la gestion des documents ou des enregistrements. Activez le service Id de document pour sur un site afin d’ajouter un ID de document à chaque fichier sur le site.
Contenu de cet article
Présentation
Les ID de document vous aident à gérer vos documents en offrant une façon pratique d’effectuer le suivi d’éléments quel que soit leur emplacement. Par exemple, si un contrat légal est déplacé d’une bibliothèque de documents sur un site vers une bibliothèque de documents sur un autre site, le contrat est facile à localiser en fonction de son ID de document. Les ID de document sont automatiquement attribués aux documents chargés et cet ID suivra l’élément tout au long de son cycle de vie. Les ID de document peuvent être également attribués à des jeux de documents.
Lorsque le service d’ID de document est activé pour la première fois, les nouveaux documents de la collection de sites se voient automatiquement attribuer de nouveaux ID. Un travail du minuteur est planifié pour affecter des ID à des documents déjà présents dans la collection de sites.
En outre, lorsque le service est activé, une nouvelle colonne est automatiquement ajoutée aux types de contenu Document et Document Set. La colonne ID de document affiche l’ID affecté à un élément.
Avant d’utiliser la fonctionnalité ID de document dans votre système de gestion de contenu, vous devez d’abord l’activer pour chaque collection de sites dans laquelle se trouvent vos documents.
Déplacement de fichiers avec un ID de document
Dans SharePoint l’ID de document se déplace normalement avec le fichier. Toutefois, lorsque le service ID de document n’est pas activé sur le site de destination, le document n’a plus d’ID de document.
Par SharePoint Server la seule façon de conserver un ID de document dans les sites consiste à utiliser la page d’administration Contenu et structure du site dans Paramètres du site lors du déplacement de documents.
Copie de fichiers avec un ID de document
Lorsqu’une copie d’un fichier est effectuée, un nouvel ID de document est créé pour la copie. Par exemple, un fichier téléchargé à partir d’un site et chargé sur un autre est une copie. Toutefois, lorsque le service ID de document n’est pas activé sur le site de destination, la copie n’a pas d’ID de document.
Activer, autoriser et configurer les ID de document
Pour d’abord utiliser les ID de document pour suivre les documents ou les enregistrements, vous devez suivre un processus en deux étapes :
Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites
Remarque : Pour activer la fonctionnalité ID de document, vous devez être administrateur de collection de sites.
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Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.
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Sélectionnez Paramètres, puis Paramètres du site.
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Sous Administration de la collection de sites, sélectionnez Fonctionnalités de la collection de sites.
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En regard de Service d’ID de document , sélectionnez Activer. Une étiquette Active apparaît en regard de l’élément et la fonctionnalité est activée pour la collection de sites actuelle.
Activer et configurer l’utilisation des ID de document dans une collection de sites
Lorsque vous activez la fonctionnalité ID de document pour une collection de sites donnée, un ID de document est automatiquement attribué à tous les documents de la collection de sites. Gardez à l’esprit que, en fonction du nombre de documents qui existent dans votre collection de sites, ce processus peut prendre un certain temps.
Remarque : Pour activer et configurer la fonctionnalité ID de document, vous devez être administrateur de collection de sites.
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Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.
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Sélectionnez Paramètres, puis Paramètres du site.
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Sous Administration de la collection de sites, sélectionnez Paramètres de l’ID de document.
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Dans la page Paramètres de l’ID de document, dans la section Attribuer des ID de document, vérifiez qu’il existe une coche dans la zone Attribuer des ID de document, case activée.
Remarque : Lorsque vous activez l’attribution d’ID de document pour le premier dans une collection de sites, un message s’affiche : La configuration de la fonctionnalité ID de document est planifiée pour être terminée par un processus automatisé. Cela signifie qu’un travail de minuteur est chargé de terminer l’affectation des ID de document à tous les documents de la collection de sites. La durée de ce processus dépend du nombre de documents dans votre collection de sites.
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Pour définir une chaîne personnalisée de caractères ou de nombres ajoutés automatiquement au début de chaque ID de document, entrez la chaîne sous ID de début avec les caractères suivants.
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Activez la case à cocher Réinitialiser tous les ID de document… si vous voulez ajouter automatiquement le préfixe à tous les ID de document existants dans votre collection de sites.
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Dans la section Étendue de recherche de l’ID de document, sélectionnez le ou les sites à utiliser comme étendue de recherche pour la recherche d’ID.
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Sélectionnez OK.
Remarque : Comme mentionné ci-dessus, lorsque le service ID de document est activé pour une collection de sites donnée, une colonne est ajoutée aux types de contenu Document et Document Set en tant que niveau de la collection de sites. La colonne ID de document est utilisée pour afficher l’ID affecté à un élément.
